Branża finansowa jest wysoce regulowaną częścią większości gospodarek. Szereg lokalnych, krajowych i regionalnych przepisów stosuje się do przedsiębiorstw w branży usług finansowych.
W przypadku małej firmy przestrzeganie tych przepisów może być kosztowne i skomplikowane. Microsoft 365 sprawia, że jest to łatwiejsze i przystępne cenowo, udostępniając wszystkie odpowiednie narzędzia w jednym miejscu, aby pomóc Twojej firmie w spełnianiu wymogów branży finansowej.
Ochrona przed zagrożeniami online i zabezpieczenia Email
Microsoft 365 korzysta z zaawansowanej ochrony przed zagrożeniami (ATP), która automatycznie skanuje wszystkie wychodzące i przychodzące wiadomości e-mail, a także załączniki wiadomości e-mail. Do wykrywania złośliwych lub podejrzanych linków używa złośliwego oprogramowania. Jeśli wiadomość e-mail zawiera takie linki, atp zatrzymuje użytkowników przed ich kliknięciem.
Ponadto Microsoft 365 skanuje również wszystkie hiperlinki w plikach Word, Excel i PowerPoint. Dzięki temu wszystkie potencjalne złośliwe oprogramowanie zostanie zatrzymane, zanim będzie mogło dotrzeć do Twoich danych i zainfekować je lub ukraść. Zapewnia również integralność i bezpieczeństwo komunikacji online i powiązanych danych.
Inspekcja skrzynki pocztowej i śledzenie aktywności
Skrzynki pocztowe twojej firmy zawierają poufne informacje firmowe i użytkowników. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że żadne nieautoryzowane osoby nie mają dostępu do tych informacji. Funkcja rejestrowania inspekcji skrzynki pocztowej umożliwia śledzenie osób mających dostęp do skrzynki pocztowej i wykonywanych przez nie działań.
Możesz zdefiniować użytkowników i działania, które chcesz śledzić. Możesz na przykład zdecydować, czy śledzić, kiedy wiadomość e-mail zostanie usunięta, czy przeniesiona. Możesz również określić, czy działania administratora, użytkowników, właścicieli i innych osób uzyskujących dostęp do skrzynki pocztowej.
Po włączeniu tej funkcji wszystkie wpisy dziennika są przechowywane w skrzynce pocztowej. Każdy wpis zawiera adres IP, nazwę hosta i inne szczegóły. Jeśli wiadomość e-mail zostanie przeniesiona z pierwotnej pozycji, wpis dziennika zawiera folder docelowy. Domyślnie wszystkie wpisy dziennika są zachowywane przez 90 dni. Ustawienia można zmodyfikować, jeśli mają być przechowywane przez dłuższy czas.
Email i szyfrowanie danych
Bardzo skutecznym narzędziem do osiągnięcia bezpieczeństwa poczty e-mail jest szyfrowanie. Szyfrowanie gwarantuje, że tylko upoważniona osoba będzie mogła odszyfrować i odczytać wiadomość e-mail. Nawet jeśli nieautoryzowana osoba uzyskuje dostęp do zaszyfrowanej wiadomości e-mail, nie może jej odszyfrować i odczytać. Podobnie możesz zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych, takich jak dokumenty, szyfrując je.
Microsoft 365 umożliwia szyfrowanie wiadomości e-mail, a także innych form danych cyfrowych. Dodaje to dodatkową warstwę zabezpieczeń. Szyfrowanie może być częścią szerszej strategii ochrony danych.
Centrum zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Firmy obecnie przetwarzają, obsługują i przechowują ogromną gamę informacji elektronicznych. Te dane umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji jako firma. Jednak utrudnia to także identyfikowanie, znajdowanie, wyszukiwanie i znajdowanie odpowiednich informacji, gdy jest to wymagane.
Funkcja zbierania elektronicznych materiałów dowodowych to zaawansowana funkcja Microsoft 365. Funkcja zbierania elektronicznych materiałów dowodowych może przeszukiwać wszystkie typy elektronicznie przechowywanych informacji (ESI). Ta funkcja umożliwia zbieranie, archiwizowanie i przeszukiwanie najistotniejszych danych z wielu źródeł. Za pomocą zbierania elektronicznych materiałów dowodowych można wyszukiwać różne składniki Microsoft 365. Te składniki obejmują Skype dla firm, witryny usługi SharePoint Online, Exchange Online skrzynki pocztowe, zespoły firmy Microsoft i grupy Microsoft 365.
Funkcja zbierania elektronicznych materiałów dowodowych może również identyfikować wpisy w mediach społecznościowych, wiadomości poczty głosowej, wiadomości czatu, pliki edytora tekstów, arkusze kalkulacyjne i sms-y. Następnie możesz przechowywać i archiwizować te dane w zgodny sposób przy użyciu Microsoft 365.
Twoja firma może mieć do czynienia z sytuacją prawną, w której trzeba znaleźć odpowiednie ESI dla organów. Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych ułatwia wyszukiwanie, znajdowanie i zbieranie tych informacji w jednym miejscu. Wyniki wyszukiwania możesz uporządkować w różnych przypadkach i udostępnić je innym uczestnikom projektu.
Zaawansowane zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych
Advanced eDiscovery umożliwia przechowywanie zduplikowanych kopii danych w osobnej lokalizacji w łatwym do pobrania formacie, a także umożliwia indeksowanie danych w celu szybkiego i łatwego odnajdowania. Wykorzystuje inteligentne funkcje uczenia maszynowego do dokładnego identyfikowania różnych typów danych. Analizuje również dane niestrukturalne i przekopuje je, aby znaleźć odpowiednie informacje dla Ciebie.
Korzystając z Advanced eDiscovery, możesz upewnić się, że dane Twojej organizacji są przechowywane w taki sposób, że można je łatwo wyszukiwać, gdy jest to wymagane.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe
Hasła tradycyjnie są używane do uwierzytelniania użytkowników w Usługi online. Hasła można jednak łatwo naruszyć. Wszyscy eksperci od bezpieczeństwa zgadzają się, że uwierzytelnianie wieloskładne może znacznie zwiększyć bezpieczeństwo cyfrowe.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe korzysta z wielu metod uwierzytelniania i dodaje więcej warstw zabezpieczeń. Jest on używany do zwiększenia bezpieczeństwa systemów biznesowych, skrzynek pocztowych, ważnych dokumentów i wszelkich usług online, które wymagają logowania.
Istnieje wiele sposobów dodawania uwierzytelniania MFA. Są to, między innymi:
-
Telefon: Podczas logowania odbierasz połączenie telefoniczne lub sms z kodem weryfikacyjnym.
-
Aplikacja: Pobierasz aplikację mobilną. Gdy się zalogujesz, za pomocą aplikacji wygenerujesz kod. Ten kod umożliwia następnie zalogowanie się do usługi online.
Microsoft 365 udostępnia funkcje umożliwiające uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Uwierzytelnianie wieloskładnowe umożliwia zapewnienie dostępu do usług Microsoft 365 tylko autoryzowanym użytkownikom. Chroni to ważne dane biznesowe przed dostaniem się w niepowołane ręce. Pomaga to również w przestrzeganiu przepisów dotyczących bezpieczeństwa i integralności danych.
Zapobieganie utracie danych
Funkcja Microsoft 365 Data Loss Prevention (DLP) może być z łatwością używana do rejestrowania całej odpowiedniej komunikacji elektronicznej i zapewniania, że osoby nieupoważnione nie będą mogły uzyskać dostępu do informacji poufnych. Funkcja DLP gwarantuje, że ważne informacje i dokumenty Twojej organizacji nie wyciekają. W centrum zgodności & zabezpieczeń Microsoft 365 można wybierać spośród różnych zasad ochrony przed utratą danych.
Jeśli na przykład osoba z Twojej organizacji spróbuje wysłać wiadomość e-mail z informacjami osobistymi, możesz zablokować wiadomość e-mail lub powiadomić o niej daną osobę. Podobnie można wykrywać i monitorować informacje, takie jak numery kart kredytowych i numery PESEL. Funkcja DLP umożliwia identyfikowanie informacji poufnych we wszystkich usługach Microsoft 365 używanych przez organizację.
Korzystając z DLP, możesz po prostu zablokować wszelkie wiadomości e-mail wysyłające takie informacje. Możesz również uniemożliwić użytkownikom przekazywanie poufnych danych do magazynu w chmurze lub innych Usługi online.
Dzięki temu krytyczne informacje nie wyciekają poza twoją organizację. Przepisy finansowe SEC i innych organów pociągają firmę odpowiedzialną za wyciek danych. Blokując takie przecieki, jesteś w stanie skuteczniej przestrzegać przepisów finansowych.
Zarządzanie urządzeniami dla urządzeń przenośnych
Obecnie pracownicy korzystają z różnych urządzeń przenośnych, takich jak iPhone, Android, iPad i Windows Phone. Te urządzenia służą do uzyskiwania dostępu do Microsoft 365 skrzynki pocztowej i innych Usługi online.
Microsoft 365 oferuje kompleksowe zarządzanie urządzeniami przenośnymi (MDM). Za pomocą tej funkcji możesz przejrzeć każde urządzenie i sprawdzić, czy jest ono zgodne z zasadami organizacji. Jeśli jest ono zgodne, możesz zarejestrować urządzenie, aby mogło uzyskiwać dostęp do usług Microsoft 365. Po zarejestrowaniu urządzenia możesz je regularnie przeglądać, aby upewnić się, że jest ono zgodne.
Możesz również dodawać i zmieniać zasady zabezpieczeń stosowane do tych urządzeń. Jeśli zarejestrowane urządzenie zostanie skradzione lub zgubione, możesz je zdalnie wyczyścić, aby upewnić się, że ważne dane nie trafią w niepowołane ręce.
Funkcja MDM zapewnia bezpieczny dostęp do Usługi online wszystkim pracownikom lub pracownikom w organizacji.
Ciągła zgodność
Przepisy finansowe zmieniają się i ewoluują wraz z upływem czasu. Oznacza to, że twoja organizacja może z czasem rozwijać swoją strategię zgodności. Jest to nazywane ciągłą zgodnością. Ciągła zgodność oznacza, że regularnie monitorujesz i sprawdzasz swoją pozycję zgodności. Ponadto przyjmujesz nowe standardy i technologie IT, aby zapewnić bezpieczeństwo i zgodność systemów.
Microsoft 365 ma ponad 1000 kontroli i kontroli. Umożliwiają one szybkie rozwijanie i zmienianie usług Microsoft 365 przy każdym tworzeniu nowych przepisów lub standardów. Microsoft 365 jest również zgodny z wieloma ważnymi globalnymi standardami i przepisami. Microsoft 365 usługi mogą pomóc w zapewnieniu, że Twoje dane i procesy będą zgodne z nowymi przepisami i standardami.
Firma Microsoft na bieżąco przegląda Microsoft 365 i inne dane dotyczące produktów. Ewoluuje produkty, wdrażając nowe standardy dla klientów i branży, aby zapewnić stałą zgodność.
Wnioski
Dzięki powyższym funkcjom można rejestrować, zbierać, archiwizować i obsługiwać dane w bezpieczny sposób. Możesz również zdefiniować i zaimplementować zasady zgodności za pomocą Microsoft 365.
Microsoft 365 działa na wielu urządzeniach. Jest niezwykle łatwy w użyciu i zapewnia pełną kontrolę nad połączonymi urządzeniami i danymi organizacyjnymi.
