Takenlijsten publiceren om werk in uw organisatie te definiëren en bij te houden

Er zijn twee typen takenlijsten in taakpublicaties. U kunt lijsten maken met taken voor elk team (ook wel standaardtakenlijsten genoemd) en lijsten met taken voor elk teamlid. Hier vindt u meer informatie over elk type lijst en wanneer u deze kunt gebruiken.

Lijst	Wanneer gebruiken	Gedrag bij publicatie	Voorbeeld
Standaardtakenlijst Voor elk team	Voor taken die eenmaal per team moeten worden voltooid. U kunt deze lijsten terugkeren.	Voor elk geselecteerd team wordt één kopie van de taak gemaakt in een plan voor dat team. Zodra één frontlinemanager of medewerker de taak heeft voltooid, wordt deze beschouwd als voltooid voor het hele team.	Reza, de operations manager bij een productieorganisatie, maakt een takenlijst voor het implementeren van een nieuwe productielijn. Reza publiceert die lijst naar de set fabriekslocaties die bedoeld zijn om de nieuwe lijn te loodsen. Elke geselecteerde locatie ontvangt één kopie van de taak. Wanneer een manager of werknemer de taak voltooid markeert, wordt deze weergegeven als voltooid voor de hele locatie.
Voor iedereen om te voltooien Voor elk teamlid	Voor taken die iedereen in het team moet voltooien.	Voor elk geselecteerd team worden meerdere kopieën van de taak gemaakt. Voor elk lid van het team wordt een kopie van elke taak gemaakt in een persoonlijk plan voor dat teamlid en wordt de taak toegewezen aan die persoon. Alle teamleden moeten de taak voltooien zodat hun locatie 100% voltooiing van die taak weergeeft.	Camille, de operations manager in een retailorganisatie, heeft een nieuw gezondheidsbeleid op de werkplek dat alle werknemers moeten erkennen. Camille publiceert een takenlijst met een taak voor het controleren en ondertekenen van het nieuwe beleid. Elke werknemer op elke geselecteerde locatie ziet een taak die voor hen is gemaakt en aan hen is toegewezen. Elke werknemer moet een eigen taak voltooien. Wanneer een gebruiker de taak voltooid markeert, heeft dit geen invloed op de taken die aan zijn teamleden zijn toegewezen.

U ziet de volgende secties onder Lijsten op de publicatiepagina: Concepten, Gepland, Gepubliceerd, Niet gepubliceerd. Elke sectie vertegenwoordigt een lijststatus in het publicatieproces.



Gebruik de volgende tabel om vertrouwd te raken met elke sectie.

Sectie	Lijststatus en gedrag	Kunnen taken in de lijst worden bewerkt?	Zijn taken zichtbaar voor leden van het ontvangende team?
Concepten	Nog niet gepubliceerd of gepland voor publicatie.	Ja	Nee
Gepland	Gepland om te publiceren op een opgegeven dag en tijd.	Ja	Nee
Gepubliceerd	De lijst wordt gepubliceerd of de publicatie wordt uitgevoerd.	Ja	Ja
Niet gepubliceerd	De lijst is niet gepubliceerd of de publicatie wordt ongedaan gemaakt.	Nee	Nee

1. Selecteer linksonder op de pagina Publiceren de optie Nieuwe lijst en kies een van de volgende opties.
   
   

   • Voor elk team. Gebruik dit voor taken die eenmaal per team moeten worden voltooid, ook wel een standaardtakenlijst genoemd.

   • Voor elk teamlid. Gebruik dit voor taken die iedereen in het team moet uitvoeren, zoals trainings- of beleidsbevestigingstaken.

     Belangrijk: Nadat u een lijst met taken voor elk team hebt gemaakt, kunt u deze niet wijzigen in een lijst voor elk teamlid en omgekeerd. U moet een nieuwe lijst maken.

2. Geef de lijst een naam.

3. Als u deel uitmaakt van meer dan één team dat kan publiceren, selecteert u het team waaruit u wilt publiceren. De teams die de publicatie van de takenlijst ontvangen, kunnen zien van welk team de takenlijst is gepubliceerd.

4. Selecteer Maken. De nieuwe lijst wordt weergegeven onder Concepten.

5. Geef onder Taaktitel de eerste taak een titel en selecteer Enter.

6. Selecteer de taaktitel om de taak te openen en een van de volgende items toe te voegen of te bewerken.   

   • Titel

   • Emmer. Gebruik om taken te categoriseren. Zo kunnen buckets voor magazijnen of verkoopmedewerkers worden gebruikt om de werkgroep te identificeren die de taak gaat uitvoeren.

   • Voorrang. De opties zijn Urgent, Belangrijk, Gemiddeld en Laag.

   • Begin- of einddatum

   • Notities

   • Een controlelijst met maximaal 20 items. U bepaalt de items, de volgorde en of de controlelijst vereist is voor het voltooien van de taak. Taakontvangers bepalen het markeren van elk item voltooid. 

   • Bijlage 

   • Vereisten voor het voltooien van taken. Taakontvangers moeten aan de vereisten voldoen voordat ze de taak voltooid kunnen markeren. Zie Vereisten instellen voor taakvoltooiing in een takenlijst voor meer informatie. 

     • Vereist formulier: koppel maximaal twee formulieren die taakontvangers moeten invullen. U kunt een nieuw formulier maken of een bestaand formulier gebruiken.

     • Vereiste goedkeuring: voeg een goedkeuringsvereiste toe voor taakontvangers om goedkeuring van een manager aan te vragen en te ontvangen. Dit is alleen beschikbaar voor takenlijsten die zijn gemaakt met de optie Voor elk team (ook wel standaardtaaklijsten genoemd). 

7. Als u een andere taak wilt toevoegen, voert u een taaknaam in het veld Nieuwe taak in.

   Tip: Nadat u taken hebt gemaakt, kunt u de prioriteit, einddatum of bucket voor alle geselecteerde taken bulksgewijs bewerken. 

8.  Als u de lijst hebt gemaakt met behulp van de optie Voor elk team (ook wel een standaardtakenlijst genoemd), kunt u deze terugkeren, zodat deze automatisch volgens een herhalend schema wordt gepubliceerd. Hiervoor selecteert u Niet herhalen, kiest u de terugkeerpatrooninstellingen voor de lijst en selecteert u vervolgens Opslaan.
   
   Zie Terugkerende takenlijsten gebruiken voor meer informatie over het werken met terugkerende takenlijsten. 

U kunt een kopie van een taaklijst maken met behulp van de actie Dupliceren . Met deze actie maakt u een nieuwe lijst met een kopie van de taken in de oorspronkelijke lijst. U kunt de naam van de nieuwe lijst kiezen en voor welk team deze moet worden gemaakt. Vervolgens kunt u de taken in de nieuwe lijst bewerken om deze voor te bereiden voor publicatie.

1. Selecteer de takenlijst die u wilt dupliceren en selecteer vervolgens Meer acties > Dupliceren. 

2. Geef de lijst een naam en selecteer het team Publiceren vanuit . Als u deel uitmaakt van meer dan één team in de hiërarchie van uw organisatie, ziet u meerdere opties. De teams die de publicatie van de takenlijst ontvangen, kunnen zien van welk team de takenlijst is gepubliceerd.

3. Selecteer Dupliceren. Nadat de lijst is gedupliceerd, wordt deze weergegeven onder Concepten. U kunt net als andere conceptlijsten met de lijst werken.  

1. Selecteer onder Concepten of Gepland de takenlijst die u wilt bewerken. 

2. Als u een taak wilt wijzigen, selecteert u de titel om de taak te openen en voert u een van de volgende handelingen uit:

   • Als u een van de velden van de taak wilt wijzigen, selecteert u het veld en bewerkt u deze indien nodig. U kunt ook bijlagen en vereisten toevoegen of verwijderen.  

   • Als u de taak wilt verwijderen, selecteert u rechts van de taaknaam Meer acties > Verwijderen.

U kunt de naam van een conceptlijst wijzigen voordat u deze publiceert. 

1. Ga onder Concepten naar de lijst die u wilt wijzigen en selecteer vervolgens Meer acties > Naam wijzigen van lijst.

2. Voer de nieuwe naam in het vak Titel in en selecteer opslaan.

U kunt elke takenlijst verwijderen onder Concepten of Niet gepubliceerd.

1. Ga onder Concepten of Niet gepubliceerd naar de takenlijst die u wilt verwijderen.

2. Selecteer Meer acties > Verwijderen.

Wanneer uw takenlijst klaar is voor gebruik, publiceert u deze naar de teams waarvan de leden het werk doen. 

1. Selecteer onder Concepten een takenlijst en selecteer in de rechterbovenhoek de optie Reeks publiceren of publiceren (als het een terugkerende takenlijst is). 

2. Kies hoe u de ontvangende teams wilt selecteren. U kunt de teams selecteren in een hiërarchie of een aangepaste lijst met teams uploaden. Meer informatie over deze opties. In de volgende stappen wordt de selectie uit een hiërarchie weergegeven.

3. Selecteer de teams die de takenlijst ontvangen. Gebruik de hoofdlijst van Teams en/of beschikbare filters om de teams te vinden die u wilt opnemen.
   
   

   • Als u alle teams binnen een vertakking van de hiërarchie wilt selecteren, schakelt u het selectievakje ernaast in. Als u bijvoorbeeld 'Noord-Amerika' selecteert, worden alle locaties in die regio geselecteerd. 

   • Als u alleen wilt publiceren naar locaties met bepaalde kenmerken, selecteert u een filter. Als u bijvoorbeeld alle locaties met een grote indeling wilt selecteren, selecteert u het filter Groot. In de voorbeeldafbeelding wordt de takenlijst gepubliceerd naar alle grote winkels in Noord-Amerika.

4. Kies of u de geadresseerde teams op de hoogte wilt stellen.

5. Selecteer Volgende en controleer vervolgens uw publicatieplan. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u Terug.  

6. Schakel het selectievakje Gereed, alles ziet er hier goed uit en kies vervolgens Publiceren. 

   Notities: 

   • Zodra het publicatieproces begint, wordt de takenlijst verplaatst van Concepten naar Gepubliceerd om aan te geven dat taken worden verzonden en zichtbaar worden voor geadresseerden. 

   • Het publiceren van taken kan enige tijd duren als uw takenlijst een groot aantal taken bevat of als u een groot aantal ontvangende teams selecteert. Het is geen probleem om het publicatiescherm te verlaten en later terug te komen. De taken worden op de achtergrond gepubliceerd. 

7. Wanneer het publiceren is voltooid, ziet u boven aan de publicatiepagina een bericht waarin wordt aangegeven dat uw taken zijn afgeleverd.

   Belangrijk: Als waarschuwingspictogrammen worden weergegeven, selecteert u Details weergeven om de problemen op te lossen.

U kunt taken in een gepubliceerde lijst bewerken door de lijst in de bewerkingsmodus te plaatsen. Wanneer de lijst zich in de bewerkingsmodus bevindt, kunt u taken in de lijst bijwerken, taken uit de lijst verwijderen of nieuwe taken toevoegen aan de lijst. Wijzigingen worden pas gepubliceerd naar ontvangende teams als u wijzigingen publiceren selecteert en het overzicht bevestigt. 

Wanneer u wijzigingen in een taak in een gepubliceerde lijst publiceert, worden met de waarden in de taakvelden in de bijgewerkte taak de waarden van die taakvelden in elk ontvangend team overschreven, met uitzondering dat de status van de taak niet opnieuw wordt ingesteld. Daarom raden we u aan een taak in een gepubliceerde lijst te bewerken als u wilt verduidelijken wat er moet worden gedaan.

Als er een correctie is waarvoor de taak opnieuw moet worden voltooid, zelfs als deze is voltooid op basis van de details van de vorige taak, raden we u aan de oorspronkelijke taak te verwijderen en een nieuwe te maken.

1. Selecteer onder Gepubliceerd de lijst die u wilt bewerken en kies vervolgens Lijst bewerken.

2. Selecteer een taak om deze te bewerken. U kunt ook een nieuwe taak toevoegen of Meer acties selecteren naast een bestaande taak om deze te verwijderen.

3. Wanneer u klaar bent om de wijzigingen te publiceren, selecteert u Wijzigingen publiceren in de rechterbovenhoek om de wijzigingen te publiceren naar alle oorspronkelijke geadresseerdenteams.  
   
   U kunt er ook voor kiezen om de door u aangebrachte wijzigingen te annuleren, waarna de lijst teruggaat naar de eerder gepubliceerde status.

Als u de publicatie van een takenlijst ongedaan wilt maken, kunt u dit het beste zo snel mogelijk doen om de toewijzing en voltooiing van taken die worden gewist, te verminderen. Een niet-gepubliceerde lijst wordt verplaatst naar de sectie Niet-gepubliceerd en kan worden gedupliceerd, maar kan zelf niet opnieuw worden gepubliceerd.   

1. Selecteer meer acties naast de lijst die u ongedaan wilt maken > Publicatie ongedaan maken.

2. Bevestig dat u de publicatie van de lijst ongedaan wilt maken en kies vervolgens Unpublish.

Nadat de lijst wordt weergegeven onder Niet gepubliceerd, kunt u deze verwijderen of dupliceren, de kopie bewerken en de bewerkte kopie publiceren.

Nadat u een takenlijst hebt gepubliceerd, wilt u waarschijnlijk de voortgang van teams bijhouden bij het toewijzen en/of voltooien van de taken die u hen hebt verzonden. Selecteer een lijst in de sectie Gepubliceerd . Hier kunt u de details van de gepubliceerde taken op verschillende manieren bekijken. 

• U kunt de weergave Taakrapport gebruiken om de voortgang voor een specifieke taak in de lijst te bekijken.
  
  
  
  Selecteer rechts van een taak en kies Rapport weergeven om de toewijzings- en voltooiingsstatus voor die taak te bekijken voor de teams die deze hebben ontvangen.

• U kunt de rapportweergave Lijst gebruiken om de voortgang van de lijst als geheel te bekijken. U ziet de toewijzings- en voltooiingsstatus voor de taken in de lijst.
  
  

In beide weergaven kunt u een vertakking van de hiërarchie selecteren om deze uit te vouwen of een team selecteren om de status voor dat specifieke team te bekijken. Als u wilt terugkeren naar een weergave op hoog niveau nadat u de details hebt bekeken, selecteert u de naam van de takenlijst die boven de teamnaam wordt weergegeven.