Når du har utviklet en filplan og utformer arkivbehandlingsløsningen i SharePoint, kan du planlegge hvordan aktive dokumenter i organisasjonen – elektronisk og papirkopi – blir poster. Denne artikkelen ser gjennom teknikker som du kan bruke til å deklarere aktive dokumenter som poster, og foreslår én måte å planlegge hvordan elementer i filplanen skal bli poster på.
Teknikker for konvertering av aktive dokumenter til oppføringer i SharePoint
Du kan bruke følgende teknikker til å konvertere aktive dokumenter til poster:
-
Deklarer et dokument manuelt som en post.
-
Definere en policy som deklarerer et dokument som en post eller sender et dokument til et arkivsenterområde på et bestemt tidspunkt.
-
Opprette en arbeidsflyt som sender et dokument til et arkivsenterområde.
-
Bruke en egendefinert løsning som er basert på SharePoint objektmodellen.
Opprette poster manuelt
Hvis postbehandling på stedet er aktivert for et dokumentbibliotek, kan brukere eksplisitt deklarere et dokument i biblioteket som en post ved å redigere dokumentets samsvarsdetaljer. Når administratoren for nettstedssamlingen aktiverer postbehandling på stedet, angir administratoren for nettstedssamlingen hvem som skal kunne deklarere og oppheve deklarasjon av poster, og om brukere skal kunne redigere eller slette dokumenter etter at de blir poster.
Hvis en tilkobling til et arkivsenterområde ble opprettet, kan brukere manuelt sende dokumenter til arkivsenternettstedet ved hjelp av Send til-kommandoen. Når en farmadministrator konfigurerer en tilkobling til arkivsenterområdet, blir denne kommandoen tilgjengelig for alle aktive dokumenter. Avhengig av hvordan tilkoblingen er konfigurert, kan dokumenter enten kopieres til arkivsenternettstedet, flyttes til arkivsenterområdet eller flyttes til arkivsenterområdet med en kobling til dokumentet vedlikeholdt.
Selv om manuell sending av poster til arkivsenterområdet ikke er en praktisk løsning i stor skala, kan du bruke den til å supplere andre metoder for å opprette poster.
Definere en policy
En oppbevaringspolicy angir handlinger som skal utføres på dokumenter på bestemte tidspunkter. Policyhandlinger utføres automatisk. Brukere trenger ikke å starte handlingen.
To policyhandlinger er spesielt relatert til behandling av poster: overføring av et dokument til en annen plassering, og deklarering av et dokument som en post. Hvis det finnes en tilkobling til et arkivsenterområde, kan du opprette en policy som sender dokumenter til et arkivsenterområde. Policyen angir også om dokumentet skal kopieres til arkivsenterområdet, flytte det eller flytte det og legge igjen en kobling i dokumentbiblioteket. Hvis postbehandling på stedet er aktivert for nettstedet, kan du opprette en policy som deklarerer et dokument som en post. Du kan også bruke SharePoint objektmodellen til å opprette en egendefinert handling.
En oppbevaringspolicy kan ha flere trinn. Du kan for eksempel opprette en oppbevaringspolicy som sletter alle tidligere versjoner av et dokument ett år etter at dokumentet sist ble endret, og overfører dokumentet til et arkivsenterområde fem år etter at dokumentet sist ble endret.
Hvis postbehandling på stedet er aktivert for et nettsted, kan området inneholde både aktive dokumenter og poster. I dette tilfellet kan du angi ulike oppbevaringspolicyer for aktive dokumenter og poster. Du kan for eksempel opprette en policy som deklarerer et aktivt dokument som en post to år etter at dokumentet ble opprettet, og opprette en ny policy som sletter en post sju år etter at det ble deklarert som en post.
Opprette en arbeidsflyt
Når du oppretter en arbeidsflyt, kan du legge til en handling for å sende et element til et repositorium. Ved hjelp av denne handlingen kan du opprette arbeidsflyter som sender dokumenter til et arkivsenterområde. Du kan også inkludere andre handlinger i arbeidsflyten. Du kan for eksempel opprette en arbeidsflyt som sender en e-postmelding til en dokumentforfatter som ber om godkjenning, og deretter sender dokumentet til et arkivsenterområde. Du kan kombinere policyer og arbeidsflyter ved å opprette en oppbevaringspolicy som kjører den nye arbeidsflyten ett år etter at et dokument er opprettet.
Du kan også bruke SharePoint-objektmodellen til å opprette en egendefinert arbeidsflyt som kopierer filer til arkivsenternettstedet. En arbeidsflyt som sender filer til arkivsenterområdet, kan integreres i dokumentbehandlingssystemet som en del av en arbeidsflyt som veileder et dokument gjennom livssyklusen. For dokumenttyper som har en forutsigbar livssyklus, for eksempel utgiftsrapporter, kan du implementere en arbeidsflyt som veileder dokumentet gjennom de ulike trinnene, og som et siste trinn sender du en kopi av dokumentet til arkivsenternettstedet. Arbeidsflyten kan utløses ved å opprette et nytt dokument.
Bruke en egendefinert løsning
Du kan utvikle egendefinerte løsninger som bruker objekter i Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy til å sende innhold fra andre datakilder til arkivsenternettstedet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du implementerer egendefinerte løsninger ved hjelp SharePoint objektmodellen, kan du se SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Fullføre planen
Når du har utviklet filplanen og gått gjennom metodene for å flytte innhold til arkivsenternettstedet, fullfører du filplanen ved å bestemme hvordan du sender hver type post til arkivsenternettstedet. Ting du bør vurdere, omfatter følgende:
-
Håndheves samsvar eller er frivillig?
-
Kan du være avhengig av samarbeidet mellom brukerne i organisasjonen for å overholde prosessene for postbehandling? Generelt sett bør du unngå manuelle prosesser. Når det er nødvendig, kan du imidlertid opprette passende opplæring og overvåking for å sikre at teamet overholder kravene.
-
Lagres innhold på SharePoint dokumentbehandlingsservere?
-
Opprettholder du fysisk innhold? Behandling av aktivt fysisk innhold, for eksempel papirkopi eller CD-ROM, og sending til et arkivhvelv for oppbevaring (sammen med sporing av posten på et arkivsenternettsted) krever unik planlegging som ikke er beskrevet i dette emnet. Hvis det for eksempel ikke finnes en elektronisk versjon av et papirdokument, må du kanskje spore elementet ved hjelp av en liste som har tilknyttede policyer og arbeidsflyter.
Tabellen nedenfor viser hvordan noen poster i en eksempelfilplan flyttes til et arkivsenterområde:
|
Dokumenter |
Beskrivelse |
Medier |
Kildeplassering |
Blir en post ... |
|---|---|---|---|---|
|
Fordelsplan |
Beskrivelse av fordelsplan for ansatte. |
Nettsider |
SharePoint dokumentbibliotek |
Bruke en egendefinert arbeidsflyt som er knyttet til utløpspolicyen |
|
Forsikringsplan |
Beskrivelse av ansattforsikringsplan. |
Skrive ut |
Fysisk dokument knyttet til listeelement i SharePoint |
Ved å sende det til et fysisk hvelv og opprette et listeelement på arkivsenternettstedet for å spore (ved hjelp av en strekkode) |
|
Timeliste for lønn |
Sammendrag av arbeidstimer, overtid og lønninger betalt. |
Elektroniske dokumenter |
Serveren for lønnsposter er ikke basert på SharePoint |
Bruke et egendefinert program |
|
Produktutviklingsfiler |
Spesifikasjoner for produkter og tilknyttede dokumenter. |
Elektroniske dokumenter |
SharePoint dokumentbibliotek |
Bruke egendefinert arbeidsflyt knyttet til utløpspolicy og manuelt ved hjelp av Send til-kommandoen |
