Levetiden for en skjemamal

I denne artikkelen

• Fase 1: planlegge

• Fase 2: utforming

• Fase 3: distribuere

• Fase 4: vedlikehold

• Fase 5: arkiv

Fase 1: planlegge

Hvor mye tid du bruker på planleggingen, avhenger av kompleksiteten i skjema malen, rollen din i organisasjonen og på prosesser og krav i organisasjonen.

Hvis skjema malen bare skal brukes av medlemmer av det nærmeste teamet, kan planleggings fasen være svært uformell. Hvis skjema malen er mer kompleks, vil planleggings fasen sannsynligvis være en mer formell og involvert prosess, og du må kanskje kontakte mange interessenter. Hvis skjema malen for eksempel skal være en del av et større firma system for bedrifter, for eksempel et utgifts rapportering eller et ressurs planleggings system for virksomheter, må du sannsynligvis opprette formelle planleggings dokumenter, for eksempel funksjonelle spesifikasjoner.

I begge tilfeller bør du vurdere følgende før du begynner å utforme skjema malen:

• Bruker mål    Hva må brukerne utføre med skjema malen? Hvilke scenarioer trenger du støtte? Hvordan vil du måle suksess på brukernes mål?

• Kompatibilitetsproblemer    Må skjema malen være tilgjengelig for brukere utenfor organisasjonen, enten nå eller i fremtiden? Vil du for eksempel at skjema malen skal være tilgjengelig på organisasjonens eksterne nettsted for kunder som ikke har InfoPath installert på data maskinen? Hvis det er tilfelle, kan du utforme en nettleserkompatibel skjemamal i stedet for en standard ren InfoPath-skjemamal. Må noen brukere i organisasjonen kunne fylle ut skjemaet i InfoPath 2003? Hvis det er tilfelle, vil du kanskje utforme en bakoverkompatibel skjema mal. Vil du at brukere skal kunne fylle ut skjemaer mens de er borte fra kontoret eller på annen måte frakoblet? Hvis dette er tilfelle, kan du legge til funksjoner i skjema malen som gjør at den kan fungere effektivt i frakoblet modus.

• Eksisterende bruker skjemaer    Bruker du Microsoft Office Word-dokumenter eller Microsoft Office Excel-arbeidsbøker til å samle inn data fra brukere? Hvis det er tilfelle, kan du enkelt konvertere disse filene til InfoPath-skjemamaler. 

• Integrerings krav    Hvilke andre produkter eller teknologier skal skjema malen fungere med? Du må for eksempel lagre dataene i skjema malen i en Microsoft SQL Server-database, eller du kan bestemme deg for å basere utformingen av skjema malen på en net tjeneste, slik at du kan sende data til en database som ikke støttes direkte av InfoPath.

• Krav til bruker grensesnitt    Trenger du å følge retnings linjene for firma merking? Hva vil du at skjema malen skal se ut? Hvilken type kontroller vil du bruke, og hvordan skal du organisere dem?

• Prosess krav    Skal skjema malen være en del av en større forretnings prosess, for eksempel prosessen med å godkjenne en utgifts rapport? Hvis det er tilfelle, hva slags visninger trenger du, og hvordan vil du implementere reglene som styrer hvordan dataene flyttes gjennom organisasjonen og behandles av forskjellige personer og forretnings systemer? Vil du dra nytte av arbeids flyt funksjoner i andre programmer, for eksempel Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Vil skjema malen kreve forvaltet kode eller skript? Hvis det er tilfelle, vil du bruke interne utviklere eller vil dette fungere som kilde?

• Krav til data lagring    Hva vil du gjøre med dataene i bruker skjemaer? Hvis brukerne for eksempel raskt må kunne sende skjema data frem og tilbake, og du ikke trenger å bruke dataene på nytt, vil du kanskje bruke e-postmeldinger til å lagre dataene. Hvis brukere må ha tilgang til og dele skjema data, kan det hende du vil lagre samlinger med relaterte InfoPath-skjemaer i biblioteker på en server som kjører Microsoft Windows SharePoint Services. Hvis brukere trenger tilgang til skjema dataene i andre forretnings programmer eller-systemer, for eksempel utgifts rapportering eller regnskaps programmer, kan du lagre dataene i bedrifts databaser. Dette gjøres ofte ved å koble skjema malen til en Web tjeneste, som fungerer som et mellom ledd mellom skjema malen og databasen eller forretnings systemet.

• Sikkerhets krav    Hvilke typer sikkerhets utfordringer og sikkerhets problemer møter du? Må skjema malen være installert på brukernes data maskiner, eller kan brukerne få tilgang til den fra en nettverks ressurs? Vil du at brukere skal signere skjemaer eller bestemte data sett i skjemaene digitalt? Vil du koble skjema malen direkte til en database, eller vil du bruke data tilkoblings filer i data tilkoblings biblioteker, som vanligvis administreres av en administrator?

• Test krav    Hvilken prosess vil du bruke til å teste utseendet og virke måten til skjema malen? Trenger du å opprette en formell testplan?

• Distribusjons krav    Hvordan planlegger du å dele skjema malen med andre personer? Hvor vil du publisere skjema malen? Hvis du har tenkt å publisere det på en server som kjører InfoPath Forms Services, vil du publisere den i et bibliotek eller som et område innholdstype ? Hvordan vil du varsle brukere om skjema malens tilgjengelighet? Hva er planen for å frigi nye versjoner av skjema maler?

• Vedlikeholds krav    Vil du arkivere skjema maler, bruker skjemaer eller begge deler? Hvor lenge trenger du å beholde dataene? Hvilke typer arkivering og data oppbevarings policyer kreves av organisasjonen?

Til toppen av siden

Fase 2: utforming

Når du har fullført planleggings fasen, kan du starte utformings prosessen. Det anbefales at du følger rekkefølgen på oppgavene som er oppført nedenfor, når du utformer skjema malen. Du kan imidlertid deviate fra bestillingen om nødvendig. Du kan for eksempel foretrekker å definere data Valide ring, betinget formatering og regler for kontroller når du legger til disse kontrollene i skjema malen, i stedet for å gjøre det senere i utformings prosessen.

• Trinn 1: opprette skjema malen

• Trinn 2: opprette eller angi den primære data kilden

• Trinn 3: definere oppsett

• Trinn 4: legge til kontroller

• Trinn 5: legge til data tilkoblinger

• Trinn 6: legge til data Valide ring, regler og andre funksjoner for forretningslogikk

• Trinn 7: opprette egen definerte visninger

• Trinn 8: aktivere virke måte for innsending

• Trinn 9: aktivere sikkerhets funksjoner

• Trinn 10: teste utseende og virke måte

Trinn 1: opprette skjema malen

Når du oppretter skjema malen, må du kanskje importere et eksisterende skjema, for eksempel et Word-dokument eller en Excel-arbeidsbok, til InfoPath eller angi kompatibilitetsinnstillinger for skjema malen, slik at resulterende skjemaer kan fylles ut i InfoPath 2003 eller i en nett leser. De fleste av disse alternativene er tilgjengelige i dialog boksen Utform en skjema mal . Hvis du for eksempel vil utforme en skjema mal som kan åpnes og fylles ut i enten Microsoft Office InfoPath eller en nett leser, kan du merke av for Aktiver nett leser kompatible funksjoner bare i dialog boksen Utform en skjema mal .

Ressursene nedenfor gir mer informasjon om prosessen med å opprette en skjema mal.

Trinn 2: opprette eller angi den primære data kilden

Alle skjema maler er basert på en data kilde, som lagrer dataene som er samlet inn i et skjema. Denne data kilden kan være en firma database, en Web tjeneste eller en eksisterende XML-fil som brukes i hele organisasjonen til å standardisere data, for eksempel en XML-skjema (XSD)-fil. Hvis du ikke har en eksisterende data kilde, kan du la InfoPath opprette en for deg mens du legger til kontroller i skjema malen.

Du kan vise en representasjon av data kilden for skjema malen i oppgave ruten data kilde :

Når du oppretter skjema malen for første gang, må du bestemme hvilke av følgende Fremgangs måter du vil bruke:

• La InfoPath opprette data kilden    Hvis du oppretter en tom skjema mal, oppretter InfoPath data kilden for deg mens du legger til kontroller i skjema malen. Dette kan være nyttig når du utformer en skjema mal som skal brukes som medlem av et lite team, når du ikke har tilgang til en eksisterende data kilde i organisasjonen, eller når du ikke trenger å lagre dataene du samler inn utenfor skjemaet. Dette kan også være nyttig når du deler skjemaer i et SharePoint-bibliotek eller i en e-postmelding, og du vil vise informasjon fra skjemaet i kolonner i biblioteket eller i en InfoPath-skjemamappe i stedet for å lagre den i en database eller en annen ekstern plassering.

• Bruke en eksisterende data kilde    Hvis du baserer utformingen av skjema malen på en eksisterende data kilde, for eksempel en database eller Web tjeneste, opprettes det en primær datatilkobling til data kilden i InfoPath. Det kan bare være én primær data tilkobling i en skjema mal. Senere i utformings prosessen kan du opprette data tilkoblinger til sekundære data kilder for å fylle ut lister med eksterne data eller sende skjema data til mer enn én data kilde. Hvis du vil ha mer informasjon om sekundære data kilder, kan du se trinn 5: legge til data tilkoblinger senere i denne artikkelen.

Ressursene nedenfor gir flere detaljer som kan hjelpe deg med å bestemme hvilken type data kilde som skal brukes, og når du skal legge til flere data tilkoblinger i skjema malen.

Trinn 3: definere oppsett

De fleste skjema maler inneholder minst én oppsetts tabell, som er et rammeverk for organisering og ordning av skjema innhold, inkludert kontroller, inndelinger i et skjema, logoer og andre typer bilder.

Du kan finne ferdig lagde oppsetts tabeller i oppgave ruten Oppsett :

Ressursene nedenfor gir mer informasjon om alternativer for visuell utforming for skjema malen.

Trinn 4: legge til kontroller

Kontroller lar brukere skrive inn og velge data i skjema malen. De kan også brukes til å vise data fra eksisterende data kilder, for eksempel databaser eller web tjenester. Når du har opprettet skjema malens oppsett, kan du sette inn en hvilken som helst kontroll du trenger, i skjema malen. Oppgave ruten Kontroller gir tilgang til alle kontrollene som er tilgjengelige i InfoPath, inkludert eventuelle egen definerte kontroller som har blitt lagt til i oppgave ruten, for eksempel ActiveX-kontroller eller maldeler.

Du kan legge til en kontroll i skjema malen ved å klikke navnet i listen Sett inn kontroller eller ved å dra den fra oppgave ruten til arbeidsom rådet i skjema malen. Avhengig av hvilken type kontroll du legger til i skjema malen, kan brukere som fyller ut skjemaet, skrive inn tekst i tekst felt, vise data i gjentatte kontroller, gjøre valg fra alternativ knapper og avmerkings bokser, velge oppføringer fra lister og klikke kommando knapper for å utføre kommandoer. Dataene som brukerne angir i en kontroll, lagres i skjemaets data kilde.

Ressursene nedenfor gir mer informasjon om hvordan du bruker kontroller i InfoPath.

Trinn 5: legge til data tilkoblinger

Alle skjema maler har en primær data kilde, som kalles den primære data kilden. Hvis du utformer en skjema mal basert på en ekstern data kilde, for eksempel en database eller Web tjeneste, oppretter InfoPath den primære data kilden basert på den eksterne data kilden. Hvis du utformer en tom skjema mal, oppretter InfoPath den primære data kilden for deg når du legger til kontroller i skjema malen.

Når du utformer skjema malen, kan du også legge til data tilkoblinger i en eller flere sekundære data kilder. En sekundær data kilde er en XML-datafil, database eller Web tjeneste som brukes av et skjema for oppføringene i en liste eller for skript handlinger. Dette gjør at du kan fylle ut lister og andre kontroller med data utenfor skjema malen, for eksempel data som ligger i en SQL Server-database eller SharePoint-liste. Du kan også legge til data tilkoblinger til sekundære data kilder når du trenger brukere å sende data til mer enn én ekstern data kilde.

Ressursene nedenfor gir flere detaljer om sekundære data tilkoblinger og hva de brukes til i InfoPath.

Trinn 6: legge til data Valide ring, regler og andre funksjoner for forretningslogikk

Det er viktig å redusere kostnadene og øke effektiviteten i bedriften uansett hvor det er mulig. Du kan bruke funksjoner for forretningslogikk i skjema malen til å hindre kostbare data registrerings feil og automatisere handlinger i brukerens skjema. Når du bruker InfoPath-funksjoner som datavalidering, betinget formatering og regler, kan du definere betingelser og handlinger som automatisk utfører oppgaver som er basert på hendelser, for eksempel åpning eller lukking av et skjema, eller på verdier som angis i skjemaet mal.

Ressursene nedenfor gir flere detaljer som illustrerer de forskjellige funksjonene for forretningslogikk i InfoPath.

Funksjonene for forretningslogikk i InfoPath er alt du trenger for de fleste skjema maler. Hvis skjema malen krever flere funksjoner som ikke er tilgjengelige i InfoPath, kan du imidlertid bruke kode til å opprette egen definerte funksjoner. Hvis du vil skrive skript, kan du bruke Microsoft Script Editor (MSE) til å opprette, redigere og feilsøke Microsoft- JScript eller Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript)-kode. Hvis du vil skrive forvaltet kode, kan du bruke Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) til å opprette, redigere og feilsøke Visual Basic-eller Visual C#-kode. Hvis du har Microsoft Visual Studio 2005, kan du i tillegg integrere funksjoner i utformings modus i InfoPath i utviklings miljøet i Visual Studio 2005 ved å laste ned og installere Microsoft Visual Studio 2005 Tools for 2007 Microsoft Office System på data maskinen. Du kan deretter åpne Visual Studio 2005, opprette et skjema mal prosjekt for InfoPath og bruke funksjoner i utformings modus til å utforme skjema malen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du laster ned Microsoft Visual Studio 2005 Tools for 2007 Microsoft Office System, kan du se InfoPath Developer Portal på Web området Microsoft Developer Network (MSDN).

Trinn 7: opprette egen definerte visninger

Hver InfoPath-skjemamal har en standard visning, som vises når brukere åpner et skjema for første gang basert på skjema malen.

Du kan bruke oppgave ruten visninger til å utforme flere visninger av skjema malen:

Når du utformer en ny visning, gjentar du vanligvis prosessen med å sette opp skjemaet, legge til kontroller i den og legge til data Valide ring eller andre funksjoner.

Ved å opprette forskjellige visninger av skjema malen, kan brukerne se på dataene i skjemaet på forskjellige måter. Dette hindrer deg i å måtte utforme flere skjema maler for samme forretnings prosess. I en skjema mal som brukes til behandling av forsikrings krav, kan du for eksempel opprette én visning for policyholders, en annen visning for forsikrings agenter og en tredje visning for forsikrings justering. Hver av disse visningene er tilpasset for å tilpasse bruker typen som legger inn informasjon i den. Du kan også utforme egen definerte utskrifts visninger som bare brukes i forbindelse med utskrift av skjemaet.

Visninger bør være enkle og relativt selvstendige. Hvis du vil formidle spesielle instruksjoner til brukerne, kan det imidlertid være nødvendig å lage hjelp i visningen. Du kan for eksempel opprette en egen hjelpe visning for skjema malen, og deretter legge til en knapp i standard visningen som brukerne kan klikke for å få tilgang til hjelp-visningen.

Ressursene nedenfor gir ytterligere informasjon om visninger.

Trinn 8: aktivere virke måte for innsending

Når du utformer skjema maler for å samle inn data som en del av en større forretnings prosess, blir ikke disse dataene værende i skjemaene som brukerne fyller ut. I stedet flyttes skjema dataene fra skjemaet til neste stadium i forretnings prosessen – vanligvis til en ekstern data kilde, for eksempel en database eller net tjeneste. En ansatt kan for eksempel bruke InfoPath til å fylle ut et utgifts rapport skjema, og deretter sende dette skjemaet til en nett tjeneste der skjemaet kan behandles.

Hvis du angir hvor du vil at dataene i skjema malen skal sendes, kan du øke nøyaktigheten og effektiviteten til forretnings prosessene, fordi det gir deg muligheten til å exert mer kontroll over disse prosessene. Før brukere kan sende sine skjema data, sikrer InfoPath at dataene i skjemaene er gyldige, og lar brukerne rette eventuelle ugyldige data. Denne funksjonen kan bidra til å sikre at bare gyldige data sendes til den eksterne data kilden.

Ressursene nedenfor forklarer hvordan du utformer skjema malen slik at skjema dataene sendes til et sted du velger.

Trinn 9: aktivere sikkerhets funksjoner

Du bør bruke organisasjonens eksisterende sikkerhets policy som grunnlag for valg som du kan gjøre om sikkerheten for skjema maler og tilhørende skjemaer.

Hvis du oppretter Web leser kompatible skjema maler, må du være oppmerksom på at et antall faktorer påvirker sikkerheten til informasjon som er lagret på servere som kjører InfoPath Forms Services. Noen kontrolleres av deg og andre kontrolleres av administratoren, som er personen som konfigurerer og behandler bruker kontoer, tilordner tillatelser og hjelper brukere med problemer med nettverks tilgang eller server. Det kan hende du må koordinere med administratoren for å angi de aktuelle alternativene for skjema malen.

Ressursene nedenfor forklarer hvordan du utformer skjema malen med sikkerhet i tankene.

Trinn 10: teste utseende og virke måte

Test planen avhenger av kompleksiteten i skjema malen og på eksisterende policyer i organisasjonen for distribusjon av skjema maler. Test planen kan være så enkel som å forhånds vise skjema malen for å teste virke måten og utseendet til skjemaer basert på skjema malen. Når du distribuerer en skjema mal på en større skala, kan det være nødvendig med mer grundig, formell testing. Du kan for eksempel ønske å teste bruker vennligheten eller planlegge pilot distribusjoner med et utvalg brukere.

Det mest grunnleggende test passet involverer vanligvis forHånds visning av skjema malen i forHånds visnings vinduet i InfoPath. I Forhåndsvisning-vinduet kan du vise skjemaet slik det vil se ut for brukere, og skrive inn data i kontrollene for å teste funksjonaliteten. Dette gjør at du kan kontrollere justeringen og formateringen for kontroller. Du kan også teste funksjonaliteten til kontrollene i skjemaet. Du kan for eksempel skrive inn data i kontroller for å sikre at data Valide ring, formler, regler og data tilkoblinger fungerer som du forventer. I forHånds visnings vinduet bør du også sørge for at skjema malen er uten noen skrive feil og inkonsekvenser, og bekrefte at det ser bra ut som en visuell Standpoint.

Du kan gjøre mye av testingen selv, før du publiserer og distribuerer skjema malen, bør du teste den med brukere for å sikre at den oppfyller forventningene deres. Ideelt skal du publisere en pilot skjema mal og distribuere den til et lite utvalg av brukere. På denne måten kan du be om tilbake melding fra virkelige brukere om den totale bruker vennligheten til skjema malen. Du kan deretter gjøre eventuelle nødvendige endringer før du publiserer skjema malen til et bredere publikum.

Følgende ressurs forklarer hvordan du bruker oppgave ruten UtformIngs kontroll til å teste skjema malen.

Til toppen av siden

Fase 3: distribuere

Prosessen med å distribuere en skjema mal omfatter å publisere skjema malen, aktivere den for bruk på nettet (bare for nett leser kompatible skjema maler) og gjøre brukere kjent med skjema malens tilgjengelighet. Hvis du har tenkt å installere skjema malen på brukernes data maskiner, kan publiserings prosessen også involvere å opprette en spesiell installasjons fil. Du kan publisere skjema maler til mange steder, inkludert distribusjons lister for e-post og servere som kjører InfoPath Forms Services eller Windows SharePoint Services.

Hvis du planlegger å publisere en nett leser kompatibel skjema mal til en server som kjører InfoPath Forms Services, må du bruke nett leser for skjema malen i tillegg til å publisere den. I mange tilfeller kan du utføre dette trinnet under publiserings prosessen ved å merke av i en avmerkings boks i publiserings vei viseren. Hvis skjema malen inneholder bestemte funksjoner, for eksempel forvaltet kode, kan du imidlertid ikke aktivere skjema malen selv. I stedet må du lagre skjema malen på en delt plassering, og deretter gi en Farm administrator beskjed om at den er tilgjengelig for gjennomgang. Farm administratoren kan deretter kontrollere at skjema malen er uten feil og advarsler, laste den opp til en plassering i nett farmen, og Aktiver den deretter i en nettstedssamling på serveren.

Ressursene nedenfor beskriver publiserings prosessen og hva den innebærer.

Til toppen av siden

Fase 4: vedlikehold

Det å vedlikeholde en skjema mal involverer å oppdatere skjema malen når det er nødvendig, og frigi nye versjoner. Det er også en god idé å be om tilbake melding fra brukerne om bruker vennligheten til utformingen din. Oppfyller skjema malen fortsatt behovene, eller har disse behovene endret?

Når du publiserer en skjema mal som du har endret, kan InfoPath oppdatere både skjema malen (XSN-filen) og eventuelle eksisterende skjemaer (XML-filer) som er basert på skjema malen. Når brukere åpner et eksisterende skjema, vil de automatisk laste ned den nyeste kopien av skjema malen, og skjema dataene blir oppdatert slik at de Sams varer med den versjonen. InfoPath erstatter som standard automatisk den gamle versjonen av skjema malen med den nyeste versjonen. Du kan velge oppdaterings metoden du foretrekker for å oppdatere eksisterende bruker skjemaer.

Hvis du er en Farm administrator for en server som kjører InfoPath Forms Services, og du må laste opp en ny versjon av en administratorgodkjent skjemamal, kan du bestemme hvordan overgangen mellom den eksisterende versjonen og den oppgraderte versjonen skal skje. Du kan for eksempel velge å erstatte skjema malen med en nyere versjon uten å forårsake tap av data til brukere som for øyeblikket fyller ut skjemaet i en nett leser. Hvis du har en overbevisende årsak, for eksempel en sikkerhets løsning, kan du velge å overskrive skjema malen umiddelbart.

Hvis du må oppdatere en eksisterende maldel, åpner du den, gjør de nødvendige endringene, lagrer maldelen og distribuerer den deretter til skjemautviklere på nytt. Når skjemautviklere har lagt til den nyeste versjonen av maldelen i oppgave ruten Kontroller , kan de bruke den i skjema malene deres. Hvis de åpner en skjema mal som inneholder en eldre versjon av maldelen, blir de bedt om å oppdatere maldelen med den nyeste versjonen av InfoPath.

Ressursene nedenfor beskriver mer detaljert hvordan du endrer og oppdaterer skjema maler og maldeler.

Til toppen av siden

Fase 5: arkiv

Organisasjoner arkiverer ofte skjema maler og skjemaer som det siste trinnet i livs syklusen for skjema utforming. Hvis du ikke lenger trenger en bestemt skjema mal, kan det hende du vil ta tilbake den fra bruk og beholde en digital kopi av skjema malen for postene. I tillegg vil du kanskje beholde dataene som er samlet inn i skjemaer som er basert på skjema malen.

Mange organisasjoner følger strenge retnings linjer for lang tids lagring og oppbevaring av data i arkiver. En organisasjon kan for eksempel være nødvendig for å beholde kunde transaksjons poster på fil for et bestemt antall år. Arkiv retnings linjene i organisasjonen kan være styrt av interne policyer, forskriftsmessige samsvar eller begge deler. Som en del av planleggings prosessen bør du finne ut hva policyen er.