Op de hybride werkplek kan het nodig zijn om het bedrijfsritme van uw team en organisatie te evalueren, zoals in hoe en wanneer u strategisch samen werkt om de algehele teamproductiviteit te garanderen. Dit kan betekenen dat u moet bepalen welke dagen het beste zijn voor persoonlijke vergaderingen en welk type werk op afstand kan worden uitgevoerd. Het is ook belangrijk om na te denken over hoe uw organisatie maandelijks, driemaandelijks of halfjaarlijkse doelstellingen moet plannen.
Om uw team succesvol te maken, kunt u een stap terug doen om het grotere geheel te bekijken en de volgende vragen te beantwoorden:
-
Hoe kunnen we vergaderschema's ontwerpen rond specifieke doelen en/of controlepunten?
-
Wanneer zijn vergaderingen (persoonlijk of op afstand) nodig? En wanneer zijn ze optioneel?
-
Hoe weten we wanneer we te veel vergaderingen hebben gepland?
Bekijk vervolgens voorbeelden van fictieve teamscenario's om geïnspireerd te raken over het gebruik van Microsoft 365-hulpprogramma's om het vergaderschema en de officiële samenwerkingskanalen van uw team te plannen en te ontwerpen.
Hoe een marketingteam wordt ingesteld voor succes
In dit fictieve voorbeeld ontwerpt een marketingteam het planningsschema voor teamvergaderingen rond geplande productreleases gedurende het hele jaar. Het team bepaalt welk type hulpprogramma's en kanalen voor samenwerking het beste aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie.
Eerst documenteer het team bekende behoeften en doelstellingen
Factoren die van invloed zijn op hoe het team teamvergaderingen plant:
-
Producten worden elk kwartaal uitgebracht
-
Productreleases zijn wereldwijd en internationale planningen worden overwogen
-
De doelstellingen van het marketingteam worden twee keer per jaar gerapporteerd
-
Het team werkt liever 2 dagen per week vanuit het kantoor en 3 dagen vanaf een externe locatie
Factoren die van invloed zijn op welke hulpprogramma's en communicatiekanalen worden gebruikt:
-
Het team werkt samen met verschillende externe partners van verschillende organisaties
-
Marketingassets worden geopend vanuit desktop- en mobiele apps
-
Het team is verantwoordelijk voor het communiceren van projectstatus en marketingnieuws
-
Het team heeft hulp nodig bij het veilig opslaan en delen van bestanden in de hele organisatie
Vervolgens stelt het team SharePoint-sites en Microsoft Teams-kanalen in
Het team geeft prioriteit aan drie samenwerkingsscenario's en bouwt een combinatie van SharePoint-team- en samenwerkingssites om verschillende hierboven beschreven marketingfuncties te ondersteunen.
|
Teamsamenwerking |
Organisatiesamenwerking |
Externe samenwerking |
|
|
|
Vervolgens plannen en plannen de teamvergaderingen
Het team heeft besloten dat terugkerende teamvergaderingen het meest waardevol zijn en om de week moeten plaatsvinden. Andere teamvergaderingen zijn specifiek voor producten en vinden alleen plaats voorafgaand aan de productlancering.
Voorbeeld van een planning voor een driemaandelijkse teamvergadering:
Maand 1
|
Maandag |
Dinsdag |
Woensdag |
Donderdag |
Vrijdag |
|
Teamvergadering |
Product een vergadering |
|||
|
Product een vergadering |
Product een vergadering |
|||
|
Teamvergadering |
Product een vergadering |
Product A-lancering |
||
Maand 2
|
Maandag |
Dinsdag |
Woensdag |
Donderdag |
Vrijdag |
|
Product B-vergadering |
Product B-vergadering |
|||
|
Teamvergadering |
||||
|
Product B-vergadering |
Product B-vergadering |
Product B-lancering |
||
|
Teamvergadering |
||||
Maand 3
|
Maandag |
Dinsdag |
Woensdag |
Donderdag |
Vrijdag |
|
Teamvergadering |
||||
|
Product C-vergadering |
||||
|
Teamvergadering |
Product C-vergadering |
Product C-vergadering |
||
|
Product C-vergadering |
Product C-lancering |
