Finne poster som har flest eller minst nylige datoer

Vurder å bruke et filter i stedet for en spørring med toppverdier

Et filter er vanligvis bedre hvis du har en bestemt dato i tankene. Hvis du vil finne ut om du skal opprette en spørring med toppverdier eller bruke et filter, kan du vurdere følgende:

• Hvis du vil returnere alle postene der datoen samsvarer, er før eller senere enn en bestemt dato, kan du bruke et filter. Hvis du for eksempel vil se datoene for salg mellom april og juli, bruker du et filter.

• Hvis du vil returnere en bestemt mengde poster som har de nyeste eller nyeste datoene i et felt, og du ikke vet de nøyaktige datoverdiene, eller de ikke betyr noe, oppretter du en spørring med de høyeste verdiene. Hvis du for eksempel vil se de fem beste salgskvarterene, kan du bruke en spørring med de øverste verdiene.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og bruker filtre, kan du se artikkelen Bruke et filter til å vise utvalgte poster i en Access-database.

Til toppen av siden

Lime inn eksempeldataene i Excel-regneark

1. Åpne Excel. En tom arbeidsbok åpnes.

2. Trykk SKIFT+F11 for å sette inn et regneark (du trenger fire).

3. Kopier dataene fra hver eksempeltabell til et tomt regneark. Inkluder kolonneoverskriftene (den første raden).

Opprette databasetabeller fra regnearkene

1. Merk dataene fra det første regnearket, inkludert kolonneoverskriftene.

2. Høyreklikk navigasjonsruten, og klikk deretter Lim inn.

3. Klikk Ja for å bekrefte at den første raden inneholder kolonneoverskrifter.

4. Gjenta trinn 1–3 for hvert av de gjenværende regnearkene.

Opprette en grunnleggende spørring for toppverdier

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk ansatte-tabellen, og klikk deretter Lukk.

   Hvis du bruker eksempeldataene, legger du til Ansatte-tabellen i spørringen.

3. Legg til feltene du vil bruke i spørringen, i utformingsrutenettet. Du kan dobbeltklikke hvert felt eller dra og slippe hvert felt på en tom celle i Felt-raden .

   Hvis du bruker eksempeltabellen, legger du til feltene Fornavn, Etternavn og Fødselsdato.

4. Klikk på Sorter-raden i feltet som inneholder verdiene øverst eller nederst (feltet Fødselsdato hvis du bruker eksempeltabellen), og velg enten Stigende eller Synkende.

   Synkende sorteringsrekkefølge returnerer den nyeste datoen, og sorteringsrekkefølgen stigende returnerer den tidligste datoen.

   Viktig!: Du må angi en verdi i sorteringsraden bare for felt som inneholder datoene. Hvis du angir en sorteringsrekkefølge for et annet felt, returnerer ikke spørringen resultatene du ønsker.

5. Klikk pil ned ved siden av Alle (øverste verdiliste) i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen, og skriv inn antall poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

6. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

7. Lagre spørringen som NextBirthDays.

Du kan se at denne typen spørring med toppverdier kan besvare grunnleggende spørsmål, for eksempel hvem som er den eldste eller yngste personen i firmaet. De neste trinnene forklarer hvordan du bruker uttrykk og andre kriterier for å gi spørringen kraft og fleksibilitet. Vilkårene som vises i neste trinn, returnerer de neste tre fødselsdagene for ansatte.

Legge til vilkår i spørringen

Disse trinnene bruker spørringen som ble opprettet i den foregående prosedyren. Du kan følge med på en annen spørring med toppverdier så lenge den inneholder faktiske dato/klokkeslett-data, ikke tekstverdier.

1. Høyreklikk NextBirthDays-spørringen i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.

2. Skriv inn følgende:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]) i kolonnen til høyre for BirthDate.
   Dette uttrykket trekker ut måneden fra BirthDate ved hjelp av DatePart-funksjonen .

3. I den neste kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen skriver du inn følgende:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Dette uttrykket trekker ut dagen i måneden fra BirthDate ved hjelp av DatePart-funksjonen .

4. Fjern merket i avmerkingsboksene i Vis-raden for hvert av de to uttrykkene du nettopp skrev inn.

5. Klikk på Sorter-raden for hvert uttrykk, og velg deretter Stigende.

6. Skriv inn følgende uttrykk:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())
   )Dette uttrykket gjør følgende:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) angir at fødselsdatoen for hver ansatt faller i en fremtidig måned.

   • The Month( [Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) angir at hvis fødselsdatoen forekommer i gjeldende måned, faller fødselsdagen på eller etter gjeldende dag.

     Kort sagt utelater dette uttrykket alle poster der fødselsdagen forekommer mellom 1. januar og gjeldende dato.

     Tips!:  Hvis du vil ha flere eksempler på uttrykk for spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

7. Skriv inn 3 i Retur-boksen i Oppsett-gruppen på Utforming-fanen.

8. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

Til toppen av siden

Opprette en totalspørring

Denne prosedyren bruker hendelseseksempeltabellen og EventType-eksempeltabellen til å svare på dette spørsmålet:

Når var det siste arrangementet av hver hendelsestype, unntatt konserter?

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk hendelses- og hendelsestypetabellene.
   Hver tabell vises i den øverste delen av spørringsutformingen.

3. Dobbeltklikk EventType-feltet i EventType-tabellen og EventDate-feltet fra Hendelser-tabellen for å legge til feltene i utformingsrutenettet for spørringen.

4. Skriv inn <>Concert i Vilkår-raden i EventType-feltet i utformingsrutenettet for spørringen.

   Tips!:  Hvis du vil ha flere eksempler på vilkårsuttrykk, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

5. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.

6. Klikk totalraden i EventDate-feltet i utformingsrutenettet for spørringen, og klikk deretter Maks.

7. Klikk Vis i Resultater-gruppen i kategorien Utforming, og klikk deretter SQL-visning.

8. I SQL-vinduet, på slutten av SELECT-setningsdelen, like etter AS-nøkkelordet, erstatter du MaxOfEventDate med MostRecent.

9. Lagre spørringen som MostRecentEventByType.

Opprette en ny spørring for å legge til flere data

Denne prosedyren bruker MostRecentEventByType-spørringen fra den foregående prosedyren til å svare på dette spørsmålet:

Hvem var kunden på den nyeste hendelsen for hver hendelsestype?

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk MostRecentEventByType-spørringen på Spørringer-fanen .

3. Dobbeltklikk Hendelser-tabellen og Kunder-tabellen på Tabeller-fanen.

4. Dobbeltklikk følgende felt i spørringsutformingen:

   1. Dobbeltklikk EventType i Hendelser-tabellen.

   2. Dobbeltklikk MostRecent i MostRecentEventByType-spørringen.

   3. Dobbeltklikk Firma i Kunder-tabellen.

5. Velg Stigende i Sorter-raden i EventType-kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.

6. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

Til toppen av siden