En delt postboks inneholder en generell e-postadresse (for eksempel info@contoso.com eller sales@contoso.com), som kunder kan bruke til å spørre om firmaet.
Den gjør at avdelinger som leverer sentraliserte tjenester til ansatte (for eksempel hjelpegruppe, personalavdelingen eller utskriftstjenester), kan svare på spørsmål fra ansatte.
Den gjør det mulig for flere brukere å overvåke og svare på e-post som sendes til en e-postadresse (for eksempel en adresse som brukes spesifikt av hjelpegruppen).