Whiteboard gir teamene mulighet til å tenke sammen, prøve forskjellige ideer og lage den beste planen. Whiteboard er fullstendig integrert i Microsoft Teams, noe som gjør det enkelt å planlegge prosjekter før, under og etter et Teams-møte.
Se disse tipsene for å få mest mulig ut av Whiteboard under neste planleggingsøkt.
Klargjøre tavlen på forhånd
Her er noen forslag til å gjøre tavlen klar før møtet:
-
Opprett en ny tavle fra tavlevelgerskjermen.
-
Velg Maler > prosjektplanlegging i Opprett-panelet.
-
Velg en mal som passer best til dine behov. Du kan for eksempel velge den daglige standup-malen for å spore arbeidsbelastning og daglige oppgaver. Eller velg Prosjektstart hvis du må definere gruppens langsiktige mål.
-
Tilpass malen etter dine behov. Du kan for eksempel legge til flere notater, endre farger eller legge til uthevingspiler.
-
Last opp bilder eller relevante dokumenter som PDF-filer.
-
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Whiteboard-funksjoner og -funksjonalitet
Når tavlen er klar, kan du sende en kobling til teamet.
Ta kontroll over møtet
Når møtet starter, følger du disse trinnene for å dele tavlen:
-
Velg Del-ikonet i delingsstatusfeltet for møtet.
-
Velg Microsoft Whiteboard i Whiteboard-delen.
Tavlevelgervisningen åpnes. Du kan velge tavlen du allerede har klargjort fra listen, eller starte en ny tavle.
Her er noen ekstra Whiteboard-funksjoner du kan bruke når du leder møtet:
-
Diriger teamets oppmerksomhet med laserpekerverktøyet.
-
Bruk merkepennverktøyet eller pilfigurene til å fremheve nøkkelkonsepter.
-
Legg til nye klistrelapper for å holde oversikt over diskusjonen.
Hold teamet engasjert
Minn teamet på at de kan bruke følgende verktøy til å samarbeide i sanntid:
-
Legg til klistrelapper for å holde oversikt over nye ideer.
-
Bruk klistrelappreaksjoner som hakemerker eller smilefjes til å stemme på ideer.
-
Tegn på tavlen eller skriv notater med håndskriftsverktøyet.
-
Last opp bilder, inkludert arkivbilder fra Bing.
Samarbeidsmarkører gjør det enkelt å holde oversikt over hvilke møtedeltakere som gjør hvilke endringer.
Sett planen i bruk
Her er noen forslag til oppfølging etter møtet som holder gruppen informert:
-
Send en melding til deltakerne med resultatet og eventuelle oppfølginger. Du kan også inkludere en kobling til tavlen.
-
Minn møtedeltakerne på at de kan finne tavlen i tavlevelgeren.
-
Send et øyeblikksbilde av den ferdige tavlen til alle som gikk glipp av møtet. Velg Eksporter bilde fra Innstillinger-menyen.
-
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fortsette å arbeide på en tavle etter et møte.
Kjør regelmessige planleggingsøkter
Hvis du vil arrangere regelmessige planleggingsmøter, gjør du følgende:
Opprette en planleggingskanal i Teams og legge til en tavle
-
Gå til teamet ditt i Teams, velg . . . meny, og legg til en kanal. Navnet skal være perioden du planlegger for (for eksempel " Første kvartal").
-
Velg + -knappen øverst i den samme kanalen, søk etter Whiteboard, og klikk deretter på Lagre.
-
Tavlen er knyttet til kanalen, og du kan begynne planleggingen.
-
Sørg for at teamet vet om kanalen og tavlen, ved å nevne dem i Teams.
Fullfør planleggingsprosessen
-
Utforme strukturen på tavlen med en prosjektplanleggingsmal, eller opprett din egen.
-
Skriv instruksjoner på en tydelig plassering på tavlen, slik at teammedlemmene vet hvordan de skal bruke den.
-
Noen instruksjoner kan omfatte å angi bestemte farger for å vise til hvilke områder enkelte funksjoner faller under, eller hvilke reaksjoner som representerer funksjonsaksept, og så videre.
-
Be teammedlemmer om å fylle ut gjenværende arbeid på tavlen på fargekodede klistrelapper.
-
Under møter som er knyttet til planlegging, kan du bruke tavlen til å flytte elementer rundt i gjenværende arbeid og legge til rette for relaterte samtaler.
-
Når en plan er angitt, kan du overføre den til prosjektstyringssystemet.
