Viktig!: Hvis du leter etter hjelp med FindTime, må du være oppmerksom på at som kunngjort i juli 2022, har planlegging av avspørring erstattet FindTime Outlook-tillegget. Mer informasjon
I stedet for å håndtere uendelige e-postmeldinger, chatter og kalenderkonflikter, kan du bruke en planleggingsundersøkelse for å spare tid og redusere frem og tilbake når du prøver å finne et tidspunkt som passer for alle.
Hvis du vil lære mer om outlook-planlegging av avstemninger, velger du versjonen av Outlook du bruker:
Planlegge avspørring for Outlook for Windows (nyeste versjon) og Outlook på nettet
Viktig!: Denne versjonen av planleggingsundersøkelsen utgis for øyeblikket. Du kan ikke se denne funksjonen som beskrevet før den er tilgjengelig i ditt område.
Her er et par ting du bør vite om planlegging av avstemninger før du begynner:
-
Folk utenfor organisasjonen kan stemme ved hjelp av en sikker kobling til nettstedet som opprettes når du konfigurerer en undersøkelse om planlegging.
-
Planlegging av undersøkelser støttes ikke med delte e-postkontoer eller gruppekalendere.
-
Kalenderrepresentanter kan for øyeblikket ikke opprette nye planleggingsavspørringer eller stemme på vegne av hovedkalendereieren.
-
Når en ny planleggingsundersøkelse opprettes, plasseres midlertidige sperringer på alles kalendere for å reservere tid. Sperringer fjernes når arrangøren velger det siste tidspunktet for arrangementet.
Opprette en planleggingsundersøkelse
Slik oppretter du en planleggingsundersøkelse:
-
Velg Ny hendelse , eller høyreklikk et tidspunkt i kalenderen, og velg Ny hendelse.
-
Legg til deltakere.
-
Velg dato- og klokkeslettområdet, og velg deretter den første dagen du vil vurdere for hendelsen. Datoen du velger her, vil påvirke anbefalingene for avspørringstidsalternativet du får (anbefalingene kommer etter denne datoen).
-
Velg
-
Se gjennom de foreslåtte tidsalternativene (disse tidspunktene er basert på den beste deltakertilgjengeligheten). Hvis du vil slette et foreslått tidsalternativ, holder du pekeren over tidsalternativet og velger
Obs!: For øyeblikket kan du inkludere opptil 15-tidsalternativer i en avstemning, men 3-5-alternativer anbefales, slik at deltakerne ikke blir overveldet når de stemmer.
-
Valgfritt: Velg sluttdato og -klokkeslett for avspørring.
-
Legg til resten av møteinformasjonen hvis du ikke allerede har (tittel, rom, saksliste, vedlegg) og velg Send. Planleggingsundersøkelsen sendes til deltakerne, og det opprettes en sikker undersøkelsesside.
Obs!: Tidsalternativer kan ikke redigeres når du har lagt dem til i en undersøkelse. I stedet sletter du bare tidsalternativene du ikke vil bruke, og legger til nye tidsalternativer ved å velge
Sperringer er reservert for alles kalender for hvert alternativ for planlegging av avspørringstid
For å sikre at andre møter ikke er planlagt over møtets tidsalternativer, opprettes sperringer på alles tidsplaner så snart en avstemning er sendt.
Alle tidsalternativer vises som Opptatt for arrangører.
For deltakere vises all tidsalternativet som foreløpig til de stemmer.
-
Hvis en deltaker stemmer Ja på et tidsalternativ, vises sperringen i kalenderen som Opptatt.
-
Hvis en deltaker stemmer Nei på et tidsalternativ, vises sperringen på kalenderen som Ledig.
-
Hvis en deltaker ikke stemmer på et tidsalternativ, vises sperringen i kalenderen som foreløpig.
Bruke filtre til enkelt å se alternativer for planlegging av avspørringstid i kalenderen
Hvis du raskt vil finne alternativet for avspørringstid i kalenderen, velger du
Alternativt kan du holde pekeren over alle tidsalternativer i kalenderen, og alle sperringer for denne avstemningen vil bli uthevet midlertidig.
Slik stemmer du i en planleggingsundersøkelse
Når deltakerne mottar e-posten om planlegging av avspørring i innboksen, kan de stemme på sine foretrukne tidspunkter. Det finnes flere måter å stemme på.
Obs!: De ulike måtene å stemme på kan variere avhengig av hvilken versjon av Outlook du bruker.
Stemme fra e-postinvitasjonen om planlegging av avspørring
-
Åpne e-posten for planlegging av avspørring i innboksen.
-
Se gjennom tidsalternativene.
-
Stem ja for tider du liker, og Nei for tider som du ikke liker eller ikke jobber for tidsplanen din.
Tips!: Personikonet ved siden av et tidsalternativ viser din egen tilgjengelighet for denne datoen og klokkeslettet.
Stem fra kalenderen
Når en planleggingsundersøkelse er sendt av arrangøren, plasseres foreløpige sperringer på deltakernes kalendere og merkes hold i tittelen. Hvis du vil stemme, klikker du møtet i kalenderrutenettet, velger Ja eller Nei for hvert tidsalternativ, og deretter velger du Send inn stemme.
En annen måte å stemme på er å høyreklikke på en hvilken som helst sperring i kalenderen.
Stem fra arrangementet
Deltakere kan stemme på planlegging av avspørringstider direkte fra arrangementet. Dobbeltklikk hendelsen i kalenderen for å åpne den og stemme.
Stemme fra nettsiden for svar på sikker planlegging av avstemninger
Når en planleggingsundersøkelse opprettes, opprettes det også en tilsvarende sikker nettside, og en kobling til siden inkluderes i e-posten for planlegging av avspørring. Alle kan bruke nettsiden til å stemme, og det er den eneste måten personer utenfor organisasjonen kan stemme på når de foretrekker det.
Gjøre endringer i en planleggingsundersøkelse
Arrangøren kan gjøre endringer i en planleggingsundersøkelse fra kalenderen.
-
Dobbeltklikk et hvilket som helst avspørringstidspunkt i kalenderen.
-
Gjør endringene ved å legge til eller fjerne tidsalternativer eller deltakere, eller ved å oppdatere tittelen, sakslisten eller hendelsesvedleggene, og velg deretter Send.
Se gjennom svarresultatene, og velg et siste tidspunkt
Når alle deltakerne har stemt, kan arrangøren velge de siste arrangementtidspunktene.
-
Åpne hendelsen.
-
Velg klokkeslettet med flest Ja-stemmer .
-
Velg Avslutt undersøkelse med valgt alternativ.
Alle sperringer fjernes fra alles kalender, og arrangementet oppdateres med siste gang.
Vanlige spørsmål
Kan jeg opprette en planleggingsundersøkelse med mer enn 15 tidsalternativer? Nei. Gjeldende grense er 15.
Kan deltakere utenfor organisasjonen stemme? Ja. De bruker koblingen til det sikre nettstedet i e-posten for planlegging av avspørring.
Kan jeg endre min stemme? Ja, inntil arrangøren velger en siste gang og avslutter planleggingsavstemningen eller til avstemningen utløper.
Kan jeg foreslå et nytt tidspunkt? Nei, ikke på dette tidspunktet.
Oppdateres kalenderen automatisk? Ja. Sperringer legges til når du mottar en planleggingsundersøkelse og fjernes når en siste gang velges av arrangøren.
Kan jeg videresende en planleggingsundersøkelse til andre? Nei, deltakere kan ikke videresende planlegging av avspørringer. Bare arrangøren kan legge til eller fjerne deltakere.
Planlegging av avstemning for klassisk Outlook for Windows og Outlook for Mac
Funksjonen for planlegging av avspørring brukes til å planlegge møter via avspørring. Arrangøren kan sende flere tidsalternativer gjennom planleggingsundersøkelsesfunksjonenog minimere frem og tilbake-e-postmeldinger om planlegging.
Funksjonen for planlegging av avspørring er for øyeblikket tilgjengelig for brukere av Microsoft 365 Apps for business- eller virksomhetsplaner som inkluderer Exchange Online. Det støttes for øyeblikket for GCC-leiere, unntatt GCC High.
En møtearrangør må ha en postboks i Microsoft 365 Exchange Online for å kunne bruke funksjonen for planlegging av avspørring, mens alle med en gyldig e-postadresse kan være en deltaker i et møte som benytter funksjonen for planlegging av avspørring for avspørring. Denne funksjonen er ikke tilgjengelig for arrangører med postbokser på en lokal Exchange-server. Det støttes heller ikke for delte postbokser.
Her er listen over artikler om planlegging av avstemninger:
Avstemning i Access-planlegging
Opprette en undersøkelse ved hjelp av planleggingsundersøkelse
Planlegging av avstemningsstemme
Instrumentbord for planlegging av undersøkelsesarrangør
Personvern og beskyttelse av personlige data
Obs!:
-
For Microsoft 365-leieradministratorer:
-
Hvis du har konfigurert EWSApplicationAccessPolicy til å fremtvinge EWSAllowlist i organisasjonen, må du legge til følgende oppføringer i tillatelseslisten (vær oppmerksom på at disse oppføringene skiller mellom store og små bokstaver):
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
