Bruk dialogboksen For e-postalternativer til å vise og endre alternativene som styrer hvordan Access behandler svar på en e-postmelding for datainnsamling. Innstillingene gjelder for alle fremtidige svar på e-postmeldingen som er valgt eller genereres.
Vær oppmerksom på at endringene du gjør i disse innstillingene, ikke påvirker svarene som allerede finnes i Outlook-postboksen.
Slik viser du dialogboksen
-
Åpne databasen som inneholder meldingen du vil endre alternativene for.
-
Klikk Behandle svar i Gruppen Samle inn data på fanen Eksterne data.
-
Velg meldingen du vil endre innstillingene for, i dialogboksen Behandle meldinger for datainnsamling, og klikk deretter Meldingsalternativer.
Importinnstillinger
Behandle svar automatisk og legge til data i databasen
Med dette alternativet kan Access behandle svar så snart de kommer til Microsoft Office Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010 innboksen. Access 2007/2010 og Outlook 2007/2010 fungerer sammen for å eksportere skjemainnholdet i hvert av svarene til måltabellene i Access. Hvis det ikke er merket av for dette alternativet, må du behandle svarene manuelt.
Mer informasjon om automatisk og manuell behandling av svar
Svar eksporteres automatisk fra Outlook til Access hvis følgende betingelser er oppfylt når svarene kommer til Outlook-postboksen:
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010 Outlook 2007 eller Outlook 2010 må være installert på datamaskinen. Hvis programmet ikke kjører når det kommer et svar, begynner behandlingen neste gang du starter Outlook.
-
Access 2007 eller Access 2010 Access 2007 eller Access 2010 må være installert på datamaskinen.
-
Database Databasen må ikke være passordbeskyttet, og den må ikke være åpen i alenemodus. Navnet eller plasseringen til databasen kan ikke ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Tabeller og spørringer Navnene på tabellene eller spørringene du har angitt, og egenskapene for de underliggende feltene må ikke ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen. Hvis du for eksempel endrer datatypen for et felt fra Tall til Autonummer etter at du har sendt meldingen, mislykkes eksporten.
-
Tillatelser Du må ha de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet i de underliggende tabellene og spørringen.
Hvis én eller flere betingelser ikke er oppfylt, vil automatisk behandling mislykkes. Løs problemene, og eksporter deretter svarene som mislyktes manuelt. Alle svar som kommer til postboksen etter at du har løst problemene, behandles fortsatt automatisk.
Manuell behandling Hvis du vil kontrollere hvilke svar som behandles, og når de behandles, velger du manuell behandling. I dette tilfellet vil svarene nå Innboksen i Outlook, men de vil ikke bli eksportert til databasen før du manuelt velger og høyreklikker hvert svar i Outlook, og deretter klikker du Eksporter data til Microsoft Office Access for hver av dem.
Det kan også hende du må behandle eventuelle svar som ikke behandles automatisk, manuelt. Når du har løst problemet som forårsaket feilen, må du eksportere hvert av svarene manuelt.
Før du starter en eksportoperasjon, må du huske følgende:
-
Access 2007 eller Access 2010 Access 2007 eller Access 2010 må være installert på datamaskinen.
-
Database Hvis databasen er passordbeskyttet, blir du bedt om å angi passordet når du starter eksportoperasjonen. Databasen bør heller ikke være åpen i alenemodus, og verken navnet eller plasseringen til databasen kan ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Tabeller og spørringer Verken navnene på tabellene og spørringene du har angitt eller egenskapene for de underliggende feltene, kan ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Tillatelser Du må ha de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet i de underliggende tabellene og spørringen.
Forkast svar fra dem du ikke sendte meldingen til
Dette alternativet tillater at bare svar som sendes av de opprinnelige mottakerne av meldingen, behandles automatisk. Svar fra andre mottakere lagres i målmappen i Outlook, men de behandles ikke automatisk. Hvis du vil, kan du behandle disse svarene manuelt.
Godta flere svar fra hver mottaker
Med dette alternativet kan mottakerne sende flere svar til samme e-postmelding. Hvis du velger dette alternativet, kan hver mottaker svare på meldingen flere ganger, og hvert svar behandles automatisk. Hvis du ikke velger dette alternativet, kan hver mottaker fortsatt sende flere svar, men bare det første svaret fra hver mottaker behandles automatisk. Eventuelle etterfølgende svar fra denne mottakeren lagres i målmappen i Outlook, og deretter kan du enten behandle dem manuelt eller slette dem.
Obs!: Denne innstillingen styrer bare antall svar, og ikke antall poster i ett enkelt svar som behandles. Hvis du med andre ord sender et InfoPath 2007- eller InfoPath 2010-skjema, kan en mottaker sende deg flere poster i ett enkelt svar. Alle postene i svaret behandles automatisk i Access, fordi alle postene finnes i et skjema i én enkelt melding.
Tillat flere rader per svar
Når du bruker et InfoPath-skjema til å sende data, kan en mottaker legge til flere poster ved å klikke Sett inn en rad nederst i e-postmeldingen. Hvis du bare vil behandle én post per svar, fjerner du merket for dette alternativet.
Bare tillat oppdateringer av eksisterende data
Når du bruker et InfoPath-skjema til å oppdatere data, kan en mottaker sende deg nye poster, i tillegg til oppdateringer av eksisterende poster. Hvis du vil hindre at mottakeren legger til nye poster ved hjelp av InfoPath-skjemaet, merker du av for dette alternativet.
Innstillinger for automatisk behandling
Antall svar som skal behandles
Skriv inn totalt antall svar (fra alle mottakere) som du vil skal behandles automatisk. Hvis du vil at alle svar skal behandles automatisk, skriver du inn en stor verdi i tekstboksen. Svar som mottas etter at den angitte verdien er nådd, lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk.
Dato og klokkeslett for å stoppe
Angi en dato og et klokkeslett når automatisk behandling av svar skal stoppe for denne e-postmeldingen. Svar mottatt etter denne datoen og klokkeslettet lagres i målmappen i Outlook, men behandles ikke automatisk.
