Organisere en Engage hendelse

Rollene til arrangører og presentatører

Arrangøren er oppretteren av en hendelse. Arrangører har full kontroll over funksjonene for redigering og sletting av hendelser.

Skjermbilde som viser hvordan arrangører velger personene som fyller roller for en hendelse.

Engage hendelser støtter opptil 10 medarrangører. Medarrangører kan moderere arrangementer, endre forhandlingsalternativer som moderering av arrangementsfeeder og anonym engasjement, og oppdatere hendelsesopptak etter hendelsen.

Arrangører kan fremheve personer som ansiktet til arrangementet. Utvalgte brukere vises på målsiden for hendelsen. Hendelsen vises i dreieboken til de utvalgte brukerne, som har tilgang til arrangementet.

Arrangører og medarrangører er ikke synlige for deltakere på arrangementssiden, og de vises ikke på hendelseskort.

Arrangører angir presentatører til å dele innhold og snakke på arrangementet. Dette er synkronisert med innstillinger for Teams-presentatør.

Presentatører kan være hvem som helst i organisasjonen. De kan presentere skjermen og dele tale og video under arrangementet.

Viktig!: Microsoft Teams-nettopplevelsen støtter ikke hendelsesproduksjon av rådhuset. Bruk alltid Teams-skrivebordsprogrammet til å få tilgang til denne funksjonen for Engage kringkastinger.

Hvor finner hendelser sted?

Engage hendelser finner sted på to steder: en leders historie, eller i et fellesskap i Engage eller Microsoft Teams.

Offentlige og private dreiebokhendelser

Dreiebokhendelser gir kontroll over når arrangementet er offentlig eller privat. Nedenfor finner du en oversikt over disse to synlighetsalternativene:

Offentlige hendelser i dreieboken	Alle i organisasjonen kan få tilgang til og bli med i arrangementet.
Private hendelser i dreieboken	Arrangører, medarrangører, presentatører og inviterte deltakere (fellesskap, M365-grupper, distribusjonslister, sikkerhetsgrupper eller enkeltpersoner) kan få tilgang til og bli med i arrangementet.

Fellesskapshendelser

Fellesskapshendelser observerer standard personverninnstillinger for vertsfelleskapet.

Engage hendelser i offentlige fellesskap er synlige for alle i organisasjonen.
Engage hendelser i private fellesskap er bare synlige for fellesskapsmedlemmer.

Fellesskapshendelser følger fellesskapets personvern på opprettelsestidspunktet. Tabellen nedenfor gir en tydelig oversikt over virkemåten til hendelser (allerede opprettet – tidligere og kommende) når en fellesskapsadministrator endrer personverninnstillingene for fellesskapet:

Hendelsestype	Endring i fellesskapets personvern	Brukermedlemskap	Tilgang til hendelsesside	Feedengasjement	Live view-tilgang	VoD-tilgang
Async	Offentlig > privat	Ikke-medlem	Nei	Nei	Nei	Nei
Møte	Offentlig > privat	Ikke-medlem	Nei	Nei	Ja	Nei
Kringkaste	Offentlig > privat	Ikke-medlem	Nei	Nei	Ja (inkludert visning på Engage)	Nei
Async	Privat > offentlig	Ikke-medlem	Ja	Ja	Nei	Ja
Møte	Privat > offentlig	Ikke-medlem	Ja	Ja	Nei	Ja
Kringkaste	Privat > offentlig	Ikke-medlem	Ja	Ja	Nei (inkludert visning på Engage)	Ja

Opprette en ny Engage-hendelse

Hvis du vil opprette en hendelse i en historie eller et fellesskap, kan du gå til dreieboken eller fellesskapet. Velg Hendelser-fanen > Opprett hendelse.

Du kan også starte en ny hendelse fra øverste nivå i Engage:

Velg Opprett ny fra venstre navigasjonsrute, og velg Hendelse.

Det Engage venstre navigasjonsfeltet inneholder Opprett ny-menyen.

Fyll ut tittel, datoer og klokkeslett og andre inndelinger i dette skjemaet. Start- og sluttdatoene definerer tidsvinduet for hendelsen.
Velg om du vil være vert for denne hendelsen i en dreiebok eller i et fellesskap.

Dette bestemmer hvem som kan delta på arrangementet og hvor innholdet lagres.
1. Hvis du vil opprette fellesskapshendelser, må du være administrator for fellesskapet.
2. For å opprette historiehendelser må det være din egen historie, eller du kan være en representant for en leder og ha tilgang til ledernes historie.
Velg blant de tre hendelsestypene: Asynkron, Møte eller Kringkasting. Asynkron er standard.
1. La aktiver kringkasting eller møte slå av for å opprette en asynkrone hendelse uten videofunksjoner. Hvis du vil se de neste trinnene, kan du se Async Engage hendelser.
2. Aktiver aktiver/deaktiver veksleknappen for kringkasting eller møte for å velge valg av kringkasting eller møte. Hvis du vil se de neste trinnene, kan du se Møter i Engage hendelser, eller konfigurere en kringkasting, se Kringkastinger i Engage hendelser.

Når du har opprettet en hendelse, får de angitte arrangørene, medarrangørene og presentatørene en kalenderinvitasjon.

Viktig!: Ikke gjør noen endringer i hendelsen i Outlook eller i Teams-kalenderen. Alle hendelsesredigeringer må gjøres på Viva Engage.

Moderere en Engage hendelse

Arrangører og koorganiserere kan administrere diskusjoner og svar under et arrangement.

Når moderering er aktivert, kan arrangører se gjennom spørsmål og diskusjonsinnlegg før de publiseres til alle brukere. Svar kan ikke modereres. Arrangører kan også svare privat på upubliserte spørsmål fra deltakere. Arrangøren kan kommentere hvorfor et spørsmål avvises eller be om ytterligere avklaring før publisering. Disse svarene er ikke synlige for andre deltakere, og når samtalen publiseres, er ikke svarene lenger synlige for noen.

Anonyme innlegg og kommentarer er helt anonyme, noe som betyr at de ikke er knyttet til brukeren gjennom samsvar og ikke vises i innleggsbrukerens Mine innlegg-fane .

Utsette eller deaktivere spørsmål

Hvis du vil starte en hendelse uten spørsmål og diskusjoner, kan du slå av spørsmål, diskusjoner for deltakere når du planlegger arrangementet. Deltakere vil ikke ha en utgiveropplevelse, men arrangører og presentatører kan fortsatt publisere. Disse engasjementsalternativene for deltakere kan endres når som helst.
Hvis du vil endre engasjementsalternativene for deltakere før, under eller etter hendelsen, går du til Rediger detaljer-knappen , endrer forhandlingsinnstillingene og lagrer hendelsen.

Overvåk spørsmål

Filtrer samtaler for ubesvarte spørsmål for å finne spørsmål uten beste svar.
Merk det beste svaret (velg Hakemerke-ikonet under svaret).
Overstyr et best svar ved å velge et nytt beste svar eller ved å merke det gjeldende beste svaret som feil (X-ikonet).
Be bestemte personer om å svare på et spørsmål ved å @mentioning dem i svaret ditt.
For hvert beste svar kan du referere til videoplasseringen eller samtalen (i Engage eller Teams) der spørsmålet ble besvart.

Calendar invitasjoner

Når du lagrer et nylig opprettet arrangement, mottar arrangører, medarrangører og presentatører automatisk kalenderinvitasjoner. Eventuelle hendelsesoppdateringer på Engage av arrangøren gjenspeiles i denne invitasjonen. Operasjonsdetaljer inkluderer:

En mottatt invitasjon kan ikke redigeres eller videresendes.
Hvis du trenger å gjøre endringer i hendelsen, gjør du dem på Engage hendelsessiden. Endringer gjort i invitasjonen gjenspeiler ikke hendelsen i Engage.

Endre informasjonen for denne invitasjonen på Engage opprettelsessiden for hendelser.

Deltakere kan raskt legge til eller motta kalenderinvitasjoner for hver hendelse:

Opprett ny invitasjon: Arrangøren oppretter en ny invitasjon med detaljene og sender den på et valgt tidspunkt til deltakerne.
Legg til i kalenderen: Potensielle deltakere kan velge Legg til i kalender på arrangementssiden for å legge til en hendelse i kalenderen.

Viktig!: Mottakerens handlingen Legg til i kalender legger til en statisk .icsfil i deltakerens kalender. Arrangørens fremtidige oppdateringer (for eksempel dato/klokkeslett/beskrivelse) oppdaterer ikke deltakernes invitasjoner automatisk.

Obs!: Deltakere for private dreiebokmøter får automatisk en kalenderinvitasjon.

Viktig!: For alle møter mottar ikke fellesskapsgrupper kalenderinvitasjoner. Legg dem til enkeltvis eller som en distribusjonsliste for å motta invitasjoner.

Bli med på arrangementet

På landingssiden for arrangementet kan arrangører finne anbefalte fremgangsmåter for arrangementsforfremmelse og kan begynne å samle møtedeltakerspørsmål før den direktesendte delen av arrangementet finner sted.

På dagen for arrangementet, når arrangementet er direktesendt, velger inviterte Bli med i møte eller Bli med i kringkasting fra målsiden for arrangementet eller fra invitasjonen til arrangementskalenderen, hvis arrangøren sendte invitasjoner separat.

I tillegg til å vise og bli med i arrangementer via Engage nett og mobil, kan du se hendelser direkte i Fellesskap i Teams. Enten brukeren har Engage nett, Microsoft Teams, mobilappen Engage eller Teams-mobilappen, kan brukere vise og delta i Engage arrangementer.

Obs!: Hvis du kopierer en kobling fra et arrangement i Fellesskap i Teams, dirigerer koblingen brukere direkte til Teams.

Administrer video ved behov (VoD)-hendelsesopptak

Skjermbilde av en video ved behov som er på plass for et direktesendt møte Etter at den direktesendte videomøtedelen av arrangementet er over, vises innspillingen (video ved behov) øverst på målsiden for arrangementet for enkel tilgang hvis arrangementet ble spilt inn.

Viktig!: For å sikre at hendelsesopptaket vises på hendelsessiden, må du passe på å spille inn hendelsen. Innspillingen er som standard PÅ for brukstilfeller for kringkasting og møte. Arrangører bør bekrefte innstilling for videoopptak for hvert arrangement på forhånd gjennom møtealternativene i Microsoft Teams.

Fellesskapsmøter og videoinnspillinger for kringkasting lagres automatisk på SharePoint-stasjonen til vertsfelleskapet. Den arver fellesskapets tilgangstillatelser.
- For offentlige fellesskapsmøter kan alle i nettverket automatisk se VoD.
- For private fellesskapsmøter kan alle inviterte deltakere automatisk se VoD.
Innspillinger av dreiebokmøter og kringkasting lagres i arrangørens OneDrive, og følger tilgangstillatelsene til Microsoft Teams som bestemmes av chattelisten. Arrangøren må velge Oppdater opptak for å sikre at alle inviterte deltakere kan se VoD for private møter, og alle i nettverket kan se VoD for offentlige møter.

Hvis du vil oppdatere et møteopptak med en ny versjon, velger du Oppdater opptak fra overflythodet på hendelsessiden, erstatter koblingen og velger Oppdater. Innspillingen oppdateres og gir tilgang basert på innstillingene for opptakskobling.

Når arrangementet er avsluttet, må du kontrollere om opptaket er delt inn i flere videoer av Teams. Dette skjer når videoer er lange og overskrider lagringsgrensen for Teams-opptak. Alle opptak lastes opp til riktig Engage plassering. Når det gjelder fellesskapshendelser i SharePoint-stasjonen & for dreiebokhendelser i arrangørens One Drive, trenger du kanskje bare å slå dem sammen og oppdatere innspillingskoblingen.

Anbefalte fremgangsmåter for å arrangere hendelser

Bruk følgende anbefalte fremgangsmåter for planlegging for å sikre best mulig fremmøte for arrangementet.

Heve nivået for arrangementet minst 24 timer i forveien. Del hendelseskoblingen via innlegg, kunngjøringer eller kalenderinvitasjoner fra Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook eller SharePoint i Microsoft 365.
I invitasjonen din kan du minne andre på at de kan bli med fra en hvilken som helst enhet eller se innspillingen senere.
Velg et tidspunkt som tar hensyn til flest deltakere på tvers av ulike tidssoner.
Send ut påminnelser dagen før og rett før arrangementet – det fungerer!
Bygg fart ved å få deltakerne til å stille spørsmål i uken før arrangementet.
Motiver bidragsytere ved å oppmuntre dem til å svare på spørsmål:
- Filtrer og svar på ubesvarte spørsmål.
- Merk de beste svarene ved å velge hakemerkeikoner under svarene.
- @Mention bestemte personer til å svare på et spørsmål.
Når hendelsen er avsluttet, fortsetter du samtaler med oppfølginger til ubesvarte spørsmål.