Etykiety przechowywania można stosować do plików w SharePoint i OneDrive — pojedynczo lub zbiorczo.
Widoczne etykiety zostały dostosowane przez Twoją organizację. Jeśli masz pytania dotyczące etykiety, którą należy zastosować, skontaktuj się z pomocą techniczną lub działem informatycznym.
Stosowanie etykiety przechowywania do elementu
W bibliotece OneDrive lub SharePoint można zastosować etykietę przechowywania do pliku, na przykład do dokumentuMicrosoft 365 utworzonego w Word, PowerPoint, Excel lub notesieOneNote. Możesz również oznaczyć etykietą pliki spoza pakietu Office, na przykład dokument PDF lub plik obrazu. SharePointelementów listymożna również oznaczyć etykietą.
Możesz również zastosować etykietę do biblioteki lub folderu. Etykieta biblioteki lub folderu jest domyślnie stosowana do plików bez etykiet w tym folderze. Dowiedz się więcej o etykietach domyślnych dla programu SharePoint.
Stosowanie etykiety w OneDrive lub SharePoint
-
Zaznacz element.
-
W prawym górnym rogu wybierz pozycję Otwórz okienko szczegółów ,
-
W obszarze Zastosuj etykietę wybierz pozycję Wybierz etykietę , aby otworzyć listę opcji.
-
Wybierz odpowiednią etykietę przechowywania dla dokumentu. (Aby poznać różnice między etykietami, możesz wskazać poszczególne etykiety, aby wyświetlić jego opis i okres przechowywania).
-
Jeśli zostanie wyświetlona opcja Zapisz , wybierz ją.
Ustawianie domyślnej etykiety przechowywania dla biblioteki dokumentów programu SharePoint
-
Otwórz bibliotekę dokumentów.
-
W prawym górnym rogu okna wybierz ikonę Ustawienia:
-
Wybierz pozycję Ustawienia biblioteki.
-
Na stronie Ustawienia w obszarze Uprawnienia i zarządzanie wybierz pozycję Zastosuj etykietę do elementów z tej listy lub biblioteki.
-
Na stronie Zastosuj etykietę zaznacz pole listy rozwijanej, a następnie wybierz etykietę, którą chcesz zastosować.
Wybrana etykieta zostanie automatycznie zastosowana do wszystkich nowych plików dodanych do biblioteki dokumentów od teraz.
-
Opcjonalnie: Aby automatycznie zastosować etykietę do wszystkich plików znajdujących się obecnie w bibliotece dokumentów, wybierz pozycję Zastosuj etykietę do istniejących elementów w bibliotece.
-
Wybierz pozycję Zapisz.
Uwaga: Etykiety przechowywania można zastąpić na poziomie pliku. Innymi słowy, po ustawieniu etykiety domyślnej dla biblioteki możesz w razie potrzeby przypisać alternatywną etykietę do pojedynczego elementu lub elementów w bibliotece.
Tworzenie widoku zawierającego etykiety przechowywania
W SharePoint (i aplikacji Teams — ale nie OneDrive ) można utworzyć widok biblioteki zawierającej kolumnę Etykiety lub element jest kolumną Rekord. W tym widoku można szybko wyświetlić etykiety przechowywania przypisane do wszystkich elementów i elementy, które są rekordami. Pamiętaj jednak, że nie można filtrować widoku według elementu to kolumna Rekord. Poniżej opisano, jak utworzyć taki widok.
Zacznij od pokazania kolumny Etykieta przechowywania:
-
U góry dowolnej kolumny wybierz strzałkę w dół
-
W okienku Edytowanie kolumn widoku zaznacz pole etykiety Przechowywania.
-
Po zakończeniu wybierz pozycję Zastosuj.
Jeśli chcesz, możesz zapisać widok, aby mieć do nich szybki dostęp w późniejszym czasie:
-
Po prawej stronie paska poleceń wybierz pozycję Opcje widoku, > Zapisz widok jako:
-
Przypisz nazwę do widoku.
-
Określ, czy widok ma być publiczny, aby inne osoby mogły go zobaczyć.
-
Wybierz pozycję Zapisz.
Niektóre akcje nie są dozwolone dla elementów oznaczonych etykietą
Jeśli element ma etykietę przechowywania, niektóre akcje są niedozwolone — w zależności od wybranych przez administratora ustawień.
Jeśli w programie SharePoint zostanie wyświetlony komunikat informujący, że nie można edytować oznaczonego elementu, oznacza to, że został oznaczony jako rekord. Możesz edytować ten element, jeśli najpierw go odblokujesz. Instrukcje można znaleźć w następnej sekcji.
Blokowanie lub odblokowywanie rekordu
Niektóre etykiety przechowywania mają możliwość "zablokowania" elementu, ponieważ jest to rekord , który musi zostać zachowany. Zapobiega to na przykład usunięciu elementu. W przypadku kontraktów jest to ważny środek ewidencji. Możesz jednak odblokować elementy, aby można było je modyfikować lub aktualizować za pomocą nowej wersji.
Uwaga: To, czy możesz zablokować lub odblokować element, zależy od ustawień pod kontrolą administratorów, w tym konfiguracji etykiet, konfiguracji witryny i tego, czy masz uprawnienia "Współtworzenie".
-
Z biblioteki lub listy wybierz element, który chcesz zablokować lub odblokować.
-
W prawym górnym rogu okna wybierz pozycję Otwórz okienko szczegółów:
-
W okienku Szczegóły w obszarze Stan rekordu wybierz pozycję Zablokowane.
-
Obok nazwy ustawienia pojawi się kontrolka przełącznika. Kliknij przełącznik, aby przełączyć się z zablokowanego na odblokowany lub odwrotnie.
Po odblokowaniu elementu możesz go edytować. Po zakończeniu edytowania możesz również ponownie zablokować element, wykonując powyższe czynności i przełączając stan Nagrywanie z powrotem na Zablokowany.
Ważne: Jeśli administrator wyłączył przechowywanie wersji, a rekord zaczyna się jako odblokowany, będzie można zablokować element, ale wtedy nie będzie można go ponownie odblokować. Innymi słowy, w przypadku tego scenariusza jest to akcja jednokierunkowa, a nie przełącznik.
Zobacz też
Dla administratorów: porównanie ograniczeń dotyczących dozwolonych lub zablokowanych akcji
