Planlegge versjonskontroll for dokumenter, innholdsgodkjenning og utsjekkingskontroller i SharePoint

Sammendrag: Lær hvordan du bruker versjonskontroll, innholdsgodkjenning og utsjekking i SharePoint 2013 til å kontrollere dokumentversjoner gjennom hele livssyklusen.

Denne artikkelen beskriver hvordan du planlegger å bruke versjonskontroll, innholdsgodkjenning og utsjekking i SharePoint Server 2016 til å kontrollere dokumentversjoner gjennom hele livssyklusen.

Før du leser denne artikkelen, bør du forstå planleggingsprosessen for dokumentbehandling som er beskrevet i Oversikt over dokumentbehandling i SharePoint 2013.

I denne artikkelen:

• Versjonskontroll, innholdsgodkjenning og utsjekkinger
• Planlegge versjonskontroll
• Planlegg innholdsgodkjenning
• Planlegge utsjekking og innsjekking

Versjonskontroll, innholdsgodkjenning og utsjekkinger

SharePoint Server 2016 inneholder følgende funksjoner som kan hjelpe deg med å kontrollere dokumenter i et dokumentbibliotek:

• Versjonskontroll er metoden der etterfølgende gjentakelser av et dokument nummereres og lagres.
• Innholdsgodkjenning er metoden som områdemedlemmer som har godkjennertillatelser styrer publiseringen av innhold.
• Utsjekking og innsjekking er metodene som brukerne bedre kan kontrollere når en ny versjon av et dokument opprettes, og også kommentere endringer de har gjort når de sjekker inn et dokument.

Du konfigurerer innstillinger for innholdsstyringsfunksjonene som beskrives i denne artikkelen i dokumentbiblioteker. Hvis du vil dele disse innstillingene på tvers av biblioteker i løsningen, kan du opprette maler for dokumentbiblioteker som inneholder innstillingene for innholdsstyring. Dette sikrer at nye biblioteker gjenspeiler beslutninger om innholdsstyring.

Hvis du vil ha mer informasjon om versjonskontroll, kan du se Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek.

Planlegge versjonskontroll

Standard versjonskontroll for et dokumentbibliotek avhenger av malen for områdesamling. Du kan imidlertid konfigurere versjonskontroll for et dokumentbibliotek avhengig av dine spesifikke krav. Hvert dokumentbibliotek kan ha en annen versjonskontroll som passer best til dokumenttypen i biblioteket. SharePoint Server 2016 har tre versjonskontrollalternativer:

• Ingen versjonskontroll Angir at ingen tidligere versjoner av dokumenter lagres. Når versjonskontroll ikke brukes, kan ikke tidligere versjoner av dokumenter hentes, og dokumentloggen beholdes heller ikke fordi kommentarer som følger med hver gjentakelse av et dokument, ikke lagres. Bruk dette alternativet på dokumentbiblioteker som inneholder uviktig innhold eller innhold som aldri vil bli endret.
• Opprett hovedversjoner Angir at nummererte versjoner av dokumenter beholdes ved hjelp av et enkelt versjonskontrollskjema (for eksempel 1, 2, 3). Hvis du vil kontrollere effekten på lagringsplass, kan du angi hvor mange tidligere versjoner som skal beholdes, og telle tilbake fra gjeldende versjon.
  Hver gang en ny versjon av et dokument lagres i hovedversjoner, kan alle brukere som har tillatelser til dokumentbiblioteket, vise innholdet. Bruk dette alternativet når du ikke vil skille mellom kladdeversjoner av dokumenter og publiserte versjoner. I et dokumentbibliotek som brukes av en arbeidsgruppe i en organisasjon, er for eksempel hovedversjonskontroll et godt valg hvis alle i gruppen må kunne vise alle gjentakelser av hvert dokument.
• Opprett hovedversjoner og underordnede versjoner (kladd) Angir at nummererte versjoner av dokumenter beholdes ved hjelp av et overordnet og underordnet versjonsskjema (for eksempel 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versjoner som slutter på 0 er hovedversjoner, og versjoner som slutter med utvidelser som ikke er null, er underordnede versjoner. Tidligere hovedversjoner og underordnede versjoner av dokumenter lagres sammen med gjeldende versjoner. Hvis du vil kontrollere effekten på lagringsplass, kan du angi hvor mange tidligere hovedversjoner som skal beholdes, og telle tilbake fra gjeldende versjon. Du kan også angi hvor mange hovedversjoner som beholdes, skal inkludere de respektive underordnede versjonene. Hvis du for eksempel angir at underordnede versjoner skal beholdes for to hovedversjoner og gjeldende hovedversjon er 4.0, beholdes alle underordnede versjoner som starter på 3.1.
  I hovedversjoner og underordnet versjonskontroll kan alle brukere som har lesetillatelser, vise hovedversjoner av dokumenter. Du kan angi hvilke brukere som også kan vise underordnede versjoner. Vanligvis anbefaler vi at du gir tillatelse til å vise og arbeide med underordnede versjoner til brukere som kan redigere elementer, og begrense brukere som har lesetillatelse til å vise bare hovedversjoner.
  Bruk hovedversjon og underordnet versjonskontroll når du vil skille mellom publisert innhold som kan vises av en målgruppe og kladdeinnhold som ennå ikke er klart for publisering. På et nettsted for personaladministrasjon som beskriver organisasjonsfordeler, kan du for eksempel bruke hovedversjonskontroll og underordnet versjonskontroll for å begrense ansattes tilgang til beskrivelser av fordeler mens beskrivelsene blir revidert.

Planlegg innholdsgodkjenning

Bruk innholdsgodkjenning til å formalisere og kontrollere hvordan innhold blir tilgjengelig for en målgruppe. En virksomhet som for eksempel publiserer innhold som ett av produktene eller tjenestene, kan kreve en juridisk gjennomgang og godkjenning før innholdet publiseres.

Et dokumentutkast som venter på innholdsgodkjenning, har statusen Venter. Når en godkjenner ser gjennom dokumentet og godkjenner innholdet, blir det tilgjengelig for visning av brukere som har lesetillatelser. En eier av dokumentbiblioteket kan aktivere innholdsgodkjenning for et dokumentbibliotek, og kan eventuelt knytte en arbeidsflyt til biblioteket for å kjøre godkjenningsprosessen.

Måten dokumenter sendes inn til godkjenning på, varierer avhengig av versjonsinnstillingene i dokumentbiblioteket:

• Ingen versjonskontroll Hvis versjonskontroll ikke brukes og endringer i et dokument lagres, blir dokumentets status venter. SharePoint Server 2016 beholder den tidligere versjonen av dokumentet, slik at brukere som har lesetillatelse fortsatt kan vise det. Når de ventende endringene er godkjent, blir den nye versjonen av dokumentet gjort tilgjengelig for visning av brukere som har lesetillatelser, og den tidligere versjonen beholdes ikke.
  Hvis versjonskontroll ikke brukes og et nytt dokument lastes opp til dokumentbiblioteket, legges det til i biblioteket i statusen Venter og kan ikke vises av brukere som har lesetillatelser før det er godkjent.
• Opprett hovedversjoner Hvis hovedversjonskontroll brukes og endringer i et dokument lagres, blir dokumentets status venter, og den forrige hovedversjonen av dokumentet gjøres tilgjengelig for visning av brukere som har lesetillatelser. Når endringer i dokumentet er godkjent, opprettes en ny hovedversjon av dokumentet og gjøres tilgjengelig for brukere som har lesetillatelser, og den forrige hovedversjonen lagres i dokumentets loggliste.
  Hvis hovedversjonskontroll brukes og et nytt dokument lastes opp til dokumentbiblioteket, legges det til i biblioteket i statusen Venter og kan ikke vises av brukere som har lesetillatelser før det er godkjent som versjon 1.
• Opprett hovedversjoner og underordnede versjoner (kladd) Hvis hovedversjon og underordnet versjonskontroll brukes og endringer i et dokument lagres, kan forfatteren lagre en ny underordnet versjon av dokumentet som en kladd eller opprette en ny hovedversjon, noe som endrer dokumentets status til Venter. Når endringene i dokumentet er godkjent, opprettes en ny hovedversjon av dokumentet og gjøres tilgjengelig for brukere som har lesetillatelser. I hovedversjoner og underordnede versjoner lagres både hovedversjoner og underordnede versjoner av dokumenter i logglisten for et dokument.
  Hvis hovedversjon og underordnet versjonskontroll brukes og et nytt dokument lastes opp til dokumentbiblioteket, kan det legges til biblioteket i Kladd-statusen som versjon 0.1, eller forfatteren kan umiddelbart be om godkjenning. I dette tilfellet blir dokumentets status venter.

Planlegge utsjekking og innsjekking

Du kan kreve at brukere sjekker ut dokumenter fra et dokumentbibliotek før de redigerer dokumentene. Fordelene ved å kreve utsjekking og innsjekking inkluderer følgende:

• Bedre kontroll over når dokumentversjoner opprettes. Når et dokument er sjekket ut, kan forfatteren lagre dokumentet uten å sjekke det inn. Andre brukere av dokumentbiblioteket kan ikke se disse endringene, og en ny versjon opprettes ikke. En ny versjon (synlig for andre brukere) opprettes bare når en forfatter sjekker inn et dokument. Dette gir forfatteren mer fleksibilitet og kontroll.
• Bedre avbildning av metadata. Når et dokument er sjekket inn, kan forfatteren skrive kommentarer som beskriver endringene som ble gjort i dokumentet. Dette oppretter en pågående historisk oversikt over endringene som ble gjort i dokumentet.

Hvis løsningen krever at brukerne sjekker inn og sjekker ut dokumenter for å redigere dem, kan du bruke funksjoner i Office 2016-klientprogrammer som støtter disse handlingene. Brukere kan sjekke ut dokumenter, angre utsjekkinger og sjekke inn dokumenter fra Office 2016-klientprogrammer.

Når et dokument er sjekket ut, er det låst for eksklusiv redigering av brukeren. Når brukeren lagrer endringer i denne filen, lastes endringene opp og lagres på serveren. Endringene er private for brukeren og er ikke synlige for andre. Når brukeren er klar til å sjekke inn dokumentet, blir de siste endringene gjort synlige for andre og publisert.

Fra Office 2016-klientprogrammer kan brukere også velge å forlate utsjekkede dokumenter på serveren ved å endre alternativer for innholdsredigering.

Planlegging av dokumentbehandling i SharePoint 2013