Formelen for vellykkede nettsteder og fornøyde brukere er godt planlagt og bærekraftig tilnærming til nettsted og brukeradministrasjon. Her er noen viktige oppgaver og konsepter du kan bruke til å planlegge nettsteder og administrere brukere for organisasjonen.
Om områdesamlinger
Uansett om SharePoint er nytt for deg eller har brukt mange versjoner, gir den moderne SharePoint-opplevelsen større fleksibilitet, enklere navigering og alle nettsteder er mobilvennlige. Vi anbefaler at du oppretter nettstedssamlinger for hver arbeidsbelastning i organisasjonen. Den moderne SharePoint-opplevelsen gjør det enklere å navigere og vedlikeholde fordi hvert nettsted nå er en nettstedssamling. Mer informasjon om den moderne opplevelsen i SharePoint og fordelene ved å bruke Hub-nettsteder. Vi anbefaler at du oppretter nettstedssamlinger for hver arbeidsbelastning og deretter knytter dem alle til et hubområde. Dette gir større fleksibilitet og tar i bruk endrede behov i organisasjonen på en enkel måte. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er et SharePoint-hubområde?.
SharePoint-administratoren delegerer administrasjon av områdesamlinger til forskjellige personer i organisasjonen. SharePoint-tillatelsesmodellen hjelper deg ved å gi deg mulighet til å tilordne tillatelser til ulike roller, for eksempel administrator for områdesamling, nettstedseier og andre roller. Se Behandle administratorer for områdesamling for å lære hvordan du legger til og fjerner administratorer for områdesamlinger.
Administratoren for områdesamlingen har tillatelsesnivået Full kontroll til områdesamlingen. Dette betyr at du kan legge til eller slette områder eller endre innstillingene for et hvilket som helst område i en områdesamling. I tillegg kan du vise, legge til, slette eller endre alt innhold på disse områdene. Den sekundære administratoren for områdesamlingen kan angis av administratoren for områdesamlingen. Som administrator for nettstedssamling kan du legge til en annen administrator for nettstedssamlingen, eller endre administratoren for nettstedssamlingen, via Innstillinger-siden. Hvis du vil ha mer informasjon om denne oppgaven, kan du se Behandle administratorer for områdesamling.
En tradisjonell nettstedssamling er en gruppe SharePoint-områder som har samme eier og deler administrasjonsinnstillinger, for eksempel tillatelser. De sekundære webområdene arver navigasjon, tillatelser og områdeutforming fra områdesamlingen. så når områdemedlemmene og prosjektene endres, må områdene også endres.
Velge områder for hver arbeidsbelastning
Det er viktig at du planlegger hvilken type SharePoint-områdesamling du trenger for arbeidsbelastningene dine. Deretter vil du gjøre det enkelt for brukerne å navigere og finne det de trenger. Denne delen gir detaljer om noen av de moderne SharePoint-områdene som er tilgjengelige, og snakker også om navigasjon på disse områdene. En flott artikkel om planlegging av navigasjon er planlegging av navigasjon for den moderne SharePoint-opplevelsen.
Tenk på et SharePoint-hubområde som en ramme eller et grunnlag som hjelper deg med å organisere forskjellige gruppe- og kommunikasjonsområder. Når du oppretter nettstedssamlinger for hver arbeidsbelastning i organisasjonen, kobler et hubområde disse nettstedssamlingene på logiske måter som gjør det enklere å finne og administrere. Deretter kan du flytte og administrere nettstedssamlinger mellom hubområder når arbeidsbelastningene endres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Planlegge SharePoint-hubområder.
Et SharePoint-gruppeområde, og alle sider du oppretter under det, er bare tilgjengelige for brukere som du inviterer, ved å gi dem tillatelse til nettstedet. Du kan også koble gruppeområdet til en Microsoft 365-gruppe. Med et gruppenettsted kan organisasjonen, gruppen eller gruppen kommunisere med hverandre og samarbeide på dokumenter og andre filer, legge ut kunngjøringer, planlegge møter, vedlikeholde oppgaver, spore problemer eller gjøremål og lagre informasjon i lister. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er et SharePoint-gruppeområde?
Med et kommunikasjonsområde for SharePoint kan du dele informasjon som nyheter, rapporter og status med andre. Et kommunikasjonsområde har vanligvis noen bidragsytere, men mange medlemmer.
Styring
Styring er settet med policyer, roller, ansvarsområder og prosesser som veileder, leder og kontrollerer hvordan en organisasjons forretningsavdelinger og tekniske team samarbeider for å oppnå forretningsmål. Når det gjelder SharePoint-områdesamlingen, kan en styringsplan være en veiledning for å planlegge rollene, ansvarsområder og policyer som er nødvendige for å støtte nettstedssamlingen. Den kan inneholde, men er ikke begrenset til, følgende:
- Informasjonsarkitektur, inkludert nettsider, dokumenter, lister og data
- Vedlikeholdsaktiviteter, inkludert administrasjon av brukerkontoer
- Policyer for varemerking og tilpassing
- Opplæring
Det er viktig å klargjøre en styringsplan for organisasjonen. Ved å delta i utviklingen av et styringsplan, kan du bidra til å identifisere eierskap for forretningsgrupper og tekniske grupper, og definere hvem som er ansvarlig for hvilke områder på systemet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utvikler en styringsplan, kan du se Oversikt: anbefalte fremgangsmåter for å administrere hvordan personer bruker gruppenettstedet.
Administrere brukere
Obs!
Det kan hende du må samarbeide med SharePoint-administratoren for å administrere brukere. SharePoint-administratoren administrerer for eksempel brukerprofiler.
Brukerkontoer i Microsoft 365
Den globale administratoren legger til nye brukere i Microsoft 365 ved hjelp av Administrasjonssenter for Microsoft 365, som er portalen for administrasjon av brukere og konfigurering av tjenester. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Brukere og roller. Når en ny bruker legges til, må globale administratoren gjøre følgende:
- Angir om brukeren også kan få tilgang til administrasjonssenteret
- Angi den geografiske plasseringen til brukeren
- Velge typen brukerlisens
- Opprette et brukernavn og passord for brukeren
Brukere av gruppeområde
Du kan legge til brukere på gruppeområdet og justere tillatelsene for brukere. Du finner tilgangsnivåer og SharePoint-gruppemedlemskap under Innstillinger. Microsoft 365 oppretter imidlertid nå en sikkerhetsgruppe kalt Alle unntatt eksterne brukere som inneholder alle i Microsoft 365-katalogen (bortsett fra personer som er utenfor organisasjonen og som er invitert gjennom funksjonen for ekstern deling). Denne sikkerhetsgruppen gis automatisk tilgang som medlem i SharePoint. Det betyr at brukerne du legger til i Microsoft 365-katalogen, kan redigere områder, lister og biblioteker som standard.
Tilgangsnivåer og gruppemedlemskap
Tilgangsnivåer er samlinger av SharePoint-rettigheter som tillater brukere å utføre et sett med relaterte oppgaver. Tillatelsesnivået Lese inkluderer for eksempel tillatelsene Vise elementer, Åpne elementer, Vise sider og Vise versjoner (blant andre), og alle disse er nødvendige for å vise sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-område. Tillatelser kan inkluderes i flere tillatelsesnivåer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Planlegge tillatelsesstrategien.
Vi anbefaler ikke at du tilordner tilgangsnivåer direkte til individuelle brukere, fordi dette kan gjøre det svært vanskelig å spore og administrere hvem som har tilgang til nettsteder. Det er noen ganger nødvendig, men bør holdes til et minimum for å unngå kompleksitet. Tilordne i stedet tillatelser til grupper, og tilordne deretter individuelle brukere til de aktuelle gruppene. En gruppe er et sett med brukere som er definert på nettstedssamlingsnivå for enkel administrasjon av tillatelser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Standard SharePoint-grupper og Tilpasse områdetillatelser. Hver gruppe tilordnes et standard tilgangsnivå. Noen av standard SharePoint-gruppene inkluderer for eksempel følgende tillatelsesnivåer:
| Gruppe | Tillatelsesnivå |
|---|---|
| Eiere | Full kontroll |
| Besøkende | Lese |
| Medlemmer | Bidra |
Alle med tillatelsen Full kontroll kan opprette egendefinerte grupper.
Når du tilordner tilgangsnivåer til SharePoint-grupper på områdesamlingsnivå, arver som standard alle områder og områdeinnhold disse tilgangsnivåene. Denne standard virkemåten kalles tillatelsesarv. Du kan angi om du vil angi unike tillatelser når du oppretter et sekundært område, eller bryte tillatelsesarv på et nettsted, en liste eller et bibliotek eller et element. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er tillatelsesarv?
Siden en brukers tillatelsesnivå bestemmer hva han kan se og få tilgang til på et nettsted, må du vurdere gruppemedlemskapet nøye. En bruker med ansvar for å opprette og tilpasse områder må for eksempel minst være medlem av Designere-gruppen. På den annen side trenger en bruker som bare trenger å lese og laste ned innhold, og som kanskje bare trenger å være medlem av Besøkende-gruppen. Hvis du ønsker mer informasjon, kan du se Forstå tilgangsnivåer i SharePoint.
Planlegge å bruke område- og nettstedssamlingsfunksjoner
Som administrator for en nettstedssamling kan det hende du må BrukeSharePoint til å behandle funksjoner på nettstedssamlingen og nettstedsnivåer. Disse oppgavene kan omfatte å aktivere eller deaktivere funksjoner i henhold til styringsplanen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere eller deaktivere funksjoner for områdesamlinger. Se også Administrere papirkurven for en SharePoint-områdesamling.