Takenlijsten publiceren om werk in uw organisatie te maken en bij te houden

Het publiceren van takenlijsten is hoe operations managers en andere organisatieplanners taken distribueren naar de teams die het werk uitvoeren. Elk team ontvangt één kopie van de lijst, zodat lokale managers taken kunnen toewijzen aan hun werknemers. Managers die deel uitmaken van teams in de hiërarchie tussen de lokale manager en de uitgever van de takenlijst, kunnen de toewijzing en voltooiing van taken bijhouden, maar kunnen niets wijzigen. 

Stel dat Anna operations manager is op het hoofdkantoor van Contoso Markets, een keten met 250 winkels, georganiseerd in Teams per regio. Elke regio heeft ten minste één winkel en de werknemers van elke winkel ontvangen taakinstructies via taken in de Teams-app. Anna plant een zomerverkoop en heeft een takenlijst voorbereid die ze naar de hele keten gaat publiceren. 

• Anna gaat naar de taken-app in Teams en maakt een lijst met taken voor het instellen van de verkoop en noemt deze Summer Sale. Ze voegt enkele visuele productindelingen toe om de Vervolgens publiceert ze haar takenlijst naar alle 250 winkels.

• Srina beheert de westelijke regio, waarvan de winkels een extra categorie producten hebben: sportartikelen. Ze besluit de takenlijst zomerverkoop te dupliceren, taken voor sportartikelen toe te voegen en deze te publiceren in de winkels van haar regio als Summer Sale Western.

• Frank beheert Store 004, de grootste winkel in de westelijke regio. Hij opent Teams op zijn pc op de dag voordat de verkoopvoorbereiding begint. Hij ziet de twee nieuwe gepubliceerde lijsten en kijkt mee. Hij wijst taken toe aan zijn frontlijnmedewerkers en een paar aan zichzelf.  

• Will, een voorraadmedewerker in Store 004, opent Teams op zijn telefoon om te zien wat hem te wachten staat. Hij bekijkt de visuele productregelingen die Anna aan zijn taak heeft gekoppeld en begint die te implementeren in zijn winkel.

Wanneer u een lijst publiceert, kunnen beheerders alle taakvelden bewerken, met uitzondering van de taaktitel en notities. Managers kunnen gepubliceerde taken niet verwijderen. 

1. Selecteer linksonder op het tabblad Gepubliceerde lijstende optie Nieuwe lijst.

2. Geef de lijst een naam.

3. Kies hoe u de ontvangende teams wilt selecteren. U kunt de teams selecteren in een hiërarchie of een aangepaste lijst met teams uploaden. Meer informatie over deze opties vindt u hier. In de volgende stappen wordt de selectie uit een hiërarchie weergegeven.

4. Als u deel uitmaakt van meer dan één team in Taken, selecteert u het team waaruit u wilt publiceren. De teams die de publicatie van de takenlijst ontvangen, kunnen zien van welk team de takenlijst is gepubliceerd.

5. Selecteer Maken. De nieuwe lijst wordt links weergegeven onder Concepten.

6. Geef onder Taaktitel de eerste taak een titel en selecteer Enter.

7. Selecteer de taaktitel om de taak te openen en een van de volgende items toe te voegen of te bewerken.   

   • De titel

   • Bucket (gebruik om taken te categoriseren, bijvoorbeeld buckets magazijn of verkoopdesk kunnen worden gebruikt om de werkgroep te identificeren die de taak gaat uitvoeren)

   • Prioriteit (urgent, belangrijk, gemiddeld of laag)

   • Begin- of einddatum

   • Notities

   • Een controlelijst van maximaal 20 items (u bepaalt de items en de volgorde, taakontvangers bepalen dat ze voltooid zijn) 

   • Bijlage 

8. Als u een andere taak wilt toevoegen, voert u een taaknaam in het veld Nieuwe taak in. 

   Opmerking: Als u net terug bent gekomen naar de takenlijst nadat u iets anders hebt gedaan, moet u mogelijk eerst Een taak toevoegen selecteren voordat u een naam invoert in Nieuwe taak.

   Tip: Nadat u taken hebt gemaakt, kunt u de prioriteit, einddatum of bucket voor alle geselecteerde taken bulksgewijs bewerken. Zie Veel taken tegelijk wijzigen voor instructies. 

U kunt een conceptlijst of een gepubliceerde lijst kopiëren. Vervolgens kunt u de kopie bewerken om deze afzonderlijk voor te bereiden voor publicatie. 

1. Selecteer op het tabblad Gepubliceerde lijsten de takenlijst die u wilt dupliceren, selecteer Meer opties en selecteer Dupliceren. De kopie van de takenlijst wordt weergegeven onder Concepten.
   
    

   Opmerking: Wanneer u een gepubliceerde takenlijst ontvangt en u ook takenlijsten kunt publiceren, wordt de nieuwe lijst weergegeven op het tabblad Gepubliceerde lijsten in het linkerdeelvenster onder Ontvangen.  
   
   

2. Zodra de lijst is gedupliceerd, kunt u net als andere conceptlijsten met de lijst werken.  

U kunt de naam van een conceptlijst wijzigen voordat u deze publiceert. U kunt de naam van elke takenlijst met de conceptstatus wijzigen.

1. Wijs op het tabblad Gepubliceerde lijsten onder Concepten de lijst aan die u wilt wijzigen.

2. Selecteer Meer opties en selecteer vervolgens Lijst wijzigen.
   
   

3. Voer de nieuwe naam in het vak Titel in. Teams controleert de naam om te controleren of er geen conflicten zijn. Als er een vinkje wordt weergegeven aan de rand van het vak Titel , werkt de naam. Selecteer Opslaan om de naamswijziging toe te passen.

1. Selecteer op het tabblad Concepten de takenlijst die u wilt bewerken. 

2. Als u een taak wilt wijzigen, selecteert u de titel om de taak te openen en voert u een van de volgende handelingen uit:

   • Als u de velden van de taken wilt wijzigen, selecteert u het veld en bewerkt u deze indien nodig. U kunt ook notities en bijlagen toevoegen.  

   • Als u de taak wilt verwijderen, selecteert u rechts van de taaknaam Meer opties en selecteert u vervolgens Verwijderen.

U kunt elke takenlijst verwijderen onder Concepten en Niet-gepubliceerd.

1. Plaats op het tabblad Gepubliceerde lijsten onder Concepten of Niet gepubliceerd de muisaanwijzer op de takenlijst die u wilt verwijderen.

2. Selecteer Meer opties en selecteer vervolgens Verwijderen.

Wanneer uw takenlijst klaar is voor gebruik, publiceert u deze naar de teams waarvan de leden het werk doen. 

1. Selecteer in de app Taken de optie Gepubliceerde lijsten.
    

2. Selecteer in de lijst Concepten een takenlijst en selecteer vervolgens Publiceren in de rechterbovenhoek.

3. Selecteer de teams die de takenlijst ontvangen. Gebruik de hoofdlijst van Teams en/of beschikbare filters om de teams te vinden die u wilt opnemen.
   
   

   • Als u alle groepen in een categorie wilt selecteren, schakelt u het selectievakje voor de categoriekop in. In het volgende geval selecteert u 'Regio 1' alle winkels in die regio. 

   • Als u alleen wilt publiceren naar winkels in regio 1 met een kledingafdeling, selecteert u naast de kop regio het filter Kleding.
      

4. Selecteer Volgende om uw publicatieplan te controleren. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u Terug.  

5. Selecteer Gereed, alles ziet er hier goed uit en selecteer vervolgens Publiceren. 

   Notities: 

   • Zodra het publicatieproces begint, wordt de takenlijst verplaatst van Concepten naar Gepubliceerd om aan te geven dat taken worden verzonden en zichtbaar worden voor geadresseerden. 

   • Op verschillende punten in het publicatieproces controleert Teams uw publicatie-instructies en informeert u over eventuele problemen die optreden.

   • Het publiceren van taken kan enige tijd duren als uw takenlijst een groot aantal taken bevat of als u een groot aantal ontvangende teams selecteert. Het is geen probleem om het publicatiescherm te verlaten en later terug te komen. De taken worden op de achtergrond gepubliceerd. 

6. Zodra het publiceren is voltooid, wordt boven aan het tabblad Gepubliceerde lijsten een bericht weergegeven waarin wordt aangegeven dat uw taken zijn uitgevoerd.

   Belangrijk: Als waarschuwingspictogrammen worden weergegeven, selecteert u Details weergeven om het probleem of de problemen op te lossen.

U kunt taken in een gepubliceerde lijst bewerken door de lijst in de bewerkingsmodus te plaatsen. Zodra de lijst zich in de bewerkingsmodus bevindt, kunt u taken in de lijst bijwerken, taken uit de lijst verwijderen of nieuwe taken toevoegen aan de lijst. Wijzigingen worden pas gepubliceerd naar ontvangende teams nadat u de optie Wijzigingen publiceren hebt geselecteerd en het overzicht hebt bevestigd. 

Wanneer u wijzigingen in een taak in een gepubliceerde lijst publiceert, worden met de waarden in de taakvelden in de bijgewerkte taak de waarden van deze taakvelden in elk ontvangend team overschreven, met uitzondering dat de status van de taak niet opnieuw wordt ingesteld. We raden u aan een taak in een gepubliceerde lijst te bewerken als u wilt verduidelijken wat er moet worden gedaan.  Als er een correctie is die vereist dat de taak opnieuw moet worden voltooid, zelfs als deze is voltooid op basis van de details van de vorige taak, raden we u aan de oorspronkelijke taak te verwijderen en een nieuwe te maken.

1. Selecteer in de sectie Gepubliceerd de lijst die u wilt bewerken.

2. Selecteer Lijst bewerken zoals weergegeven in de afbeelding.

3. Zodra de lijst in de bewerkingsmodus is, kunt u op een taak klikken om te bewerken. U kunt ook een nieuwe taak toevoegen of op het menu ... naast een bestaande taak klikken om deze te verwijderen.

4. Als u besluit geen wijzigingen aan te brengen, kunt u Bewerken annuleren selecteren op dezelfde plaats waar u de knop Lijst bewerken hebt gevonden. Er worden geen wijzigingen gepubliceerd naar een van de ontvangende teams.

5. Als u klaar bent om wijzigingen te publiceren, kunt u Wijzigingen publiceren in de rechterbovenhoek selecteren om de wijzigingen te publiceren naar alle oorspronkelijke geadresseerdenteams.  
   
   

   Opmerking: U kunt er ook voor kiezen om de wijzigingen die u hebt aangebracht te annuleren, waarna de lijst teruggaat naar de eerder gepubliceerde status.

Als u de publicatie ongedaan wilt maken, kunt u dit het beste zo snel mogelijk doen om de toewijzing en voltooiing van taken die worden gewist te verminderen. Een niet-gepubliceerde lijst wordt verplaatst naar de sectie Niet-gepubliceerd en kan worden gedupliceerd, maar kan zelf niet opnieuw worden gepubliceerd.  

1. Selecteer naast de lijst die u ongedaan wilt maken de optie Meer opties en selecteer vervolgens Publicatie ongedaan maken.

2. Nadat de lijst zich in de sectie Niet-gepubliceerd bevindt, kunt u deze kopiëren, bewerken en de bewerkte kopie publiceren.

Nadat u een takenlijst hebt gepubliceerd, wilt u waarschijnlijk de voortgang van teams bijhouden bij het toewijzen en voltooien van de taken die u hen hebt verzonden. U kunt de details van de gepubliceerde taken op verschillende manieren weergeven. 

In de weergave Taken ziet u de voortgang per taak. U kunt een taak selecteren om aanvullende details te zien voor de toewijzing en voltooiing van die taak in de teams die deze hebben ontvangen. 

• Selecteer rechts van een taak om de taakdetails te bekijken.

In de weergave Teams ziet u de voortgang per team voor alle taken in de lijst. U kunt groeperingen zoals regio's of districten selecteren om deze uit te breiden en u kunt een afzonderlijk team selecteren dat de takenlijst heeft ontvangen om de details voor dat team te bekijken. 

En als u wilt zien hoe een team het voor elke taak doet, selecteert u de teamnaam. 

Als u wilt terugkeren naar een weergave op hoog niveau nadat u de details hebt bekeken, klikt u op de naam van de takenlijst links van de teamnaam.