Jak każdy użytkownik możesz się znaleźć w sytuacji, gdy komputer nagle uniemożliwia wykonanie czynności, która (zawsze) ma kluczowe znaczenie dla ukończenia danego zadania. Przez chwilę szukasz w myślach wyjaśnienia, patrzysz na komputer z dezaprobatą i pytasz z wyrzutem „Dlaczego nie mogę tego zrobić?”.
Najczęściej problem wynika jedynie z niewłaściwego wykonania procedury. Jednak czasami nie możesz wykonać odpowiedniej czynności, ponieważ po prostu nie da się tego zrobić.
Program Outlook ma duże możliwości. Niektóre osoby organizują prawie wszystkie zajęcia przy użyciu tego programu, korzystając z oferowanych w nim możliwości komunikacji i planowania. Mimo to pewnych rzeczy nie można zrobić za pomocą programu Outlook. W niektórych przypadkach wynika to ze sposobu działania tego programu. Czasami jest potrzebna funkcja, której projektanci programu Outlook, pomimo swojej skrupulatności, nie uwzględnili. Takich przeszkód nie ma zbyt wiele, ale warto poznać kilka z nich.
Spotkania
Program Outlook jest oparty na strukturze i organizacji, dlatego są w nim oczekiwane określone czynności zarówno ze strony uczestników spotkań, jak i organizatorów spotkań.
-
Roli organizatora nie może przejąć inna osoba.
Osoba, która organizuje spotkanie cykliczne, pozostaje organizatorem aż do zakończenia wszystkich wystąpień tego spotkania. Nikt inny nie może przejąć roli organizatora spotkania, jeśli pierwotny organizator nie może wziąć w nim udziału. Jedynym sposobem obejścia tego problemu jest usunięcie oryginalnego spotkania i ponowne wysłanie zaproszeń przez organizatora nowego spotkania.
-
Spotkanie pozostaje w kalendarzu organizatora.
Spotkania nie można usunąć z kalendarza organizatora, nawet jeśli organizator nie może w nim uczestniczyć, ponieważ to organizator jest jedyną osobą, która może wprowadzać jakiekolwiek zmiany w informacjach dotyczących spotkania (na przykład zmiany lokalizacji, godziny rozpoczęcia, uczestników wymaganych i opcjonalnych).
-
Odrzucone spotkania nie są zachowywane.
Jeśli odrzucisz spotkanie, zniknie ono z Twojego kalendarza. Jeśli nie zamierzasz uczestniczyć w spotkaniu, ale mimo to chcesz, aby było widoczne w Twoim kalendarzu, kliknij pozycję Wstępna akceptacja. W ten sposób zachowasz spotkanie w kalendarzu bez oznaczania tego czasu statusem Zajęty.
Widoki i foldery
Wiele części programu Outlook możesz dostosowywać. Istnieje jednak kilka obszarów, dla których nie ma tej możliwości.
-
W widokach kalendarza w okienku zadań i w widoku wglądu do kalendarza są pokazywane elementy kalendarza tylko z wybranego dnia.
Kliknij inny dzień, aby wyświetlić elementy z tego dnia. W celu wyświetlenia kilku dni naraz skorzystaj z widoku pełnego kalendarza.
-
Każdy folder ma własny widok.
Widok każdego folderu możesz zmienić — folder Skrzynka odbiorcza może wyglądać inaczej niż folder Elementy wysłane lub foldery osobiste. Zmiana widoku może jednak dotyczyć tylko jednego folderu naraz — nie możesz zastosować zmian do wielu folderów jednocześnie.
-
Czcionka w okienku folderów ma ustalony wygląd.
Niestety, nie możesz zmieniać stylu, rozmiaru ani koloru czcionki listy folderów w okienku folderów.
Grupy kontaktów i poczta e-mail
Program Outlook jest świetnym narzędziem do obsługi poczty e-mail, ale zawsze coś może działać lepiej.
-
Grupy kontaktów pochodzą z folderu Kontakty.
Wygodna byłaby możliwość dodawania nadawcy wiadomości e-mail do grupy kontaktów — na przykład osoby odpowiadającej na ofertę z biuletynu e-mail. W programie Outlook grupy kontaktów są jednak tworzone na podstawie istniejących kontaktów. Najpierw musisz więc dodać nadawcę do kontaktów. Jeśli wolisz nie mieszać kontaktów, utwórz w folderze Kontakty folder przeznaczony tylko na nadawców, którzy mają zostać dodani do grup kontaktów.
-
Kontakty są obsługiwane niezależnie.
Z pewnością przydatna byłaby możliwość masowego dodawania grupy nadawców do folderu Kontakty. Nie jest to jednak możliwe. Nadawców wiadomości e-mail możesz dodawać do folderu Kontakty tylko po jednym naraz.
-
Każda wiadomość jest wysyłana tylko raz.
Czasami zachodzi potrzeba skonfigurowania automatycznej wiadomości cyklicznej (na przykład w celu wysyłania miesięcznego powiadomienia o zbliżającym się terminie dostarczenia raportu). Nie można tego zrobić za pomocą programu Outlook.
Potrafimy postawić się w Twojej sytuacji
Zdajemy sobie sprawę z tego, że te przeszkody mogą być frustrujące. Prosimy o komentarze (i skargi) dotyczące tych przeszkód. Są one dla na bardzo cenne. Dzięki nim możemy wziąć niektóre z nich pod uwagę podczas projektowania przyszłych wersji programu Outlook. Mamy nadzieję, że do czasu wydania nowej wersji ten artykuł pomoże uniknąć irytujących sytuacji.
