Bruk access-databasen for prosjektstyring til å behandle prosjekter og tilknyttede aktiviteter og ansatte. Du kan også søke etter og filtrere prosjektdetaljer, skrive inn vanlige oppgaver og sende eller motta data via e-postmeldinger.
Obs!: Malen for prosjektstyringsdatabase har blitt oppdatert de siste årene. Disse instruksjonene refererer til den nyeste versjonen av malen som er tilgjengelig for nedlasting. Hvis fremgangsmåten nedenfor ikke samsvarer med det du ser, bruker du sannsynligvis en eldre versjon av malen.
Bruke databasen
I denne artikkelen tar vi for oss de grunnleggende trinnene for bruk av malen for skrivebordsversjonen av Prosjekter.
Klargjøre databasen for bruk
Bruk følgende fremgangsmåte for å sikre at alt databaseinnholdet er aktivert:
-
Klikk Aktiver dette innholdet i meldingsfeltet for å sikre at alt databaseinnholdet er aktivert.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer databaseinnhold, kan du se artikkelen Bestemme om du vil klarere en database.
Legg til ansatte
Hvis du vil begynne å bruke prosjektdatabasemalen, er det første trinnet å legge til ansatte, slik at du har noen å tilordne prosjekter og aktiviteter til. Bruk denne fremgangsmåten til å legge til ansatte manuelt, eller se neste del for å legge til ansatte fra Outlook-kontaktene.
-
Klikk Ansattliste i prosjektlisteskjemaet.
-
Fyll ut detaljene for hver ansatt i ansattlisteskjemaet .
-
Hvis du vil skrive inn mer detaljert informasjon om en ansatt, dobbeltklikker du navnet på den ansatte i skjemaet Ansattliste , og skriver inn informasjonen i skjemaet Ansattdetaljer .
-
Klikk Lukk for å gå tilbake til prosjektlisteskjemaet .
Legge til kontakter fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook, kan du legge til ansatte fra dette programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.
-
Klikk Ansattliste i prosjektlisteskjemaet.
-
Klikk Legg til fra Outlook i ansattlisteskjemaet.
-
Velg navnene du vil legge til i databasen, i dialogboksen Velg navn som skal legges til i databasen.
-
Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
Legg til et nytt prosjekt
-
Klikk Nytt prosjekt i prosjektlisteskjemaet.
-
Fyll ut detaljene for prosjektet i Prosjektdetaljer-skjemaet , og klikk deretter Lukk.
Redigere et eksisterende prosjekt
-
Dobbeltklikk prosjektet du vil redigere, i prosjektlisteskjemaet .
-
Legg til eller rediger detaljene for prosjektet i Prosjektdetaljer-skjemaet .
Legge til en oppgave
-
Klikk Legg til aktivitet i Prosjektdetaljer-skjemaet.
-
Fyll ut detaljene for aktiviteten i Oppgavedetaljer-skjemaet , og klikk deretter Lukk.
Access viser det nye prosjektet i Prosjektoppgaver-listen i Prosjektdetaljer-skjemaet .
Redigere en oppgave
-
Klikk fanen Prosjektoppgaver i Prosjektdetaljer-skjemaet.
-
Dobbeltklikk aktiviteten du vil redigere.
-
Rediger detaljene for oppgaven i Oppgavedetaljer-skjemaet , og klikk deretter Lukk.
Legge til en vanlig oppgave
Vanlige aktiviteter er aktiviteter som brukes ofte i mange forskjellige prosjekter, for eksempel budsjettering eller opplæring. Når du har angitt en felles aktivitet, kan den legges til i et prosjekt i Prosjekt-databasen uten å måtte skrive inn aktivitetsdetaljene på nytt.
-
Klikk Vanlige aktiviteter i Prosjektdetaljer-skjemaet.
-
Merk av for hver felles aktivitet du vil legge til i prosjektet. Legg til nye vanlige oppgaver på slutten av listen.
-
Klikk Lukk for å gå tilbake til Prosjektdetaljer-skjemaet .
-
Filtrere prosjektlisten
I prosjektlisteskjemaet kan du filtrere listen over prosjekter og lagre favorittfiltrene for fremtidig bruk.
-
Bruk filtre ved å høyreklikke skjemaet og velge filtrene du vil bruke.
-
Klikk Lagre filter.
-
Skriv inn et filternavn og en beskrivelse i Filterdetaljer-skjemaet , og klikk deretter Lukk.
-
Bruk boksen Filtrer favoritter til å bruke et lagret filter, eller klikk (Fjern filter) for å fjerne filteret.
Vis prosjekt- eller ansattdetaljer
Med skjemaet Prosjektdetaljer og Ansattdetaljer kan du vise og skrive inn mer informasjon om et prosjekt eller en ansatt. Slik viser du Prosjektdetaljer-skjemaet eller Ansattdetaljer-skjemaet :
-
Dobbeltklikk elementet du vil se, i prosjektlisteskjemaet eller skjemaet for ansattliste .
Legg til vedlegg
Du kan legge til bilder og andre vedlegg i skjemaet Prosjektdetaljer , Oppgavedetaljer og Skjemaet For ansattdetaljer .
-
Dobbeltklikk vedleggsfeltet i detaljskjemaet (dobbeltklikk bildeikonet i skjemaet Ansattdetaljer).
-
Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
-
Bla til mappen som inneholder filen, i dialogboksen Velg fil.
-
Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.
-
Klikk OK i dialogboksen Vedlegg.
Obs!: Du kan legge ved flere filer for hvert element, inkludert ulike filtyper, for eksempel dokumenter eller regneark.
Vis rapporter
Prosjekter-databasen inneholder flere rapporter, inkludert Åpne prosjekter, Aktivitetsdetaljer, Adressebok for ansatte med mer. Slik viser du en rapport:
-
Velg rapporten du vil vise fra rapportlisten, i prosjektlisteskjemaet.
Slik skriver du ut en rapport:
-
Klikk på Fil > Skriv ut.
Du kan opprette dine egne egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.
