Platforma Microsoft 365 oferuje różne typy grup, które mogą ułatwić zespołom wydajniejszą współpracę. Każdy typ grupy ma unikatowy cel, taki jak zarządzanie konwersacjami e-mail, udostępnianie plików lub organizowanie zdarzeń. W tym artykule opisano różne typy grup na platformie Microsoft 365 oraz ich zastosowania, dzięki czemu możesz wybrać odpowiedni grupę dla potrzeb współpracy Twojego zespołu.
Typy grup na platformie Microsoft 365
-
Grupy Microsoft 365 są przeznaczone do współpracy w twojej organizacji. Zawierają one grupowy adres e-mail i witrynę programu SharePoint, w której można udostępniać dokumenty, notatki i plany spotkań. Możesz używać Grupy Microsoft 365 do zarządzania projektami, komunikacji zespołu i udostępniania dokumentów.
-
Grupy dystrybucyjne służą do rozsyłania informacji i aktualizacji dla osób z organizacji i spoza niej. Mogą być używane do udostępniania aktualizacji zadań, zmian organizacyjnych lub zdarzeń konkretnemu zestawowi klientów lub pracowników.
-
Grupy zabezpieczeń służą do udzielania dostępu do zasobów platformy Microsoft 365 i ułatwiają administrowanie nimi. Mogą one służyć do udzielania dostępu do ważnych zasobów firmy, takich jak narzędzia, portale, raporty i urządzenia, takie jak drukarki.
-
Grupy zabezpieczeń z obsługą poczty przypominają grupy zabezpieczeń, ale mają dodatkową możliwość wysyłania wiadomości e-mail do wszystkich członków. Mogą być używane do wysyłania wiadomości, promocji i aktualizacji firmy do zespołu sprzedaży.
Grupy można tworzyć w aplikacjach Centrum administracyjne platformy Microsoft 365 lub Microsoft 365, takich jak Outlook, Teams i inne. W zależności od konfiguracji organizacji możesz tworzyć grupy w trybie online lub lokalnym. Po utworzeniu możesz dodawać członków, ustawiać uprawnienia i rozpoczynać korzystanie z niego do współpracy, komunikacji i udostępniania zasobów.
Role właścicieli, członków i gości w grupach
-
Właściciel — właścicielem grupy jest osoba, która tworzy grupę i ma nad nią pełną kontrolę. Właściciele mogą dodawać i usuwać członków, zmieniać ustawienia grupy i zarządzać zasobami grupy, takimi jak pliki i kalendarze.
-
Członek — członkowie to osoby dodawane do grupy przez właściciela. Członkowie mogą uzyskiwać dostęp do zasobów grupy i uczestniczyć w konwersacjach grupowych.
-
Gość — goście to osoby, które nie są członkami Twojej organizacji, ale mają dostęp do zasobów grupy przez właściciela. Goście mogą zostać zaproszeni do dołączenia do grupy w celu współpracy nad określonymi projektami lub przekazania opinii. Dowiedz się więcej o dodawaniu użytkowników będących gośćmi do grup platformy Microsoft 365.
Zarządzanie grupami na platformie Microsoft 365
Możesz utworzyć grupę na platformie Microsoft 365, zarządzać nią i ostatecznie ją wycofać. Podczas tworzenia grupy właściciel może wybrać typ grupy, dodać członków i ustawić uprawnienia. Po utworzeniu grupy właściciel może nią zarządzać, dodając lub usuwając członków, zmieniając ustawienia grupy i zarządzając zasobami, takimi jak pliki i kalendarze. W pewnym momencie grupa może nie być już potrzebna, a właściciel może wycofać grupę, co spowoduje jej usunięcie z systemu i uniemożliwi innym osobom dostęp do jej zasobów.
Należy pamiętać, że grupy wymagają od właściciela prawidłowego działania. Jeśli grupa nie ma właściciela lub właściciel zostanie usunięty, automatyczny system przypisuje do grupy nowego właściciela. Ten proces pomaga utrzymać funkcjonalność grup i zapewnia, że zawsze jest właścicielem odpowiedzialnym za zarządzanie grupą. Dowiedz się więcej o zarządzaniu grupami platformy Microsoft 365 bez właściciela.
