Filplanen er det primære planleggingsdokumentet for postbehandling i SharePoint. Selv om filplaner kan variere på tvers av organisasjoner, gjør de vanligvis følgende:
-
Beskriv hvilke typer elementer organisasjonen bekrefter som poster.
-
Beskriv hvilken bredere kategori med oppføringer elementene tilhører.
-
Angi hvor poster er lagret.
-
Beskriv oppbevaringsperioder for poster.
-
Avgrense hvem som er ansvarlig for å administrere de ulike typene oppføringer.
Denne artikkelen beskriver innholdet i en filplan og oppsummerer hvordan du oppretter en filplan for organisasjonen. Artikkelen henviser deg også til et regneark der du kan registrere filplanen.
Identifisere typer poster
Det å avgjøre hvilke aktive dokumenter i organisasjonen som kan deklareres som poster, krever samarbeid med postadministratorer, advokater, samsvarsansvarlige og innholdsansvarlige. Vær oppmerksom på at selv om bedriften ikke er i en svært regulert bransje, finnes det generelle lover som kan tvinge bedriften til å føre registre. Sammen med generelle forretningslover må du evaluere juridiske krav som er spesifikke for bedriften.
Det er utenfor omfanget av denne artikkelen å gi mer enn generell informasjon om hvordan du fastslår hva som er en post i organisasjonen. Bedriften din har sannsynligvis allerede en form for postbehandling og har fylt ut de fleste postbehandlingsrollene du trenger, og du har kanskje allerede en taksonomi med poster.
For å finne ut hva som er poster i organisasjonen:
-
Forstå bedriftens juridiske forpliktelser og forretningsbehov.
-
I et samarbeid på tvers av avdelingene i organisasjonen analyserer du hvordan aktive dokumenter brukes.
-
Utvikle en liste over hvilke typer dokumenter som skal bli poster. Du kan for eksempel bestemme at følgende skal beholdes som poster:
-
Kontrakter for å leie bedriftsplass.
-
Dokumenter som er relatert til de ansattes fordeler.
-
Dokumenter relatert til produktundersøkelser og -utvikling.
-
-
Kategoriser postene. Poster i samme kategori har ofte samme oppbevaringsperioder og kan kreve lignende behandling på andre måter.
Registrer informasjonen du har samlet inn. Registrer typen oppføring, kategorien som poster av denne typen tilhører, og en kort beskrivelse av typen oppføring.
Følgende er et eksempelregneark:
|
Type post |
Postkategori |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
Fordelsplaner, forsikringsplaner, pensjonsplaner |
Beskrivelser av ansattfordelene |
Beskrivelser av alle fordelsplaner for ansatte. |
|
Timeliste for lønn, tilleggsinformasjon om lønn |
Lønnsposter |
Sammendrag av arbeidstimer, overtid og betalt lønn. |
|
Leverandørfakturaer |
Fakturaer |
Poster over varer eller tjenester kjøpt fra leverandører. |
|
Produktundersøkelser, spørreskjemaer, opplæringshåndbøker, opplæringsvideoer |
Opplæringsmateriell |
Gir intern eller ekstern opplæring. |
|
Forsendelsesskjemaer, leveringsrapporter |
Forsendelsesposter |
Dokumenterer forsendelsen av materialer. |
|
Pressemeldinger, avisartikler |
Pressemeldinger |
Informasjon om offentlige relasjoner om produkter og tjenester. |
|
Kontaktark for nødtelefoner, skjemaer for registrering av medisinsk plan, CV-er, statusrapporter for fordeler |
Personalposter |
Oversikt over enkeltpersoners ansettelseshistorikk og relaterte personalhandlinger. |
Fullføre filplanen
Når du har fastslått hvilke dokumenter som skal beholdes som poster, og når du har opprettet et sett med postkategorier, fullfører du filplanen ved å gi mer informasjon om hver type post. Angi følgende:
-
Hvor lenge hver type post skal beholdes.
-
Hvordan poster skal avhendes når oppbevaringsperioden utløper.
-
Hvem er den primære postbehandlingen for oppføringer av denne typen.
-
Hva slags medier er poster av denne typen som er lagret i.
Følgende er en fullført eksempelfilplan:
|
Poster |
Beskrivelse |
Medier |
Postkategori |
Oppbevaring |
Disposition |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k-abonnementer |
Beskrivelse av fordelsplan for ansatte. |
Nettsider |
Fordelsplaner for ansatte |
X år |
Ingen |
Kathi Flood |
|
Forsikringsplaner |
Beskrivelse av ansattforsikringsplan. |
Skrive ut |
Fordelsplaner for ansatte |
X år |
Ingen |
Reshma Patel |
|
Pensjonsplaner |
Beskrivelse av pensjonsplan for ansatte. |
Skrive ut |
Fordelsplaner for ansatte |
X år |
Ingen |
Reshma Patel |
|
Timeliste for lønn |
Sammendrag av arbeidstimer, overtid og lønninger betalt. |
Elektroniske dokumenter |
Lønnsposter |
X år |
Ødelegge |
Reshma Patel |
|
Tilleggsinformasjon om lønn |
Sammendrag av sykefravær, ferietid og andre lønnselementer uten lønn. |
Elektroniske dokumenter |
Lønnsposter |
X år |
Ødelegge |
Reshma Patel |
|
Leverandørfakturaer |
Poster over varer eller tjenester kjøpt fra leverandører. |
Skrive ut |
Fakturaer |
X år |
Ødelegge |
Eric Lang |
|
Produktundersøkelser |
Undersøkelse om kundetilfredshet. |
Nettsider |
Undersøkelsesmateriell |
X år |
Arkiv |
Ingjerd Espeseth |
|
Spørreskjemaer |
Spørreskjema for å bestemme kundedemografi. |
Skrive ut |
Undersøkelsesmateriell |
X år |
Arkiv |
Ingjerd Espeseth |
|
Opplæringshåndbøker |
Kopiering av opplæringsinnhold. |
Skrive ut |
Opplæringsmateriell |
X år |
Ødelegge |
Ingjerd Espeseth |
|
Opplæringsvideoer |
Videoopplæringsinnhold. |
Video |
Opplæringsmateriell |
X år |
Ødelegge |
Ingjerd Espeseth |
|
Forsendelsesskjemaer |
Konfigurasjon av materialforsendelser |
Skrive ut |
Forsendelsesmaterialer |
X år |
Ødelegge |
Eric Lang |
|
Leveringsrapporter |
Dokumentasjon av forsendelsen av materiale. |
Elektroniske regneark |
Forsendelsesmaterialer |
X år |
Ødelegge |
Eric Lang |
|
Pressemeldinger |
Utgivelser om produkter og tjenester. |
Elektroniske dokumenter |
Informasjon om pr-relasjoner |
X år |
Arkiv |
Ingjerd Espeseth |
|
Avisartikler |
Nyheter om produkter og tjenester. |
Skrive ut |
Informasjon om pr-relasjoner |
X år |
Arkiv |
Ingjerd Espeseth |
|
Kontaktark for nødstilfeller |
Informasjon om ansatte. |
Elektroniske dokumenter |
Personalposter |
X år |
Ødelegge |
Reshma Patel |
|
Skjemaer for registrering av medisinsk plan |
Ansattes registreringsskjemaer for helseplaner. |
Elektroniske dokumenter |
Personalposter |
X år |
Ødelegge |
Reshma Patel |
|
CV-er |
CV-er mottatt. |
Blandet |
Personalposter |
X år |
Ødelegge |
Reshma Patel |
Obs!: Eksempelet tidligere i denne delen er et eksempel. Det er ikke en anbefaling av noen bestemte filplaninnstillinger. For å forsterke at dette er et eksempel og ikke en anbefaling av en policy for postbehandling, leveres ingen oppbevaringsperioder.
