Większość klientów docenia to, że często wspomina się o nich w sklepach i restauracjach — nie tylko po to, aby nazywać się ich nazwami, ale być znani ze swoich preferencji. Na przykład może zostać powitany jeden z następujących elementów:
"Pamiętasz, jak prosiłeś nas o poinformowanie Cię, gdy pojawią się nowe próbki? Są tutaj, a my mamy je w Twoim ulubionym kolorze!"
"Zapisałem swój ulubiony stół dla Ciebie, a łosoś, który cieszył się tak dużo ostatni raz jest w menu specjalne dzisiaj."
Dlaczego warto spersonalizować?
Klienci zwykle lubią być zapamiętywać i pomagać — jeśli nie z innego powodu, ponieważ otrzymują to, czego chcą szybciej w ten sposób. Ten rodzaj osobistej uwagi buduje lojalność klientów. Kiedy sklepy i restauracje monitorują zainteresowania klientów, klienci zwykle reagują, wracając i spędzają tam więcej czasu i pieniędzy.
Korespondencja może działać w ten sam sposób. Gdy dołączasz zawartość do korespondencji adresowej, która odnosi się do konkretnych zainteresowań Twoich klientów, klienci są znacznie bardziej skłonni do zwracania uwagi i odpowiadania.
Zbieranie potrzebnych informacji o klientach
Śledzenie zainteresowań i cech poszczególnych klientów może być złożonym zadaniem. Musisz zebrać informacje, zapisać je w formularzu, który można łatwo pobrać, i przefiltrować je pod kątem cech, które mają sens dla Twojej firmy, a to pomoże Ci w jak największym wykorzystaniu inwestycji wysyłkowych. Tym dokładniejsza jest identyfikacja klientów mających wspólne zainteresowania, tym większy jest prawdopodobny zwrot z inwestycji.
Program Microsoft Office Publisher może ci pomóc. Dane klienta można wprowadzić do bazy danych utworzonej bezpośrednio w programie Microsoft Publisher lub w innych programach, takich jak Excel, Outlook, Outlook z dodatkiem Business Contact Manager i program Access. Możesz również używać list zakupionych w Microsoft List Builder.
Po zebraniu informacji możesz je przeanalizować, aby dowiedzieć się, co mają wspólnego Twoi najlepsi klienci, pogrupować klientów według ich koligacji i spersonalizować korespondencję, aby zwrócić uwagę na ich konkretne zainteresowania.
Konfigurowanie pliku danych
Adresy i informacje osobiste dodawane do publikacji muszą pochodzić z miejsca. Dlatego pierwszym krokiem w przygotowaniu do wysyłki masowej jest skonfigurowanie pliku danych zawierającego informacje kontaktowe klientów. W przypadku pliku danych możesz użyć arkusza programu Microsoft Office Excel, tabeli Word pakietu Microsoft Office, bazy danych programu Microsoft Office Access, a nawet folderu kontaktów programu Microsoft Office Outlook. Lista adresów zostanie opracowana na podstawie tego pliku danych.
Podczas konfigurowania pliku danych należy pamiętać o następujących kwestiach (w trakcie czytania listy skorzystaj z poniższego obrazu, który przedstawia kolumny w arkuszu programu Excel i pola korespondencji seryjnej po dwóch stronach pocztówki):
- Typy informacji w kolumnach Każda kolumna w pliku danych odpowiada jednej informacji, którą chcesz dodać do publikacji. Jeśli na przykład chcesz dodać adres klienta i notatkę osobistą do każdej kopii drukowanej pocztówki, musisz mieć w pliku danych kolumny dotyczące nazwy, ulicy, miasta, województwo, kodu pocztowego i notatki osobistej.
- Jeden wpis w wierszu Każdy wiersz w pliku danych zawiera informacje, które trafiają do jednej kopii publikacji. Na przykład wszystkie informacje w wierszu 2 arkusza programu Excel są umieszczane na pocztówce wysyłanej do klienta 1. Wszystkie informacje w wierszu 3 są umieszczane na pocztówce wysyłanej do klienta 2 itd.
- Dodawanie pól w publikacji Aby użyć informacji zawartych w pliku danych, należy umieścić pola w publikacji — po jednym polu dla każdej informacji, która ma zostać wyświetlona. Jeśli na przykład chcesz wydrukować nazwę, ulicę, miasto, województwo, kod pocztowy i notatkę osobistą na każdej kopii pocztówki, publikacja pocztówka musi zawierać pole każdego z tych informacji.
Porada
Jeśli chcesz scalić obrazy z publikacjami, które chcesz ująć w pocztę, plik danych musi zawierać kolumnę zawierającą dane nazw plików obrazów. Każdy wiersz w tej kolumnie powinien zawierać nazwę pliku określonego obrazu, na przykład: Firstphoto.jpg. Jeśli obrazy nie znajdują się w tym samym folderze co źródło danych, dołącz ścieżkę do każdego obrazu.
Dodawanie bloku adresu i powitania
Zarówno wydrukowany blok adresu w biuletynie (a nie przylegająca etykieta wysyłkowa) i pozdrowienie zawierające imię i nazwisko klienta to proste techniki personalizacji, które wskazują, że wysyłka jest przeznaczona specjalnie dla każdego adresata.
Dodawanie bloku adresu zawierającego nazwę, adres i inne informacje
Na karcie Korespondencja w grupie Pisanie & wstawianie pól kliknij pozycję Blok adresu.
W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu kliknij elementy adresu, które chcesz uwzględnić, a następnie kliknij przycisk OK.
Uwaga
Jeśli nazwy pól danych w źródle danych nie są zgodne z nazwami pól bloku adresu używanymi przez program Publisher, może być konieczne kliknięcie pozycji Dopasuj pola w oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu . W oknie dialogowym Dopasowywanie pól wybierz z list rozwijanych pola w źródle danych, które odpowiadają polom używanym przez program Publisher.
Dodawanie wiersza pozdrowienia
Na karcie Korespondencja w grupie Pisanie & Wstawianie pól kliknij pozycję Wiersz pozdrowienia.
W oknie dialogowym Wstawianie wiersza pozdrowienia wybierz format wiersza pozdrowienia, który zawiera zwrot grzecznościowy, format imienia i nazwiska oraz następujące znaki interpunkcyjne. Możesz też wpisać nowy wpis w każdym polu tekstowym.
Wprowadź tekst, który ma być wyświetlany w przypadkach, gdy program Publisher nie może zinterpretować nazwy adresata — na przykład gdy źródło danych nie zawiera imienia ani nazwiska adresata, ale tylko nazwy firmy.
Kliknij przycisk OK.
Uwaga
Jeśli nazwy pól danych w źródle danych nie są zgodne z nazwami pól wiersza pozdrowienia używanymi przez program Publisher, może być konieczne kliknięcie pozycji Dopasuj pola w oknie dialogowym Wiersz pozdrowienia . W oknie dialogowym Dopasowywanie pól wybierz z list rozwijanych pola w źródle danych, które odpowiadają polom używanym przez program Publisher.
Dodawanie obrazu do adresu
Możesz dodać obraz lub zdjęcie do bloku adresu, a także do dowolnego obszaru publikacji. Pokazywany obraz może być zróżnicowany w zależności od zainteresowania marki klienta, wieku, płci lub innych śledzonych pól danych.
- W publikacji kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole korespondencji seryjnej dla obrazu (na przykład obok bloku adresu).
- Na karcie Korespondencja w grupie Pisanie & wstawianie pól kliknij pozycję Obraz>wstaw obraz.
- W oknie dialogowym Wstawianie pola obrazu wybierz pole odpowiadające informacjom o zdjęciu w pliku danych, a następnie kliknij przycisk OK.
Program Publisher wstawia pole korespondencji seryjnej w ramce obrazu do publikacji w wybranym punkcie wstawiania. Możesz zmienić rozmiar ramki obrazu lub ją przenieść.
Dodawanie notatek i hiperlinków
Jeśli plik danych został skonfigurowany do przechowywania odpowiednich informacji osobistych o klientach, zgodnie z opisem w temacie Porady dotyczące list adresowych, możesz używać zebranych informacji do dostarczania zawartości ukierunkowanej specjalnie na zainteresowania twoich klientów. Dostarczanie zawartości zgodnej z zainteresowaniami klientów to zaawansowana forma personalizacji. Możesz na przykład:
- Dostosuj osobne wysyłki według płci Poinformuj o nowej linii produktów tylko dla mężczyzn lub tylko kobiet, uwzględniając płeć każdego klienta ("mężczyzna" lub "kobieta") na liście adresowej, a następnie przefiltruj według każdej płci lub po prostu przefiltruj listę według różnych wpisów w polu Tytuł ("Pan" i "Pani"). Możesz dołączyć adres URL (na wydruku) lub link bezpośrednio do strony internetowej (w wiadomości e-mail) dla każdej płci opisującej ich opcje. W tym celu dodaj odpowiedni adres URL do każdego rekordu w kolumnie wyznaczonej do tego celu.
-
Skup się na adresatach w określonym wieku Powiadom klientów o produktach lub usługach odpowiednich dla okresu życia tych klientów (np. o planowaniu przejścia na emeryturę w wieku dwudziestu lat czy planowaniu przejścia na emeryturę po pięćdziesiątce), zbierając daty urodzenia twoich klientów jako rok urodzenia (na przykład "1945").
Jeśli chcesz zaoferować prezent promocyjny wszystkim klientom, których urodziny przypadają w bieżącym miesiącu, możesz zebrać daty urodzenia jako miesiąc, dzień, rok (na przykład "1 stycznia 2008"). - Korzystanie z historii zakupów Wysyłaj specjalne ogłoszenia do tych, którzy dokonali ostatnich dużych zakupów, lub powiadamiaj klientów, gdy masz nowe modele ich ulubionych marek. Jeśli śledzisz ich konkretne zakupy, możesz posortować plik danych, aby zidentyfikować historię zakupów marki, gdy otrzymasz nową wysyłkę linii produktu, lub poinformować ich o produktach pokrewnych zakupionych przez innych klientów ("Klienci, którzy kupili Ten produkt również uznali ten produkt za przydatny").
Dodawanie notatki osobistej
Możesz wysłać dostosowaną wiadomość tekstową do każdego segmentu klienta, który ma wspólny interes. W tym celu dodaj pole (lub kolumnę) do pliku danych, aby zawierał te wiadomości, a następnie dodaj odpowiednie wiadomości do każdego rekordu (lub wiersza). Konkretną wiadomość możesz skojarzyć z klientami o tej samej płci, mających ten sam wiek lub datę urodzenia albo którzy dokonali zakupów w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. Aby uzyskać więcej informacji na temat przygotowywania listy adresowej, zobacz Porady dotyczące list adresowych.
Kliknij pole tekstowe w publikacji, w którym chcesz tworzyć spersonalizowane informacje. Ewentualnie kliknij pozycję Rysuj pole tekstowe na karcie Narzędzia główne, a następnie przeciągnij prostokąt o odpowiednim rozmiarze.
- Jeśli w polu tekstowym jest już tekst, który chcesz zamienić, zaznacz go również.
- Jeśli w polu tekstowym jest już tekst i chcesz zachować ten tekst, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić spersonalizowaną wiadomość.
W okienku zadań Korespondencja seryjna kliknij odpowiednie pole korespondencji seryjnej w polu listy w okienku zadań.
Dodawanie spersonalizowanego hiperlinku
Możesz dołączyć hiperlink, który wskazuje klientom stronę internetową, która odnosi się do ich konkretnych zainteresowań lub atrybutów. Do tekstu hiperlinku możesz dodać imiona i nazwiska klientów lub inne pola danych, aby nadać im prawdziwą osobistość.
Na karcie Korespondencja w grupie Pisanie & Wstaw pola kliknij pozycję Wstaw spersonalizowany hiperlink.
W oknie dialogowym Wstawianie spersonalizowanego hiperłącza wpisz tekst, który ma być wyświetlany, oraz adres witryny internetowej, do którą mają przejść adresaci po kliknięciu hiperlinku.
Jeśli chcesz użyć pola danych w tekście wyświetlanym, kliknij tekst wyświetlany, a następnie w polu listy po prawej stronie kliknij pole danych, które chcesz wstawić.
Uwaga
Jeśli wstawisz pole danych, możesz określić tekst wyświetlany z podstawionym i adres internetowy dla wszystkich pustych wpisów odpowiadających wstawionemu polu danych. Zaznacz pola wyboru Użyj tekstu domyślnego dla pustych wpisów i W razie potrzeby użyj hiperlinku domyślnego dla pustych wpisów , a następnie wpisz tekst zastępczy i adres internetowy.