Wprowadzenie do używania przepływów pracy w formularzach programu InfoPath

W tym artykule

• Co to są przepływy pracy?
• Sposoby używania przepływów pracy z formularzami programu InfoPath
• Przepływy pracy zawarte w programie Office SharePoint Server 2007
• Obsługa niestandardowych przepływów pracy w programie Windows SharePoint Services 3.0 lub Office SharePoint Server 2007
• Procedura korzystania z przepływów pracy
• Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu

Co to są przepływy pracy?

Przepływ pracy jest czasami określany jako seria zadań, które dają wynik. W kontekście produktów i technologii programu Microsoft SharePoint przepływ pracy jest definiowany precyzyjniej jako zautomatyzowany przepływ dokumentów lub elementów przez określoną sekwencję akcji lub zadań związanych z procesem biznesowym. Przepływy pracy mogą być używane do spójnego zarządzania typowymi procesami biznesowymi w organizacji, umożliwiając organizacjom dołączanie logiki biznesowej do dokumentów lub elementów na liście lub w bibliotece programu SharePoint. Reguły biznesowe są w zasadzie zestawem instrukcji, który określa czynności dotyczące dokumentu lub elementu, jak również umożliwia sterowanie tymi czynnościami.

Koszt i czas wymagany do koordynacji typowych procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie projektu lub recenzowanie dokumentu, można ograniczyć, zarządzając zadaniami osób zaangażowanych w te procesy i śledząc te zadania. Na przykład w witrynie programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 możesz dodać przepływ pracy do biblioteki dokumentów, która rozsyła dokument do grupy osób w celu zatwierdzenia. Gdy autor dokumentu uruchamia ten przepływ pracy w dokumencie w tej bibliotece, przepływ pracy tworzy zadania zatwierdzania dokumentów, przydziela je uczestnikom przepływu pracy, a następnie wysyła do uczestników alerty wiadomości e-mail zawierające instrukcje dotyczące zadania oraz link do dokumentu do zatwierdzenia. W czasie trwania przepływu pracy jego właściciel (w tym przypadku autor dokumentu) lub jego uczestnicy mogą skorzystać ze strony Stan przepływu pracy w celu sprawdzenia, które osoby już ukończyły swoje zadania przepływu pracy. Strona Stan przepływu pracy jest dostępna po kliknięciu stanu przepływu pracy dla dokumentu lub elementu w bibliotece dokumentów. Gdy uczestnicy dokończą swoje zadania przepływu pracy, przepływ pracy zostanie zakończony, a właściciel zostanie automatycznie powiadomiony o ukończeniu przepływu pracy.

Na poniższej ilustracji przedstawiono proces przepływu pracy Zatwierdzanie.

Przepływy pracy nie tylko obsługują istniejące procesy pracy ręcznej, ale także rozszerzają możliwości współpracy i pracy z dokumentami, listami i bibliotekami. Użytkownicy witryny mogą uruchamiać przepływy pracy i uczestniczyć w nich za pomocą dostosowywalnych formularzy, które są dostępne z poziomu dokumentu lub elementu na liście lub w bibliotece programu SharePoint. Te dostosowywalne formularze to strony programu SharePoint, które ułatwiają użytkownikom przeglądanie lub wprowadzanie zmian w przepływie pracy. Ponadto funkcje przepływu pracy w programie Office SharePoint Server 2007 są ściśle zintegrowane z pakietem Microsoft Office 2007. Następujące zadania przepływu pracy można wykonywać w witrynie programu Office SharePoint Server 2007 lub bezpośrednio w niektórych programach, które są częścią wersji pakietu Office 2007:

• Wyświetlanie listy przepływów pracy dostępnych dla dokumentu lub elementu.
• Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu.
• Wyświetlanie, edytowanie i ponowne przypisywanie zadania przepływu pracy.
• Wykonywanie zadania przepływu pracy.

Początek strony

Sposoby używania przepływów pracy z formularzami programu InfoPath

Można tworzyć formularze programu Microsoft Office InfoPath wyświetlające określone dane odpowiadające bieżącemu stanowi przepływu pracy. W tym celu należy zaprojektować szablon formularza w celu użycia reguł inicjujących akcje w formularzu na podstawie stanu przepływu pracy. Może to usprawnić procesy, których użytkownicy używają do wypełniania formularzy. Można na przykład zaprojektować formularze w celu wyświetlenia widoku tylko do odczytu, gdy stan przepływu pracy ma wartość Ukończono , a zatem dane w formularzu nie powinny być zmieniane.

Za pomocą reguł formularze mogą odpowiadać na przepływy pracy w inny sposób. Za pomocą reguły można na przykład wyświetlić komunikat okna dialogowego z instrukcjami dotyczącymi określonego stanu przepływu pracy.

Przepływy pracy muszą zostać dodane do listy, biblioteki lub typu zawartości, aby były dostępne do użycia w formularzach programu InfoPath. Dostępne typy przepływów pracy witryny różnią się w zależności od typu witryny, od tego, czy przepływy pracy są aktywowane, oraz czy niestandardowe przepływy pracy zostały utworzone przy użyciu programu Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Skontaktuj się z administratorem farmy, aby ustalić, które przepływy pracy są zainstalowane i gotowe do użytku w witrynie.

Każdy przepływ pracy jest definiowany przez różne stany z opisowymi nazwami, takimi jak W toku. Nazwy stanów różnią się w zależności od typu przepływu pracy. Na przykład przepływ pracy Zatwierdzanie — dostępny na serwerach z programem Microsoft Office SharePoint Server 2007 — zawiera stan W toku, Anulowano i Ukończono. Stan trójstanowego przepływu pracy — dostępnego w Windows SharePoint Services 3.0 — może zostać zdefiniowany przez osobę, która dodaje przepływ pracy do biblioteki lub listy, podczas gdy w innych przepływach pracy są używane standardowe stany, takie jak wcześniej podany stan W toku. Mimo że opisowa nazwa jest widoczna dla użytkownika, stan przepływu pracy jest programowo reprezentowany przez wartości liczbowe. Aby zaprojektować szablon formularza w celu reagowania na określony stan przepływu pracy, musisz znać wartość liczbową stanu przepływu pracy, którego chcesz użyć. Jest tak dlatego, że program InfoPath inicjuje akcję, na przykład przełącza widoki, za pomocą wartości liczbowej przepływu pracy.

Przepływy pracy zawarte w witrynach programu SharePoint

Poniższe przepływy pracy dotyczą typowych scenariuszy biznesowych i są dostępne w programach Windows SharePoint Services 3.0 i Office SharePoint Server 2007.

Przepływy pracy zawarte w Windows SharePoint Services 3.0

Trójstanowy przepływ pracy jest zawarty w witrynach Windows SharePoint Services 3.0 i Office SharePoint Server 2007. Trójstanowy przepływ pracy może służyć do zarządzania procesami biznesowymi, które wymagają od organizacji śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, takich jak problemy z obsługą klienta, potencjalni klienci lub zadania w projekcie.

Początek strony

Przepływy pracy zawarte w programie Office SharePoint Server 2007

Witryna programu Office SharePoint Server 2007 zawiera również następujące przepływy pracy dotyczące typowych scenariuszy biznesowych:

• Zatwierdzenia Ten przepływ pracy rozsyła formularz do grupy osób w celu zatwierdzenia. Przepływ pracy Zatwierdzanie jest domyślnie skojarzony z typem zawartości Dokument, co oznacza, że jest automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów. Domyślnie z biblioteką Strony w witrynie publikowania jest również skojarzona wersja przepływu pracy Zatwierdzanie, która umożliwia zarządzanie procesem zatwierdzania publikacji stron sieci Web.

• Zbieranie opinii Ten przepływ pracy rozsyła formularz do grupy osób w celu przekazywania opinii. Recenzenci mogą przekazywać opinie, które są następnie kompilowane i wysyłane do osoby będącej inicjatorem przepływu pracy. Domyślnie przepływ pracy Zbieranie opinii jest skojarzony z typem zawartości Dokument, co oznacza, że typ zawartości Dokument jest automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów.

• Zbieranie podpisów Ten przepływ pracy rozsyła dokument z pakietu Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 lub Microsoft Office Excel 2007 do grupy osób w celu zebrania podpisów cyfrowych. Ten przepływ pracy musi zostać uruchomiony w programie pakietu Microsoft Office 2007. Domyślnie przepływ pracy Zbieranie podpisów jest skojarzony z typem zawartości Dokument, co oznacza, że jest automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów. Przepływ pracy Zbieranie podpisów jest jednak dostępny tylko w przypadku dokumentów pakietu Office zawierających co najmniej jeden wiersz podpisu pakietu Microsoft Office.

  Uwaga

  Ten przepływ pracy nie jest dostępny w przypadku formularzy programu InfoPath.

• Zatwierdzenie usuwania Ten przepływ pracy, który obsługuje procesy zarządzania rekordami, zarządza wygasaniem i przechowywaniem dokumentów, umożliwiając uczestnikom decydowanie o zachowaniu lub usunięciu wygasłych dokumentów. Przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości jest przeznaczony głównie w witrynie Centrum rekordów.

• Zatwierdzanie grupy Ten przepływ pracy jest podobny do przepływu pracy Zatwierdzanie, ale korzysta z wyznaczonej biblioteki dokumentów i oferuje spersonalizowany widok procesów zatwierdzania, w których uczestniczy użytkownik. Ten przepływ pracy udostępnia hierarchiczny schemat organizacyjny, z którego można wybrać osoby zatwierdzające, a przepływ pracy umożliwia osobom zatwierdzającym używanie kontrolki stempla zamiast podpisu. To rozwiązanie jest dostępne tylko dla wschodnioazjatyckich wersji programu Office SharePoint Server 2007.

• Zarządzanie tłumaczeniami Ten przepływ pracy zarządza procesem ręcznego tłumaczenia dokumentu, tworząc kopie dokumentu do przetłumaczenia i przypisując zadania tłumaczenia tłumaczom. Ten przepływ pracy jest dostępny tylko dla bibliotek zarządzania tłumaczeniami.

Każdy z powyższych przepływów pracy można dostosować do potrzeb organizacji na kilka sposobów. Na przykład po dodaniu przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości w celu udostępnienia go do użycia w dokumentach lub elementach można dostosować listy zadań i listy historii, w których są przechowywane informacje o przepływie pracy.

Gdy użytkownik uruchamia przepływ pracy w dokumencie lub elemencie, w zależności od typu przepływu pracy, użytkownik może mieć możliwość dalszego dostosowywania przepływu pracy przez określenie listy uczestników, daty ukończenia i instrukcji dotyczących zadań.

Początek strony

Obsługa niestandardowych przepływów pracy w programie Windows SharePoint Services 3.0 lub Office SharePoint Server 2007

Twoja organizacja może zdecydować się na opracowywanie i wdrażanie niestandardowych przepływów pracy, które są unikatowe dla procesów biznesowych w organizacji. Przepływy pracy mogą być tak proste lub złożone, jak wymagają tego procesy biznesowe w organizacji. Deweloperzy mogą tworzyć przepływy pracy, które są uruchamiane przez użytkowników witryny, lub mogą tworzyć przepływy pracy uruchamiane automatycznie na podstawie określonego zdarzenia, na przykład po utworzeniu lub zmianie elementu listy programu SharePoint lub formularza w bibliotece dokumentów. Jeśli Twoja organizacja opracowała i wdrożyła niestandardowe przepływy pracy, te przepływy pracy mogą być dostępne do użycia w witrynie.

W zależności od osób zaangażowanych w tworzenie przepływu pracy istnieją dwa sposoby tworzenia niestandardowych przepływów pracy dla Windows SharePoint Services 3.0 lub Office SharePoint Server 2007:

• Profesjonalni deweloperzy oprogramowania Profesjonalni deweloperzy oprogramowania mogą tworzyć przepływy pracy przy użyciu rozszerzeń programu Microsoft Visual Studio 2005 dla programu Windows Workflow Foundation. Te przepływy pracy zawierają niestandardowy kod oraz działania przepływów pracy. Gdy profesjonalny deweloper utworzy niestandardowy przepływ pracy, administrator serwera może wdrożyć ten przepływ pracy w wielu witrynach.
• Projektanci sieci Web Projektanci sieci Web mogą projektować przepływy pracy bez kodu do użycia na określonej liście lub w określonej bibliotece przy użyciu programu do projektowania stron sieci Web zgodnego z Windows SharePoint Services, takiego jak Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Te przepływy pracy są tworzone na podstawie listy dostępnych działań przepływu pracy, a projektant sieci Web, który tworzy jeden z tych przepływów pracy, może wdrożyć go bezpośrednio na liście lub w bibliotece dokumentów, w której będzie używany.

Jeśli chcesz zaimplementować niestandardowy przepływ pracy, skontaktuj się z administratorem farmy, aby uzyskać informacje o dostępnych zasobach w organizacji. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia niestandardowych przepływów pracy dla Windows SharePoint Services 3.0, zobacz Windows SharePoint Services Developer Center w witrynie MSDN. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia niestandardowych przepływów pracy dla programu Office SharePoint Server 2007, zobacz pakiet Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, który jest dostępny w portalu deweloperów programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 w witrynie MSDN.

Początek strony

Procedura korzystania z przepływów pracy

Korzystanie z przepływu pracy w dokumencie lub elemencie jest związane z kilkoma krokami. Każdy krok jest przeznaczony do wykonania przez osoby pełniące różne role. Na przykład administrator witryny może dodać przepływ pracy do biblioteki dokumentów, twórca zawartości może uruchomić przepływ pracy lub zmodyfikować przepływ pracy w toku, a recenzent dokumentu lub osoba zatwierdzająca może wykonać zadanie przepływu pracy.

W następnej sekcji omówiono następujące procesy skojarzone z używaniem przepływów pracy:

• Dodawanie przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości
• Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu
• Modyfikowanie trwającego przepływu pracy
• Wykonywanie zadań przepływu pracy
• Śledzenie stanu przepływów pracy

Dodawanie przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości

Aby można było używać przepływu pracy, musi on zostać dodany do listy, biblioteki lub typu zawartości. Aby dodać przepływ pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości, potrzebujesz uprawnień Zarządzanie listami. Zadania te są zwykle wykonywane przez administratorów witryn lub osoby zarządzające określonymi listami bądź bibliotekami.

Dostępność przepływu pracy w witrynie zmienia się w zależności od tego, gdzie został dodany:

• Jeśli przepływ pracy został dodany bezpośrednio do listy lub biblioteki, jest dostępny tylko dla elementów na tej liście lub w tej bibliotece.
• Jeśli przepływ pracy został dodany do typu zawartości listy (wystąpienie typu zawartości witryny, które zostało dodane do określonej listy lub biblioteki), jest dostępny tylko dla elementów typu zawartości na liście lub w bibliotece, z którą jest skojarzony ten typ zawartości.
• Jeśli przepływ pracy zostanie dodany do typu zawartości witryny, to będzie dostępny dla wszystkich elementów tego typu zawartości na każdej liście i w każdej bibliotece, do której zostało dodane wystąpienie tego typu zawartości witryny. Jeśli chcesz, aby przepływ pracy był powszechnie dostępny na listach lub w bibliotekach w zbiorze witryn dla elementów określonego typu zawartości, najskuteczniejszym sposobem osiągnięcia tego rezultatu jest dodanie tego przepływu pracy bezpośrednio do typu zawartości witryny.

Podczas dodawania przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości można dostosować przepływ pracy do jego określonej lokalizacji, określając jedną z następujących opcji:

• Nazwa wystąpienia przepływu pracy.
• Lista zadań, na której są przechowywane zadania związane z przepływem pracy.
• Lista historii, na którą są nagrywane wszystkie zdarzenia związane z przepływem pracy.
• Sposób, w jaki ma zostać uruchomiony przepływ pracy.
• Dodatkowe opcje specyficzne dla danego przepływu pracy. Na przykład w jaki sposób zadania są kierowane do uczestników, jakie okoliczności zostaną ukończone w przepływie pracy i jakie akcje mają miejsce po zakończeniu przepływu pracy.

Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu

Po dodaniu przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości można uruchomić przepływ pracy w dokumencie lub elemencie w tej lokalizacji (jeśli przepływ pracy jest skonfigurowany tak, aby umożliwić jego ręczne uruchamianie). Aby rozpocząć przepływ pracy, wybierz odpowiedni przepływ pracy z listy dostępnych przepływów pracy dla dokumentu lub elementu. Następnie, jeśli będzie to konieczne, wypełnij formularz, podając informacje wymagane przez przepływ pracy. W zależności od sposobu zaprojektowania i skonfigurowania przepływu pracy po uruchomieniu przepływu pracy możesz mieć możliwość jego dalszego dostosowania, określając takie opcje jak uczestnicy, data ukończenia i instrukcje dotyczące zadań.

Modyfikowanie trwającego przepływu pracy

Po uruchomieniu przepływu pracy może być konieczne wprowadzenie w nim zmian. Na przykład może być konieczne dodanie kolejnych uczestników lub może być konieczne ponowne przypisanie zadania do innej osoby lub zażądanie zmiany dokumentu lub elementu będącego przedmiotem przepływu pracy. Podczas pracy można modyfikować niektóre wstępnie zdefiniowane przepływy pracy zawarte w programie Office SharePoint Server 2007. Jeśli organizacja opracowała i wdrożyła niestandardowy przepływ pracy, możliwość zmiany przepływu pracy w trakcie jego działania zależy od sposobu jego zaprojektowania.

Wykonywanie zadań przepływu pracy

Każde zdarzenie przepływu pracy, które wymaga ręcznego interakcji, jest reprezentowane przez zadanie przepływu pracy. Po przypisaniu zadania uczestnikowi przepływu pracy adresat zadania może ukończyć to zadanie lub zażądać zmian w samym przepływie pracy, edytjąc skojarzony formularz zadania przepływu pracy. W programie Office SharePoint Server 2007 uczestnicy przepływu pracy mogą wykonywać zadania przepływu pracy w witrynie programu SharePoint lub bezpośrednio w programie pakietu Microsoft Office 2007, takim jak Program Microsoft Office InfoPath 2007. Gdy uczestnik przepływu pracy wykona zadanie przepływu pracy lub zażąda zmiany przepływu pracy, na serwerze zostanie wyświetlony monit o przeniesienie stanu przepływu pracy do następnego kroku w przepływie pracy.

Śledzenie stanu przepływu pracy

Właściciele i uczestnicy przepływu pracy mogą śledzić postęp przepływu pracy, sprawdzając stronę stanu skojarzoną z przepływem pracy w witrynie programu SharePoint. Strona stanu zawiera informacje o stanie zadań przepływu pracy, które nie zostały ukończone. Zawiera również informacje historii ważne dla danego przepływu pracy.

Program Office SharePoint Server 2007 zawiera również narzędzia do raportowania umożliwiające zagregowaną analizę historii przepływu pracy. Za pomocą tej analizy organizacje mogą znajdować obszary procesów, które należy ulepszyć, lub określić, czy grupa osiąga cele wydajności dla danego procesu biznesowego. Program Office SharePoint Server 2007 zawiera kilka wstępnie zdefiniowanych raportów programu Microsoft Excel, których można używać z dowolnym przepływem pracy. Ponadto informacje o historii przepływu pracy są dostępne jako źródło danych listy programu SharePoint, które może być używane i analizowane w innych programach, takich jak Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 lub w niestandardowym rozwiązaniu do monitorowania procesów biznesowych.

Początek strony