Formelen for vellykkede nettsteder og fornøyde brukere er en godt planlagt og bærekraftig tilnærming til nettsteds- og brukeradministrasjon. Her er noen viktige oppgaver og begreper du kan bruke til å planlegge områder og administrere brukere for organisasjonen.
Om områdesamlinger
Uansett om du ikke har brukt SharePoint før, eller om du har brukt mange versjoner, gir den moderne SharePoint-opplevelsen større fleksibilitet, enklere navigering, og alle områder er mobilvennlige. Vi anbefaler at du oppretter områdesamlinger for hver arbeidsbelastning i organisasjonen. Den moderne SharePoint-opplevelsen gjør det enklere å navigere og vedlikeholde fordi hvert område er nå en områdesamling. Mer informasjon om den moderne opplevelsen i SharePoint og fordelene ved å bruke hubområder. Vi anbefaler at du oppretter områdesamlinger for hver arbeidsbelastning, og deretter knytter dem alle til et hubområde. Dette gir større fleksibilitet og tilpasser seg enkelt endrede behov i organisasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er et SharePoint-hubområde?
SharePoint-administratoren delegerer administrasjonen av nettstedssamlinger til forskjellige personer i organisasjonen. SharePoint-tillatelsesmodellen hjelper deg ved å la deg tilordne tillatelser til ulike roller som administrator for nettstedssamling, nettstedseier og andre roller. Se Behandle administratorer for nettstedssamlinger for å lære hvordan du legger til og fjerner administratorer for nettstedssamlinger.
Administratoren for områdesamlingen har tillatelsen Full kontroll til områdesamlingen. Dette betyr at du kan legge til eller slette nettsteder eller endre innstillingene for et hvilket som helst nettsted i en nettstedssamling. I tillegg kan du vise, legge til, slette eller endre alt innhold på disse områdene. Den sekundære administratoren for områdesamlingen kan angi administratoren for områdesamlingen. Som administrator for en områdesamling kan du legge til en annen administrator for områdesamlingen, eller endre administrator for områdesamlingen, på Innstillinger-siden. Hvis du vil ha mer informasjon om denne oppgaven, kan du se Behandle administratorer for områdesamlinger.
En tradisjonell nettstedssamling er en gruppe med SharePoint-nettsteder som har samme eier og deler administrasjonsinnstillinger, for eksempel tillatelser. De sekundære områdene arver navigasjon, tillatelser og nettstedsutforming fra nettstedssamlingen. Så når nettstedmedlemmer og prosjekter endres, må nettstedene også endres,
Velge områder for hver arbeidsbelastning
Det er viktig at du planlegger hvilken type SharePoint-områdesamling du trenger for arbeidsbelastningen din. Da vil du gjøre det enkelt for brukerne å navigere og finne det de trenger. Denne delen gir detaljer om noen av de moderne SharePoint-områdene som er tilgjengelige, og beskriver også navigeringen på disse områdene. En god artikkel om planlegging av navigasjon er Planlegging av navigasjon for den moderne SharePoint-opplevelsen.
Tenk på et SharePoint-hubområde som en ramme eller et grunnlag som hjelper deg med å organisere ulike gruppe- og kommunikasjonsområder. Når du oppretter nettstedssamlinger for hver arbeidsoppgave i organisasjonen, kobler et hubområde sammen disse nettstedssamlingene på logiske måter som gjør det enklere å finne og administrere dem. Deretter kan du flytte og behandle områdesamlinger mellom hubområder når arbeidsbelastningen endres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Planlegge SharePoint-hubområder.
Et SharePoint-gruppenettsted og eventuelle sider du oppretter under det, er bare tilgjengelige for brukere som du inviterer ved å gi dem tilgang til nettstedet. Du kan også koble gruppeområdet til en Microsoft 365-gruppe. Med et gruppenettsted kan din organisasjon, team eller gruppe komme i kontakt med hverandre og samarbeide på dokumenter og andre filer, publisere kunngjøringer, planlegge møter, vedlikeholde oppgaver, spore problemer eller gjøremål og lagre informasjon i lister. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er et SharePoint-gruppeområde?
Et kommunikasjonsområde i SharePoint lar deg dele informasjon, for eksempel nyheter, rapporter og status, med andre. Et kommunikasjonsområde har vanligvis noen få bidragsytere, men mange medlemmer.
Styring
Styring er settet med policyer, roller, ansvarsområder og prosesser som veileder, bestemmer og kontrollerer hvordan en organisasjons forretningsavdelinger og tekniske team samarbeider for å oppnå forretningsmål. Når det gjelder SharePoint-områdesamlingen, kan en styringsplan være en veiledning som hjelper deg med å planlegge rollene, ansvarsområdene og policyene som er nødvendige for å støtte områdesamlingen. Den kan inneholde, men er ikke begrenset til, følgende:
- Informasjonsarkitektur, inkludert nettsider, dokumenter, lister og data
- Vedlikeholdsaktiviteter, inkludert administrasjon av brukerkontoer
- Policyer for varemerking og tilpassing
- Opplæring
Det er viktig å klargjøre en styringsplan for organisasjonen. Ved å delta i utviklingen av et styringsplan, kan du bidra til å identifisere eierskap for forretningsgrupper og tekniske grupper, og definere hvem som er ansvarlig for hvilke områder på systemet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utvikler en styringsplan, kan du se Oversikt: anbefalte fremgangsmåter for administrering av hvordan folk bruker gruppeområdet.
Administrere brukere
Obs!
Det kan være du må samarbeide med SharePoint-administrator for å administrere brukere. SharePoint-administrator administrerer for eksempel brukerprofiler.
Brukerkontoer i Microsoft 365
Den globale administratoren legger til nye brukere i Microsoft 365 ved hjelp av Administrasjonssenter for Microsoft 365, som er portalen for å administrere brukere og konfigurere tjenester. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Brukere og roller. Når en ny bruker legges til, må globale administratoren gjøre følgende:
- Angir om denne brukeren også skal ha tilgang til administrasjonssenteret
- Angi den geografiske plasseringen til brukeren
- Velge typen brukerlisens
- Opprette et brukernavn og passord for brukeren
Gruppeområdebrukere
Du kan legge til brukere på gruppenettstedet og justere tillatelsene for brukerne. Tilgangsnivåer og gruppemedlemskap i SharePoint finner du under Innstillinger. Imidlertid oppretter Microsoft 365 nå en sikkerhetsgruppe kalt Alle unntatt eksterne brukere som inneholder alle i Microsoft 365-katalogen (bortsett fra personer som er eksterne for organisasjonen og som er invitert via funksjonen for ekstern deling). Denne sikkerhetsgruppen får automatisk tilgang som medlem i SharePoint. Det betyr at brukerne du legger til i Microsoft 365-katalogen, kan redigere områder, lister og biblioteker som standard.
Tilgangsnivåer og gruppemedlemskap
Tillatelsesnivåer er samlinger med SharePoint-rettigheter som lar brukere å utføre et sett med relaterte oppgaver. Tillatelsesnivået Lese inkluderer for eksempel tillatelsene Vise elementer, Åpne elementer, Vise sider og Vise versjoner (blant andre), og alle disse er nødvendige for å vise sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-område. Tillatelser kan inkluderes i flere tillatelsesnivåer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Planlegge tillatelsesstrategien.
Vi anbefaler ikke at du tilordner tilgangsnivåer direkte til enkeltbrukere, fordi dette kan gjøre det svært vanskelig å spore og administrere hvem som har tilgang til områder. Noen ganger er det nødvendig, men bør holdes på et minimum for å unngå kompleksitet. I stedet kan du tilordne tillatelser til grupper og deretter tilordne enkeltbrukere til de aktuelle gruppene. En gruppe er et sett med brukere som defineres på områdesamlingsnivå for enkel administrasjon av tillatelser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Standard SharePoint-grupper og Tilpasse områdetillatelser. Hver gruppe tilordnes et standard tilgangsnivå. Noen standard kjernegrupper for SharePoint inkluderer for eksempel følgende tillatelsesnivåer:
| Gruppe | Tillatelsesnivå |
|---|---|
| Eiere | Full kontroll |
| Besøkende | Lese |
| Medlemmer | Bidra |
Alle med tillatelsen Full kontroll kan opprette egendefinerte grupper.
Når du tilordner tillatelsesnivåer til SharePoint-grupper på områdesamlingsnivå, arver alle områder og alt områdeinnhold som standard disse tillatelsesnivåene. Denne standard virkemåten kalles tillatelsesarv. Du kan angi om du vil angi unike tillatelser når du oppretter et sekundært nettsted, eller bryte tillatelsesarven for et nettsted, en liste, et bibliotek eller et element. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er tillatelsesarv?
Siden en brukers tilgangsnivå bestemmer hva vedkommende kan se og har tilgang til på et område, bør du nøye vurdere gruppemedlemskap for brukeren. En bruker med ansvar for å opprette og tilpasse områder må for eksempel minst være medlem av Designere-gruppen. På den annen side er det en bruker som bare trenger å lese og laste ned innhold, og kanskje bare trenger å være medlem av Besøkende-gruppen. Hvis du ønsker mer informasjon, kan du se Forstå tilgangsnivåer i SharePoint.
Planlegge bruk av område- og områdefunksjoner
Som administrator for en områdesamling trenger du kanskje SharePoint behandle funksjoner på områdesamlings- og områdenivå. Disse oppgavene kan omfatte å aktivere eller deaktivere funksjoner i henhold til styringsplanen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere eller deaktivere funksjoner for områdesamlinger. Se også Administrere papirkurven for en SharePoint-områdesamling.