Lagre eller konvertere til PDF eller XPS i Office Desktop-apper

Gjelder for
Excel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Access for Microsoft 365 Project Online-klient –stasjonær datamaskin Publisher for Microsoft 365 Excel 2024 Access 2024 OneNote 2024 Project Professional 2024 Project Standard 2024 Excel 2021 Word 2021 Access 2021 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Publisher 2021 OneNote 2021 Excel 2019 Word 2019 Access 2019 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Publisher 2019 Excel 2016 Word 2016 Access 2016 OneNote 2016 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Publisher 2016

Du kan bruke Office-programmene til å lagre filer som PDF-filer, slik at du kan dele eller skrive ut filene på kommersielle skrivere. Og du trenger ingen annen programvare eller tillegg.

Bruk PDF-formatet når du vil ha en fil som:

  • ser lik ut på de fleste datamaskiner.
  • har en mindre filstørrelse
  • overholder et bransjeformat.

Eksempler inkluderer CV-er, juridiske dokumenter, nyhetsbrev, filer som skal leses (ikke redigeres) og skrives ut, og filer som er ment for profesjonell utskrift.

Viktig

  • Mange programmer, inkludert Microsoft Word, har muligheten til å åpne og redigere PDF-filer. Det er ikke nok å dele noe som en PDF-fil for å garantere at mottakeren ikke kan redigere filen.
  • Når du konverterer regnearket til en PDF-fil, går de interne koblingene i regnearket tapt under konverteringen, slik at koblingene må bekreftes. Eksterne koblinger til andre kilder vil imidlertid være i orden.

Hvis du vil se trinnvise instruksjoner, velger du et Office-program fra rullegardinlisten.

Hvilket Office-program bruker du?

Access

  1. Åpne tabellen eller rapporten du vil publisere som en PDF-fil.

  2. Velg PDF eller XPS i Eksporter-gruppen på fanen Eksterne data.

  3. Skriv inn eller velg et navn på dokumentet i Filnavn-feltet.

  4. Velg PDF (*.pdf) i Filtype-listen.

    • Hvis dokumentet krever høy utskriftskvalitet, velger du Standard (publisering på nettet og utskrift).
    • Hvis filstørrelsen er viktigere enn utskriftskvaliteten, velger du Minimumsstørrelse (publisering på nettet).

  5. Velg Alternativer for å angi at siden skal skrives ut, velge om markering skal skrives ut og velge utdataalternativer. Velg OK.

  6. Velg Publiser.

Excel

Obs!

Du kan ikke lagre Power View-ark som PDF-filer.

  1. Velg Fil-fanen .

  2. Velg Lagre som eller Lagre en kopi.

  3. Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen hvis du ikke allerede har gjort det.

  4. Velg PDF (*.pdf) i Filtype-listen.

    • Hvis du vil at filen skal åpnes i det valgte formatet når du har lagret den, merker du av for Åpne filen etter publisering.
    • Hvis dokumentet krever høy utskriftskvalitet, velger du Standard (publisering på nettet og utskrift).
    • Hvis filstørrelsen er viktigere enn utskriftskvaliteten, velger du Minimumsstørrelse (publisering på nettet).

  5. Velg Alternativer for å angi at siden skal skrives ut, velge om markering skal skrives ut og velge utdataalternativer. Hvis du vil ha mer informasjon om dialogboksen Alternativer i Excel, kan du se Mer om PDF-alternativer. Velg OK når du er ferdig.

  6. Velg Lagre.

OneNote

  1. Velg Fil-fanen .
  2. Velg Eksporter.
  3. Velg hvilken del av notatblokken du vil lagre som PDF under Eksporter gjeldende.
  4. Velg PDF (*.pdf) under Velg format , og velg deretter Eksporter.
  5. Skriv inn et navn for notatblokken i feltet Filnavn i dialogboksen Lagre som.
  6. Velg Lagre.

PowerPoint

  1. Velg Fil-fanen .

  2. Velg Eksporter.

  3. Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen hvis du ikke allerede har gjort det.

  4. Velg PDF (*.pdf) i Filtype-listen.

    • Hvis du vil at filen skal åpnes i det valgte formatet når du har lagret den, merker du av for Åpne fil etter publisering
    • Hvis dokumentet krever høy utskriftskvalitet, velger du Standard (publisering på nettet og utskrift).
    • Hvis filstørrelsen er viktigere enn utskriftskvaliteten, velger du Minimumsstørrelse (publisering på nettet).

  5. Velg Alternativer for å angi at siden skal skrives ut, velge om markering skal skrives ut og velge utdataalternativer. Velg OK når du er ferdig.

  6. Velg Lagre.

Project

  1. Velg Eksporter på Fil-fanen.
  2. Velg Opprett PDF/XPS-dokument , og velg Opprett PDF/XPS.
  3. Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen hvis du ikke allerede har gjort det.
  4. Velg PDF-Files (*.pdf) eller XPS-Files (*.xps)i Filtype-listen, og velg deretter OK.
  5. Velg et publiseringsområde i dialogboksen Alternativer for dokumenteksport, om informasjon som ikke skal skrives ut, og ISO 19500-1-samsvar (PDF/A).

Formatere tips

Project støtter ikke alle PDF- eller XPS-formateringsfunksjonene, men du kan fortsatt bruke noen utskriftsalternativer til å endre utseendet på det endelige dokumentet.

VelgFilutskrift>, og endre deretter et av disse alternativene:

  • Datoer
  • Retning
  • Papirstørrelse
  • Utskriftsformat

I dialogboksen Utskriftsformat kan du endre alternativer i disse kategoriene:

  • Marger
  • Forklaring
  • Vis

Publisher

  1. Velg Fil-fanen .

  2. Velg Lagre som.

  3. Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen hvis du ikke allerede har gjort det.

  4. Velg PDF (*.pdf) i Filtype-listen.

  5. Hvis du vil endre hvordan dokumentet er optimalisert, velger du Endre. (Velg Alternativer i Publisher 2013 eller Publisher 2016.)

    • Foreta eventuelle ønskede endringer i bildeoppløsningen og informasjon som ikke skal skrives ut.
    • Velg Utskriftsalternativer for å gjøre endringer i utskriftsalternativene for dokumentet.
    • Velg OK når du er ferdig.

  6. Hvis du vil at filen skal åpnes i det valgte formatet når du har lagret den, merker du av for Åpne fil etter publisering

  7. Velg Lagre.

Visio

  1. Velg Eksporter på Fil-fanen.

  2. Velg Opprett PDF/XPS-dokument , og velg Opprett PDF/XPS.

  3. Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen hvis du ikke allerede har gjort det.

  4. Velg PDF (*.pdf) i Filtype-listen.

    • Hvis du vil at filen skal åpnes i det valgte formatet når du har lagret den, merker du av for Vis fil automatisk etter lagring.
    • Hvis dokumentet krever høy utskriftskvalitet, velger du Standard (publisering på nettet og utskrift).
    • Hvis filstørrelsen er viktigere enn utskriftskvaliteten, velger du Minimumsstørrelse (publisering på nettet).

  5. Velg Alternativer for å angi at siden skal skrives ut, velge om markering skal skrives ut og velge utdataalternativer. Velg OK.

  6. Velg Publiser.

Word

  1. Hvis filen tidligere ble lagret, velger du Lagre>en kopi.
    Hvis filen ikke er lagret, velger du Lagre> som eller Lagre en kopi.
  2. Velg Bla gjennom for å velge plasseringen på datamaskinen der du vil lagre filen.
  3. Velg PDF i rullegardinlisten.
    Bilde som viser valg av PDF (*.pdf) fra rullegardinmenyen
  4. Velg Lagre.

Velg Flere alternativer>for å tilpasse PDF-filen.

  • Hvis du vil lage en PDF-fil bare fra enkelte sider i dokumentet, velger du et alternativ under Sideområde.
  • For å ta med sporede endringer i PDF-filen går du til Publisere hva, velger Dokument viser markeringer. Ellers må du påse at Dokument er valgt.
  • Hvis du vil opprette et sett med bokmerker i PDF-filen, velger du Opprett bokmerker ved hjelp av. Velg deretter Overskrifter eller, hvis du la til bokmerker i dokumentet, Word-bokmerker.
  • Hvis du vil inkludere dokumentegenskaper i PDF-filen, kontrollerer du at Dokumentegenskaper er valgt.
  • Hvis du vil gjøre dokumentet enklere å lese for programvaren for skjermlesing, velger du Dokumentstrukturkoder for tilgjengelighet.
  • ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) Dette alternativet sender PDF-dokumentet som pdf-versjon 1.7, som er en arkiveringsstandard. PDF/A bidrar til å sikre at et dokument ser likt ut når det åpnes senere på en annen datamaskin.
  • Punktgrafikk når skrifter ikke kan bygges inn Hvis skrifter ikke kan bygges inn i dokumentet, bruker PDF-filen punktgrafikkbilder av teksten slik at PDF-filen ser ut som det opprinnelige dokumentet. Hvis dette alternativet ikke er valgt og filen bruker en skrift som ikke kan bygges inn, kan PDF-leseren erstatte en annen skrift.
  • Kryptere dokumentet med et passord Hvis du vil begrense tilgangen slik at bare personer med passordet kan åpne PDF-filen, velger du dette alternativet. Når du velger OK, åpner Word boksen Krypter PDF-dokument, der du kan skrive inn og skrive inn et passord på nytt.

Åpne og kopiere innhold fra en PDF-fil med Word

Du kan kopiere hvilket som helst innhold fra en PDF-fil ved å åpne den i Word.

Gå til Åpne fil>, og bla til PDF-filen. Word åpner PDF-innholdet i en ny fil. Du kan kopiere innhold du vil bruke fra den, inkludert bilder og diagrammer.

Portable Document Format (PDF) bevarer dokumentformatering og muliggjør fildeling. Når en fil i PDF-format vises på nettet eller skrives ut, beholder den formatet. PDF-formatet er også nyttig for dokumenter som skal reproduseres med kommersielle utskriftsmetoder. PDF er godkjent som et gyldig format av mange byråer og organisasjoner, og visningsprogrammer er tilgjengelige på et større utvalg plattformer enn XPS.

XML Paper Specification (XPS) er et elektronisk filformat som bevarer dokumentformatering og muliggjør fildeling. XPS-formatet sikrer at når filen vises elektronisk eller skrives ut, beholder den nøyaktig det formatet du har planlagt, og dataene i filen kan ikke endres uten videre.

Viktig

De fleste moderne nettlesere kan åpne og vise en PDF-fil. Hvis du har et eldre operativsystem, trenger du imidlertid kanskje en PDF-leser installert på enheten, for eksempel Acrobat Reader, tilgjengelig fra Adobe Systems.

Se også