Tylko określone typy kont obsługują funkcję odpowiedzi automatycznych (podczas nieobecności). Jeśli nie widzisz przycisku Odpowiedzi automatyczne, Twoje konto e-mail nie obsługuje tej funkcji. Jeśli jednak pozostawisz program Outlook uruchomiony podczas swojej nieobecności, możesz skonfigurować reguły, aby wysyłać odpowiedzi automatyczne na wiadomości e-mail. Reguły umożliwiają także automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail na inne konto, oznaczanie wiadomości jako przeczytanych lub przenoszenie ich do wyznaczonego folderu. Aby uzyskać więcej informacji na temat pracy z regułami, zobacz Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł.
Odpowiadanie na wiadomości e-mail przychodzące podczas Twojej nieobecności przy użyciu reguł
Po kliknięciu pozycji Plik w programie Outlook powinien zostać wyświetlony ekran podobny do tego:
Jeśli jest widoczny przycisk Odpowiedzi automatyczne, zobacz Wysyłanie odpowiedzi automatycznych podczas nieobecności z programu Outlook. W przeciwnym razie wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć szablon odpowiadania na wiadomości i skonfigurować program Outlook w celu odpowiadania na każdą otrzymaną wiadomość.
Tworzenie szablonu dotyczącego nieobecności
-
W programie Outlook utwórz nową wiadomość e-mail.
-
Wprowadź temat i treść wiadomości dla szablonu dotyczącego nieobecności.
-
Wybierz pozycję Plik > Zapisz jako.
-
Nadaj nazwę szablonowi i z listy rozwijanej Zapisz jako typ wybierz pozycję Szablon Outlook (*.oft).
-
Możesz zmienić lokalizację szablonu, ale możesz też wybrać lokalizację domyślną — zwykle jest to folder c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\szablony. Kliknij pozycję Zapisz.
Możesz utworzyć nowy szablon dla każdej nieobecności lub użyć ponownie istniejącego szablonu. Teraz możesz użyć tego szablonu do utworzenia reguły dotyczącej nieobecności.
Tworzenie reguły dotyczącej nieobecności
-
Na karcie Plik wybierz pozycję Zarządzaj regułami & alertami.
-
W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły poczty e-mail wybierz pozycję Nowa reguła.
-
W obszarze Rozpocznij od pustej reguły kliknij pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości i kliknij przycisk Dalej.
-
Aby odpowiedzieć na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, nie zmieniaj pól wymienionych w obszarach Krok 1 i Krok 2 i ponownie kliknij przycisk Dalej. Gdy w programie Outlook zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz zastosować tę regułę do wszystkich wiadomości, wybierz pozycję Tak.
-
W obszarze Co chcesz zrobić z tą wiadomością? w sekcji Krok 1: wybierz akcje wybierz pozycję odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon].
-
W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij podkreślony tekst [wybierz szablon].
-
W polu Szukaj w u góry okna Wybierz szablon odpowiedzi wybierz pozycję Szablony użytkownika w systemie plików.
-
Wybierz szablon utworzony powyżej, a następnie wybierz pozycję Otwórz i Dalej.
-
Możesz dodać wszelkie potrzebne wyjątki. Następnie wybierz pozycję Dalej.
-
Nadaj regule nazwę, na przykład Poza biurem.
Pole wyboru Włącz tę regułę jest domyślnie zaznaczone. Jeśli chcesz teraz włączyć swoją odpowiedź podczas nieobecności, wybierz pozycję Zakończ. W przeciwnym razie wyczyść to pole wyboru. Możesz włączyć tę regułę później.
Uwaga: aby wysyłać automatyczne odpowiedzi na wiadomości e-mail podczas swojej nieobecności za pomocą reguły, musisz pozostawić program Outlook uruchomiony.
Włączanie reguły
Jeśli regułę i szablon dotyczące nieobecności utworzono kilka dni przed tym, zanim były potrzebne, włącz regułę, wykonując następujące czynności.
-
Wybierz pozycję Plik > Zarządzaj regułami i alertami.
-
W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail znajdź utworzoną regułę i zaznacz pole z jej lewej strony. Następnie wybierz przycisk OK.
