Skrzynka pocztowa programu Outlook ma określoną wielkość, a nowe wiadomości e-mail raczej nie przestaną przychodzić. Aby nie dopuścić do jej przepełnienia, możesz przenieść starsze elementy do archiwum — oddzielnego pliku danych programu Outlook (pst), który w razie potrzeby możesz otworzyć w programie Outlook.
Uwaga
Polecenie i funkcja Archiwum nie są wyświetlane dla żadnego konta w profilu programu Outlook, jeśli po dodaniu konta Exchange Server twoja organizacja korzysta z Microsoft Exchange Server Online Archiwum. Tę funkcję może również wyłączyć administrator sieci.
Domyślnie program Outlook archiwizuje elementy w regularnych odstępach czasu przy użyciu funkcji autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Automatyczne archiwizowanie starszych elementów.
W razie potrzeby możesz także archiwizować elementy ręcznie. W ten sposób możesz kontrolować, które elementy archiwizować, gdzie je przechowywać i jak stare muszą być, aby zostały zarchiwizowane.
W programie Outlook: kliknij pozycjęNarzędzia>informacji o>plikach>Wyczyść stare elementy
Porada
Funkcje archiwizacji i autoarchiwizacji mogą nie być dostępne, jeśli profil poczty jest połączony z programem Exchange Server. Jest także możliwe, że organizacja stosuje zasady przechowywania poczty e-mail, które zastępują funkcję autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.
-
Kliknij opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie wybierz folder, który chcesz zarchiwizować.
W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.
Jeśli chcesz zarchiwizować niektóre foldery przy użyciu innych ustawień, możesz utworzyć wiele plików pst. Na przykład elementy w folderze Wysłane możesz chcieć przechowywać dłużej niż w folderze Skrzynka odbiorcza.
Zaznacz pole Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji”, aby zarchiwizować poszczególne elementy wyłączone z archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje anulowania wykluczenia tych elementów, lecz umożliwia zignorowanie ustawienia Nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum.
Kliknij przycisk OK.
Wyłączanie autoarchiwizacji
Aby archiwizować tylko wtedy, gdy tego chcesz, wyłącz funkcję autoarchiwizacji.
- Kliknij pozycjęOpcje>plików>Zaawansowane.
- W obszarze Autoarchiwizacja kliknij pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.
- Wyczyść pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co n dni.