Opprett og administrer listen over prosjektinteressenter

Av Jane Suchan, PMP

Så hva er en prosjektinteressent?     Det finnes mange definisjoner, og de varierer fra kilde til kilde og firma til firma. Alle antyder at interessenter er personer eller grupper som har en egen interesse i utfallet av et prosjekt. Interessentadministrasjon er synonymt med relasjonsstyring: Målet er å oppnå og opprettholde engasjementet for prosjektet.

Her er interessenter enkeltpersoner eller grupper i organisasjonen som er interessert i, eller vil bli påvirket av, prosjektresultatet. Men før du starter øvelsen med å etablere og administrere interessentlisten, må du sørge for at definisjonen av en interessent samsvarer med organisasjonens.

Hvorfor er det viktig å administrere interessenter?

Så mye som vi ønsker å tro at dette ikke er tilfelle, må vi møte det faktum at ikke alle vil være 100 prosent entusiastiske om prosjektet. Interessenter må kanskje lære nye verktøy eller prosesser, gi avkall på kontroll, eller i noen ekstreme tilfeller miste jobben. Byrden faller på prosjektlederen og sponsorene for å lette interessentenes bekymringer, og det er usannsynlig at du vil kunne gjøre alle mennesker lykkelige, hele tiden. Noen må håndteres på en slik måte at de ikke kan sabotere innsatsen din.

Å forstå motivasjoner vil hjelpe deg med å håndtere bekymringer og unngå negativ atferd og taktikk, for eksempel:

• Forsinker nødvendige inndata eller godkjenninger.

• Starter et konkurrerende prosjekt.

• Tilordne ressurser til andre prosjekter på nytt.

• Engasjerende i bakrom politikk for å undergrave prosjektet.

Fordelene ved effektiv administrasjon av interessenter er:

• Redusere prosjektsyklustiden ved å hindre at den blir slått ned i politikken.

• Effektivisere godkjenningsprosessen.

• Bidrar til å sikre at prosjektressurser er tilgjengelige og forblir fokusert.

• Holde informasjon flytende.

Til toppen av siden

Utvikle en interessentliste

Arbeid med prosjektsponsoren tidlig i prosjektet for å opprette en liste over alle mulige interessenter. Denne listen kan være lang, avhengig av hvordan du definerer denne rollen, og hvilken innvirkning prosjektet vil ha på organisasjonen.

Interessentlisten er et verktøy for prosjektlederen og viktige inndata for prosjektkommunikasjonsplanen. Basert på vurderingen av listen kan du planlegge en sterk kommunikasjonsstrategi. Og du trenger ikke å dele listedetaljene utover prosjektsponsoren.

Med de fleste prosjekter kommer politikk, så forvent å snuble inn i noen skumle farvann når du vurderer dine interessenter.

Til toppen av siden

Vurder interessentlisten

Bestem hver interessents innflytelse, og kategoriser dem etter nivå av innflytelse. Noen vil ha makt til å holde et prosjekt i gang. Dette kan omfatte prosjektsponsor eller toppledere. På grunn av deres stillinger og beslutningsroller bør du følge nøye med på disse interessentene. Andre kan være personer som, selv om de ikke kan trekke pluggen på et prosjekt, kan jobbe bak kulissene for å undergrave og muligens til og med avslutte den.

Et annet nivå av interessenter er de som skal leve med produktet – noen ganger daglig. Denne gruppen gir inndata i form av forretningskrav som må oppfylles. De har mest å oppnå hvis prosjektet er vellykket, fordi det vil påvirke dem direkte. Selv om de ofte ikke kan avslutte et prosjekt direkte eller indirekte, er de likevel avgjørende for suksessen. Hvis deres behov eller bekymringer ikke er oppfylt, vil de raskt gå fra å være dine største støttespillere til ditt største problem.

En annen måte å organisere interessenter på er å gruppere dem etter nivå av engasjement og ansvar. En gruppe kan være aktivt involvert i prosjektet og gjøre arbeidet, en annen kan være engasjert på et tidspunkt, og enda en kan være interessenter som ikke er aktivt engasjert, men må motta kommunikasjon om prosjektet.

Til toppen av siden

Bruk RACI til å kategorisere interessenter

Ansvarlig, ansvarlig, konsultert og informert (RACI) er et verktøy som brukes i organisasjonsdesign for å tilordne og utpeke interessenter etter nivå av prosjektinvolvering og ansvar. Det er en nyttig måte å kategorisere interessentene på, slik at du kan planlegge den mest effektive kommunikasjonsstrategien for hver person eller gruppe. Disse interessentene er definert som følger:

• Ansvarlig    Denne personen er ansvarlig for å fullføre en oppgave.

• Ansvarlig    Denne personen blir kalt til konto hvis oppgaven ikke er fullført, og kan administrere personen som er ansvarlig for å fullføre oppgaven. Prosjektledere har ofte denne rollen.

• Konsultert    Selv om den ikke er ansvarlig eller ansvarlig for fullføring, blir denne personen konsultert om aspekter ved oppgaven.

• Informert    Innehaveren av denne passive rollen holdes informert, men er ikke ansvarlig eller ansvarlig for oppgaver.

Til toppen av siden

En unse av forebygging ...

Prosjektstyring handler om å styre forventningene. Ta deg tid tidlig i prosjektene dine til å samarbeide med sponsoren din for å identifisere og vurdere interessentene dine. Pass på å oppdatere listen gjennom hele prosjektets levetid. Du må vite hvem interessentene dine er og interessene deres for effektivt å administrere dem. Det vil spare deg fra vanskeligheter i det lange løp og sikre at prosjektet er vellykket.

Til toppen av siden