En del av det naturlige landskapet i hvert prosjekt er risiko – noe usikkerhetsnivå som kommer av å ikke vite hvordan fremtidige hendelser vil utfolde seg når du og gruppen implementerer prosjektet. Hvis du vil hindre at prosjektet blir avsporet av en uheldig hendelse eller til og med en uventet mulighet, kan du utvikle en plan for risikostyring for prosjektet og spore det i Project Web App gjennom Project Online-abonnementet.
I dette emnet
- Hva er risikostyring og hvordan er det relatert til prosjektstyring?
- Anbefalte fremgangsmåter for risikostyring for prosjekter
- Registrere og spore risikoer i Project Online
Hva er risikostyring og hvordan er det relatert til prosjektstyring?
En risiko er ethvert usikkerhetsnivå som kan ha en negativ effekt på prosjektet. Vanligvis tenker vi på risiko når det gjelder dårlige ting som kan skje, for eksempel en orkan som forsinker et byggeprosjekt. Risikoer kan imidlertid også være positive og føre til større muligheter, for eksempel en markedsføringskampanje som er så vellykket at kundens respons overbelaster firmaets nettsted.
Risikostyring er da prosessen med å identifisere og planlegge risikoer som potensielt kan påvirke prosjektet når det gjelder omfang, aktiviteter, tidsplan, kostnader, ressurser, kvalitet og så videre. Her er noen eksempler:
- Produktet eller tjenesten under utvikling avhenger av ny teknologi som ikke er fullstendig testet.
- Det kan hende at underleverandører og andre ressurser ikke er tilgjengelige når du trenger dem.
- Forsendelser fra leverandører kan bli forsinket.
- En ukjent konkurrent kan få sin versjon av produktet eller tjenesten til markedet først.
- Byggingen er planlagt om vinteren, når snødekte forhold kan føre til forsinkelser.
- Vage prosjektkrav kan føre til omfangskryp.
- Det er en bratt læringskurve på programvareverktøyene som brukes i prosjektet.
Anbefalte fremgangsmåter for risikostyring for prosjekter
Denne delen beskriver teknikker for å hjelpe deg med å definere risikostyringsplanen for prosjektet.
Identifiser risikoene
Følgende er måter du og gruppen kan identifisere prosjektrisikoer på. Husk å vurdere positive risikoer, eller muligheter, som kan oppstå.
- Ring prosjektgruppen sammen for å identifisere risikoer. Ha en tilrettelegger og en opptaker slik at alle har en stemme og alle risikoer fanges opp.
- Se gjennom de viktigste fasene i prosjektplanen med et øye for risikoer.
- Se gjennom erfaringer fra tidligere lignende prosjekter, se på hva som gikk galt på disse prosjektene, og avgjør om det kan skje i det gjeldende prosjektet. Se også på hva som gikk spesielt bra, og se om noen av disse var overraskelser som kan være en positiv risiko for prosjektet.
- Foreta en SWOT-analyse for å undersøke styrker, svakheter, muligheter og trusler mot prosjektet. Dette er en annen god måte å se på positive så vel som negative risikoer.
- Vurder risikokategorier, inkludert tekniske, eksterne faktorer, organisatoriske faktorer og prosjektstyringsfaktorer. Tekniske aspekter kan omfatte prosjektkrav og kompleksiteten eller påliteligheten til teknologi som brukes i prosjektet. Eksterne faktorer kan omfatte underleverandører og leverandører, været, kundebehov, markedet og regulatoriske endringer. Organisasjonsrisiko kan omfatte avhengighet av andre prosjekter, flere krav til de samme ressursene etter ulike prosjekter, konkurranse om finansiering eller endring av strategiske prioriteringer. Prosjektstyringsrisikoer kan omfatte nøyaktigheten av arbeidet og kostnadsestimater eller metoder for innsamling av status og sporing av kostnader.
- Vurder prosjekttrekanten (omfang, tid og penger) sammen med andre prosjektdrivere for risiko. Hva kan påvirke omfang og aktiviteter? Hva kan skje med viktige milepæler og sluttdatoen for prosjektet? Prosjektets budsjett og utgifter? Ressurstilgjengelighet og ytelse? Kvalitet?
Score risikoene
Når du har registrert risikoene, er det på tide å gi dem poeng når det gjelder sannsynlighet og innvirkning. For hver risiko angir du enten et tall eller en prosentverdi som representerer sannsynligheten for at denne risikoen blir realisert.
For hver risiko angir du også et tall som representerer viktigheten eller virkningen denne risikoen ville ha hatt hvis det skjedde. Du kan få skalaen til å være det som virker mest nyttig for deg, så lenge du bruker den konsekvent på alle risikoer.
Multipliser de to tallene, og du har risikopoengsummen.
Prioriter risikoene
Ordne risikoene fra høyeste til laveste risikoresultat for å hjelpe deg med å se hvor du trenger mest fokus i risikostyringsplanen. Her er et eksempel på en liste over risikoer som du kan opprette ved hjelp av Project Web App. Legg merke til at de er i rekkefølge fra høyest til lavest risikoresultat. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Registrere og spore risikoer i Project Online senere i dette emnet.
Når du skanner listen over prioriterte risikoer, vil du sannsynligvis se naturlige grupperinger:
- Risikoer med høyere poengsum krever et planlagt svar.
- Risikoer med moderate poengsummer krever en sak-til-sak-avgjørelse om de garanterer et planlagt svar.
- Risikoer med lav poengsum trenger sannsynligvis ikke et planlagt svar, men de er verdt å gå tilbake til noen ganger gjennom hele prosjektets levetid for å se om forholdene har endret seg for å gi dem en høyere prioritet.
Utvikle risikostyringsplanen
Med dine poengsummer og prioriterte risikoer har du nå grunnlaget for å utvikle risikostyringsplanen for prosjektet. For hver av risikoene som du har bestemt deg for at teamet ditt må administrere, må du fastslå følgende mulige svar:
- Unngå risikoen. Hvis risikoen som påløper, ikke er verdt å være en del av prosjektet, må du eliminere den. Det kan for eksempel være klokere å erstatte en aktivitet eller ressurs som har en uakseptabel høy risiko med et passende alternativ.
- Overfør risikoen til andres ansvar, for eksempel en annen avdeling eller en leverandør. Andre eksempler inkluderer forsikring eller garantier. Kostnaden for å overføre risikoen må være mindre enn det du ville oppleve hvis du beholdt ansvaret for risikoen.
- Opprett en alternativ plan for å hindre at risikoen oppstår, eller for å redusere eller minimere effekten av risikoen hvis det skjer. Dette er den delen av risikostyringsplanen som sannsynligvis vil gjøre mest mulig, fordi du oppretter en alternativ plan sammen med utløserpunkter som bestemmer når beredskapsplanen er aktivert.
- Godta risikoen. For noen risikoer med høy prioritet er det mer kostnadseffektivt å «ta risikoen» enn å unngå, overføre eller redusere den.
Vær oppmerksom på at planen for én enkelt risiko kan inkludere ett eller flere av disse svarene. Du kan for eksempel gjøre det du kan for å hindre at risikoen oppstår, men du kan også ha en plan for hva du gjør hvis det skjer likevel.
Når du bestemmer deg for hvilke av tilnærmingene som skal tas, bør du vurdere kostnadene når det gjelder penger, tid og krefter. Du ønsker å finne en sunn balanse mellom å gå videre med prosjektet og unngå, forebygge eller planlegge for viktige risikoer.
Tilordne en risikoleder
Velg en annen person enn prosjektlederen som er risikoansvarlig, som er ansvarlig for å forutse risiko gjennom hele prosjektets levetid. Denne personen bør være en som kan se på prosjektet med en sunn skepsis til usikkerhet.
Risikosjefen er også den som holder øye med utløserpunkter for beredskapsplaner, overvåker risikoen med lavere prioritet og sikrer at risikostyringsplanen utføres.
Oppmuntre gruppemedlemmer til å rapportere risikoer
Alle gruppemedlemmer bør ha mulighet til å rapportere risikoer som de forutser i prosjektet. I Project Web App kan gruppemedlemmer angi risikoer for tildelte aktiviteter og prosjekter. Dette kan også være en anonym risikorapporteringskanal hvis du tror den kan gi bedre resultater.
Registrere og spore risikoer i Project Online
I Project Web App, som du har gjennom Project Online-abonnementet, kan du opprette risikodatabasen for prosjektet og kontinuerlig overvåke og oppdatere risikostyringsplanen. I dette risikosporingssystemet kan du angi sannsynlighet og viktighet, tilordne det til et gruppemedlem og gi det en tidsfrist. Gruppemedlemmer kan også vise og redigere risikoer i Project Web App.
Registrere en risiko
- Velg Prosjekter under Spor arbeidet påhjemmesiden for Project Online.
- Velg navnet på prosjektet du vil legge til eller redigere en risiko for, under Prosjektnavn-kolonnen på Prosjektsenter-siden.
- Klikk Risikoer i den venstre ruten.
- Klikk nytt element på Risikoer-siden.
- Fyll ut skjemaet som vises. De nødvendige feltene er Tittel, Sannsynlighet og Innvirkning. Tilleggsfelt inkluderer Eier, Tilordnet til, Kostnad, Beskrivelse, Løsningsplan, Beredskapsplan og Utløser. Fyll ut alle de andre feltene du har informasjon for. Du kan alltid legge til mer informasjon senere.
- Velg Lagre-knappen nederst på siden.
Endre risikoinformasjon
- Velg Prosjekter under Spor arbeidet påhjemmesiden for Project Online.
- Velg navnet på prosjektet du vil legge til eller redigere en risiko for, under Prosjektnavn-kolonnen på Prosjektsenter-siden.
- Klikk Risikoer i den venstre ruten.
- Velg navnet på risikoen du vil endre, på Risikoer-siden .
- Velg Rediger element over skjemaet som vises.
- Endre eller fullføre noen av feltene.
- Hvis du vil legge ved en fil i risikoposten, velger du Legg ved fil i Handlinger-gruppen på Fanen Rediger. Velg Velg fil, naviger til og velg filen, og klikk deretter Åpne. Klikk på OK.
- Velg Lagre-knappen nederst på siden.
Vise listen over risikoer i et prosjekt
- Velg Prosjekter under Spor arbeidet påhjemmesiden for Project Online.
- Velg navnet på prosjektet du vil legge til eller redigere en risiko for, under Prosjektnavn-kolonnen på Prosjektsenter-siden.
- Klikk Risikoer i den venstre ruten.
- Se gjennom risikoene som er angitt for det gjeldende prosjektet, på Risikoer-siden .
- Hvis du vil sortere i stigende rekkefølge etter et felt, for eksempel Tilordnet til, Status-feltet eller Eksponering (produktet av sannsynlighet etter innvirkningsfaktorer ), klikker du kolonneoverskriften. Hvis du vil sortere i synkende rekkefølge, klikker du kolonneoverskriften en gang til.
