In dit artikel
Diensten ordenen per groep
Begin in een nieuwe planning met één naamloze groep, geef deze een naam, voeg vervolgens personen toe en verschuift ernaar. U kunt zo nodig extra groepen toevoegen en ze alle namen geven. Groepsnamen helpen bij het organiseren van uw teamleden op basis van hun rol of afdeling volgens de planning. Een hotel kan bijvoorbeeld over de groepen 'Receptie', 'Roomservice' en 'Bediening' beschikken.
U kunt het beste groepen maken voordat u personen aan de planning toevoegt. Personen en hun diensten kunnen niet van de ene groep naar de andere worden verplaatst.
Ga als volgt te werk om een groep toe te voegen:
-
Klik op Groep toevoegen en typ een naam voor de groep.
Een groep een naam geven of de naam ervan wijzigen:
-
Klik op Groepsnaam invoeren of de naam van een bestaande groep en typ een nieuwe naam.
Zodra u uw groepen hebt gemaakt, kunt u er personen aan toevoegen.
Personen toevoegen aan de planning
Organiseer uw planning op groepen, zodat u personen kunt toevoegen aan de standaardgroep.
-
Zoek de groep waaraan u iemand wilt toevoegen en klik op Personen toevoegen aan groep .
-
Typ de naam of het e-mailadres en selecteer deze in de lijst.
-
Selecteer Toevoegen.
-
Ga zo nodig door met het toevoegen van personen en selecteer Sluiten wanneer u klaar bent.
Notities:
-
Een planning behoort tot een team in Teams, zodat u alleen leden van dat team aan de planning kunt toevoegen. Als u de persoon die u wilt toevoegen niet kunt vinden, gebruikt u de koppeling Team beheren om er een teamlid of eigenaar van te maken. (Eigenaren kunnen planningen maken en bijwerken.)
-
Wijzigingen die u in het team aanbrengt, zijn mogelijk niet direct beschikbaar in Shifts, dus als u het nieuwe teamlid dat u wilt toevoegen aan de planning niet vindt, wacht u even en probeert u het opnieuw.
Een dienst toevoegen
Een volledig nieuwe dienst toevoegen:
-
Klik in de rij van de persoon aan wie u de dienst toewijst onder de gewenste datum op
> Dienst toevoegen of dubbelklik op de lege dienst. -
Vul de gegevens voor de dienst in. Overweeg om een themakleur te kiezen om dingen te organiseren.
-
Geef de dienst een naam, zodat het gemakkelijk te onderscheiden is van andere diensten. De naam van de dienst is standaard de begin- en eindtijd.
-
Voeg notities toe voor de dienst, zoals 'taken die moeten worden uitgevoerd'.
-
Voeg pauzes of lunch toe in de sectie Activiteiten .
-
Kies Opslaan om op te slaan zonder te delen of Deel als u klaar bent om de dienst op te slaan en te delen met het team.
Een nieuwe dienst baseren op een bestaande dienst
Ga naar de rij van de persoon aan wie u de dienst toewijst. Klik onder de gewenste datum op en kies de dienst in de lijst. Als de lijst lang is, kunt u zoeken naar de gewenste lijst.
Een dienst kopiëren naar een andere plaats in de planning
Klik in een bestaande dienst op > Kopiëren, ga naar de plaats waar u de dienst wilt plaatsen en klik op > Plakken.
Tips:
-
Sneller kopiëren en plakken met de sneltoetsen: Ctrl+C voor kopiëren en Ctrl+V voor plakken.
-
Selecteer verschillende diensten tegelijk op een van de volgende manieren:
- Selecteer een dienst, houd Shift ingedrukt en gebruik de pijltoetsen.
- Klik en sleep de cursor met de muis (of een ander aanwijsapparaat).
Een openstaande dienst toevoegen
Voeg nu een open dienst toe en wijs deze later aan iemand toe als onderdeel van uw planning of deel deze met het team, zodat mensen deze kunnen aanvragen.
-
Klik in de rij Diensten openen onder de datum waarvoor u de dienst maakt op
en selecteer vervolgens + Dienst toevoegen om helemaal opnieuw te beginnen, of selecteer een bestaande dienst in de lijst waarop u de nieuwe wilt baseren. -
Vul de informatie voor de dienst in, inclusief het aantal sleuven dat u beschikbaar wilt maken. Als u het aantal sleuven wilt vinden, schuift u de wisselknop Open shift naar Aan.
-
Geef de dienst een naam, zodat u deze gemakkelijk kunt onderscheiden van andere diensten. De naam van de dienst is standaard de begin- en eindtijd.
-
Voeg activiteiten toe, zoals pauzes of lunch.
-
Kies Opslaan om op te slaan zonder te delen of Deel als u klaar bent om de openstaande dienst op te slaan en te delen met het team.
Notities: Als u de dienst wilt bewerken nadat u deze hebt gedeeld met het team, moet u het volgende onthouden:
-
Als u het aantal beschikbare sites wijzigt, moet u Delen kiezen. U kunt uw wijzigingen niet opslaan en later delen.
-
Als u de begin- of eindtijd van de dienst wijzigt, worden alle in behandeling zijnde aanvragen voor die dienst automatisch geweigerd wanneer u deze opnieuw deelt met het team.
-
Een planning delen met uw team
Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de planning, kunt u kiezen wanneer u deze wijzigingen met het team wilt delen. U kunt dingen in de planning verplaatsen totdat u alles goed hebt. Wijzigingen die u aanbrengt, worden vermeld met een sterretje (*). Er staat ook een sterretje op de knop Delen met team om u eraan te herinneren dat u de updates met collega's moet delen.
De planning delen:
-
Klik op Delen met team.
-
Zorg ervoor dat het geselecteerde tijdsbestek is wat u wilt delen.
-
Bepaal of u het hele team op de hoogte wilt stellen of alleen de personen die door de wijzigingen worden beïnvloed.
-
Klik op Delen.
Een andere planning openen
U kunt als volgende een andere planning openen als u meer dan één team hebt:
-
Selecteer linksboven in Shifts
Menu. -
Kies het team waaraan u aan de andere planning wilt werken.
Een planning kopiëren
-
Selecteer Planning kopiëren rechtsboven in de app.
-
Kies de begin- en einddatums voor het tijdsbestek dat u wilt kopiëren.
-
Selecteer Shift-notities, Verlof, Activiteiten of Open shifts als u deze wilt opnemen.
-
Selecteer Kopiëren en er wordt een dubbel schema weergegeven onder het gekopieerde schema.
Taggen per shift instellen
Door per dienst te taggen, kunt u in realtime personen bereiken die in dienst zijn. Teams wijst automatisch gebruikers toe met tags die overeenkomen met hun planning en de naam van de shift-groep vanuit de Shifts-app, waardoor dynamische berichten op basis van rollen worden ingeschakeld. Meldingen worden alleen verzonden naar personen die in dienst zijn op het moment dat een tag wordt gebruikt om een chatgesprek of een kanaalpost te starten.
Een tag per shift maken:
-
Ga in Teams naar de Shifts-app.
-
Maak ploegengroepen en noem deze naar een kenmerk, zoals een rol. Bijvoorbeeld EngineerOnCall. De naam van de shift-groep is de naam van de tag.
-
Vul een planning in door ploegen toe te wijzen aan leden van uw teams. Wanneer u klaar bent, selecteert u In de rechterbovenhoek van de Shifts-app Delen met team.
-
Wacht 15 minuten totdat de geplande diensten de tagservice vullen.
-
Gebruik de tag overal waar u tags in Teams gebruikt.
