Plan ewidencji to podstawowy dokument planowania zarządzania rekordami w programie SharePoint. Mimo że plany dotyczące plików mogą się różnić w poszczególnych organizacjach, zazwyczaj:
-
Opis rodzajów elementów, które organizacja potwierdza, że są rekordami.
-
Opis szerszej kategorii rekordów, do których należą elementy.
-
Wskazywanie miejsca przechowywania rekordów.
-
Opisy okresów przechowywania rekordów.
-
Zdecyliuj, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie różnymi typami rekordów.
W tym artykule opisano zawartość planu plików i podsumowuje się sposób tworzenia planu plików dla organizacji. Artykuł przekieruje Cię również do arkusza, w którym możesz zarejestrować plan plików.
Identyfikowanie rodzajów rekordów
Określanie, które aktywne dokumenty w organizacji mogą być deklarowane jako rekordy, wymaga współpracy menedżerów rekordów, osób, kierowników ds. zgodności i menedżerów zawartości. Należy pamiętać, że nawet jeśli przedsiębiorstwo nie należy do dobrze uregulowanej branży, przepisy ogólne mogą wymagać od przedsiębiorstwa ewidencji. Oprócz ogólnego prawa biznesowego musisz także oceniać wymagania prawne specyficzne dla przedsiębiorstwa.
Poza zakresem tego artykułu nie jest też możliwe podanie bardziej ogólnych informacji o ustaleniu, co to jest rekord w organizacji. Prawdopodobnie przedsiębiorstwo już jakiś sposób zarządzania rekordami wypełnia większość potrzebnych ról zarządzania rekordami i może już posiadać taksonomię rekordów.
Ogólnie rzecz biorąc, aby określić, co to są rekordy w organizacji:
-
Zrozumienie zobowiązań prawnych i potrzeb biznesowych Przedsiębiorstwa.
-
We współpracy w wydziałach organizacji przeanalizuj sposób, w jaki są używane aktywne dokumenty.
-
Opracuj listę rodzajów dokumentów, które powinny stać się rekordami. Na przykład można ustalić, że następujące elementy powinny być zachowywane jako rekordy:
-
Umowy na wynajmowanie przestrzeni firmowej.
-
Dokumenty związane z korzyściami pracowników.
-
Dokumenty związane z badaniami i rozwojem produktów.
-
-
Kategoryzuj rekordy. Rekordy w tej samej kategorii często mają takie same okresy przechowywania i mogą wymagać podobnego traktowania w inny sposób.
Zanotuj zebrane informacje. Zanotuj rodzaj rekordu, kategorię, do której należą rekordy tego typu, oraz krótki opis rodzaju rekordu.
Poniżej przedstawiono przykładowy arkusz:
|
Rodzaj rekordu |
Kategoria rekordu |
Opis |
|---|---|---|
|
Plany korzyści, plany ubezpieczeniowy, plany ubezpieczeniowych |
Opisy korzyści pracowników |
Opisy wszystkich planów korzyści pracowników. |
|
Grafiki płac, dodatkowe informacje o płacach |
Rekordy płac |
Podsumowanie przepracowanych godzin, pracy w nadgodzinach i wynagrodzeniach płatnych. |
|
Faktury od dostawców |
Faktury |
Rekordy produktów lub usług zakupionych od dostawców. |
|
Ankiety produktu, kwestionariusze, podręczniki szkoleniowe, szkoleniowe klipy wideo |
Materiały szkoleniowe |
Zapewnia szkolenia wewnętrzne lub zewnętrzne. |
|
Formularze wysyłki, raporty wysyłkowe |
Rekordy wysyłkowe |
Dokumenty dotyczące wysyłki materiałów. |
|
Materiały prasowe, artykuły gazetowe |
Informacje prasowe |
Informacje dotyczące stosunków publicznych dotyczące produktów i usług. |
|
Arkusze kontaktów alarmowych, formularze rejestracji planu medycznego, życiorysy, raporty o stanie świadczeń |
Rekordy pracowników |
Rejestr historii zatrudnienia poszczególnych osób i powiązanych działań personelu. |
Ukończenie planu plików
Po określeniu, które dokumenty powinny zostać zachowane jako rekordy, i po utworzeniu zestawu kategorii rekordów uzupełnij plan ewidencji, podając dodatkowe informacje na temat poszczególnych rodzajów rekordów. Należy wskazać następujące elementy:
-
Jak długo mają być przechowywane poszczególne typy rekordów.
-
Sposób usuwania rekordów po wygaśnięciu okresu przechowywania.
-
KtoTo tego typu rekordami jest główny menedżer rekordów.
-
Jakiego rodzaju multimedia są przechowywane w rekordach tego rodzaju.
Poniżej przedstawiono ukończony przykładowy plan plików:
|
Rekordy |
Opis |
Multimedia |
Kategoria rekordu |
Przechowywanie |
Disposition |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Plany 401k |
Opis planu korzyści pracownika. |
Strony internetowe |
Plany korzyści dla pracowników |
X lat(a) |
Brak |
Wołoź |
|
Plany ubezpieczeniowy |
Opis planu ubezpieczenia pracowników. |
Drukowanie |
Plany korzyści dla pracowników |
X lat(a) |
Brak |
Roman Stachnio |
|
Plany w planach wym. |
Opis planu dla pracowników. |
Drukowanie |
Plany korzyści dla pracowników |
X lat(a) |
Brak |
Roman Stachnio |
|
Grafiki płac |
Podsumowanie przepracowanych godzin, pracy w nadgodzinach i zarobków płatnych. |
Dokumenty elektroniczne |
Rekordy płac |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Roman Stachnio |
|
Dodatkowe informacje o płacach |
Podsumowania zwolnienia lekarskiego, urlopu i innych elementów niepłacnych na wypłaty. |
Dokumenty elektroniczne |
Rekordy płac |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Roman Stachnio |
|
Faktury od dostawców |
Rekordy produktów lub usług zakupionych od dostawców. |
Drukowanie |
Faktury |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Paweł Lang |
|
Ankiety dotyczące produktów |
Badanie zadowolenia klientów. |
Strony internetowe |
Materiały do ankiety |
X lat(a) |
Archiwizowanie |
Joanna Krawczyk |
|
Kwestionariusze |
Kwestionariusz do określania danych demograficznych klientów. |
Drukowanie |
Materiały do ankiety |
X lat(a) |
Archiwizowanie |
Joanna Krawczyk |
|
Podręczniki szkoleniowe |
Zawartość szkolenia wytłaniana na papier. |
Drukowanie |
Materiały szkoleniowe |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Joanna Krawczyk |
|
Filmy szkoleniowe |
Zawartość szkoleń wideo. |
Klip wideo |
Materiały szkoleniowe |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Joanna Krawczyk |
|
Formularze wysyłki |
Konfiguracja wysyłki materiałów |
Drukowanie |
Materiały wysyłkowe |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Paweł Lang |
|
Raporty wysyłkowe |
Dokumentacja wysyłki materiałów. |
Arkusze kalkulacyjne elektroniczne |
Materiały wysyłkowe |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Paweł Lang |
|
Informacje prasowe |
Wydania dotyczące produktów i usług. |
Dokumenty elektroniczne |
Informacje dotyczące stosunków publicznych |
X lat(a) |
Archiwizowanie |
Joanna Krawczyk |
|
Artykuły gazetowe |
Informacje o produktach i usługach. |
Drukowanie |
Informacje dotyczące stosunków publicznych |
X lat(a) |
Archiwizowanie |
Joanna Krawczyk |
|
Arkusze kontaktów alarmowych |
Informacje o pracownikach. |
Dokumenty elektroniczne |
Rekordy pracowników |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Roman Stachnio |
|
Formularze rejestracji w planie medycznem |
Formularze rejestracji pracowników w planach zdrowia. |
Dokumenty elektroniczne |
Rekordy pracowników |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Roman Stachnio |
|
Życiorysy |
Otrzymane życiorysy. |
Mixed |
Rekordy pracowników |
X lat(a) |
Zniszczyć |
Roman Stachnio |
Uwaga: Przykład we wcześniejszej części tej sekcji to przykład. Nie jest to zalecenie dotyczące żadnych konkretnych ustawień planu plików. Aby wyasyłać, że jest to przykład, a nie zalecenie dotyczące jakichkolwiek zasad zarządzania rekordami, nie są dostarczane żadne okresy przechowywania.
