Konfigurowanie zautomatyzowanego przepływu pracy między Microsoft Forms a programem Excel za pośrednictwem programu Power Automate

Wprowadzenie

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces konfigurowania zautomatyzowanego przepływu pracy między programem Microsoft Forms a programem Excel przy użyciu programu Power Automate. Przepływ pracy może automatycznie dodać dane Forms odpowiedzi do wstępnie zdefiniowanego pliku programu Excel.

Wymagania wstępne

Przed rozpoczęciem upewnij się, że masz następujące informacje:

• Konto platformy Microsoft 365 z dostępem do Microsoft Forms i programu Excel (sprawdź opis usługi Microsoft 365)

• Dostęp do programu Power Automate ( sprawdzanie licencjonowania usługi Power Automate dla licencji rozsiewanych usługi Power Automate dla konta Microsoft 365)

Przewodnik krok po kroku

1. Tworzenie formularza firmy Microsoft

Aby rozpocząć, potrzebny jest formularz microsoft, który zbiera dane, które chcesz zautomatyzować. Wykonaj następujące czynności:

• Zaloguj się na koncie Microsoft 365 i przejdź do Microsoft Forms.

• Utwórz formularz i zaprojektuj formularz, dodając pytania i konfigurując w razie potrzeby.

2. Konfigurowanie arkusza kalkulacyjnego programu Excel

Następnie przygotuj arkusz kalkulacyjny programu Excel do przechowywania danych zebranych z formularza:

• Otwórz program Excel i utwórz nowy skoroszyt lub użyj istniejącego skoroszytu.

• Oznacz kolumny etykietami, aby dopasować je do pól w formularzu Microsoft. Jeśli na przykład formularz zbiera nazwy i adresy e-mail, kolumny mogą mieć etykiety "Nazwa" i "Email".

• Zapisz skoroszyt w usłudze OneDrive lub programie SharePoint, aby uzyskać do niego dostęp za pomocą programu Power Automate.

Jeśli masz już plik programu Excel połączony z formularzem (za pośrednictwem strony wyników "Otwórz wynik w programie Excel" z Forms), kolumny zostaną utworzone automatycznie. Kolumny można dostosować stosownie do potrzeb.

3. Tworzenie nowego przepływu w programie Power Automate

Teraz utworzysz przepływ w programie Power Automate, aby połączyć formularz z arkuszem kalkulacyjnym programu Excel:

• Otwieranie i logowanie się do usługi Power Automate

• i kliknij pozycję "Utwórz" w menu po lewej stronie.

• Wybierz pozycję "Zautomatyzowany przepływ w chmurze" i nadaj przepływowi nazwę (np. "Formularz do automatyzacji programu Excel").

• W obszarze "Wybierz wyzwalacz przepływu" wyszukaj i wybierz pozycję "Microsoft Forms".

• Wybierz pozycję "Po przesłaniu nowej odpowiedzi" jako wyzwalacz.

4. Konfigurowanie wyzwalacza

Następnie skonfigurujesz wyzwalacz, aby określić, które odpowiedzi formularza mają wyzwalać przepływ:

• Z listy rozwijanej wybierz formularz, którego dane chcesz zautomatyzować. Jeśli formularz nie jest wyświetlany, wklej identyfikator formularza z adresu URL formularza, aby dodać formularz.

• Kliknij pozycję "Nowy krok", aby kontynuować.

5. Dodawanie akcji w celu uzyskania odpowiedzi na formularz

Po skonfigurowaniu wyzwalacza dodaj akcję w celu pobrania odpowiedzi formularza:

• Wyszukaj "Microsoft Forms" i wybierz pozycję "Uzyskaj szczegóły odpowiedzi".

• Wybierz formularz z listy rozwijanej.

• W polu "Identyfikator odpowiedzi" wybierz pozycję "Identyfikator odpowiedzi" z pola zawartości dynamicznej.

6. Dodawanie akcji w celu wypełnienia arkusza kalkulacyjnego programu Excel

Teraz skonfigurujesz akcję zapisywania odpowiedzi formularza w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel:

• Kliknij pozycję "Nowy krok" i wyszukaj frazę "Excel Online (dla firm)".

• Wybierz pozycję "Dodaj wiersz do tabeli".

• Wybierz lokalizację pliku programu Excel (OneDrive lub SharePoint), wybierz bibliotekę dokumentów i przejdź do utworzonego wcześniej pliku.

• Wybierz tabelę w arkuszu kalkulacyjnym, w której chcesz wstawić dane formularza.

• Zamapuj pola z formularza na kolumny w tabeli programu Excel, wybierając zawartość dynamiczną dla każdej kolumny.

• Zapisz przepływ.

7. Przetestuj swój przepływ

Przed zakończeniem należy przetestować przepływ, aby upewnić się, że działa poprawnie:

• Prześlij odpowiedź testową do formularza microsoft.

• Przejdź do programu Power Automate i sprawdź historię przepływów, aby sprawdzić, czy proces przebiegł pomyślnie.

• Otwórz plik programu Excel, aby sprawdzić, czy dane zostały prawidłowo zarejestrowane.

Porady dotyczące rozwiązywania problemów

Jeśli wystąpią problemy, rozważ następujące kroki rozwiązywania problemów:

• Upewnij się, że wszystkie połączenia (Microsoft Forms, Excel i Power Automate) są uwierzytelnione i mają niezbędne uprawnienia.

• Sprawdź dokładnie, czy tabela programu Excel została sformatowana jako tabela (użyj polecenia "Formatuj jako tabelę" w programie Excel).

• Przejrzyj dynamiczne mapowanie zawartości, aby upewnić się, że wszystkie pola są poprawnie wyrównane.

• Upewnij się, że plik programu Excel nie ma dodatkowego połączenia synchronizacji danych, aby uniknąć zduplikowanych danych.