Zodra u hebt vastgesteld dat een vergadering de juiste methode is om werk gedaan te krijgen, lees dan hoe u vergaderingen kunt plannen en leiden die productief en toegankelijk zijn voor alle deelnemers, ongeacht het type vergadering.
Opzettelijke controlelijst voor vergadering
-
Altijd een agenda hebben - Maak een gedeeld OneNote-programma dat vooraf is gevuld met de agenda en moedig anderen aan om bij te dragen aan de agenda.
-
Regels voor betrokkenheid bepalen - Aan het begin van de vergadering moet de organisator de agenda en de basisregels duidelijk maken die worden gebruikt, met name voor hybride vergaderingen.
-
Spreek om de beurt - Het om de beurt maken van hybride vergaderingen kan problemen opleveren als er geen vastgelegde regels voor betrokkenheid zijn en deelnemers een slechte internetverbinding hebben of als hun video niet is ingeschakeld.
Tips over hoe u kunt voorkomen dat elkaar wordt onderbroken in vergaderingen:
-
Wees weloverwogen de volgende spreker te selecteren.
-
Personen in de vergaderruimte moeten wachten tot mensen die inbellen om eerst te delen.
-
Het is OK om de vergadering te onderbreken en de overlappingssituatie actief aan te pakken.
-
-
Gebruik parallelle chat effectief in vergaderingen - Parallelle chat in vergaderingen kan handig zijn om koppelingen naar meer informatie te delen en @mentions de aandacht van bepaalde personen te trekken.
-
Vergeet niet om na te gaan - Laat tijd over voor het samenvatten van actie-items aan het einde van de vergadering. Overweeg om een OneNote-notitieblok toe te voegen aan Teams of een tabblad Wiki toe te voegen in Teams om opvolgingsitems en vergaderingsnotities vast te leggen voor terugkerende vergaderingen.
Informatiebronnen
Overzicht van vergaderingen in Teams
