Tillegg om personvern for Microsoft Access 2010

Bruke Office.com maler

Ny-fanen i Microsoft Office Backstage-visningen (klikk fanen Fil, og klikk deretter Ny) kan gi deg oppdatert hjelp lastet ned fra Office.com for dokumenter som er basert på maler. Du kan også sende tilbakemelding på malene og gi en numerisk vurdering for hver mal du laster ned.

Når du åpner en mal eller en fil som er basert på en mal, Office.com kontakter, avhengig av innstillingene for Hjelp på Nettet. Den sender ID-en for denne malen, programmet og versjonen du bruker for øyeblikket, sammen med standard datamaskininformasjon.

Mal-ID-en brukes til å identifisere den opprinnelige malen som lastet ned fra Office.com eller inkludert i Access 2010-installasjonen. Access-databasen identifiseres ikke unikt. ID-en er den samme for alle brukere av samme mal.

Koble til datakilder

Koblede tabeller og andre datakilder lagres i metadata som en del av Access 2010-databasen. I noen tilfeller kan koblingen inneholde ditt brukernavn eller informasjon om servere på nettverket du bruker. Ved datatilkobling kan du velge å lagre et brukernavn eller passord inne i koblingen for datatilkoblingen.

Hvis du har tilknyttede databaser, lagres også plasseringen til den tilknyttede databasen i Access-databasen.

Utskrift

Når du skriver ut en Access 2010-fil og deretter lagrer filen, lagrer Access 2010 banen til skriveren med filen. I noen tilfeller kan banen inneholde et brukernavn eller navnet på en datamaskin.

Områder for dokumentarbeidsområde

Access 2010 gir deg tilgang til et dokumentarbeidsområde på et Microsoft SharePoint Foundation 2010-nettsted. Et dokumentarbeidsområde er et delt område der du kan samarbeide med andre gruppemedlemmer på én eller flere Access-databaser.

Når du åpner et dokumentarbeidsområde, laster Access 2010 ned data fra nettstedet for dokumentarbeidsområde for å gi deg informasjon om dette nettstedet. Disse dataene inkluderer:

• Navnet på SharePoint Foundation-området

• URL-adresse eller adresse for området

• Navn, e-postadresser og tilgangsnivåer for områdebrukerne

• Lister dokumenter, oppgaver og annen informasjon som er tilgjengelig fra nettstedet

Access 2010 lagrer også en liste over SharePoint Foundation-nettsteder som du har besøkt på datamaskinen, i form av informasjonskapsler. Denne listen brukes til å gi deg rask tilgang til områdene du har besøkt før. Microsoft får ikke tilgang til listen over nettsteder du har besøkt, og vises ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 tilbyr delte, nettbaserte områder for arbeidsområder der du kan samarbeide på dokumenter eller møter.

Når du får tilgang til et SharePoint-nettsted, lagrer nettstedet en informasjonskapsel på datamaskinen hvis du har tillatelse til å opprette et nytt sekundært område på nettstedet. Sammen utgjør disse informasjonskapslene en liste over nettsteder du har tilgang til. Denne listen brukes av flere Office-programmer til å gi rask tilgang til områdene du har besøkt tidligere.

Microsoft får ikke tilgang til listen over nettsteder du har besøkt, og vises ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Når du oppretter et nytt nettsted eller en ny liste i SharePoint Foundation, eller legger til eller inviterer personer til et eksisterende nettsted eller en eksisterende liste, lagrer nettstedet følgende for hver person, inkludert:

• Fullt navn

• E-postadresse

En bruker-ID føyes til hvert element som du eller de andre brukerne av området legger til eller endrer på området. Som med alt innholdet på SharePoint-området, bør bare administratorer og medlemmer av selve området ha tilgang til denne informasjonen.

Alle elementene på SharePoint-området inneholder to felt: Opprettet av og Endret av. Feltet Opprettet av fylles ut med brukernavnet til personen som opprinnelig opprettet elementet og datoen det ble opprettet. Endret av-feltet fylles ut med brukernavnet til personen som sist endret Access 2010-databasen og datoen da den sist ble endret.

Administratorer for serverne som er vert for SharePoint-området, har tilgang til noen data fra disse områdene. Disse dataene brukes til å analysere bruksmønstrene på området og øke periodene området er tilgjengelig. Disse dataene er bare tilgjengelige for administratorer, og deles ikke med Microsoft, med mindre Microsoft er vert for SharePoint-området. Dataene som er spesielt registrert, omfatter navnene, e-postadressene og tillatelsene til alle som har tilgang til området.

Alle brukere som har tilgang til et bestemt SharePoint-nettsted, kan søke i og vise alt innhold som er tilgjengelig på nettstedet.

Overvåking

Microsoft SharePoint Foundation 2010 inneholder overvåkingsfunksjoner som gjør det mulig for administratorer å holde et pålitelig revisjonsspor over hvordan brukere arbeider med bestemt innhold.

Når systemansvarlige aktiverer overvåkingsfunksjonen i Microsoft SharePoint Foundation, registreres automatisk visse handlinger brukeren utfører, i SharePoint-innholdsdatabasen. Disse handlingene omfatter visning, redigering og inn- og utsjekking. For hver handling som registreres, registreres det identifiseringsinformasjon om filen, handlingen og brukerens SharePoint-ID. Det sendes ingen data til Microsoft i forbindelse med denne funksjonen.

Denne funksjonen er deaktivert som standard og er bare tilgjengelig for administratorer av SharePoint-områder der innholdet er lagret.

Datainnsamling i Access

Access 2010 lar deg samle inn data via e-post ved å sende skjemaer basert på HTML eller basert på Microsoft InfoPath 2010. Når du sender en e-postmelding for datainnsamling, samles e-postadressene til alle mottakerne inn og lagres i Access-databasen. Du kan bruke denne informasjonen til å spore data mottatt fra mottakerne og sende e-postmeldinger til dem i fremtiden. Du kan velge å sende inn dataene via e-post som er lagret i databasen automatisk eller manuelt.

Hvor navnet ditt kan lagres

I enkelte tilfeller lagrer Access 2010 navnet ditt for å gi deg en bedre opplevelse når du bruker enkelte funksjoner. Navnet ditt er for eksempel lagret på disse plasseringene:

• Forfatterfelt

• AuthorName-filegenskap

Du kan fjerne navnet ditt fra disse feltene og egenskapene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Alternativer under Hjelp, og klikk deretter Gjeldende database.

3. Merk av for Fjern personlige opplysninger fra filegenskaper ved lagring under Programalternativer.

Du kan fjerne navn og initialer fra feltene Navn og Initialer .

Microsoft Office-løsninger som er opprettet av andre firmaer, kan også inneholde navnet ditt eller andre personlige opplysninger i de egendefinerte egenskapene som er knyttet til filen.

Hvis du bruker Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andre funksjoner som lar deg koble direkte til en annen datakilde, kan godkjenningsinformasjonen (bruker-ID og passord) lagres i Access-databasen. Hvis du vil endre eller slette denne godkjenningsinformasjonen, må du endre egenskapene for tilkoblingen på riktig måte.

Digitale signaturer

En digital signatur er en valgfri funksjon som kan hjelpe deg med å godkjenne identiteten til personen som sendte deg en Access-database. En digital signatur er en unik kryptert verdi av dataene i Access-databasen du signerer. Når du sender en Access-database med en digital signatur, sendes signaturen til mottakeren, sammen med dataene i Access-databasen og et klarert digitalt sertifikat fra deg (avsenderen). Det digitale sertifikatet utstedes av en sertifiseringsinstans, for eksempel VeriSign, og inneholder informasjon for å godkjenne avsenderen og kontrollere at det opprinnelige innholdet i Access-databasen ikke er endret. Access kan automatisk kontakte sertifiseringsinstansen på nettet for å bekrefte den digitale signaturen.

Når du signerer en Access-database, ser du en dialogboks som viser informasjonen som er inkludert i den digitale signaturen, for eksempel systemdato og -klokkeslett, versjonsnummer for operativsystemet, versjonsnummeret for Microsoft Office og versjonsnummeret for Access 2010.

Databasebeskyttelse

Databasebeskyttelse hjelper deg med å beskytte Access 2010-databasen ved å kryptere den med et passord.

Gjør følgende for å kryptere databasen med et passord:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon, og klikk deretter Krypter med passord.

3. Skriv inn et passord i boksene Passord og Bekreft .

Passordet du angir, lagres ikke sammen med filen og brukes til å generere nøkler for å kryptere filen. Du har muligheten til å fjerne passordet og krypteringen på databasen. Gjør følgende for å fjerne krypteringen:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon, og klikk deretter Dekrypter database.

3. Skriv inn passordet i passordboksen .

Hurtigbufring og synkronisering av data

Informasjon i Access 2010-databasene, eller i eksterne tabeller som er koblet til Access-databasene, kan lagres lokalt på datamaskinen som en Access-tabell i databasen. Dette gjøres for å forbedre ytelsen til Access 2010. Du kan deaktivere denne funksjonen ved å:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Alternativer under Hjelp.

3. Klikk fanen Gjeldende database .

4. Klikk Aldri hurtigbuffer.

Microsoft Office Web Application-filer

Enkelte Access 2010-filer laster ned informasjon fra Internett eller et intranett. Dette sender standard datamaskininformasjon til kilden til informasjonen. En dialogboks spør om du vil sende denne informasjonen første gang du åpner et publisert program. Du kan velge å lukke denne dialogboksen for fremtidige forespørsler ved å merke av for Ikke vis denne meldingen på nytt .

Nettleserkontroll

Når du åpner et skjema i en Access 2010-fil som har en nettleserkontroll, kan data fra programmet sendes til et Internett-nettsted som identifiseres av nettleserkontrollen.

Access-funksjoner

Når du åpner en Access 2010-fil, kan filen ha et uttrykk som bruker funksjoner, for eksempel CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups eller IsCurrentWebUserInGroup. Filen kan inneholde funksjoner som henter brukernavn, påloggingsnavn, e-postadresse eller informasjon om hvilke brukergrupper fra et SharePoint-område. Som standard lagres denne informasjonen i Access 2010-filen i frakoblet modus. Du kan velge ikke å lagre denne informasjonen i filen ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Alternativer under Hjelp.

3. Klikk Gjeldende database.

4. Merk av for Bruk hurtigbufferformatet som er kompatibelt med Microsoft Access 2010 eller nyere, under Hurtigbufring av webtjeneste og SharePoint-tabeller, og merk deretter av for Fjern hurtigbuffer ved lukking eller Aldri hurtigbuffer.

Til toppen av siden