Noen ganger kan det hende at du vil sortere data, ikke etter alfabetisk eller numerisk rekkefølge, men etter brukerdefinert rekkefølge (også kalt egendefinert eller logisk rekkefølge). Hvis du for eksempel sorterer ukedager slik at mandag vises først, er det mer fornuftig enn sortering i alfabetisk rekkefølge, der fredag vises først. Du kan sortere data i dataarkvisningen for en tabell eller spørring, eller i skjemavisningen i et skjema.

Hva vil du gjøre?

Sortere et lite, avbestemt antall unike feltverdier

I denne prosedyren skal du skrive et uttrykk som bruker IIf-funksjonen til å rangere titlene på ansatte.

Først oppretter du en tabell som inneholder tre felt: Tittel, Fornavn og Etternavn. Skriv inn følgende verdier for fire nye poster i Tittel-feltet:

  • Inside Sales Coordinator

  • Salgssjef

  • Salgsrepresentant

  • Viseadministrerende direktør, salg

I feltene Fornavn og Etternavn i de fire postene skriver du inn navnene du vil bruke.

  1. Åpne tabellen i dataarkvisning.

  2. Klikk Avansert i gruppen Sorter & Kategorien Hjem, og klikk deretter Avansert filter/sortering på hurtigmenyen.

  3. Legg til feltene du vil bruke, for eksempel Fornavn, Etternavn og Tittel, i rutenettet.

  4. Høyreklikk feltraden i den første tomme kolonnen, klikk Zoom,og skriv deretter inn følgende uttrykk:

    IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5)))

    Tittel er navnet på feltet som inneholder verdiene som rangeres. Verdiene i anførselstegn er de individuelle verdiene som er lagret i feltet. Den numeriske verdien som følger, er rangeringen som er tilordnet den. Det forrige uttrykket tilordner rangeringen fra 1 til 4 til fire forskjellige titler, og gir rangeringen 5 til alle andre. Når du utfører sorteringen, får titlene som ikke er nevnt i dette uttrykket, samme rangering (5).

  5. Klikk stigende i Sorter-raden for kolonnen som inneholder uttrykket.

  6. Klikk På Fanen Hjem i gruppen Sorter & og filtrer, klikker du På/av Filter.

    IIf-funksjonen returnerer den numeriske verdien som tilsvarer verdien i Tittel-feltet. Hvis for eksempel verdien i Tittel-feltet er Salgsleder,er det tilordnede nummeret 2. Hvis det er en verdi i Tittel-feltet som ikke er oppført som et argument i funksjonen, for eksempel Distriktskoordinator, får det nummeret 5. Spørringen sorterer deretter disse tallene i stigende rekkefølge.

Til toppen av siden

Sortere et stort antall unike feltverdier

Hvis du har et stort antall verdier å rangere, er en bedre måte å sortere data på ved å opprette en oppslagstabell.

La oss si at Ansatte-tabellen refererer til mer enn 50 forskjellige titler. Du må først opprette en oppslagstabell og klargjøre den eksisterende tabellen for å slå opp den nye tabellen. Deretter relaterer du de to tabellene og oppretter en spørring.

Opprette en oppslagstabell og endre den eksisterende tabellen

  1. Opprett en ny oppslagstabell som lagrer titlene. Gi tabellen et navn som tblTitles,og angi feltene til datatypene som er angitt i parentes, som vist i tabellen nedenfor:

    TitleID
    (Autonummer)

    Tittel
    (tekst)

    1

    Viseadministrerende direktør, salg

    2

    Salgssjef

    3

    Salgsrepresentant

    4

    Inside Sales Coordinator

  2. Angi TitleID-feltet som primærnøkkel.

  3. Endre Ansatt-tabellen slik at den slår opp tabellen tblTitles.

    • Endre navnet på Tittel-feltet til TitleID i utformingsvisning.

    • Endre datatype til Tall i Datatype-kolonnen.

  4. Endre Feltstørrelse til Langt heltall under FeltegenskaperGenerelt-fanen.

  5. Lagre tabellen, og ignorer advarselen om tap av data.

  6. Bytte til dataarkvisning.

  7. Fyll titlekolonnen med TitleID-verdien som tilsvarer tittelverdien.

    For poster der tittelverdien er Salgsleder, skriver du for eksempel inn 2. For selger skriver du inn 3.

  8. Lagre og lukk tabellen.

Relatere de to tabellene

  1. Klikk på Relasjoner i Relasjoner-gruppen på Databaseverktøy-fanen.

  2. Klikk Legg til tabeller (eller Vis tabeller i Access 2013 ) i Relasjoner-gruppen på Utforming-fanen.

  3. Velg tblTitles og Employees,og klikk Legg til for å legge dem til i Relasjoner-vinduet. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  4. Dra TitleID-feltet fra tblTitles-tabellen til TitleID-feltet i Ansatte-tabellen.

    Dialogboksen Redigere relasjoner åpnes.

  5. Kontroller at feltnavnene som vises i de to kolonnene, er både TitleID,og at Relasjonstype-boksen viser Én-til-mange. Du kan endre feltnavnene om nødvendig.

  6. Merk av for Gjennomføre referanseintegritet.

  7. Klikk på Opprett for å opprette relasjonen.

    Dialogboksen Rediger relasjoner lukkes og lagrer endringene.

  8. Lukk Relasjoner-fanen.

Opprette en spørring

  1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

  2. I dialogboksen Legg til tabeller(Vis tabell Access 2013 ) klikker du Tabeller-fanen, dobbeltklikker Ansatte ogdobbeltklikker deretter tblTitler.

  3. Legg til AnsattID-, Etternavn- og Fornavn-feltene fra Ansatte-tabellen og Tittel-feltet fra tblTitles-tabellen i utformingsrutenettet for spørringen.

  4. Bytte til dataarkvisning.

Til toppen av siden

Trenger du mer hjelp?

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Microsoft Office Insider-deltakere

Var denne informasjonen nyttig?

Hvor fornøyd er du med språkkvaliteten?
Hva påvirket opplevelsen din?

Takk for tilbakemeldingen!

×