Du tilordnet bare noen få personer til en aktivitet, og aktivitetsvarigheten ble lengre, ikke kortere som forventet. Eller kanskje det motsatte skjedde. Uansett, du er stumpet. Noen oppgaver, for eksempel herding av sement, tar en fast tidsperiode uansett hvordan arbeidere blir tildelt til å helle sementen. Andre, som å bygge veier eller programvare, vokser eller krymper i varigheten, avhengig av hvilke personer og ressurser som brukes på dem.
-
Hvis du vil endre aktivitetstypene slik at de gjenspeiler disse realitetene bedre, dobbeltklikker du aktiviteten, klikker Avansert og endrer aktivitetstypen.
Tips!: Hvis du vil gjøre ting raskere, legger du til kolonnen Aktivitetstype i en arkvisning. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og klikk deretter Sett inn kolonne.
Se nærmere på aktivitetstyper
Slik endrer aktivitetstyper tidsplanen
Project bruker en planleggingsformel som relaterer de tre verdiene for arbeid, varighet og tildelingsenheter:
Arbeid = Varighet x enheter
Hvis du angir en aktivitetstype, kan du «løse» (eller gjøre én av disse verdiene uendret). Hvis du løser én av verdiene, prioriteres verdien ved å be Project om ikke å endre den når de to andre verdiene endres. Dette gjelder både automatisk og manuelt planlagte aktiviteter.
Her er en praktisk tabell for å holde alle de bevegelige delene av planleggingsformelen i tankene.
|
I en |
Hvis du endrer enheter |
Hvis du endrer varighet |
Hvis du endrer arbeid |
|---|---|---|---|
|
Aktivitet av typen Faste enheter |
Varighet beregnes på nytt. |
Beregnes arbeid på nytt. |
Varighet beregnes på nytt. |
|
Aktivitet av typen Faste arbeid |
Varighet beregnes på nytt. |
Beregnes enheter på nytt. |
Varighet beregnes på nytt. |
|
Aktivitet av typen Fast varighet |
Arbeid beregnes på nytt. |
Arbeid beregnes på nytt. |
Enheter beregnes på nytt. |
La oss se nærmere på de tre aktivitetstypene. Hvis du løser én av disse verdiene, får du kraftig kontroll over tidsplanen. Før du leser videre, må du imidlertid sørge for at du forstår forskjellen mellom de tre pilarene i prosjektplanleggingen: arbeid, varighet og enheter og hvordan de forholder seg til hverandre. Hvis du vil ha en rask oppdatering, kan du lese hvordan Project planlegger aktiviteter: Bak kulissene.
Folk snuble over dette hele tiden, så ikke bli motløs hvis du ikke får det med en gang. Mestring vil bidra til å øke ekspertisen din som prosjektleder når du forstår hvordan du kontrollerer aktivitetsvarigheter med aktivitetstyper.
Tabellen nedenfor oppsummerer aktivitetstypen og innvirkningen på tidsplanen.
|
Aktivitetstype |
Innvirkning på tidsplanen |
|---|---|
|
Faste enheter |
Denne innstillingen forutsetter at antall personer som er tilordnet aktiviteten (enheter), er kjent, og at du ikke vil at den skal endres, selv om varigheten endres. Når arbeidet endres på en aktivitet, endres varigheten, men ikke antall personer. Denne aktivitetstypen gjenspeiler de fleste aktivitetsoppnødighetene i alle prosjekter. Eksempel: Du har én person tilordnet til å skrive en rapport som bare skal ta to timer å skrive. Hvis du bestemmer deg for at realiteten av arbeidet med denne rapporten er at de to timene må spres over to dager i kalenderen, kan du endre varigheten til to dager – uten å endre antall personer som er tilordnet til å skrive rapporten. Du vil sannsynligvis ikke at mer enn to personer skal skrive rapporten likevel. Du vil med andre ord at antall enheter (én person) skal forbli det samme. Obs!: Dette er innstillingen Project vanligvis plasserer på aktiviteter. Hvis du vil endre denne standardinnstillingen, klikker du Fil > Alternativer > Tidsplan, og deretter velger du en annen aktivitetstype i listen Standard aktivitetstype . |
|
Fast arbeid |
Denne innstillingen forutsetter at arbeid ikke endres, selv etter at du har endret varighet eller lagt til personer. Bruk denne innstillingen hvis du vil kontrollere varigheten av aktiviteter ved å legge til eller fjerne personer. Eksempel: Det tar 300 timer å utforme en stor hage som en del av et boligprosjekt. Og du vil at hagen skal bygges så snart som mulig, slik at du begynner å tilordne flere gartnere til jobben (oppgave). Varigheten av hageoppgaven vil avta etter hvert som du legger til flere personer. Obs!: Du kan ikke endre den innsatsdrevne innstillingen for en aktivitet med fast arbeid. Project anser ikke aktiviteter med fast arbeid for å ha fleksible arbeidsverdier og er derfor alltid innsatsdrevne. Du kan endre den innsatsdrevne innstillingen for aktivitetstyper. |
|
Fast varighet |
Denne innstillingen forutsetter at varigheten ikke endres, selv når flere personer er tilordnet til aktiviteten. Bruk denne innstillingen hvis du har en varighet i tankene for en aktivitet før du vet annen informasjon om aktiviteten. Eksempel : Et ukentlig statusmøte kan ta en time. Sett denne aktiviteten til fast varighet, ellers reduseres varigheten for møtet når du tilordner personer til aktiviteten. Og vi vet alle at det å legge til personer i møter sannsynligvis ikke vil redusere lengden (det kan til og med gjøre dem lengre!) |
Et ekte eksempel på å kontrollere tidsberegningen for oppgaver
De følgende tre scenariene viser ringvirkningene (og dermed kontrollen) som aktivitetstyper har over tidsberegningen for aktiviteter gjennom hele tidsplanen.
Første scenario: Endre aktivitetstype til faste enheter
La oss si at du har en aktivitet med faste enheter, med 1 fulltidsperson tilgjengelig i 8 timer om dagen. Videre har du konfigurert aktiviteten med en varighet på 10 dager og 80 timer arbeid.
|
Hva du endrer |
Hva Project gjør |
|---|---|
|
Legge til en fulltidsressurs |
Aktivitetens varighet beregnes på nytt. Aktiviteten har nå 2 tildelte enheter, en varighet på 5 dager og 80 timer arbeid. |
|
Øke varigheten |
Hvis du har åtte dager på å fullføre aktiviteten i stedet for 10, beregnes aktivitetens arbeid på nytt. Aktiviteten har nå en varighet på 8 dager, 64 timer arbeid og 1 ressursenhet. |
|
Endre arbeidet |
Hvis aktiviteten vil ta 20 timer ekstra arbeid, beregner Project varigheten for aktiviteten på nytt. Aktiviteten har nå 100 timer arbeid, en varighet på 12,5 dager og 1 ressursenhet. |
Andre scenario: Endre aktivitetstype til fast arbeid
Nå gjør du den samme aktiviteten til en aktivitet med fast arbeid. Dette betyr at aktiviteten bare kan ta den mengden arbeid du angir: ikke mer, ikke mindre. Husk at aktiviteten har 1 fulltidsperson tilgjengelig i 8 timer om dagen, og den har en varighet på 10 dager med 80 timer arbeid.
|
Hva du endrer |
Hva Project gjør |
|---|---|
|
Legge til en fulltidsressurs |
Aktivitetens varighet beregnes på nytt. Aktiviteten har nå 2 tildelte enheter, en varighet på 5 dager og 80 timer arbeid. |
|
Øke varigheten |
Hvis du har åtte dager på å fullføre aktiviteten i stedet for 10, beregnes ressursenhetene for aktiviteten på nytt. Hvis aktiviteten skal bli ferdig på 80 timer over 8 dager, må det tildeles 1,25 ressursenheter. Ressursenheten som for øyeblikket er tilordnet til aktiviteten, er over tildelt til 125 %. Du må tilordne en annen person til kontoen for den ekstra tildelingen på 25 %. |
|
Endre arbeidet |
Hvis aktiviteten vil ta 20 timer ekstra arbeid, beregner Project varigheten for aktiviteten på nytt. Aktiviteten får nå 100 timer arbeid, en varighet på 12,5 dager og 1 ressursenhet. |
Scenario 3: Endre aktivitetstype til fast varighet
La oss til slutt gjøre den samme aktiviteten om til en aktivitet med fast varighet. Dette betyr at aktiviteten må fullføres i den varigheten du angir. Aktiviteten har igjen 1 fulltidsperson tilgjengelig i 8 timer per dag, og den har en varighet på 10 dager med 80 timer arbeid.
|
Hva du endrer |
Hva Project gjør |
|---|---|
|
Legge til en fulltidsressurs |
Project beregner arbeidet som er tilordnet hver ressurs, på nytt. Da bare én person ble tildelt aktiviteten, hadde denne ressursen 80 timer arbeid å fullføre. Når du tilordner en annen person til aktiviteten, har hver ressurs 40 timer arbeid å fullføre i løpet av den samme 10-dagers varigheten, totalt 80 timer arbeid. Ved å legge til en annen ressursenhet endrer du også tildelingen av begge enhetene til 50 %, noe som gjør dem tilgjengelige for arbeid 50 % på andre aktiviteter. |
|
Øke varigheten |
Hvis du har åtte dager på å fullføre aktiviteten i stedet for 10, beregnes aktivitetens arbeid på nytt. Aktiviteten har nå en varighet på 8 dager, 64 timer arbeid og 1 ressursenhet. |
|
Endre arbeidet |
Hvis aktiviteten vil ta 20 timer ekstra arbeid, beregner Project aktivitetens ressursenheter på nytt, slik at det ekstra arbeidet fremdeles kan fullføres innen 10-dagers varighet. Aktiviteten får nå 100 timer arbeid, en varighet på 10 dager og 1,25 ressursenheter. Ressursenheten som for øyeblikket er tilordnet til aktiviteten, er over tildelt til 125 %. Du må tilordne en annen person til aktiviteten for å ta hensyn til den ekstra tildelingen på 25 %. |
Obs!: Ettersom tildelinger av kostnadsressurser ikke har verdier for arbeid eller enheter, beregnes ikke disse verdiene på nytt når start- eller sluttdatoen for en aktivitet endres. Datoer beregnes heller aldri på nytt for en kostnadsressurstildeling, fordi du ikke kan endre arbeidet eller enhetene.
