Microsoft Lync Web Scheduler er et nettbasert verktøy du kan bruke til å opprette Lync-møter hvis du ikke har Microsoft Outlook, eller har et operativsystem som ikke er basert på Windows. Med Lync Web Scheduler kan du opprette nye møter, endre eksisterende møter og sende invitasjoner ved hjelp av favorittprogrammet for e-post.
Brukerstøtteavdelingen i bedriften gir deg en bruker-ID og et passord, slik at du får tilgang til Web Scheduler.
I denne artikkelen
Opprette et Lync-møte
Lync-møter støtter både nettmøter og telefonkonferanser. Deltakere kan bli med via en datamaskin for å vise presentasjonen, eller de kan ringe inn til møtet for å delta bare med lyd.
-
Gå til https://sched.lync.com, og logg deg på Web Scheduler med brukernavnet og passordet ditt.
-
Klikk Opprett nytt møte.
-
Skriv inn et emne for møtet i Emne-boksen.
-
Du kan la møtestedet være Nettmøte, eller du kan legge til et sted, for eksempel et konferanserom, hvis du også har deltakere som skal delta fysisk.
-
Skriv inn en kort melding, eller eventuelt sakslisten, i Melding-boksen (valgfritt).
-
Velg tidssonen for møtet på rullegardinmenyen.
-
Velg Start- og Slutt-dato/-klokkeslett for møtet.
-
Som standard kan alle, inkludert personer utenfor firmaet ditt, gå forbi lobbyen, som er et virtuelt venteområde der du kan slippe inn personer eller nekte dem tilgang. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer alternativene, kan du se Tilgang og presentatører.
-
Som standard har alle som er invitert fra organisasjonen, presentatørtillatelser. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer alternativene, kan du se Tilgang og presentatører.
-
Legg til deltakernes navn atskilt med semikolon (;) i boksen under Deltakere og lyd.
-
Klikk Kontroller navn for å kontrollere at du har riktige navn. For inviterte eksterne deltakere skriver du inn hele e-postadressen, for eksempel mailto:contoso@contoso.com.
Obs!: Web Scheduler kontrollerer ikke tilgjengeligheten for deltakere eller konferanserom.
-
Hvis kontoen er konfigurert med en lydkonferanseleverandør, inneholder møteinvitasjonen et gratisnummer, et avgiftsbelagt nummer og en deltakerkode. Møtedeltakerne kan bruke lyden på datamaskinen eller ringe inn til møtet, alt etter hva de foretrekker.
-
Klikk Lagre.
Sende invitasjoner til møtedeltakere
Velg en av følgende metoder for å sende møteinvitasjonen:
Sende invitasjoner ved hjelp av e-postprogrammet
Denne metoden går ut på å kopiere møtedetaljene fra Web Scheduler og lime den inn i en møteinvitasjon du oppretter i et hvilket som helst e-postprogram.
Tips!: Du kan også få tilgang til møteinformasjonen ved å klikke Vis informasjon om møtedeltakelse på siden med møtedetaljer i Web Scheduler.
-
Klikk Lagre når du er ferdig med å opprette møtet.
-
Et vindu med møteinformasjonen åpnes.
-
Uthev møtedetaljene, inkludert nettadressen for møtet, lydkonferansenummeret og konferanse-IDen.
-
Høyreklikk teksten, og klikk deretter Kopier.
-
Åpne et e-postprogram, og opprett en vanlig møteinvitasjon.
-
Lim inn detaljene om Lync-møtet (kopiert i trinn 4) i invitasjonen.
-
Legg til deltakere, bekreft dato/klokkeslett for møtet, skriv en saksliste og send invitasjonen.
Sende invitasjoner ved hjelp av iCalendar
Med iCalendar kan brukere av forskjellige e-postsystemer utveksle kalenderinformasjon. Mottakere av en iCalendar-invitasjon må ha programvare som støtter åpning og besvaring av møteinvitasjonen.
-
Velg møtet basert på emnet under Mine møter, og klikk deretter Eksporter som iCalendar.
-
Klikk Åpne når du blir bedt om det i e-postprogrammet.
Obs!: iCalendar inneholder alle opplysningene du la til under planleggingen av møtet, for eksempel melding, deltakere, møtested, dato og klokkeslett.
-
Når kalenderoppføringen åpnes, videresender du den til personene du la til som deltakere under planleggingen av møtet.
-
Deretter kan de inviterte deltakerne åpne iCalendar-filen med e-postprogrammet de foretrekker, for eksempel Outlook, Notes, iCal og så videre.
Tilgang og presentatører
Standardalternativene for tilgang og presentatører er optimale for vanlige gruppemøter. Du kan tilpasse møtealternativene slik at de passer bedre til behovene dine, til møtetypen eller til deltakerne.
Velg hvem som kan gå forbi lobbyen, og hvem som kan bli med i møtet som presentatør, under Tilgang og presentatører på siden med møtedetaljene.
Hvem skal gå forbi lobbyen
|
Tilgangsalternativer |
Hva skjer |
Anbefales når… |
|
Bare arrangør (låst) |
Bare arrangøren går forbi lobbyen. Alle andre må vente i lobbyen til de slippes inn. |
Du ikke ønsker at personer skal vise innholdet før møtet, eller når du diskuterer konfidensiell informasjon. |
|
Personer jeg inviterer fra firmaet mitt |
Personer som ikke har en konto på nettverket, og personer som ikke er invitert, må vente i lobbyen til de slippes inn. |
Du diskuterer konfidensiell informasjon, og når du bare vil tillate bestemte personer fra firmaet ditt å delta. |
|
Personer fra firmaet mitt |
Personer som ikke har en konto på nettverket, må vente i lobbyen til de slippes inn. |
Alle deltakerne har en konto på organisasjonens nettverk, og når du ikke diskuterer konfidensiell informasjon. |
|
Alle, inkludert personer utenfor firmaet mitt |
Ingen venter i lobbyen. |
Du inviterer eksterne deltakere, og når du ikke diskuterer konfidensiell informasjon. |
Viktig!: Selv om møtelobbyen er aktivert, vil deltakere som ringer inn til møtet, automatisk omgå møtelobbyen.
Hvem er presentatør
|
Alternativer for presentatør |
Hvem er presentatør |
Anbefales når... |
|
Bare arrangør |
Bare personen som planlegger møtene. |
Presentasjoner der deltakerne ikke trenger å samhandle med møteinnholdet. Du kan angi flere presentatører under møtet. |
|
Personer fra firmaet mitt |
Alle du inviterer som har en konto i nettverket. |
Gruppearbeidsøkter på huset der alle deltakerne kan dele og endre møteinnhold. |
|
Alle, inkludert personer utenfor firmaet mitt (ingen begrensninger) |
Alle du inviterer. |
Gruppearbeidsøkter med personer som ikke har en konto i nettverket. |
|
Personer jeg velger |
Du og deltakerne du velger. |
Presentasjoner med flere enn én spesifikk presentatør |
Obs!: Eksterne deltakere eller distribusjonslister kan ikke inviteres som presentatører via alternativet Personer jeg velger. Du kan gi presentatørtilgang til enkeltpersoner i møterommet.
Bli med i et møte
Du kan bruke møtekoblingen i invitasjonen til å logge deg på møtet, eller du kan klikke fanen Bli med i møte i Web Scheduler for å starte møtet.
-
Klikk møtet under Mine møter.
-
Klikk fanen Bli med i møte på siden med møtedetaljene.
-
Lync åpnes, og du kan logge deg på møtet.
Vise eller redigere eksisterende møter
Du kan se alle møtene du har organisert, på fanen Mine møteri Web Scheduler. Husk at bare møter du har organisert, vises i Web Scheduler, ikke møtene du er invitert til.
-
Klikk et møte for å åpne siden med møtedetaljene, som inneholder et kort sammendrag over møtet, et sett med handlingsfaner og møteinformasjonen.
-
Klikk Rediger.
-
Foreta nødvendige endringer, og klikk deretter Lagre.
-
Klikk OK i suksessvarselet, og kontroller den endrede informasjonen.
Viktig!: Når du oppdaterer et møte, må du sende den oppdaterte informasjonen til de inviterte deltakerne manuelt. Kalenderen oppdateres ikke automatisk i Web Scheduler.
-
Hvis du bruker iCalendar til å sende invitasjonen, klikker du Eksporter som iCalendar på nytt for å åpne invitasjonen og sende en oppdatering.
-
Hvis du kopierte Lync-møtedetaljene i en vanlig møteinvitasjon, åpner du invitasjonen, oppdaterer den med de nye møtedetaljene og sender den til deltakerne på nytt.
Slette eller avlyse et møte
Et møte utløper 14 dager etter det planlagte sluttidspunktet, men du kan slette et møte hvis du vil rydde i Web Scheduler eller avlyse møtet.
-
Klikk møtet du vil slette, under Mine møter-fanen.
-
Klikk fanen Slett møte på siden med møtedetaljene.
-
Klikk Ja i bekreftelsesboksen.
Viktig!: Du må sende et avlysningsvarsel til deltakerne siden kalenderen ikke oppdateres automatisk i Web Scheduler.
-
Hvis du brukte iCalendar til å sende invitasjonene, åpner du invitasjonen og klikker Avbryt. Dette sender et avlysningsvarsel til mottakerne.
-
Hvis du kopierte Lync-møtedetaljene i en vanlig møteinvitasjon, åpner du invitasjonen og klikker deretter Avbryt for å sende et avlysningsvarsel til de inviterte deltakerne.
