Bez względu na to, czy usuwasz lub archiwizujesz wiadomość e-mail, zniknie ona z Twojej skrzynki odbiorczej. Usunięta wiadomość przechodzi do folderu Kosz, natomiast wiadomość zarchiwizowana domyślnie przechodzi do folderu Archiwum lub Wszystkich wiadomości w usłudze Gmail/ Google Apps.
W zależności od dostawcy poczty e-mail lub zasad firmy, usunięte wiadomości mogą być automatycznie i trwale usunięte z folderu Kosz (często po 30 dniach). Folder Archiwum nigdy nie jest automatycznie opróżniany. Każda wiadomość e-mail, którą widzisz w folderze kosz lub archiwum może zostać przywrócona do folderu skrzynki odbiorczej.
