Det kan være overveldende å administrere en travel kalender, spesielt når innkommende nye hendelser er i konflikt med eksisterende. For å hjelpe deg med å holde deg organisert, kan Copilot planlegge personlige avtaler og 1:1s (møter med deg og en annen person) når konflikter oppstår, noe som reduserer den manuelle innsatsen du trenger for å holde tidsplanen i gang.
Du har kontrollen
Du bestemmer hvilke datoer og klokkeslett som er akseptable hvis Copilot må planlegges på nytt for deg, og du kan når som helst sjekke hva Copilot har planlagt på nytt i varslingsruten i Outlook. E-postvarsler kommer også snart for å holde deg oppdatert. Som alltid kan du endre dato og klokkeslett for hendelsene fra kalenderen når du vil.
Slå på alternativet Automatisk planlegg med Copilot
Du kan la Copilot automatisk planlegge hendelser eller serier på nytt når du bruker nye Outlook for Windows, Outlook på nettet eller Microsoft 365-Calendar i Microsoft Teams.
-
Opprett en ny hendelse eller serie, eller åpne en eksisterende hendelse eller serie.
-
Aktiver Hvis konflikter oppstår, la Copilot planlegge denne hendelsen på nytt.
-
Velg akseptable dager og klokkeslett for å finne de beste alternativene hvis Copilot må planlegge på nytt for deg (dette trinnet er valgfritt, men du får bedre resultater hvis du velger dager og klokkeslett).
Et par ting du bør vite om automatisk ny planlegging og serie
Hvis du oppretter en ny serie og automatisk ny planlegging med Copilot er deaktivert, kan du ikke aktivere den for én enkelt forekomst av serien senere.
Hvis du oppretter en ny serie og aktiverer automatisk ny planlegging med Copilot, kan alternativet deaktiveres for én enkelt forekomst senere, men du kan ikke endre akseptable dager og klokkeslett for én enkelt forekomst.
Copilot vil bare planlegge på nytt hvis konflikter kommer opp senere
Copilot vil automatisk planlegge arrangementet på nytt basert på akseptable dager og klokkeslett bare hvis:
-
Du godtar en ny hendelse som forekommer samtidig.
-
Planlegg eller planlegg en ny hendelse på nytt samtidig.
Ellers vil arrangementet forbli på den opprinnelige dagen(e) og tiden(e).
Obs!: Bare hendelser med statusen Opptatt eller Fraværende vurderes ved evaluering av konflikter. Dette betyr at hvis det er en konflikt i kalenderen med en hendelse som har automatisk ny planlegging med Copilot aktivert, men statusen for det motstridende møtet er satt til Foreløpig, vil ikke Copilot planlegge på nytt.
Hvis du vil se hva Copilot har planlagt på nytt, kan du se varslingsruten i Outlook
Varsler om endringer i hendelser vises i varslingsruten i Outlook, og inkluderer:
-
Hendelsen er planlagt på nytt.
-
Hendelsen kan ikke planlegges på nytt i dine preferanser.
-
Hendelsen er endret og kan ikke lenger planlegges på nytt automatisk (for eksempel hvis flere personer legges til i en hendelse senere).
I fremtiden vil Copilot også sende e-postmeldinger for viktige varsler.
Du kan administrere varslingsinnstillingene fra Outlook-innstillingene.
Scenarioer som påvirker automatisk ny planlegging
Tips!: I alle disse scenarioene vet du hva som skjer med informasjon i outlook-varslingsruten.
Hvis noe av dette skjer, kan ikke Copilot planlegge på nytt for deg. Hvis automatisk ny planlegging allerede er aktivert, vil Copilot varsle deg om at det ikke lenger administrerer møtet for deg.
-
Mer enn én deltaker legges til, eller møtet videresendes til flere deltakere. Konferanserom teller ikke som deltakere.
-
En hendelse er lengre enn 5 timer, inkludert heldagshendelser.
-
En serie er planlagt med regelmessighet sjeldnere enn månedlig (for eksempel hver 2. måned).
-
En serie er planlagt på en bestemt dato i måneden (for eksempel den tredje i hver måned).
-
En hendelse eller serie er planlagt på en sekundær eller delt kalender.
-
En hendelse eller serie er satt til å vises som fraværende
-
Deltakeren avslår 1:1-møtet. Copilot vet ikke om deltakerens nedgang indikerer at møtet skal avlyses eller planlegges på nytt. I fremtiden vil Copilot automatisk godta nye tidsforslag fra deltakere.
-
Hendelsen eller serien passer ikke fordi:
-
Ingen ganger er tilgjengelige (Copilot prøvde 5 ganger å finne en tid og kunne ikke).
-
Planleggingsgrensen er nådd på nytt (hendelsen har automatisk blitt planlagt på nytt 5 ganger allerede, noe som indikerer at det sannsynligvis ikke er en prioritet, og at det kanskje ikke er riktig løsning å fortsette å planlegge på nytt).
-
Vanlige spørsmål
Hva ser deltakerne når Copilot automatisk planlegges på nytt?
Deltakerne vil for øyeblikket ikke være klar over at Copilot ombestemte møtet. De mottar en vanlig melding om møteoppdatering som om du hadde endret møtetidspunktet. Vi tenker aktivt på hvordan vi kan forbedre dette, så send inn forslag via Hjelp > tilbakemelding.
Hvordan velger Copilot når man skal planlegge på nytt til, hvis det er flere ledige tider?
Copilot velger det tilgjengelige tidspunktet som er nærmest det opprinnelige tidspunktet for møtet innen dagen(e) og klokkeslettet som du angir som akseptable alternativer.
Hvis jeg aktiverer dette for et møte, men ikke endrer noe annet, vil deltakeren motta en oppdatering?
Hvis du aktiverer automatisk ny planlegging med Copilot for et eksisterende møte og ikke gjør andre endringer, vil ikke deltakeren motta en melding om møteoppdatering. Vi oppdaterer opplevelsen slik at hendelsesskjemaets knapp er merket «Lagre» i dette scenarioet, i stedet for gjeldende «Send»-etikett.
