Jeśli korzystasz z konta Microsoft 365 lub Microsoft Exchange z programem Outlook, możesz planować wydarzenia lub spotkania i korzystać z Asystenta planowania i wyszukiwania pomieszczeń, aby ułatwić ich planowanie.
Tworzenie nowego wydarzenia lub spotkania
-
Kliknij menu rozwijane obok pozycji Nowa wiadomość i wybierz pozycję nowe zdarzenie.
-
W oknie nowe zdarzenie możesz nadać nazwę zdarzeniu, dodać wymagane osoby, ustawić godzinę, ustawić ją jako wydarzenie cykliczne/spotkanie, dodać lokalizację, ustawić przypomnienie i dodać wiadomość.
-
Gdy skończysz, kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać termin lub wysłać, aby wysłać zaproszenie do wszystkich dodanych przez Ciebie osób. Zostanie ona wyświetlona w kalendarzu w wybranym dniu i o wybranej godzinie.
Korzystanie z asystenta planowania
W przypadku zapraszania wielu osób może on uzyskać pewną skomplikowaną możliwość zarządzania kalendarzami wszystkich osób, aby znaleźć czas, który działa dla wszystkich osób. Asystent planowania ułatwia ułatwienie tego.
-
Kliknij menu rozwijane obok pozycji Nowa wiadomość i wybierz pozycję nowe zdarzenie.
-
W oknie nowe zdarzenie wybierz pozycję Zobacz więcej elementów (...) na pasku narzędzi, a następnie wybierz pozycję Asystent planowania.
-
Zobaczysz wiersz dla każdego adresata wprowadzonego wcześniej, a także dostępność wybranej lokalizacji (jeśli jest dostępna), a także możesz również dodać uczestników wymaganych lub opcjonalnych bezpośrednio z Asystenta planowania.
-
Godziny, w których uczestnicy są zajęci, są wyświetlane w kolorze czerwonym. Czasy, w których uczestnicy są wyświetlani wstępnie zaakceptowane, są wyświetlane w postaci czerwonych i białych pasków ukośnych, to znaczy, że uczestnicy pracują w innym miejscu, są wyświetlane z czerwonym konturem, a godziny poza godzinami pracy uczestników są wyświetlane w jasnych szarych i białych paskach ukośnych.
-
-
Kliknij godzinę, aby umieścić niebieskie pole, które ułatwi Ci wyświetlenie konfliktów. Możesz również kliknąć i przeciągnąć krawędzie niebieskiego pola, aby zwiększyć lub zmniejszyć długość zdarzenia lub spotkania.
-
Gdy skończysz, kliknij przycisk gotowe w górnej części ekranu, aby wrócić do okna nowego zdarzenia z wprowadzonymi zmianami. Sprawdź, czy wszystko jest prawdziwe, a następnie kliknij pozycję Zapisz , aby ją wysłać.
Korzystanie z narzędzia Wyszukiwanie pomieszczeń
-
W nowym zdarzeniu lub spotkaniu wybierz pozycję Zobacz więcej elementów (...) na pasku narzędzi, a następnie wybierz pozycję Asystent planowania.
-
Kliknij pozycję Dodaj lokalizację, a następnie kliknij pozycję Przeglądaj za pomocą funkcji wyszukiwania pomieszczeń , jeśli jest dostępna.
Uwaga: Jeśli nie widzisz opcji Wyszukiwanie pomieszczeń, być może nie zalogowano się do konta z dostępem do informacji o lokalizacji. Aby uzyskać pomoc, skontaktuj się z administratorem IT.
-
Program Finder pomieszczeń umożliwia wybranie budynku, typu pokoju, pojemności, podłogi i funkcji (na przykład w przypadku, gdy pomieszczenie zawiera dźwięk, wideo, rzutnik itp.).
-
Po wybraniu spośród dostępnych opcji, Sugerowana sekcja u dołu lokalizuje pokoje. Jeśli pokój jest dostępny w czasie spotkania, będzie on dostępny w kolorze zielonym, a jeśli jest już zarezerwowany lub zamknięty, to będzie on niedostępny w czerwonym tekście.
RSVP na wydarzenia lub spotkania
-
Gdy klikniesz wiadomość e-mail z wydarzeniem lub zaproszeniem na spotkanie, kliknij ją, aby zobaczyć okno protokołu RSVP.
-
Kliknięcie pozycji Zaakceptuj, wstępna akceptacjalub odrzucenie spowoduje natychmiastowe wysłanie Twojej RSVP, więc jeśli chcesz dodać opcjonalną wiadomość lub zaproponować nowy termin, zrób to wcześniej. Możesz również kliknąć pole wyboru Organizator poczty e-mail , jeśli nie chcesz wysyłać wiadomości e-mail z potwierdzeniem.
-
Jeśli chcesz zmienić swój Protokół RSVP, przejdź do swojego kalendarza, Znajdź zdarzenie lub spotkanie, a następnie kliknij dwukrotnie, aby go otworzyć.
-
Kliknij przycisk Edytuj Protokół RSVP , aby wyświetlić okno protokołu RSVP i zmienić wybór.
