Normalisere data ved hjelp av tabellanalyse

Når du importerer data til Access, deles ikke kildedataene riktig ut i relaterte tabeller. For å få mest mulig ut av Access må dataene normaliseres – atskilt i forskjellige tabeller, hver av dem om én ting, som er relatert av viktige deler med informasjon. Tabellanalyse kan hjelpe deg med denne kritiske oppgaven: Klikk Databaseverktøy på båndet, og klikk deretter Analyser tabell i Analyser-gruppen. En veiviser starter og veileder deg gjennom prosessen.

1. Opprinnelig tabell

2. Tabeller opprettet av Tabellanalyse

3. Spørring opprettet av Tabellanalyse

4. Oppslagsliste

Hvis Microsoft Access-database har en tabell som inneholder gjentatt informasjon i ett eller flere felt, kan du bruke Tabellanalyse til å dele dataene i relaterte tabeller, slik at du kan lagre data på en sikrere og mer effektiv måte. Denne prosessen kalles normalisering.

Tabellanalyse deler én tabell som inneholder gjentatt informasjon, inn i separate tabeller der hver type informasjon bare lagres én gang. Dette gjør databasen mer effektiv og enklere å oppdatere, og reduserer størrelsen. Når veiviseren deler dataene, kan du fortsatt vise og arbeide med dataene på ett sted ved å la veiviseren opprette en spørring.

Du kan bruke spørringen til å oppdatere data fra mer enn én tabell samtidig. Spørringen tilbyr også andre tidsbesparende funksjoner for å øke nøyaktigheten til dataene.

• Hvis du endrer et felt som gjentas i spørringen, oppdateres alle poster med denne verdien automatisk fordi du faktisk oppdaterer bare ett felt i spørringens underliggende tabell.

• Spørringen arver oppslagsfelt fra de nye tabellene, som lar deg endre feltverdier ved å velge verdier fra en liste i stedet for å måtte skrive inn en verdi på riktig måte. Oppslagslisten slår opp verdier fra den underliggende tabellen. Når den samme verdien gjelder for mer enn én post, kan du sikre nøyaktighet og konsekvens ved å velge denne verdien fra listen hver gang.

• Skjemaer og rapporter som tidligere var basert på den opprinnelige tabellen, baseres automatisk på spørringen nå, fordi veiviseren tilordner den opprinnelige tabellens navn til spørringen og gir nytt navn til tabellen.

• Eksisterende skjemaer og rapporter basert på spørringen arver automatiske feltoppdateringer. Nye skjemaer og rapporter arver også oppslagslister.