Det kan være overveldende å administrere en travel kalender, spesielt når nye hendelser er i konflikt med eksisterende. Copilot hjelper deg med å holde deg organisert ved automatisk å planlegge personlige avtaler og 1:1-møter når konflikter oppstår. Denne funksjonen er utformet for å redusere den manuelle innsatsen for kalenderadministrasjon og holde tidsplanen i gang.
Her finner du alternativer for automatisk ny planlegging
Du kan finne ny planlegging med Copilot når du oppretter et arrangement i den nye Outlook for Windows, Outlook på nettet eller Microsoft 365-kalenderen i Microsoft Teams.
-
Opprett en ny hendelse, eller åpne en eksisterende hendelse. Både regelmessige serier og engangshendelser støttes.
-
Slå på Automatisk planlegg med Copilot for å la Copilot administrere hendelsen.
-
Valgfri:Hvis du vil legge til flere innstillinger for å hjelpe Copilot med å finne bedre alternativer når du planlegger på nytt, velger du innstillingene for ny planlegging.
Obs!: Bare møtearrangøren kan aktivere dette alternativet. Møtedeltakerne vil ikke se alternativet for å be Copilot om automatisk å planlegge på nytt.
Forstå hva som utløser ny planlegging
Copilot vil automatisk planlegge den administrerte hendelsen på nytt hvis:
-
Du godtar et nytt møte som skjer samtidig.
-
Planlegg eller planlegg en ny hendelse på nytt samtidig.
Obs!: Bare hendelser med statusen Opptatt eller Fraværende vurderes ved evaluering av konflikter.
Slik blir du varslet
Varsler om endringer i hendelser vises i aktivitetsfeeden for Outlook, og inkluderer:
-
Hendelsen er planlagt på nytt.
-
Hendelsen kan ikke planlegges på nytt i dine preferanser.
-
Hendelsen er endret og kan ikke lenger planlegges på nytt automatisk (for eksempel hvis en annen deltaker legges til i møtet).
I fremtiden vil Copilot også sende e-postmeldinger for viktige varsler.
Andre faktorer
Deltaker avslår et 1:1-administrert møte
Copilot vil ikke planlegge det administrerte arrangementet på nytt hvis det er et 1:1-møte, og deltakeren har avslått det administrerte møtet. Copilot vet ikke om deltakerens nedgang indikerer at møtet skal avlyses eller planlegges på nytt. I fremtiden vil Copilot automatisk godta nye tidsforslag fra deltakere.
Usendige møteendringer fra klassisk Outlook for Windows
I klassisk Outlook for Windows kan arrangører gjøre endringer i et møte, men velge ikke å sende disse oppdateringene til deltakerne. Hvis du ofte bruker denne funksjonaliteten, anbefales det at du ikke bruker Copilots funksjon for automatisk ny planlegging. Hvis du gjør endringer i administrert møte, men ikke sender, sendes disse endringene til deltakerne hvis Copilot oppdager en konflikt og oppdaterer møtet.
Rom som er lagt til i møtet:
Konferanserom teller ikke som deltakere på møtet. Hvis du oppretter et møte med én bruker og legger til to konferanserom, anser Copilot fortsatt dette som et 1:1-møte. Romnedgang påvirker heller ikke automatisk omplanlegging - det anbefales å aktivere automatisk rombestilling for at Copilot automatisk skal finne et annet rom hvis det nåværende rommet avslår.
Scenarioer som påvirker automatisk ny planlegging
Endringer i hendelser som hindrer Copilot i å automatisk omorganisere
Hvis noe av følgende skjer, vil Copilot hindre deg i å aktivere automatisk ny planlegging. Hvis hendelsen allerede er administrert, slutter Copilot å administrere møtet og vil formidle denne endringen i aktivitetsfeeden for Outlook.
-
Legger til mer enn én deltaker.
-
Planlegge en hendelse med en varighet som er lengre enn 5 timer.
-
Planlegge en heldagshendelse.
-
Planlegge en hendelse med en regelmessighet som er lengre enn månedlig, for eksempel kvartalsvis eller årlig.
-
Planlegge et regelmessig møte på en bestemt dato i måneden.
-
Planlegge en hendelse i en sekundær kalender.
-
Deltakeren avslår ditt 1:1-administrerte møte.
Andre årsaker til at Copilot stopper automatisk ny planlegging
Copilot vil slutte å lede et møte hvis det oppfyller visse kriterier som indikerer at det ikke passer godt for automatisk administrasjon.
-
Ingen tilgjengelige tidspunkter. Det er en konflikt, men selv etter 5 forsøk på å oppstå over et par dager, kan Copilot ikke finne et alternativt tidspunkt for hendelsen.
-
Planleggingsgrensen er nådd. Hendelsen har blitt planlagt på nytt 5 ganger. Dette indikerer at hendelsen kanskje ikke er en prioritet, og at fortsatt planlagt på nytt kanskje ikke er det beste resultatet for denne hendelsen.
Redigering av en forekomst i en regelmessig serie begrenser alternativene for ny planlegging
Når automatisk ny planlegging er deaktivert for serien, kan den ikke aktiveres for én enkelt forekomst.
Når automatisk ny planlegging er aktivert for serien, kan den deaktiveres for én enkelt forekomst, men du kan ikke endre innstillingene for ny planlegging.
Delte kalendere og automatisk ny planlegging
Når automatisk ny planlegging er aktivert for Målrettet utgivelse-ringen, kan ikke representanter opprette administrerte hendelser i en delt kalender eller endre innstillinger for en eksisterende administrert hendelse. Representanter mottar heller ikke varsler om administrert hendelse. Det forventes at representanter og delte kalendere støttes når copilot automatisk ny planlegging når generell tilgjengelighet.
