Prosjektledere kan slite med å se tydelig og raskt hva teamet gjør på et gitt tidspunkt i prosjektplanen. Prosjektledere kan også slite med å finne en rask og smertefri måte å gjøre noe med problemer de oppdager.
Obs!: Team Planner er en funksjon som bare er tilgjengelig med Project Professional.
Velkommen til gruppe-Planner, en funksjon som gir prosjektledere større innsyn i og kontroll over teamets arbeid.
Hva vil du gjøre?
Vis gruppearbeid
-
Velg Gruppe Planner i Ressursvisninger-gruppen på Visning-fanen.
Teamets Planner vises. Én rad vises for hver ressurs i prosjektet. Til venstre vises ressursnavn. Alle aktivitetene som en ressurs er tilordnet til, vises på samme rad til høyre. Ressursaktiviteter som ikke har en startdato eller sluttdato, vises også til venstre ved siden av ressursnavnet.
Oppgaver som ikke er tilordnet til noen, vises nederst.
Tips!: Hvis du bruker smidig prosjektstyring som organisasjonens metodikk for prosjektplanlegging, kan du bruke de ikke-tilordnede aktivitetene som «gjenværende» av aktiviteter som venter på å bli tildelt ressurser i fremtidige sprinter.
1. En fullført oppgave. Denne aktiviteten er en fullført aktivitet med 100 prosent faktisk arbeid. Den kan ikke flyttes ved hjelp av team-Planner.
2. To oppgaver tilordnet til samme person. Den øverste aktiviteten planlegges automatisk og fullføres delvis (angitt av fargeendringen på linjen). Den nederste aktiviteten planlegges manuelt. Begge er planlagt til samme person samtidig. Den resulterende overallokering angis med røde linjer. Én av disse aktivitetene kan flyttes til et annet tidspunkt i tidsplanen (eller til en annen person) for å løse overallokeringen.
3. En aktivitet som ikke er planlagt. Denne aktiviteten er tilordnet til en bestemt person, men den har ikke nok planleggingsinformasjon til å bli en planlagt aktivitet. For at en aktivitet skal planlegges (og dermed flytte til høyre side av visningen), må den ha minst to av innstillingene for tidsplanen angitt. Hvis for eksempel varigheten og startdatoen er angitt (men ingen sluttdato), angis sluttdatoen automatisk, og den blir en planlagt aktivitet. På samme måte, hvis den har angitt en startdato og sluttdato (men ingen varighet), blir den også en planlagt aktivitet. Hvis bare startdatoen er angitt, forblir den en ikke-planlagt aktivitet.
4. Ikke-tilordnede aktiviteter. Denne oppgaven er ikke tilordnet til noen. Den kan tilordnes ved å dra den til en persons tidsplan i den høyre delen. Hvis du vil beholde oppgaven som ikke er planlagt, men tilordnet til en person, drar du den loddrett til navnet på en person øverst til venstre.
Tips!: Fargen på oppgaven gir deg nyttig informasjon om planleggingstilstanden. For eksempel indikerer deler av stolpen som er mørkere blå, faktisk arbeid. Grønne aktiviteter planlegges manuelt.
Flytte en aktivitet til et annet tidspunkt i tidsplanen
Det finnes ulike årsaker til at du kanskje vil flytte en aktivitet. Noen kan være tilordnet for mye arbeid, eller kanskje du vil tilordne arbeid til en annen person på nytt. Eller kanskje du oppdager at ingen arbeider med en viktig oppgave. Team Planner vil håndtere alle disse problemene, og mye mer.
Hvis du bruker gruppe Planner, er det like enkelt å planlegge en aktivitet på nytt som å dra den et annet sted.
-
Velg Gruppe Planner i Ressursvisninger-gruppen på Visning-fanen.
1. Flytte en oppgave loddrett for å løse en overallokering. Du kan flytte aktiviteter for en ressurs som arbeider på to aktiviteter samtidig.
2. Flytte en oppgave loddrett for å tilordne nytt arbeid til en person. Arbeid som ikke er tilordnet til en person, kan tilordnes til noen ved å dra og slippe.
3. Flytte en oppgave vannrett. En aktivitet kan planlegges å arbeide på et senere tidspunkt i en persons tidsplan.
Her er andre måter du kan bruke team-Planner på.
Hvis du vil |
Utfør denne handlingen |
Vis fritid |
En persons fritid vises som grå loddrette stolper. Dobbeltklikk de loddrette stolpene for å se flere detaljer om fritiden. |
Aktivitetsinformasjon for beregnet verdi for å se færre eller flere detaljer |
Hvis du vil ha et høyere detaljnivå om aktivitets- og prosjektinformasjon, kan du samle informasjon om gruppe Planner. Velg detaljnivået i Format-gruppen på Format-fanen ved å velge Beregnet verdi og deretter et disposisjonsnivå. Når aktiviteter rulles opp, vises oppgaven på høyeste nivå som én enkelt stolpe. |
Velg flere elementer |
Hold nede CTRL mens du klikker flere ressurs- eller aktivitetsnavn. Du kan også dra musen over flere elementer for å merke dem. |
Flytte elementer ved hjelp av tastaturet |
Du kan navigere gjennom elementer i Team Planner ved hjelp av piltastene. Hvis du vil flytte en uthevet oppgave, bruker du CTRL+pil. Hvis du vil rulle i visningen, bruker du ALT+pil. |
Flytte elementer utover vinduet |
Hvis du drar en oppgave til kanten av team-Planner, rulles visningen automatisk. På denne måten kan du dra en oppgave lenger inn i fremtiden (eller fortiden) uten å måtte slippe museknappen. |
Få rask informasjon om oppgaver |
Hold pekeren over en oppgave for å lese viktig og nyttig informasjon om hvordan den planlegges. Verktøytips kan hjelpe deg med å ta viktige planleggingsbeslutninger. |
Finjustere tidsplanen ved hjelp av teamvisningen Planner
Forutsatt at du har lest andre inndelinger i denne artikkelen, er du nå ganske kjent med hvordan du flytter oppgaver i gruppe-Planner. Det meste du kan gjøre i Gantt-diagrammet og andre visninger du kan gjøre i gruppe-Planner også. Denne delen dekker andre ting du kan gjøre i team-Planner for å få mer gjort på kortere tid.
Hvis du vil |
Utfør denne handlingen |
Endre hvordan aktiviteter planlegges |
Hvis du vil endre at en aktivitet automatisk planlegges til manuelt planlagt, høyreklikker du en aktivitet og velger Deretter Automatisk tidsplan eller Manuell tidsplan. |
Løs overarbeidsproblemer automatisk |
Velg Forhindre overallokeringer på Format-fanen. Når denne innstillingen er aktivert, vil det å flytte én oppgave opprette en konflikt med en annen, og den andre oppgaven flyttes automatisk for å hindre overallokeringer. |
Deaktivere en aktivitet |
Høyreklikk aktivitetslinjen for å velge Inaktiver aktivitet. Når du deaktiverer en aktivitet, slettes den ikke fra prosjektet, selv om aktiviteten forsvinner fra gruppe-Planner. Den hindrer at aktiviteten får faktiske data rapportert. |
Tilordne en oppgave på nytt |
Den enkleste måten å tilordne en oppgave på, er ved å dra den til en annen person. Du kan også høyreklikke en aktivitet og deretter klikke Tilordne på nytt til. Dette er spesielt nyttig hvis du vil beholde de samme datoene. |
Endre aktivitetsinformasjon |
Hvis du vil endre navnet på aktiviteten eller andre egenskaper (for eksempel betingelse skrive inn disposisjonskoder, tidsfrist datoer eller aktivitetstype ), dobbeltklikker du aktiviteten. Du kan også dobbeltklikke ressursnavnet for å vise og endre ressursinformasjon. |
Dele visningen |
For avanserte prosjektledere som er komfortable med den tradisjonelle delingsvisningen (eller kombinasjonsvisningen), kan du vise flere detaljer i en egen nederste rute. Velg Vis oppgavedetaljer i Egenskaper-gruppen på Oppgave-fanen. Den nederste smerten viser detaljert informasjon om den valgte aktiviteten og ressursene som er tilordnet aktiviteten. Obs!: Du kan ikke bruke en tidsskalert visning, for eksempel ressursbelegg- eller aktivitetsbeleggvisning, sammen med gruppe-Planner i en kombinasjonsvisning. Hvis du vil vise en tidsskalert visning sammen med Team Planner, åpner du et nytt vindu og ordner deretter vinduene vannrett. Dette gjør du ved å velge Ordne alle i Vindu-gruppen på Visning-fanen. |
Tilpasse team-Planner
Du kan endre måten teamet Planner ser ut til å passe dine behov og gjøre visningen mer attraktiv.
-
Velg Gruppe Planner i Ressursvisninger-gruppen på Visning-fanen.
Hvis du vil |
Utfør denne handlingen |
Endre fargen på team-Planner stolper |
Velg stolpetypen du vil endre, på Format-fanen i Stiler-gruppen , og velg deretter enten Kantlinjefarge eller Fyllfarge. Individuelle stolper kan også endres. |
Utvide høyden på rader for å vise mer tekst |
Velg en rekke linjer ved hjelp av Tekstlinjer-listen på Format-fanen i Format-gruppen. |
Vis flere eller færre detaljer |
Bruk glidebryteren for zoom nederst til høyre i Prosjekt-vinduet for å endre hvor mye tid som vises på høyre side av visningen. |
Endre utseendet på fritiden |
Høyreklikk i et tomt område på høyre side av visningen (ikke på en aktivitet), og velg deretter Fritid. |
Gruppere, filtrere eller sortere raskt |
Velg pil ned på Ressursnavn-kolonnen , og velg deretter Sorter, Grupper eller Filtre for definerte eller egendefinerte filtre. |
Skjul unødvendige kolonner |
Du kan skjule kolonnene for ikke-planlagte og ikke-tilordnede aktiviteter. Velg kolonnetypen du vil vise eller skjule fra visningen, på Format-fanen i Vis/skjul-gruppen . |
Endre størrelsen på inndelingene i gruppe-Planner |
Dra de loddrette og vannrette kantlinjene mellom inndelingene for å endre størrelsen på inndelingene. |
Tips!: Hvis du har tilpasset team-Planner betydelig, kan du lagre en versjon av den tilpassede visningen i en egen visning. Velg den nederste halvdelen av Gruppe Planner-knappen i Ressursvisninger-gruppen på Visning-fanen, og velg deretter Lagre visning.