Wprowadzenie do usług InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services to technologia serwera, która umożliwia wypełnianie formularzy w przeglądarce sieci Web. Zarządzając formularzami w centralnej lokalizacji, można usprawnić procesy biznesowe i usprawnić relacje z klientami, partnerami i dostawcami.

Omówienie InfoPath Forms Services

Docieranie do klientów, partnerów i dostawców za pomocą formularzy przyjaznych dla użytkownika

Usprawnianie procesów biznesowych opartych na formularzach

Zarządzanie formularzami i szablonami formularzy w scentralizowanej lokalizacji

Omówienie InfoPath Forms Services

Użytkownicy nie muszą mieć zainstalowanego na komputerze programu InfoPath, aby wypełnić szablon formularza z obsługą przeglądarki, ani nie muszą pobierać żadnych dodatkowych danych z sieci Web. Wszystko, czego potrzebują, to dostęp do przeglądarki, takiej jak Windows Internet Explorer, Apple Safari lub Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services umożliwia również przechowywanie formularzy i szablonów formularzy oraz zarządzanie nimi w scentralizowanej lokalizacji. InfoPath Forms Services jest wbudowana i wymaga Windows SharePoint Services 3.0, która umożliwia publikowanie szablonów formularzy projektowych we wspólnej lokalizacji w organizacji. Ponadto użytkownicy mogą przesyłać formularze do bibliotek programu SharePoint, czyli do folderów, w których jest przechowywana kolekcja plików i w których te pliki często używają tego samego szablonu. Formularze można również zintegrować z zarządzaniem dokumentami i zadaniami cyklu życia, takimi jak przepływ pracy i zarządzanie prawami.

Technologia InfoPath Forms Services jest dostępna w programie Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL, a także oddzielnie w Microsoft Office Forms Server 2007 r.

Środowisko projektowania

Szablony formularzy, które można wypełnić w przeglądarce, są nazywane szablonami formularzy z obsługą przeglądarki. Aby utworzyć szablon formularza tego typu, zaprojektuj zgodny z przeglądarką szablon formularza w programie InfoPath, opublikuj go na serwerze z uruchomionym InfoPath Forms Services i włącz go do użycia w sieci Web.

W niektórych przypadkach można włączyć szablon formularza do użycia w sieci Web, zaznaczając pole wyboru Włącz wypełnianie tego formularza przy użyciu przeglądarki w Kreatorze publikowania programu InfoPath. W innych przypadkach należy opublikować szablon formularza w lokalizacji udostępnionej w sieci firmowej, a następnie skontaktować się z administratorem farmy serwerów w celu uzyskania pomocy w włączeniu szablonu formularza i udostępnieniu go na serwerze.

Zatwierdzenie przez administratora jest wymagane w następujących scenariuszach:

• Szablon formularza zawiera kod zarządzany.
• Szablon formularza wymaga poziomu zabezpieczeń Pełne zaufanie, który umożliwia formularzom wynikowym pełny dostęp do zasobów systemowych na komputerach użytkowników, takich jak pliki i ustawienia.
• Szablon formularza korzysta z połączenia danych zarządzanego przez administratora.
• Szablon formularza może być wyświetlany na urządzeniu przenośnym.

Jeśli wymagane jest zatwierdzenie przez administratora, Kreator publikowania przeprowadzi Cię przez kroki przygotowywania szablonu formularza do przekazania administratorowi.

Po włączeniu szablonu formularza zgodnego z przeglądarką użytkownicy mogą wypełniać formularze oparte na tym szablonie formularza za pomocą przeglądarki.

Środowisko użytkownika

Środowisko użytkownika podczas wypełniania formularza w przeglądarce jest niemal identyczne z tym, co w przypadku wypełniania formularza w programie InfoPath. Na przykład kontrolki, takie jak sekcje powtarzające się i funkcje, takie jak formuły i formatowanie warunkowe, działają tak samo w obu środowiskach.

Chociaż wypełnianie formularza w przeglądarce przypomina wypełnianie formularza w programie InfoPath, istnieje jedna istotna różnica. W przeglądarce internetowej menu i paski narzędzi programu InfoPath są zastępowane paskiem narzędzi u góry formularza, na którym są wyświetlane opcje zapisywania, zamykania, drukowania i aktualizowania formularza. Ten pasek jest również wyświetlany u dołu formularza, dzięki czemu użytkownicy nie muszą przewijać z powrotem do górnej części długiego formularza, aby wypełnić formularz.

Jeśli włączysz opcje przesyłania dla szablonu formularza, użytkownicy zobaczą również przycisk Prześlij na pasku narzędzi. Po kliknięciu tego przycisku dane formularza są przesyłane bezpośrednio do źródła danych określonego podczas projektowania szablonu formularza, takiego jak usługa sieci Web lub lista programu SharePoint. Jeśli szablon formularza ma więcej niż jeden widok, na pasku narzędzi zostanie również wyświetlona lista Widok .

1. Użytkownicy przesyłają dane do zewnętrznych źródeł danych, klikając przycisk Prześlij na pasku narzędzi.

2. Użytkownicy przełączają się między widokami, klikając element na liście Widok na pasku narzędzi.

Podczas projektowania szablonu formularza można dostosować ustawienia paska narzędzi w oknie dialogowym Opcje formularza . Można na przykład usunąć jeden lub więcej przycisków lub ukryć pasek narzędzi u dołu formularza użytkownika.

W poniższych sekcjach dowiesz się więcej o zaletach korzystania z InfoPath Forms Services.

Początek strony

Docieranie do klientów, partnerów i dostawców za pomocą formularzy przyjaznych dla użytkownika

Gdy publikujesz szablon formularza na serwerze z uruchomionym InfoPath Forms Services, możesz rozpowszechnić go nie tylko w firmowym intranecie, ale także w zewnętrznych witrynach sieci Web, takich jak witryny ekstranetowe lub firmowe witryny sieci Web. Dzięki temu możesz zbierać dane od klientów, partnerów, dostawców i innych osób, które mają kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy. Na przykład duża firma ubezpieczeniowa może zbierać i przetwarzać roszczenia ubezpieczeniowe za pomocą jednego szablonu formularza dostępnego w przeglądarce. Klient ubezpieczeniowy może wypełnić formularz wniosku w witrynie internetowej firmy za pomocą przeglądarki. Jeśli klient zadzwoni do firmy ubezpieczeniowej, aby zgłosić roszczenie, agent ubezpieczeniowy może wypełnić ten sam formularz wniosku w witrynie intranetowej za pomocą programu InfoPath. Podobnie agencja rządowa może zbierać dane od obywateli, publikując szablony formularzy z obsługą przeglądarki w swojej witrynie internetowej.

Gdy użytkownicy uzyskują dostęp do formularza, przechodząc do biblioteki lub wprowadzając adres URL formularza w przeglądarce, może się zdarzyć jedna z dwóch sytuacji:

• Formularz zostanie otwarty w przeglądarce Jeśli użytkownicy nie mają programu InfoPath zainstalowanego na komputerze, formularz jest otwierany w przeglądarce, w której mogą wypełnić go tak samo, jak każdy inny formularz sieci Web.

• Formularz zostanie otwarty w programie InfoPath Jeśli użytkownicy mają zainstalowany program InfoPath na swoim komputerze, formularz zostanie otwarty w programie InfoPath, gdzie będą mogli wypełnić go tak samo, jak każdy inny formularz programu InfoPath. Ponieważ wypełniają oni formularz w programie InfoPath, ci użytkownicy będą mieli dodatkową korzyść z używania pełnego zakresu funkcji programu InfoPath do wypełniania formularzy, z których niektóre nie są dostępne w formularzach przeglądarki.

  Uwaga

  Wolisz, aby ustawienia szablonu formularza były zawsze otwierane w przeglądarce, nawet jeśli użytkownicy mają zainstalowany program InfoPath na swoim komputerze. Może to być przydatne, gdy chcesz, aby środowisko wypełniania formularza było identyczne dla wszystkich lub gdy nie chcesz, aby formularz był otwierany w programie InfoPath, ponieważ chcesz zniechęcić użytkowników do otwierania lub modyfikowania szablonu formularza źródłowego w trybie projektowania.

Jeśli użytkownicy będą wypełniać formularze na urządzeniu przenośnym, takim jak osobisty asystent cyfrowy (PDA) lub smartfon, możesz zaprojektować szablon formularza obsługujący przeglądarkę, aby można go było otwierać i wypełniać za pomocą przeglądarki dla urządzeń przenośnych. Gdy użytkownicy uzyskują dostęp do formularza za pomocą urządzenia przenośnego, jest on otwierany na ekranie w formacie uproszczonym.

Usprawnianie procesów biznesowych opartych na formularzach

Formularze znajdują się w centrum wielu procesów biznesowych. Hostując szablony formularzy z obsługą przeglądarki na serwerze z uruchomionym InfoPath Forms Services, możesz zintegrować dane formularzy z istniejącymi procesami biznesowymi lub aplikacjami. Można na przykład wykonać następujące czynności:

• Przesyłanie danych do istniejących systemów biznesowych Podczas projektowania szablonu formularza zgodnego z przeglądarką można tworzyć połączenia danych z usługami sieci Web lub innymi zewnętrznymi źródłami danych. Umożliwia to przesyłanie danych do istniejących systemów biznesowych, aplikacji dla przedsiębiorstw lub firmowych baz danych. Na przykład dział sprzedaży może zaprojektować formularz, który może przesyłać informacje o potencjalnych klientach i potencjalnych klientów do istniejącego systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM).
• Kwerenda danych z istniejących systemów biznesowych Istnieje również możliwość wykonywania zapytań dotyczących danych w istniejących systemach biznesowych, aplikacjach dla przedsiębiorstw lub bazach danych firmowych. Na przykład gdy użytkownicy otwierają formularz na podstawie szablonu formularza, możesz chcieć, aby dane z zewnętrznego źródła danych były wyświetlane w polach nazwy i adresu w formularzu. Dzięki temu możesz skorzystać z istniejących danych organizacyjnych i uprościć proces wypełniania formularza.
• Dodawanie przepływu pracy do formularzy Przepływ pracy można dodać do szablonu formularza przechowywanego w bibliotece. Dzięki temu możesz konsekwentnie zarządzać typowymi procesami biznesowymi. Na przykład jako menedżer możesz użyć przepływu pracy zatwierdzania do rozsyłania formularza raportu z wydatków za pośrednictwem listy osób zatwierdzających. Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzać lub odrzucać formularz raportu z wydatków, ponownie przypisywać zadanie zatwierdzania lub żądać zmian w formularzu. W programie InfoPath użytkownicy klikają polecenia w menu Plik , aby uczestniczyć w przepływie pracy. Na serwerze mogą wskazywać nazwę formularza w bibliotece, kliknąć wyświetloną strzałkę, a następnie kliknąć pozycję Przepływy pracy , aby uczestniczyć w przepływie pracy.
  

Początek strony

Zarządzanie formularzami i szablonami formularzy w scentralizowanej lokalizacji

Szablony formularzy i skojarzone z nimi formularze można przechowywać w scentralizowanym repozytorium na serwerze z uruchomionym InfoPath Forms Services. Ułatwia to znajdowanie formularzy i szablonów formularzy oraz udostępnianie ich oraz zarządzanie nimi.

Najważniejsze korzyści to m.in. możliwość:

• Przechowywanie formularzy i szablonów formularzy w scentralizowanej lokalizacji Szablon formularza można skojarzyć z biblioteką, która jest lokalizacją w witrynie programu SharePoint, w której można tworzyć, zbierać i aktualizować pliki oraz zarządzać nimi z innymi osobami w organizacji. Gdy użytkownicy wypełniają formularze na podstawie szablonu formularza w tej bibliotece, formularze ukończone są wyświetlane w bibliotece wraz z kluczowymi informacjami z samych formularzy. W zależności od sposobu zaprojektowania biblioteki programu SharePoint użytkownicy mogą wypełniać formularze oparte na szablonie formularza, eksportować dane z formularzy ukończonych do programu Microsoft Office Excel lub scalać dane z kilku formularzy w jeden formularz. W poniższym przykładzie przedstawiono raporty z wydatków przechowywane w bibliotece.
  
• Zarządzanie szablonami formularzy za pomocą typów zawartości Za pomocą Kreatora publikowania programu InfoPath można opublikować szablon formularza jako typ zawartości witryny. Typ zawartości definiuje szablon formularza, zestaw kolumn i ustawienia zarządzania dokumentami na serwerze, takie jak przepływ pracy lub ustawienia zasad.
  Tworząc typy zawartości, można ponownie użyć szablonów formularzy i ustawień w zbiorze witryn. W przeszłości, jeśli chcesz użyć szablonu formularza w wielu bibliotekach programu SharePoint, trzeba było opublikować dwie odrębne kopie szablonu formularza, po jednej dla każdej biblioteki. Jeśli chcesz zaktualizować szablon formularza, musisz zmienić szablon formularza w obu miejscach. Teraz jednak możesz opublikować szablon formularza jako typ zawartości witryny. Po zaktualizowaniu typu zawartości zmiana jest automatycznie stosowana wszędzie tam, gdzie jest używany ten typ zawartości.
  Możesz przypisać jeden typ zawartości do wielu bibliotek w zbiorze witryn lub przypisać wiele typów zawartości do jednej biblioteki. Możesz na przykład dodać typ zawartości formularzy raportu o stanie do wszystkich bibliotek używanych przez dział sprzedaży w firmie, aby każdy zespół sprzedaży zbierał i zgłaszał zarządzanie tym samym typem informacji. Załóżmy też, że dział korzysta z różnych szablonów formularzy dla formularzy żądań podróży, podróży i raportów z wydatków. Możesz opublikować trzy szablony formularzy jako typy zawartości witryny i dodać je do jednej biblioteki używanej do przechowywania informacji związanych z podróżą zespołu. Gdy użytkownicy utworzyją nowy formularz z biblioteki, będą mogli wybrać, którego z tych szablonów formularza chcesz użyć.
• Zarządzanie formularzami i szablonami formularzy Administratorzy farmy serwerów mogą kontrolować sposób uzyskiwania dostępu do szablonów formularzy przez użytkowników i wdrażania w całej organizacji. Mogą na przykład kontrolować, kto może publikować szablony formularzy w całej witrynie, lub zdecydować, jak uaktualnić szablony formularzy na serwerze przy minimalnym wpływie na użytkowników formularza.
• Zarządzanie połączeniami danych w lokalizacji centralnej Jeśli wiele szablonów formularzy będzie korzystać z tych samych połączeń danych, ustawienia tego połączenia danych można przechowywać w pliku połączenia danych w bibliotece połączenia danych. Gdy użytkownik otworzy formularz łączący się z plikiem połączenia danych, program InfoPath połączy się z zewnętrznym źródłem danych przy użyciu ustawień tego pliku. W ten sposób wiele szablonów formularzy może korzystać z tego samego pliku połączenia danych, więc nie ma potrzeby ręcznego tworzenia tego samego połączenia danych dla każdego szablonu formularza. Ponadto w przypadku zmiany ustawień lokalizacji lub połączenia dla zewnętrznego źródła danych nie trzeba aktualizować każdego szablonu formularza korzystającego z połączenia danych. Zamiast tego wystarczy raz zaktualizować plik połączenia danych, a wszystkie szablony formularzy będą nadal działać zgodnie z oczekiwaniami.

Początek strony