Ten artykuł dotyczy menedżerów pierwszej linii.
Za pomocą skoroszytu programu Excel możesz przenieść harmonogramy do aplikacji Shifts. Zaimportowanie harmonogramu z programu Excel do aplikacji Shifts może pomóc w szybszym skonfigurowaniu zespołu, szczególnie w przypadku zarządzania dużym zespołem.
W tym artykule
Importowanie harmonogramu do aplikacji Shifts
Omówienie
Importowanie programu Excel może wykonywać następujące czynności, które w przeciwnym razie byłyby wykonywane ręcznie w aplikacji Shifts:
-
Przypisz zmiany i czas wolny dla każdego członka zespołu.
-
Dodawanie otwartych zmian.
-
Organizowanie zmian według grup.
-
Dodaj członków zespołu do grup.
-
Dodaj notatki na dzień.
Jeśli wolisz ręcznie wypełnić harmonogram, zobacz Wypełnianie harmonogramu w aplikacji Shifts.
Uwagi:
-
Importowanie programu Excel umożliwia dodawanie informacji o harmonogramie, takich jak zmiany, czas wolny i otwarte zmiany. Edytowanie lub usuwanie informacji harmonogramu, które już istnieją w aplikacji Shifts, nie jest możliwe w ramach importowania programu Excel.
-
Jeśli otwarta zmiana została wyłączona w ustawieniach aplikacji Shifts lub jeśli nie masz uprawnień do dodawania grup do aplikacji Shifts, nie będzie można dodawać otwartych zmian ani organizować zmian według grup za pomocą importu programu Excel.
-
Nie można zaimportować harmonogramu, który jest późniejszy niż dwa lata przed datą bieżącą.
Najpierw wprowadzasz informacje o harmonogramie w skoroszycie programu Excel, a następnie importujesz skoroszyt do aplikacji Shifts. Aplikacja Shifts zawiera przykładowy skoroszyt programu Excel, za pomocą którego można wprowadzać informacje o harmonogramie.
Możesz utworzyć nowy plik na podstawie przykładowego skoroszytu lub dodać informacje o harmonogramie bezpośrednio w nim. Jeśli korzystasz z przykładowego skoroszytu, przed przekazaniem pliku usuń dane przykładowe.
Ważne: Upewnij się, że język ustawiony na urządzeniu i format liczb w programie Excel są ustawione na ten sam region. Dzięki temu twoje formaty dat w usłudze Teams będą zgodne z formatem wprowadzonym w programie Excel. Aplikacja Teams odzwierciedla ten sam format daty i godziny co ustawienia języka, daty i godziny urządzenia.
Jeśli na przykład na urządzeniu i w programie Excel ustawiono angielski (Stany Zjednoczone), format daty 2024-06-03 w programie Excel dokładnie odpowiada 3 marca 2024 r. w aplikacji Teams. Jeśli na urządzeniu ustawiono angielski (Zjednoczone Królestwo), a w programie Excel ustawiono angielski (Stany Zjednoczone), format daty 2024-06-03 jest interpretowany jako 6 czerwca 2024 r. w aplikacji Teams.
Importowanie harmonogramu do aplikacji Shifts
-
W aplikacji Shifts w sieci Web lub na pulpicie przejdź do pozycji Więcej opcji
-
Wybierz pozycję Przekaż plik. W razie potrzeby wybierz link Pobierz przykład, aby pobrać przykładowy skoroszyt programu Excel.
-
Przeczytaj instrukcje w przykładowym skoroszycie lub zobacz sekcję przykładowego skoroszytu programu Excel w tym artykule, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat dodawania informacji o harmonogramie.
-
Wypełnij harmonogram w programie Excel.
-
Po dodaniu informacji o harmonogramie możesz je zaimportować do aplikacji Shifts. Wybierz pozycję Przekaż plik, przejdź do lokalizacji, w której został zapisany skoroszyt programu Excel, a następnie wybierz pozycję Otwórz.
-
Po przekazaniu pliku możesz sprawdzić stan przekazywania i szczegóły w tabeli Historia importu . W kolumnie Stan zostanie wyświetlony jeden z następujących stanów:
-
Zaimportowane wskazuje, że harmonogram został pomyślnie zaimportowany i jest teraz wyświetlany w kalendarzu zmian.
-
Błąd wskazuje, że harmonogram zawiera błędy i nie został zaimportowany lub został częściowo zaimportowany. Jeśli harmonogram został częściowo zaimportowany, w kolumnie Stan zostanie wyświetlony link Pobierz raport.
Ważne: W tabeli przedstawiono stan ostatnich 10 przekazań od Twojego zespołu w ciągu ostatnich 30 dni. Możesz zobaczyć przekazane przez Ciebie i innych menedżerów pierwszej linii w twoim zespole. Jeśli wielu menedżerów pierwszej linii w zespole importuje harmonogramy do aplikacji Shifts, przed usunięciem ich z tabeli sprawdź stan przekazywania.
-
Uwagi:
-
Jeden plik programu Excel obsługuje maksymalnie 30 000 jednostek harmonogramu, 10 000 każdej jednostki (zmiany, otwarte zmiany i czas wolny). Jeśli chcesz zaimportować więcej elementów, utwórz kolejny plik.
-
Możesz zaplanować czas wolny dłuższy niż 24 godziny. Zmiany i otwarte zmiany dłuższe niż 24 godziny nie są jednak obsługiwane.
Wyświetlanie i naprawianie błędów importowania
-
Wybierz pozycję Pobierz raport w kolumnie Stan , aby pobrać plik błędu programu Excel. Domyślnie plik jest zapisywany w folderze Pobrane na komputerze pod następującą nazwą: ImportScheduleErrors_<identyfikator zespołu>.xls.
-
Otwórz plik i przejdź do arkusza Błędy . W każdym wierszu jest wyświetlana lokalizacja błędu i elementy, które należy poprawić.
-
Przejdź do arkusza Zmiany, Otwórz zmiany lub Czas wolny i popraw błędy. Lokalizacje błędów są wyróżnione kolorem czerwonym.
-
Po zakończeniu naprawiania błędów zapisz plik, a następnie ponownie zaimportuj go do aplikacji Shifts.
Przykładowy skoroszyt programu Excel
Możesz użyć naszego przykładowego skoroszytu, aby ułatwić umieszczenie harmonogramu w programie Excel. Nasz przykładowy skoroszyt zawiera następujące arkusze:
-
Instrukcje: Wskazówki dotyczące wprowadzania informacji o harmonogramie.
-
Zmiany, Czas wolny i Otwarte zmiany: Do dodawania zmian, czasu wolnego i otwartych zmian.
-
Uwagi dotyczące dnia: do wprowadzania notatek odpowiadających konkretnemu dniu.
-
Członkowie: lista tylko do odczytu osób w zespole, do których można przypisywać zmiany.
W przeciwnym razie utwórz własny skoroszyt programu Excel przy użyciu struktury opisanej w arkuszach Shifts, Time Off, Open Shifts i Day Notes .
Ważne:
-
Nie można usuwać ani zmieniać kolejności kolumn w arkuszach. W przeciwnym razie wystąpią błędy podczas importowania pliku.
-
Kolumny wymagane są oznaczone jako pogrubione w każdym arkuszu i nie mogą być puste.
Arkusz Zmiany
W arkuszu Zmiany każda zmiana jest wyświetlana jako wiersz z 12 kolumnami. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat kolumn i sposobu ich używania.
|
Kolumna |
Właściwość |
Typ |
Opis |
Wprowadzanie danych |
Przykład |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Członek zespołu |
Opcjonalnie |
Nazwa członka zespołu przydzielonego do zmiany. |
Wprowadź nazwę członka zespołu. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email pracy |
Wymagane |
Email adres członka zespołu. |
Wprowadź adres e-mail członka zespołu. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Grupa |
Wymagane |
Grupa planowania, do której należy członek zespołu. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. |
Skórzanych |
|
|
D |
Data rozpoczęcia zmiany |
Wymagane |
Data rozpoczęcia zmiany. |
Format: mm/dd/rrrr |
13.08.2024 |
|
|
E |
Godzina rozpoczęcia na zmianie |
Wymagane |
Czas rozpoczęcia zmiany. |
Formacie: |
8:30 |
|
|
F |
Data zakończenia zmiany |
Wymagane |
Data zakończenia zmiany. |
Format: mm/dd/rrrr |
13.08.2024 |
|
|
Bez ograniczeń |
Shift End Time |
Wymagane |
Czas, w którym kończy się zmiana. |
Formacie: |
15 |
|
|
H |
Kolor motywu |
Opcjonalnie |
Kolor, aby skategoryzować zmianę. |
Wprowadź jedną z następujących opcji: |
2. Niebieski |
|
|
I |
Etykieta niestandardowa |
Opcjonalnie |
Etykieta, aby dostosować zmianę. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalna liczba znaków: 23. |
Małe wyroby skórzane |
|
|
J |
Niezapłacona przerwa |
Opcjonalnie |
Czas trwania przerwy na zmianę w minutach. |
Wprowadź liczbę (w minutach), która jest mniejsza niż czas trwania zmiany. |
45 |
|
|
K |
Notatki |
Opcjonalnie |
Uwagi dla członków zespołu dotyczące tej konkretnej zmiany. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków. |
Użyj naszego nowego systemu, aby poprosić o produkty do dostarczenia do naszego sklepu. |
|
|
L |
Współużytkowany |
Wymagane |
Opcja udostępnienia zmiany zespołowi zaraz po zaimportowaniu informacji. |
Wybierz pozycję Udostępnione lub Nieuużytkowane. |
Nieuużytkowane |
Grafik Czas wolny
W arkuszu Czas wolny każdy element poza czasem jest wyświetlany jako wiersz z 11 kolumnami. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat kolumn i sposobu ich używania.
|
Kolumna |
Właściwość |
Typ |
Opis |
Wprowadzanie danych |
Przykład |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Członek zespołu |
Opcjonalnie |
Imię i nazwisko członka zespołu, który ma czas wolny. |
Wprowadź nazwę członka zespołu. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email pracy |
Wymagane |
Email adres członka zespołu. |
Wprowadź adres e-mail członka zespołu. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Data rozpoczęcia |
Wymagane |
Data rozpoczęcia wolnego czasu. |
Formacie: |
13.08.2024 |
|
|
D |
Godzina rozpoczęcia |
Wymagane |
Czas rozpoczęcia wolnego czasu. |
Formacie: |
12:00 |
|
|
E |
Data zakończenia |
Wymagane |
Data, dla której kończy się czas wolny. |
Formacie: |
2024-08-20 |
|
|
F |
Godzina zakończenia |
Wymagane |
Czas, o której kończy się czas wolny. |
Formacie: |
12:00 |
|
|
Bez ograniczeń |
Powód nieobecności |
Wymagane |
Powód uzasadnia czas wolny. |
Wprowadź przyczynę nieobecności z listy przyczyn nieobecności dostępnych w ustawieniach aplikacji Shifts dla twojego zespołu. |
Wakacje |
|
|
H |
Notatki |
Opcjonalnie |
Uwagi dla członka zespołu dotyczące czasu wolnego. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków. |
Ciesz się wakacjami. |
|
|
I |
Kolor motywu |
Opcjonalnie |
Kolor, aby skategoryzować czas wolny. |
Wprowadź jedną z następujących opcji: |
7. Szary |
|
|
J |
Współużytkowany |
Wymagane |
Opcja udostępnienia wolnego czasu członkowi zespołu zaraz po zaimportowaniu informacji. |
Wybierz pozycję Udostępnione lub Nieuużytkowane. |
Współużytkowany |
Otwieranie arkusza aplikacji Shifts
W arkuszu Otwieranie zmian każda otwarta zmiana jest wyświetlana jako wiersz z 11 kolumnami. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat kolumn i sposobu ich używania.
|
Kolumna |
Właściwość |
Typ |
Opis |
Wprowadzanie danych |
Przykład |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Grupa |
Wymagane |
Grupa planowania, z której można zażądać otwartej zmiany. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. |
Skórzanych |
|
|
B |
Data rozpoczęcia |
Wymagane |
Data rozpoczęcia otwartej zmiany. |
Formacie: |
13.08.2024 |
|
|
C |
Godzina rozpoczęcia |
Wymagane |
Czas rozpoczęcia otwartej zmiany. |
Formacie: |
8:30 |
|
|
D |
Data zakończenia |
Wymagane |
Data zakończenia otwartej zmiany. |
Formacie: |
13.08.2024 |
|
|
E |
Godzina zakończenia |
Wymagane |
Czas, w którym kończy się otwarta zmiana. |
Formacie: |
15 |
|
|
Bez ograniczeń |
Otwieranie slotów |
Wymagane |
Liczba otwartych zmian, o które członkowie grupy mogą poprosić. |
Wprowadź liczbę z zakresu od 1 do 255. |
2 |
|
|
H |
Kolor motywu |
Opcjonalnie |
Kolor w celu kategoryzowania otwartej zmiany. |
Wprowadź jedną z następujących opcji: |
6. Żółty |
|
|
I |
Etykieta niestandardowa |
Opcjonalnie |
Etykieta, aby dostosować otwartą zmianę. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalna liczba znaków: 23. |
Małe wyroby skórzane |
|
|
J |
Niezapłacona przerwa |
Opcjonalnie |
Czas trwania przerwy na zmianę w minutach. |
Wprowadź liczbę (w minutach), która jest mniejsza niż czas trwania zmiany. |
45 |
|
|
K |
Notatki |
Opcjonalnie |
Uwagi dla członków zespołu dotyczące tej konkretnej otwartej zmiany. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków. |
Użyj naszego nowego systemu, aby poprosić o produkty do dostarczenia do naszego sklepu. |
|
|
L |
Współużytkowany |
Wymagane |
Opcja udostępnienia zmiany członkowi zespołu zaraz po zaimportowaniu informacji. |
Wybierz pozycję Udostępnione lub Nieuużytkowane. |
Nieuużytkowane |
Arkusz Notatek dnia
Na każdy dzień możesz dodać notatkę.
|
Kolumna |
Właściwość |
Typ |
Opis |
Wprowadzanie danych |
Przykład |
|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Data |
Wymagane |
Data, w której notatka ma być wyświetlana w harmonogramie. |
Formacie: |
13.08.2024 |
|
B |
Uwaga |
Wymagane |
Wyślij wiadomość do zespołu. |
Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków. |
Szkolenia dotyczące witryny |
W aplikacji Shifts notatki zostaną wyświetlone w górnej części harmonogramu pod datą.
