Hvis du bruker en Microsoft 365- eller Microsoft Exchange-konto med Outlook, kan du planlegge arrangementer eller møter og bruke planleggingsassistenten og romsøkeren til å gjøre det enklere å planlegge dem.
Opprette en ny hendelse eller et nytt møte
- Klikk rullegardinmenyen ved siden av Ny melding , og velg Ny hendelse.
- I vinduet Ny hendelse kan du gi navn til hendelsen, legge til nødvendige personer, angi tidspunktet, angi det som en regelmessig hendelse/møte, legge til en plassering, angi en påminnelse og legge til en melding.
- Når du er ferdig, klikker du Lagre, lagre en avtale eller Send for å sende invitasjonen til alle du har lagt til. Den vises i kalenderen på tidspunktet og datoen du valgte.
Bruke planleggingsassistenten
Når du inviterer flere personer, kan det bli litt komplisert å administrere alles kalendere for å finne en tid som passer for alle. Planleggingsassistenten bidrar til å gjøre det enklere.
Klikk rullegardinmenyen ved siden av Ny melding , og velg Ny hendelse.
Velg Se flere elementer (...) på verktøylinjen i vinduet Ny hendelse, og velg deretter Planleggingsassistent.
Du ser en rad for hver mottaker du skrev inn tidligere, i tillegg til tilgjengeligheten til plasseringen du valgte (hvis tilgjengelig), og du kan også legge til nødvendige eller valgfrie deltakere direkte fra planleggingsassistenten også.
- Tidspunkt der deltakerne er opptatt, vises i rødt. Tidspunkt som deltakerne har en foreløpig avtale vises i røde og hvite diagonale striper, ganger deltakerne arbeider andre steder vises med en rød disposisjon, og tider utenfor deltakernes arbeidstid vises i lysegrå og hvite diagonale striper.
- Tidspunkt der deltakerne er opptatt, vises i rødt. Tidspunkt som deltakerne har en foreløpig avtale vises i røde og hvite diagonale striper, ganger deltakerne arbeider andre steder vises med en rød disposisjon, og tider utenfor deltakernes arbeidstid vises i lysegrå og hvite diagonale striper.
Klikk på et tidspunkt for å plassere en blå boks som hjelper deg med å se eventuelle konflikter. Du kan også klikke og dra kantene på den blå boksen for å øke eller redusere lengden på hendelsen eller møtet.
Når du er ferdig, klikker du Ferdig øverst på skjermen for å gå tilbake til vinduet Ny hendelse med endringene du har gjort. Kontroller at alt er riktig, og klikk Lagre for å sende det.
Bruke romsøkeren
Velg Se flere elementer (...) på verktøylinjen i en ny hendelse eller et nytt møte, og velg deretter Planleggingsassistent.
Klikk legg til en plassering, og klikk deretter Bla gjennom med romsøker hvis den er tilgjengelig.
Obs!
Hvis du ikke ser alternativet Romsøker, er det mulig at du ikke er logget på en konto med tilgang til stedsinformasjon. Kontakt IT-administratoren for å få hjelp.
Romsøkeren lar deg velge bygning, type rom, kapasitet, gulv og funksjoner (for eksempel hvis rommet har lyd, video, projektor osv.).
Når du har valgt blant de tilgjengelige alternativene, finner Foreslått-delen nederst rom. Hvis et rom er tilgjengelig på tidspunktet for møtet, står det Tilgjengelig i grønn tekst, og hvis det allerede er bestilt eller lukket, står det Utilgjengelig i rød tekst.
Svar på hendelser eller møter
- Når du klikker på en e-postmelding med en hendelse eller møteinvitasjon, klikker du på den og ser et svarvindu.
- Hvis du klikker Godta, Foreløpig eller Avslå , sendes RSVP umiddelbart, så hvis du vil legge til en valgfri melding eller foreslå et nytt tidspunkt, gjør du det først. Du kan også klikke avmerkingsboksen E-postarrangør hvis du ikke vil sende en e-postbekreftelse.
- Hvis du må endre svarmeldingen, går du til kalenderen, finner hendelsen eller møtet og dobbeltklikker på den for å åpne den.
- Klikk Rediger svar-knappen for å se RSVP-vinduet og endre valget.
