Korzystając z funkcji inspekcji Microsoft SharePoint Server 2010, można śledzić, którzy użytkownicy przyjęli akcje w witrynach, typach zawartości, listach, bibliotekach, elementach list i plikach bibliotek zbiorów witryn. Wiedza o tym, jakie czynności zostały wykonane w związku z określoną informacją przez określonego użytkownika, ma kluczowe znaczenie dla wielu wymogów biznesowych, na przykład zgodności z przepisami i zarządzania rekordami.
Administrator zbioru witryn może pobrać historię akcji wykonywanych przez określonego użytkownika oraz historię akcji podejmowanych w określonym zakresie dat. Można na przykład określić, kto i kiedy edytował określony dokument.
Poniżej znajduje się strona Konfigurowanie ustawień inspekcji. Sekcja Skracanie dziennika inspekcji umożliwia zarządzanie rozmiarem dziennika inspekcji, natomiast sekcje Dokumenty i elementy oraz Listy, biblioteki i witryny pozwalają określić, które zdarzenia mają zostać objęte inspekcją.
Zdarzenia wybrane do inspekcji są przechwytywane w raportach inspekcji opartych na Microsoft Excel 2010 i są dostępne na stronie raporty inspekcji. Można również utworzyć raport niestandardowy zawierający szereg zdarzeń w określonym przedziale czasowym, w określonym obszarze zbioru witryn lub filtrowanych pod kątem określonego użytkownika. Nie można modyfikować zdarzeń umieszczonych w dzienniku, ale administratorzy zbiorów witryn mogą usuwać elementy z dziennika inspekcji i konfigurować automatyczne skracanie danych dziennika inspekcji.
Informacje o zdarzeniu inspekcji
Dziennik inspekcji przechwytuje następujące informacje dotyczące zdarzeń wybranych pod kątem inspekcji.
-
Witryna, w której zdarzenie miało miejsce
-
Identyfikator, typ, nazwa i lokalizacja elementu
-
Identyfikator użytkownika skojarzonego ze zdarzeniem
-
Typ, data, godzina i źródło zdarzenia
-
Czynność wykonana w związku z elementem
Poniżej znajduje się przykład danych w raporcie dziennika inspekcji usunięcia. Raport ten pozwala określić, kto usunął i przywrócił dane w zbiorze witryn. Dane można filtrować, sortować i analizować za pomocą funkcji programu Excel.
Uwaga: Inspekcja udostępnia informacje o zmianie elementu, ale nie zawiera szczegółów dotyczących tego, co się zmieniło. W związku z tym nie należy traktować go jako wersji dokumentów ani narzędzia do tworzenia kopii zapasowych.
Przycinanie dzienników inspekcji
Po wybraniu zdarzenia, które ma zostać objęte inspekcją, takiego jak usunięcie lub przywrócenie, inspekcja będzie przeprowadzana dla każdego elementu zbioru witryn przy każdym wystąpieniu tego zdarzenia. W wyniku inspekcji może być generowana duża liczba zdarzeń inspekcji, przez co tworzony jest duży dziennik inspekcji. Może to spowodować zapełnienie dysku twardego, a także wywrzeć wpływ na wydajność i inne aspekty działania zbioru witryn.
Ważne: Aby zapobiec zapełnieniu dysku twardego przez dziennik inspekcji i potencjalnemu obniżeniu wydajności zbioru witryn, zaleca się włączenie skracania dziennika inspekcji w przypadku zbiorów witryn poddawanych intensywnej inspekcji.
Aby zarządzać rozmiarem dziennika inspekcji, możesz skonfigurować go do automatycznego przycinania i opcjonalnie archiwizować bieżące dane dziennika inspekcji w bibliotece dokumentów przed przycięciem danych. Harmonogram skracania dziennika inspekcji jest konfigurowany przez administratora serwera za pomocą administracji centralnej. Ustawieniem domyślnym jest koniec miesiąca.
Konfigurowanie przycinania dziennika inspekcji
-
W menu Akcje witryny
-
Jeśli nie znajdujesz się w katalogu głównym zbioru witryn, w obszarze Administracja zbiorem witrynkliknij pozycję Przejdź do ustawień witryny najwyższego poziomu.
Uwaga: Jeśli nie posiadasz niezbędnych uprawnień, sekcja Administracja zbiorem witryn nie będzie dostępna.
-
Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witrynkliknij pozycję ustawienia inspekcji zbioru witryn.
-
Na stronie Konfigurowanie ustawień inspekcji w sekcji Skracanie dziennika inspekcji ustaw opcję Czy automatycznie przyciąć dziennik inspekcji dla tej witryny? na wartość Tak.
-
Opcjonalnie możesz określić liczbę dni przechowywania danych dziennika inspekcji.
Uwaga: Konfigurowanie tej opcji jest zalecane tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione potrzebami biznesowymi. Jeśli ta opcja nie jest ustawiona, użyje ustawienia farmy, która domyślnie jest ustawiona na koniec miesiąca. Potrzebą biznesową może być to, że Twoja organizacja wymaga zachowania dziennika inspekcji w nieuzyskanym formacie za inny okres. Uzyskany format to raport dziennika inspekcji.
-
Opcjonalnie określ bibliotekę dokumentów, aby zapisać raporty inspekcji przed przycięciem dziennika inspekcji. Tę opcję należy skonfigurować, jeśli po skróceniu dziennika inspekcji potrzebny jest dostęp do danych dziennika inspekcji w postaci raportów dziennika inspekcji.
Konfigurowanie zdarzeń objętych inspekcją
-
W menu Akcje witryny
-
Jeśli nie znajdujesz się w katalogu głównym zbioru witryn, w obszarze Administracja zbiorem witrynkliknij pozycję Przejdź do ustawień witryny najwyższego poziomu.
Uwaga: Jeśli nie posiadasz niezbędnych uprawnień, sekcja Administracja zbiorem witryn nie będzie dostępna.
-
Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witrynkliknij pozycję ustawienia inspekcji zbioru witryn.
-
Na stronie Konfigurowanie ustawień inspekcji w sekcjach dokumenty i elementy oraz listy, biblioteki i witrynywybierz zdarzenia, które chcesz poddać inspekcji, a następnie kliknij przycisk OK.
Zdarzenia objęte inspekcją zależą od potrzeb organizacji. Na przykład zapewnienie zgodności z przepisami zwykle wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych wymagań określających zdarzenia, które muszą zostać objęte inspekcją. Zaleca się obejmowanie inspekcją tylko zdarzeń niezbędnych do zaspokojenia potrzeb organizacji. Dodatkowe niepotrzebne inspekcje mogą mieć wpływ na wydajność i inne aspekty zbioru witryn.
Ważne:
-
Jeśli korzystasz z usługi SharePoint Online dla programu Microsoft Microsoft 365 dla firm, inspekcja otwierania lub pobierania dokumentów, wyświetlania elementów na listach lub wyświetlania właściwości elementów jest niedostępna z powodu problemów z magazynowaniem i wydajnością.
-
Zalecamy Wybieranie pozycji otwieranie lub pobieranie dokumentów, wyświetlanie elementów na listach lub wyświetlanie właściwości elementów dla programu SharePoint Server 2010, gdy jest to absolutnie konieczne. Ta opcja może generować dużą liczbę zdarzeń, które mogą spowodować spadek wydajności i innych aspektów zbioru witryn.
