Én måte å kontrollere dokumentsamarbeid på er å kreve utsjekking av filer, spesielt når flere brukere har tilgang til biblioteket. Hvis det kreves utsjekking av biblioteket, kan ikke andre overskrive det. Du risikerer imidlertid å hindre andre fra å se de nyeste endringene eller gjøre endringer selv. Hvis andre trenger å arbeide på dokumentet, er det viktig at filene sjekkes inn igjen raskt.
Obs!
Ikke konfigurer biblioteket til å kreve utsjekking hvis brukere planlegger samtidig redigering av dokumenter i biblioteket. Brukere kan ikke arbeide samtidig på dokumenter når obligatorisk utsjekking er aktivert.
Kreve utsjekking av filer for redigering
Obs!
Bare brukere som har tillatelsene Full kontroll eller Utforming, kan konfigurere biblioteker til å kreve utsjekking av filer.
- Gå til biblioteket du har tenkt å arbeide i.
- Velg Innstillingsinnstillinger
>bibliotekinnstillinger.
Hvis du ikke ser disse menyelementene, velger du Bibliotek på båndet, og velger Bibliotekinnstillinger i Innstillinger-gruppen. - Velg Flere bibliotekinnstillinger på Innstillinger-siden (for SharePoint Classic er det under Generelle innstillinger). Velg Innstillinger for versjonskontroll.
- Velg Ja under Vil du sjekke ut dokumenter før de kan redigeres? i delen Krever utsjekking.
- Hvis du vil lagre innstillingene og gå tilbake til siden for bibliotekinnstillinger, velger du OK.
Hva skjer når utsjekking kreves i et bibliotek?
| Hvis du gjør dette ... | Dette er hva som skjer ... |
|---|---|
| Opprette eller legge til en fil i et bibliotek | Filen blir først sjekket ut til deg. Du må sjekke den inn i biblioteket før andre kan se den og arbeide med den. |
| Åpne en fil for redigering | Filen sjekkes automatisk ut til deg når du velger Rediger. En meldingsdialogboks varsler deg om at du er i ferd med å sjekke ut filen, og gir deg muligheten til å redigere den i den lokale kladdemappen. Etter utsjekking er filikonet dekket med en grønn pil som peker nedover, som indikerer at filen nå er sjekket ut. Ingen andre kan endre filen, og ingen andre kan se endringene dine mens du har sjekket den ut. |
| Gjøre endringer i informasjonen om filen (egenskaper) | Hvis filen ikke allerede er sjekket ut til deg, må du sjekke den ut før du kan gjøre endringer i egenskapene, for eksempel tittel, forfatternavn, forfallsdato, ordantall og så videre. Endringene trer ikke i kraft før du sjekker filen inn igjen. |
| Prøv å åpne en fil som er sjekket ut til noen andre | Alternativene Sjekk ut og Check in er ikke tilgjengelige. Du kan ikke sjekke ut en fil som noen andre har sjekket ut. Hvis du forsøker å gjøre dette, vises en meldingsdialogboks som informerer deg om at filen er sjekket ut av noen andre. Hvis du vil finne ut hvem som har sjekket ut filen, holder du musepekeren over filikonet. Navnet på personen som har sjekket det ut, vises i et verktøytips. Du kan kontakte denne personen for å be om innsjekking av filen hvis du trenger det raskt. |
| Sjekk inn filen | Du blir bedt om å skrive inn en kommentar om endringene du har gjort. Hvis biblioteket sporer versjoner, blir kommentaren en del av versjonsloggen. Hvis både hovedversjoner og underordnede versjoner spores, blir du bedt om å velge hvilken type versjon du sjekker inn. Hvis du vil ha mer informasjon om versjonskontroll, kan du se Se også. |
| La filen være sjekket ut lenge | Ingen andre kan se endringene dine eller redigere filen mens du har den sjekket ut. Selv om dette er nyttig når du gjør endringer, kan det også hindre andre i å utføre oppgavene de er tildelt. Det er både god forretningsskikk og vanlig høflighet å sjekke filen inn igjen så raskt som mulig etter at du har sjekket den ut. I noen tilfeller må kanskje en administrator fremtvinge en innsjekking av filen. |