Søke etter poster med topp- eller bunnverdiene i en gruppe eller et felt

Velge mellom en spørring med toppverdier og et filter

Hvis du vil finne ut om du skal opprette en spørring med toppverdier eller bruke et filter, kan du vurdere følgende:

• Hvis du vil returnere postene som inneholder de høyeste eller laveste verdiene i et felt, og du ikke vet de nøyaktige verdiene for topp- eller bunnfeltet (eller de spiller ingen rolle), oppretter du en spørring med de øverste verdiene.

• Hvis du vil returnere alle postene der verdien i et felt samsvarer, eller er mindre enn eller større enn en verdi du er interessert i, bruker du et filter. Hvis du for eksempel vil se produkter med priser mellom 50 og 100 usd, bruker du et filter. Denne illustrasjonen illustrerer et eksempelfilter i spørringsutformingsvisning og resultatene som et slikt filter kan produsere:

  

  Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og bruker filtre, kan du se artikkelen Bruke et filter til å vise utvalgte poster i en Access-database.

Regler for å opprette og bruke spørringer med toppverdier

Når du fortsetter, må du huske at uavhengig av spørringstype (en utvalgsspørring eller en totalverdispørring), må du bruke felt som inneholder beskrivende data, for eksempel ansatte eller produktnavn, og et felt som inneholder de øverste eller nederste verdiene du vil finne, for eksempel en pris eller et datofelt. Du kan bruke mer enn ett datafelt, og hvis du bruker en totalspørring, bør datafeltene vanligvis inneholde kategoriinformasjon, for eksempel et felt for poststed eller land/område. Du kan utelate kategoridata bare når du oppretter en totalspørring som kjører mot alle poster, for eksempel «vis meg de fem største prosentene av de dyreste ordrene». Du kan også bruke en utvalgs- eller totalspørring til å finne de øverste og nederste verdiene i en gruppe med poster eller poster som faller inn i kategorier. Hvis du vil ha mer informasjon om dette, kan du se delen Finne de øverste eller nederste verdiene for poster i kategorier eller grupper senere i denne artikkelen.

Opprette en grunnleggende spørring for toppverdier

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Klikk tabellen du vil bruke i spørringen, klikk Legg til for å plassere tabellen i utformingsrutenettet, og klikk deretter Lukk.
   -eller
   dobbeltklikk tabellen.
   Hvis du bruker eksempeldataene, legger du til Ansatte-tabellen i spørringen.

3. Legg til feltene du vil bruke i spørringen, i utformingsrutenettet. Du kan dobbeltklikke hvert felt eller dra og slippe hvert felt på en tom celle i Felt-raden .
   Hvis du bruker eksempeltabellen, legger du til feltene Fornavn, Etternavn og Fødselsdato.

4. Klikk på Sorter-raden i feltet som inneholder verdiene øverst eller nederst (feltet Fødselsdato hvis du bruker eksempeltabellen), og velg enten Stigende eller Synkende.
   Hvis verdifeltet inneholder tall, for eksempel priser eller salgstall, returnerer sorteringsrekkefølgen stigende de laveste verdiene, og sorteringsrekkefølgen synkende returnerer de høyeste verdiene. Hvis verdifeltet inneholder datoer, returnerer synkende sorteringsrekkefølge den nyeste datoen, mens Stigende returnerer den tidligste datoen.
   

   Viktig!: Du må angi Sorter-raden til Stigende eller Synkende bare for feltene som inneholder de øverste eller nederste verdiene. Hvis du angir en sorteringsrekkefølge for et annet felt enn feltet som inneholder de øverste eller nederste verdiene, for eksempel ProductName i stedet for Pris, returnerer ikke spørringen resultatene du ønsker.

5. Klikk pil ned ved siden av Retur (listen over øverste verdier) i Oppsett-gruppen på Utforming-fanen, og angi enten antallet eller prosentdelen av postene du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

6. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

7. Lagre spørringen, og hold den åpen for bruk i de neste trinnene.

Du kan se at denne typen spørring med toppverdier kan besvare grunnleggende spørsmål, for eksempel hvem som er den eldste eller yngste personen i firmaet. De neste trinnene forklarer hvordan du bruker uttrykk og andre kriterier for å gi spørringen kraft og fleksibilitet. Vilkårene som vises i neste trinn, returnerer de neste tre fødselsdagene for ansatte.

Legge til vilkår i spørringen

1. Åpne spørringen du opprettet i de forrige trinnene, i utformingsvisning.

2. Kopier og lim inn eller skriv inn uttrykket Uttrykk1: DatePart("m",[Fødselsdato])) i kolonnen til høyre for kolonnen Fødselsdato i utformingsrutenettet for spørringen. DatePart-funksjonen trekker ut månedsdelen av verdien i feltet Fødselsdato.

3. Til høyre for kolonnen som inneholder uttrykket, kopierer og limer du inn eller skriver inn uttrykket Expr2: DatePart("d",[Birth Date]). I dette tilfellet trekker DatePart-funksjonen ut dagdelen av verdien i Fødselsdato-feltet.

4. Fjern merket i avmerkingsboksene i Vis-raden for hvert uttrykk, og klikk deretter Sorter-cellen for hvert uttrykk, og velg Stigende.

5. Du kan også angi et vilkår for å begrense omfanget av spørringen. Når du angir vilkår, sorterer spørringen bare postene som oppfyller vilkårene, og identifiserer de øverste eller nederste feltverdiene fra den sorterte listen.
   Hvis du vil fortsette med eksempeldataene, skriver du inn eller kopierer og limer inn dette uttrykket i Vilkår-raden i feltet Fødselsdato:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Dette uttrykket gjør følgende: Delen Month([BirthDate]) > Month(Date()) kontrollerer fødselsdatoen til hver ansatt for å se om den faller i en fremtidig måned og, hvis sann, inkluderer disse postene i spørringen. Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()))-delen av uttrykket kontrollerer fødselsdatoene som forekommer i gjeldende måned for å se om fødselsdatoen faller på eller etter gjeldende dato. Hvis denne betingelsen er sann, inkluderer funksjonen disse postene i spørringsresultatene. For å oppsummere ignorerer dette uttrykket alle poster der fødselsdatoen faller mellom 1. januar og datoen du kjører spørringen på.

   Hvis du vil se flere eksempler på uttrykk for spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

6. Klikk pil ned ved siden av Retur (listen over øverste verdier) i Oppsett-gruppen på Utforming-fanen, og angi enten antallet eller prosentdelen av postene du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

7. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

Opprett totalsumspørringen

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Velg tabellene du vil arbeide med, klikk Legg til, og klikk deretter Lukk etter at du er ferdig med å legge til tabellene.
   -eller
   dobbeltklikk tabellene du vil bruke, og klikk deretter Lukk. Hver tabell vises i utformingsrutenettet. Hvis du bruker eksempeltabellene som er oppført ovenfor, legger du til kategori- og produkttabellene.

3. Dobbeltklikk tabellfeltene du vil bruke i spørringen.
   På dette tidspunktet må du sørge for at du bare legger til gruppefeltene og verdifeltet i spørringen. Hvis du bruker eksempeldataene som er oppført i den foregående tabellen, legger du til kategorinavnfeltet fra Kategorier-tabellen og Pris-feltet fra Produkter-tabellen.

4. Du kan også angi et vilkår for å begrense omfanget av spørringen.
   Bare poster som oppfyller vilkårene, sorteres, og verdier for øverste og nederste felt identifiseres i denne sorterte listen. Hvis du for eksempel vil utelate produkter i kategorien Idretter, legger du til dette uttrykket i Vilkår-raden i Kategorinavn-feltet: <>«Sport».
   Hvis du vil se flere eksempler på uttrykk for spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

5. Konverter spørringen til en totalspørring.

   1. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.

      Totalraden vises i utformingsrutenettet.

6. Kontroller at Total-cellen i hvert gruppefelt er satt til Grupper etter, og angi deretter Total-cellen i verdifeltet (feltet som inneholder de øverste eller nederste verdiene) til maks . eller min.
   Hvis du velger Maks , returneres den største verdien i et numerisk felt og den nyeste dato- eller klokkeslettverdien i et dato/klokkeslett-felt. Hvis du velger Min , returneres den minste verdien i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslettverdien i et dato/klokkeslett-felt. Hvis du bruker eksempeldataene, angir du Total-cellen i Kategorinavn-feltet til Grupper etter og Total-cellen i Pris-feltet til Maks eller Min.

7. Kontroller at returlisten er satt til Alle i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen, og klikk deretter Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.
   

   Obs!: Avhengig av funksjonen du valgte i trinn 7, endrer Access navnet på verdifeltet i spørringen til MaxOfFieldName eller MinOfFieldName. Hvis du bruker eksempeltabellene, gir Access nytt navn til feltet MaxOfPrice eller MinOfPrice.

8. Lagre spørringen, og gå til de neste trinnene.

Spørringen returnerer ikke produktnavn eller annen informasjon om produktene. Hvis du vil se tilleggsdataene, må du opprette en ny spørring som inneholder spørringen du nettopp opprettet. De neste trinnene forklarer hvordan du oppretter denne andre spørringen.

Opprette en ny spørring for å vise flere data

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Klikk fanen Spørringer , og dobbeltklikk deretter totalspørringen du opprettet i forrige del.

3. Klikk Tabeller-fanen , og legg til tabellene du brukte i totalspørringen, pluss alle tabeller som inneholder de andre relaterte dataene du vil se.
   Hvis du bruker eksempeltabellene som er oppført tidligere, legger du til tabellene Kategorier, Produkter og Leverandører i den nye spørringen.

4. Føy sammen feltene i totalspørringen til de tilsvarende feltene i de overordnede tabellene. Dette gjør du ved å dra hvert felt i totalspørringen til det tilsvarende feltet i tabellen.

   Hvis du bruker eksempeldataene, drar du kategorinavnfeltet i totalspørringen til Kategorinavn-feltet i Kategorier-tabellen. Deretter drar du MaxOfPrice-feltet i totalspørringen til Pris-feltet i Produkter-tabellen. Sammenføyningene gjør det mulig for den nye utvalgsspørringen å samle dataene i totalspørringen og dataene i de andre tabellene.

5. Dobbeltklikk stjernen i vinduet for totalspørringen for å legge til hele spørringen i utformingsrutenettet, og dra deretter tilleggsfeltene fra de andre tabellene i spørringen.

   Hvis du bruker eksempeltabellene, dobbeltklikker du totalsumspørringen du opprettet i forrige del, og deretter legger du til feltene Produktnavn og Leverandør fra tabellen Produkter og leverandører.

6. Du kan eventuelt angi en sorteringsrekkefølge for én eller flere av kolonnene.
   Hvis du for eksempel vil vise kategoriene i alfabetisk rekkefølge, setter du sorter-cellen i kolonnen Kategorinavn til Stigende.

7. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

   Dette kjører spørringen og viser resultatene i dataarkvisning.

Til toppen av siden

Opprette lag tabell-spørringen

1. Med spørringen med de høyeste verdiene åpne i utformingsvisning:

   Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen på fanen Utforming.
   Dialogboksen Lag tabell vises.

2. Skriv inn et navn på tabellen som skal lagre postene øverst og nederst i Tabellnavn-boksen . Skriv for eksempel inn Oppføringer øverst og Nederst, og klikk deretter OK.
   Hver gang du kjører spørringen, i stedet for å vise resultatene i dataarkvisning, oppretter spørringen en tabell og erstatter den øverste verdien med gjeldende data.

3. Lagre og lukk spørringen.

Opprette en tilføyingsspørring

1. Åpne spørringen for den nederste verdien i utformingsvisning.

2. Klikk kategorien Utforming, velg Vis/skjul-gruppen og klikk Tilføying.

3. Skriv inn det samme navnet du skrev inn i dialogboksen Lag tabell .
   Skriv for eksempel inn poster øverst og nederst , og klikk deretter OK. Hver gang du kjører spørringen, i stedet for å vise resultatene i dataarkvisning, tilføyer spørringen postene i tabellen Øverste og Nederste poster.

4. Lagre og lukk spørringen.

Kjør spørringene

Du er nå klar til å kjøre de to spørringene.

• Dobbeltklikk den øverste verdispørringen i navigasjonsruten, og klikk Ja i meldingene.

• Dobbeltklikk spørringen nederst i verdien, og klikk Ja i meldingene.

• Åpne den øverste og nederste posttabellen i dataarkvisning.

Til toppen av siden