Arkivsenteret er ment å fungere som et sentralt oppbevaringssted der en organisasjon kan lagre og behandle alle oppføringene, for eksempel juridiske eller økonomiske dokumenter. Arkivsenteret støtter hele arkivbehandlingsprosessen, fra innsamling av poster og behandling til fjerning av poster.
Områdemalen Arkivsenter ligner på andre SharePoint-områder ved at den fungerer som et generelt oppbevaringssted for dokumenter og muliggjør samarbeid mellom områdebrukere. Arkivsenter områdemalen, er imidlertid et forhåndskonfigurert område spesielt utformet for å hjelpe organisasjoner med å implementere deres arkivbehandling og oppbevaringspolicyer. Versjonskontroll, revisjon, behandling av metadata, eDiscovery og dokumentdistribusjon med tilpasningsmuligheter er innebygde funksjoner som kan bidra til en mer effektiv håndtering av arkivdata.
Obs!
I SharePoint har vi innført bruk av oppbevaringsetiketter for å deklarere innhold som poster, som effektivt erstatter behovet for å bruke arkivsenteret. Hvis du bruker arkivsenteret, kan du fortsette å bruke det sammen med oppbevaringsetiketter. Men fremover anbefaler vi å bruke oppbevaringsetiketter i stedet for arkivsenteret for postbehandling.
Definere en plan for postbehandling
På høyeste nivå er det to hovedtrinn involvert i å utforme et arkivsenterområde for å implementere et program for arkivbehandling.
- En organisasjon må utvikle en strategi for postbehandling og en formell plan for postbehandling. Dette er noe det samarbeides om som involverer samarbeid mellom postadministratorer, Compliance Officers, IT-teknikere og informasjonsarbeidere.
- En organisasjon må deretter sette opp ett eller flere Arkivsenter-områder for å implementere sin plan for postbehandling.
Avsnittene nedenfor disponerer hovedelementene i hvert av disse trinnene.
Planlegge postbehandling
Før en organisasjon kan sette opp et arkivsenterområde som sin postbehandlingsløsning, bør den utarbeide en formell plan for sin strategi for postbehandling. De spesifikke elementene av en formell plan for postbehandling vil sannsynligvis være unike for individuelle organisasjoner eller virksomheter. Men tilnærmet alle planer for postbehandling inkluderer følgende dokumenter og prosesser:
Filplan En filplan beskriver dokumenttypene eller elementene som en organisasjon godkjenner som offisielle forretningsoppføringer. Den angir hvor slike poster lagres, og den inneholder informasjon som skiller de ulike posttypene fra hverandre. Filplanen er som en omfattende samling av policyer, prosesser og retningslinjer for å opprette, lagre og behandle poster. En filplan bør dekke alle postene, uavhengig av medier, inkludert papir, blogger, wikier, e-post og elektroniske filer. Den må også angi hvordan hver post er klassifisert, sikret og til slutt ødelagt. Den bør også inneholde vurderinger for spesielle kategorier av poster, for eksempel Konfidensielt, Viktig, Handelshemmelighet eller Privilegerte poster. Til slutt må en filplan angi personene som er ansvarlig for å administrere hver type post.
Postbiblioteker Postbiblioteker er i hovedsak dokumentbiblioteker som du oppretter for å klassifisere og lagre viktige poster. Du oppretter en oppføring for hver posttype du vil beholde. Poster rutes automatisk til riktig bibliotek basert på innstillingene som er satt opp i innholdsarrangøren.
Innholdstyper Du oppretter innholdstyper for å definere hvilke oppføringstyper organisasjonen trenger for å lagre og identifisere eventuelle unike egenskaper for hver posttype. Ved å definere innholdstyper for bestemte typer poster kan organisasjonen sikre at hver av disse innholdsgruppene administreres på en konsekvent måte. Office-dokumenter, PDF-filer, TIFF-filer i (skannede bilder), e-post, direktemelding-samtaler, videoer og fysiske poster kan alle klassifiseres og lagres med innholdstyper som du oppretter. En oppføring som kalles en «kontrakt», vil for eksempel bli behandlet på den samme måten og på en konsekvent måte i SharePoint sitt system for postbehandling. Å bruke innholdstyper til å klassifisere og lagre poster er en alternativ metode til å bruke postbiblioteker.
Tidsplan for oppbevaring En tidsplan for oppbevaring angir hvor lenge hver posttype i filplanen må beholdes (oppbevaringsperioden) og prosessen for fjerning av den når den når slutten av denne perioden (fjerningsprosessen). Veiledningene i en tidsplan for oppbevaring er vanligvis basert på juridiske krav, risikoer for organisasjonen og forretningsbehov. I tillegg beskriver en tidsplan for oppbevaring vanligvis risikostyring som bestemmer oppbevaringsperioden for hver posttype.
Dokument for samsvarskrav Et dokument for samsvarskrav definerer reglene som IT-systemer for postbehandling må følge, funksjonene de må ha, og hvilke typer regelmessig overvåking de må støtte for å sikre samsvar.
- Formell prosess for å oppheve fjerning av poster Denne prosessen, som ofte kalles en sperring, beskriver hvordan en organisasjon stopper fjerning av poster når hendelser som rettstvister, revisjoner eller undersøkelser oppstår.
- System for overvåking og rapportering av håndtering av poster For å sikre at ansatte arkiverer, får tilgang til og administrerer poster i henhold til definerte policyer og prosesser, må et program for postbehandling ha en prosess eller et system for overvåking og rapportering av håndtering av poster.
Sette opp et arkivsenterområde
Når en organisasjon foretar detaljert planlegging av postbehandling og utvikler en formell plan for postbehandling, kan det opprette og sette opp et arkivsenterområde for å implementere dette programmet.
Du må utføre følgende trinn for å sette opp et arkivsenternettsted:
Opprett postbiblioteker eller lister for å behandle og lagre hver type oppføring som er angitt i filplanen.
- Vi anbefaler at du oppretter én oppføring for hver innholdstype i postplanen din.
- Når poster sendes til arkivsenteret, rutes de til riktig liste eller bibliotek.
Opprett kolonner for de aktuelle dokumentbibliotekene, listene eller innholdstypene for lagring og visning av metadata for hver posttype som er angitt i filplanen.
Angi policyene for informasjonsbehandling for hver posttype på arkivsenterområdet. Disse policyene skal gjenspeile periodene for oppbevaring og overvåkingskrav som er angitt i organisasjonens filplan og tidsplan for oppbevaring.
Sett opp innholdsarrangøren slik at hver posttype rutes til riktig sted. Når poster sendes til arkivsenternettstedet, enten manuelt eller programmatisk, bruker programmet denne funksjonen til å bestemme hvordan du vil klassifisere posten i arkivsenternettstedet og hvor du vil sende den.