Po opracowanie planu ewidencji i zaprojektowaniu rozwiązania do zarządzania rekordami w programie SharePoint zaplanuj, jak aktywne dokumenty w organizacji — elektroniczna i papierowa — staną się rekordami. W tym artykule opisano techniki, za pomocą których można deklarować aktywne dokumenty jako rekordy, i sugeruje jeden ze sposobów zaplanowania, jak elementy planu ewidencji staną się rekordami.
Techniki konwertowania aktywnych dokumentów na rekordy w SharePoint
Za pomocą następujących technik można konwertować aktywne dokumenty na rekordy:
-
Ręczne deklarowanie dokumentu jako rekordu.
-
Definiowanie zasad deklarowania dokumentu jako rekordu lub wysyłanie dokumentu do witryny Centrum rekordów w określonym czasie.
-
Tworzenie przepływu pracy, który wysyła dokument do witryny Centrum rekordów.
-
Używanie rozwiązania niestandardowego opartego na modelu SharePoint obiektowego.
Ręczne tworzenie rekordów
Jeśli zarządzanie rekordami w miejscu jest włączone dla biblioteki dokumentów, użytkownicy mogą jawnie zadeklarować dokument w bibliotece jako rekord, edytując szczegóły zgodności dokumentu. Gdy administrator zbioru witryn włącza zarządzanie rekordami w miejscu, administrator zbioru witryn określa, kto powinien być w stanie deklarować rekordy, a także czy użytkownicy powinni mieć możliwość edytowania lub usuwania dokumentów po tym, jak staną się rekordami.
Jeśli utworzono połączenie z witryną Centrum rekordów, użytkownicy mogą ręcznie wysyłać dokumenty do witryny Centrum rekordów za pomocą polecenia Wyślij do. Gdy administrator farmy skonfiguruje połączenie z witryną centrum rekordów, to polecenie będzie dostępne we wszystkich aktywnych dokumentach. W zależności od konfiguracji połączenia dokumenty można kopiować do witryny Centrum rekordów, przenosić do witryny Centrum rekordów lub przenosić do witryny Centrum rekordów z linkiem do dokumentu.
Ręczne wysyłanie rekordów do witryny Centrum rekordów nie jest praktycznym rozwiązaniem na dużą skalę, ale można go użyć w celu uzupełnienia innych metod tworzenia rekordów.
Definiowanie zasad
Zasady przechowywania określają działania, które należy podjąć w określonej chwili w określonej chwili. Akcje zasad występują automatycznie. Użytkownicy nie muszą rozpoczynać akcji.
Dwie akcje zasad odnoszą się w szczególności do zarządzania rekordami: przenoszenia dokumentu do innej lokalizacji i deklarowania dokumentu jako rekordu. Jeśli istnieje połączenie z witryną Centrum rekordów, można utworzyć zasady, które będą wysyłać dokumenty do witryny Centrum rekordów. Zasady określają również, czy dokument ma być kopiowany do witryny centrum rekordów, przesuny, czy przesuny, i pozostawić link w bibliotece dokumentów. Jeśli dla witryny włączono zarządzanie rekordami w miejscu, można utworzyć zasady deklarowania dokumentu jako rekordu. Akcję niestandardową można SharePoint modelu obiektów.
Zasady przechowywania mogą mieć wiele etapów. Można na przykład utworzyć zasady przechowywania, które usuwają wszystkie wcześniejsze wersje dokumentu jeden rok po ostatniej zmianie dokumentu i przenosi go do witryny Centrum rekordów pięć lat po ostatniej zmianie dokumentu.
Jeśli dla witryny włączono zarządzanie rekordami w miejscu, witryna może zawierać zarówno aktywne dokumenty, jak i rekordy. W takim przypadku możesz określić różne zasady przechowywania dla aktywnych dokumentów i rekordów. Można na przykład utworzyć zasady deklarowania aktywnego dokumentu jako rekordu dwa lata po jego utworzeniu, a następnie utworzyć drugą zasady, które usuwają rekord siedem lat po zadeklarowaniu jako rekord.
Tworzenie przepływu pracy
Podczas tworzenia przepływu pracy możesz dodać akcję wysyłania elementu do repozytorium. Ta akcja umożliwia tworzenie przepływów pracy, które wysyłają dokumenty do witryny Centrum rekordów. W przepływie pracy można także uwzględnić inne akcje. Można na przykład utworzyć przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail do autora dokumentu z żądaniem zatwierdzenia, a następnie wysyła ten dokument do witryny Centrum rekordów. Zasady i przepływy pracy można połączyć, tworząc zasady przechowywania, które uruchamiają nowy przepływ pracy po upływie jednego roku od utworzenia dokumentu.
Możesz również użyć modelu SharePoint w celu utworzenia niestandardowego przepływu pracy, który kopiuje pliki do witryny Centrum rekordów. Przepływ pracy, który wysyła pliki do witryny Centrum rekordów, można zintegrować z systemem zarządzania dokumentami jako część przepływu pracy, który prowadzi dokument przez cykl jego cyklu życia. W przypadku typów dokumentów o przewidywalnym cyklu życia, takich jak raporty z wydatków, można zaimplementować przepływ pracy, który prowadzi dokument przez różne etapy i, jako ostatni krok, wysyła kopię dokumentu do witryny Centrum rekordów. Przepływ pracy może zostać wyzwolony przez utworzenie nowego dokumentu.
Używanie rozwiązania niestandardowego
Możesz tworzyć rozwiązania niestandardowe, które korzystają z obiektów w przestrzeni Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy nazw, aby wysyłać zawartość z innych źródeł danych do witryny Centrum rekordów. Aby uzyskać więcej informacji na temat wdrażania rozwiązań niestandardowych przy SharePoint obiektowego, zobacz SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Kończenie realizacji planu
Po opracowanie planu ewidencji i przejrzeniu metod przenoszenia zawartości do witryny Centrum rekordów suń plan ewidencji, ustalając sposób wysyłania każdego rodzaju rekordów do witryny Centrum rekordów. Warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:
-
Czy zgodność jest wymuszana, czy dobrowolna?
-
Czy możesz być zależny od grupy użytkowników w organizacji w celu zapewnienia zgodności z procesami zarządzania rekordami? Ogólnie rzecz biorąc, unikaj procesów ręcznych. Jednak tam, gdzie są potrzebne, należy utworzyć odpowiednie szkolenia i monitorowanie w celu zapewnienia zgodności z przepisami zespołu.
-
Czy zawartość będzie przechowywana na SharePoint zarządzania dokumentami?
-
Czy konserwacja zawartości fizycznej? Zarządzanie aktywną zawartością fizyczną, taką jak kopia papierowa lub CD-ROM, i wysyłanie jej do magazynu rekordów w celu przechowywania (wraz ze śledzeniem rekordu w witrynie Centrum rekordów) wymaga unikatowego planowania nie opisanego w tym temacie. Jeśli na przykład nie istnieje elektroniczna wersja dokumentu papierowego, może być konieczne śledzenie elementu przy użyciu listy skojarzonej z zasadami i przepływami pracy.
W poniższej tabeli przedstawiono przeniesienie niektórych rekordów z przykładowego planu ewidencji do witryny Centrum rekordów:
|
Dokumenty |
Opis |
Multimedia |
Lokalizacja źródłoowa |
Staje się rekordem... |
|---|---|---|---|---|
|
Plan korzyści |
Opis planu korzyści pracownika. |
Strony internetowe |
SharePoint biblioteki dokumentów |
Używanie niestandardowego przepływu pracy skojarzonego z zasadami wygasania |
|
Plan ubezpieczeniowy |
Opis planu ubezpieczenia pracowników. |
Drukowanie |
Dokument fizyczny skojarzony z elementem listy w programie SharePoint |
Wysyłając go do magazynu fizycznego i tworząc element listy w witrynie centrum rekordów do śledzenia (za pomocą kodu kreskowego) |
|
Grafiki płac |
Podsumowanie przepracowanych godzin, pracy w nadgodzinach i zarobków płatnych. |
Dokumenty elektroniczne |
Serwer rekordów płac nie oparty na SharePoint |
Korzystanie z programu niestandardowego |
|
Pliki opracowywania produktów |
Specyfikacje produktów i skojarzonych dokumentów. |
Dokumenty elektroniczne |
SharePoint biblioteki dokumentów |
Używanie niestandardowego przepływu pracy skojarzonego z zasadami wygasania i ręcznego używania polecenia Wyślij do |
