Arrangere et Engage-arrangement

Arrangementer gjør det mulig for ledere å dele strategien sin og fremme kultur samtidig som de ansatte får kontakt, bygger nettverk og utveksler ideer. Samtaler bidrar til å holde deltakerne engasjert før, under og etter arrangementet. Deltakere kan bli med fra sin datamaskin eller mobile enhet.  

Alle brukere kan opprette Engage-hendelser basert på dreieboken sin, og fellesskapsadministratorer kan opprette Engage-hendelser for fellesskapet. Engage-arrangementer støtter tre hendelsestyper: kringkastinger, møter og asynkrone. Med disse scenariene kombinerer vi superkreftene til Teams og Engage til en enhetlig hendelsesopplevelse.

Rollene til arrangører og presentatører

Arrangøren er den som opprettet et arrangement. Arrangører har full kontroll over funksjoner for redigering og sletting av arrangementer.

Engage-arrangementer støtter opptil 10 medarrangører. Medarrangører kan moderere arrangementer, endre engasjementsalternativer som for eksempel moderering og anonymt engasjement i arrangementsfeeden, og oppdatere arrangementsopptak etter arrangementet.

Arrangører kan fremheve personer som arrangementets ansikt utad. Utvalgte brukere vises på målsiden for arrangementet. Arrangementet vises i dreieboken til de utvalgte brukerne som har tilgang til arrangementet.

Arrangører og medarrangører er ikke synlige for deltakere på arrangementssiden, og de vises ikke på arrangementskort.

Arrangørene utpeker presentatører til å dele innhold og snakke på arrangementet. Dette er synkronisert med innstillingene for presentatører i Teams.

Presentatører kan være hvem som helst i organisasjonen. De kan presentere skjermen sin og dele tale og video under arrangementet.

Hvor finner hendelser sted?

Engage-hendelser finner sted på to steder: en leders dreiebok eller i et fellesskap i Engage eller Microsoft Teams.

Offentlige og private hendelser med dreiebok

Hendelser i dreieboken gir kontroll over når hendelsen er offentlig eller privat. Nedenfor ser du en oversikt over disse to synlighetsalternativene:

Offentlige hendelser med dreiebok	Alle i organisasjonen kan få tilgang til og bli med på arrangementet.
Private hendelser med dreiebok	Arrangører, medarrangører, presentatører og inviterte deltakere (fellesskap, M365-grupper, distribusjonslister, sikkerhetsgrupper eller enkeltpersoner) kan få tilgang til og bli med på arrangementet.

Fellesskapshendelser

Fellesskapshendelser følger standard personverninnstillinger for vertsfellesskapet.

• Engage-arrangementer i offentlige fellesskap er synlige for alle i organisasjonen.
• Engage-hendelser i private fellesskap er bare synlige for fellesskapsmedlemmer.

Fellesskapshendelser følger personvernet til fellesskapet på opprettelsestidspunktet. Tabellen nedenfor gir en klar oversikt over hvordan hendelser (allerede opprettet – tidligere og kommende) fungerer når en administrator for fellesskapet gjør endringer i personverninnstillingene for fellesskapet:

Hendelsestype	Endring i personvern for fellesskapet	Brukermedlemskap	Tilgang til hendelsessiden	Feedengasjement	Tilgang til direkte visning	VOD-tilgang
Asynkron	Offentlig > privat	Ikke-medlem	Nei	Nei	Nei	Nei
Møte	Offentlig > privat	Ikke-medlem	Nei	Nei	Ja	Nei
Kringkaste	Offentlig > privat	Ikke-medlem	Nei	Nei	Ja (inkludert visning på Engage)	Nei
Asynkron	Privat > offentlig	Ikke-medlem	Ja	Ja	Nei	Ja
Møte	Privat > offentlig	Ikke-medlem	Ja	Ja	Nei	Ja
Kringkaste	Privat > offentlig	Ikke-medlem	Ja	Ja	Nei (inkludert visning på Engage)	Ja

Opprett et nytt Engage-arrangement

1. Det finnes to måter å opprette en ny Engage-hendelse på.

   a. Gå til dreieboken eller fellesskapet, og velg Hendelser-fanen>Opprett arrangement. Gå til dreieboken eller fellesskapet.

   b. Hvis du har tilgang til dreieboken, kan du opprette en ny hendelse fra øverste nivå i Engage. Velg Opprett ny i navigasjonsruten til venstre, og velg Hendelse.

   

2. Fyll ut tittelen, datoer og klokkeslett og andre deler av dette skjemaet. Start- og sluttdatoene definerer tidsvinduet for hendelsen.

3. Velg om du vil være vert for denne hendelsen i en dreiebok eller i et fellesskap.
   Dette bestemmer hvem som kan delta på arrangementet og hvor innholdet blir lagret.

   • Hvis du vil opprette fellesskapshendelser , må du være administrator for fellesskapet.
   • Hvis du vil opprette dreiebokhendelser , må det være din egen dreiebok, eller du kan være en representant for en leder og ha tilgang til ledernes dreiebok.

   

4. Velg mellom de tre hendelsestypene: Asynkron, Møte eller Kringkasting. Asynkron er standardinnstillingen.

   • La veksleknappen Aktiver kringkasting eller møte være AV for å opprette en asynkron hendelse uten videofunksjoner. Se Asynkrone Engage-hendelser for de neste trinnene.

   • Aktiver veksleknappen Aktiver kringkasting eller møte for å velge mellom kringkastinger og møter. For neste trinn, se Møter i Engage-arrangementer, eller for å konfigurere en kringkasting, se Kringkastinger i Engage-arrangementer.

     

Når du har opprettet en hendelse, mottar de angitte arrangørene, medarrangørene og presentatørene en kalenderinvitasjon.

Lede et Engage-arrangement

Arrangører og medarrangører kan administrere diskusjoner og svar under et arrangement.

Når moderering er aktivert, kan arrangører se gjennom spørsmåls- og diskusjonsinnlegg før de publiseres til alle brukerne. Svar kan ikke modereres. Arrangører kan også svare privat på upubliserte spørsmål fra deltakere. Arrangøren kan kommentere hvorfor et spørsmål blir avvist, eller be om ytterligere avklaring før publisering. Disse svarene er ikke synlige for andre deltakere, og når samtalen publiseres, er ikke svarene lenger synlige for noen.

Anonyme innlegg og kommentarer er virkelig anonyme, noe som betyr at de ikke er knyttet til brukeren gjennom samsvar og ikke vises i Mine innlegg-fanen til brukeren som legger ut det.

Utsette eller slå av spørsmål

Hvis du vil starte en hendelse uten spørsmål og diskusjoner, må du slå av spørsmål og diskusjoner for deltakerne når du planlegger hendelsen. Deltakerne får ingen utgiveropplevelse, men arrangører og presentatører kan fremdeles publisere. Disse alternativene for deltakerengasjement kan endres når som helst. Hvis du vil endre alternativene for deltakerengasjement før, under eller etter arrangementet, går du til Rediger detaljer-knappen , endrer forhandlingsinnstillingene og lagrer arrangementet.

Overvåk spørsmål

Filtrer samtaler for ubesvarte spørsmål for å finne spørsmål uten det beste svaret. Merk det beste svaret (velg hakemerkeikonet under svaret). Overstyr et beste svar ved å velge et nytt beste svar eller ved å merke gjeldende beste svar som feil ( X-ikonet ). Be bestemte personer om å svare på et spørsmål fra @mentioning dem i svaret ditt. For hvert beste svar kan du referere til videoplasseringen eller samtalen (i Engage eller Teams) der spørsmålet ble besvart.

Calendar-invitasjoner

Når du lagrer en nylig opprettet hendelse, mottar arrangører, medarrangører og presentatører automatisk kalenderinvitasjoner. Arrangørens eventuelle oppdateringer om Engage gjenspeiles i denne invitasjonen. Operasjonsdetaljer omfatter:

• Mottatte invitasjoner bør ikke redigeres eller videresendes fra Teams eller Outlook.
• Hvis du trenger å gjøre endringer i arrangementet, gjør du det på siden Engage arrangement. Eksterne endringer i invitasjonen gjenspeiles ikke på arrangementet i Engage.

Deltakere kan raskt legge til eller motta kalenderinvitasjoner for hver hendelse:

• Opprett ny invitasjon: arrangøren oppretter en ny invitasjon med detaljene og sender den til deltakerne på et valgt tidspunkt.
• Legg til i kalender: Potensielle deltakere kan velge Legg til i kalender på hendelsessiden for å legge til en hendelse i kalenderen.

Bli med på arrangementet

På målsiden for arrangementet kan arrangører finne anbefalte fremgangsmåter for promotering av arrangementer og kan begynne å samle inn spørsmål fra arrangementsdeltakere før den direktesendte delen av arrangementet finner sted.  

På dagen for arrangementet, når arrangementet er «live», velger de inviterte Bli med i møte eller Bli med i kringkasting» fra målsiden for arrangementet eller fra invitasjonen til arrangementskalenderen, hvis arrangøren har sendt invitasjoner separat.

I tillegg til å vise og bli med i arrangementer via Engage-nett og mobil, kan du se arrangementer direkte i Fellesskap i Teams. Enten brukeren har Engage web, Microsoft Teams, Engage-mobilappen eller Teams-mobilappen, kan brukere vise og delta i Engage-arrangementer.

Administrer opptak av video-on-demand (VoD)-arrangementer

Når den direkte videomøtedelen av hendelsen er over, hvis hendelsen ble tatt opp, vises opptaket (video ved behov) øverst på målsiden for hendelsen for enkel tilgang.

• Opptak av fellesskapsmøter og kringkasting lagres automatisk i vertsfellesskapets SharePoint-stasjon. Det arver fellesskapets tilgangstillatelser.

  • For offentlige fellesskapsmøter kan alle i nettverket automatisk se VoD.
  • For private fellesskapsmøter kan alle inviterte deltakere automatisk se VOD.

• Møte- og kringkastingsopptak via dreiebok lagres i arrangørens OneDrive og følger tilgangstillatelsene i Microsoft Teams som bestemmes av chattelisten. Arrangøren må velge Oppdater opptak for å sikre at alle inviterte deltakere kan se VoD-en for private møter, og alle i nettverket kan se VOD-en for offentlige møter.

Hvis du vil oppdatere et møteopptak med en ny versjon, velger du Oppdater opptak fra overflytshodet på hendelsessiden, erstatter koblingen og velger Oppdater. Innspillingen oppdateres og gir tilgang basert på innstillingene for innspillingskobling.

Når arrangementet er ferdig, må du kontrollere at innspillingen er delt opp i flere videoer av Teams. Dette skjer når videoene er lange og overskrider lagringsgrensen for Teams-opptak. Alle opptak vil bli lastet opp til riktig Engage-sted. For fellesskapshendelser i vertsfellesskapets SharePoint Drive & for dreiebokhendelser i arrangørens One Drive, kan det hende du bare må slå dem sammen og oppdatere opptakskoblingen.

Anbefalte fremgangsmåter for å arrangere arrangementer

Bruk følgende anbefalte fremgangsmåter for planlegging for å sikre best mulig deltakelse på arrangementet.

• Markedsfør hendelsen minst 24 timer i forveien. Del koblingen til arrangementet gjennom innlegg, kunngjøringer eller kalenderinvitasjoner fra Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook eller SharePoint i Microsoft 365.

• I invitasjonen bør du minne andre på at de kan bli med fra en hvilken som helst enhet eller se innspillingen senere.

• Velg et tidspunkt som har plass til flest deltakere på tvers av ulike tidssoner.

• Send ut påminnelser dagen før og rett før arrangementet - det fungerer!

• Bygg momentum ved å la deltakerne stille spørsmål i uken før arrangementet.

• Motiver bidragsytere ved å oppmuntre dem til å svare på spørsmål:

  • Filtrer og svar på ubesvarte spørsmål.
  • Merk de beste svarene ved å velge hakeikoner under svarene.
  • @Mention bestemte personer for å svare på et spørsmål.

• Når arrangementet er avsluttet, kan du fortsette samtaler med oppfølging av ubesvarte spørsmål.

Finn ut mer

Delta på et Engage-arrangement

Asynkrone Engage-arrangementer

Kringkastinger i Engage-arrangementer

Møter i Engage-arrangementer

Arrangere et Engage-arrangement

Analyseinstrumentbord for Engage-arrangementer