Tworzenie wykazu seryjnego

Przed rozpoczęciem

Poniższe porady pomogą Ci w pomyślnym utworzeniu wykazu seryjnego:

• Rozpoczynanie wykazu seryjnego w nowej publikacji.

• Oprócz stron, takich jak okładka, spis treści i formularze zamówień, daj sobie jedną stronę dla pól korespondencji seryjnej, nawet za pośrednictwem katalogu prawdopodobnie będziesz mieć wiele stron po utworzeniu scalonego dokumentu.

• Skonfiguruj szablon wykazu seryjnego z wymiarami stron, które chcesz uzyskać dla ostatecznych scalonych stron.

• Jeśli zamierzasz dodać scalone strony, które utworzysz na końcu istniejącej publikacji, upewnij się, że szablon wykazu seryjnego jest taki, jak istniejąca publikacja, w następujący sposób:

  • Rozmiar stron (wysokość i szerokość)

  • Widok strony (widok jednej strony lub widok dwóch stron)

  • Typ publikacji (sieć Web lub drukowanie)

  • Kolejność stron (od lewej do prawej lub od prawej do lewej)

Początek strony

Planowanie źródła danych

Po podjęciu decyzji o rodzajach informacji, które chcesz uwzględnić w wykazie, możesz utworzyć źródło danych, które będzie wykorzystywane w wykazie seryjnym. Jeśli masz już źródło danych, możesz się upewnić, że zawiera ono wszystkie informacje, które chcesz uwzględnić w korespondencji seryjnej.

W wykazie seryjnym programu Publisher można używać różnych formatów źródeł danych. Jeśli nie masz jeszcze źródła danych do użycia w korespondencji seryjnej, możesz je wygenerować w programie Publisher. Źródło danych można również utworzyć w arkuszu programu Microsoft Office Excel lub w tabeli programu Microsoft Office Word.

Pola danych, które są dołączane do źródła danych, odpowiadają polem korespondencji seryjnej wstawionych do szablonu wykazu seryjnego.

Podczas tworzenia źródła danych utwórz kolumnę dla każdego typu informacji, na przykład nazwę elementu, numer akcji i cenę. Każdy wiersz lub rekord odpowiada informacjom o jednym z elementów.

Ważne  Upewnij się, że źródło danych zawiera pole danych lub kolumnę dla każdego rodzaju scalanych informacji. W zależności od typu źródła danych po połączeniu się z nim w programie Publisher może być możliwe w pewnych zmianach danych, ale przed rozpoczęciem warto sfinalizować te informacje.

Jeśli zamierzasz scalić zdjęcia ze stronami wykazu, musisz dołączyć kolumnę ścieżka każdego pliku obrazu, który ma zostać użyć. Nie umieszczaj w źródle danych obrazów lub ilustracji jako takich.

Jeśli zamierzasz utworzyć źródło danych w programie Publisher, możesz to zrobić po utworzeniu publikacji szablonu.

Początek strony

Tworzenie szablonu wykazu seryjnego

1. Wybierz szablon publikacji odpowiedni do wykazu.

2. Na karcie Wstawianie kliknij pozycję Strony wykazu.
   

3. Strony wykazu zostaną utworzone z domyślnym obszarem wykazu seryjnego, a na wstążce pojawi się karta Narzędzia wykazu. W tym momencie możeszumieścić obszar wykazu seryjnego tak, jak chcesz, na stronie i dodać dowolny tekst lub obrazy, które mają być wyświetlane na każdej stronie wykazu. Im mniejszy obszar korespondencji seryjnej, tym więcej elementów wykazu można scalić ze stroną. Na przykład obszar scalania 2"x2" powtórzy się więcej razy niż obszar scalania 4 x4". Nie przejmuj się tym, że przejmiesz ją dokładnie tak, jak możesz wrócić i edytować te elementy w dowolnym momencie.

   Porada  Nie konfiguruj w tej chwili obszaru wykazu seryjnego, poczekaj na wstawienie pól korespondencji seryjnej i użycie jednego ze wstępnie skonfigurowanych projektów z galerii układów.

Początek strony

Wpisywanie nowej listy

1. W oknie dialogowym Nowa lista produktów wpisz informacje dotyczące pierwszego elementu lub rekordu, który chcesz uwzględnić w wykazie.

   Jeśli chcesz dodać lub usunąć kolumny — na przykład jeśli nie są wyświetlane obrazy — kliknij pozycję Dostosuj kolumny, a następnie wprowadzić zmiany.

2. Po wpisaniu wszystkich informacji dotyczących pierwszego rekordu kliknij pozycję Nowy wpis, a następnie wpisz informacje dotyczące następnego rekordu. Kontynuuj aż do wpisania informacji dotyczących wszystkich rekordów, które chcesz uwzględnić.

3. Po zakończeniu pracy nad nową listą kliknij przycisk OK.

4. W oknie dialogowym Zapisywanie listy adresów wpisz nazwę nowej listy, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Użycie istniejącej listy

1. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych znajdź i kliknij odpowiednie źródło danych.

   Program Publisher domyślnie zapisuje źródła danych w folderze Moje źródła danych. W celu zlokalizowania źródła danych może być konieczne przejrzenie folderu Moje źródła danych.

2. Kliknij przycisk Otwórz.

   W zależności od wybranego typu źródła danych mogą zostać wyświetlone inne okna dialogowe z prośbą o szczegółowe informacje. Jeśli na przykład źródłem danych jest arkusz programu Excel zawierający informacje o wielu kartach, należy wybrać kartę zawierającą odpowiednie informacje, a następnie kliknąć przycisk OK.

Wybieranie danych z kontaktów programu Outlook

1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • W oknie dialogowym Wybieranie kontaktów kliknij listę kontaktów, których chcesz użyć.

   • W oknie dialogowym Wybieranie profilu wybierz odpowiedni profil kontaktów, których chcesz użyć.

2. Kliknij przycisk OK.

Dodawanie kolejnych list

Jeśli chcesz użyć więcej niż jednej listy w wykazie seryjnym, możesz dodać listy.

1. Kliknij pozycję Edytuj listę, a następnie na liście produktów wykazu seryjnego w obszarze Dodaj do listy produktów kliknij pozycję Wybierz istniejącąlistę, Wybierz z kontaktów programu Outlook lub Wpisz nową listę.
   Program Publisher wyświetli monit o naprawienie niezgodności między polami na różnych listach źródłowych, otwierając okno dialogowe Dodawanie do listy produktów.

2. W oknie dialogowym Dodawanie do listy produktów wybierz pole, które nie jest zaznaczone w kolumnie Dopasowano, zaznacz pole, z którym ma ono odpowiadać, na liście Produkty z listą dopasowanych pól, a następnie kliknij przycisk Dopasuj.

3. W oknie dialogowym Dopasuj pole sprawdź, czy wybrane pole znajduje się w obszarze Dopasuj do pola listy produktów lub wybierz inne pole, a następnie kliknij przycisk OK.

4. Jeśli chcesz dodać nowe pole do listy adresatów w celu dopasowania, wybierz pole, które chcesz dodać do nowej listy (lista po lewej stronie w oknie dialogowym Dodawanie do listy adresatów), kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.
   Dodane pola są wyświetlane w obszarze Nowe pola do dodania do listy adresatów

Zaznacz rekordy, które chcesz uwzględnić

1. Kliknij przycisk Edytuj listę.

2. W oknie dialogowym Lista produktów wykazu seryjnego wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Zaznacz pola wyboru obok rekordów, które chcesz uwzględnić, a następnie wyczyść pola wyboru obok rekordów, które chcesz wykluczyć.

     Porada  Jeśli chcesz uwzględnić na liście tylko kilka rekordów, kliknij pozycję Wyczyść wszystko, a następnie zaznacz odpowiednie rekordy.

   • Przefiltruj listę według określonego kryterium, klikając strzałkę obok nagłówka kolumny elementu, według którego chcesz filtrować dane, a następnie klikając wartość, której chcesz użyć jako filtru.

     • (Puste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiadające pole jest puste.

     • (Niepuste) — wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole zawiera jakieś informacje.

       Uwaga  Jeśli źródło danych zawiera rekordy, w których znajdują się te same informacje, a kolumna zawiera najwyżej dziesięć unikatowych wartości, możesz filtrować dane według konkretnych informacji. Jeśli na przykład źródło danych zawiera listę właściwości do sprzedania i istnieje wiele rekordów właściwości, które jako miasto/lokalizację są na liście gdańskiej, można filtrować dane według miasta Buffalo.

       W oknie dialogowym Lista produktów wykazu seryjnego są wyświetlane tylko wskazane rekordy. Aby wyświetlić ponownie wszystkie rekordy, kliknij pozycję (Wszystkie).

   • Sortuj elementy na liście, klikając nagłówek kolumny elementu, według którego chcesz sortować. Jeśli na przykład chcesz wyświetlić listę alfabetycznie według miasta/lokalizacji, kliknij nagłówek kolumny Miasto/Lokalizacja.

3. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Wybieranie układu obszaru korespondencji seryjnej

1. W grupie Układ wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Wybierz jedną z galerii wstępnie wykonanych projektowania.
     

   • Z listy rozwijanej Wiersze i kolumny wybierz liczbę wierszy i kolumn na każdej stronie.
     

Wstawianie pól korespondencji seryjnej tekstu do obszaru wykazu seryjnego

1. Kliknij przycisk Pole tekstowe i kliknij pierwsze pole korespondencji seryjnej, które chcesz wstawić.
   

2. W obszarze wykazu seryjnego zaznacz pole korespondencji seryjnej, a następnie przenieś pole korespondencji seryjnej i zmień jego rozmiar, wykonując następujące czynności:

   • Aby przenieść pole korespondencji seryjnej, umieść wskaźnik myszy na polu korespondencji seryjnej, aż wskaźnik przybierze kształt wskaźnika Przenieś , a następnie przeciągnij pole korespondencji seryjnej w nowe miejsce.

   • Aby zmienić rozmiar pola korespondencji seryjnej, umieść wskaźnik myszy na jednym z uchwytów zmiany rozmiaru w polu tekstowym lub w ramce obrazu, aż wskaźnik zmieni się we wskaźnik zmiany rozmiaru , a następnie przeciągaj myszą, aż pole tekstowe lub ramka obrazu będzie mieć rozmiar, który chcesz zmienić.

3. Kliknij poza polem korespondencji seryjnej, aby nie było już zaznaczone.

4. Powtarzaj kroki od 1 do 3 do momentu wstawienia wszystkich pól ze źródła danych.

Ważne   Pola są wstawiane w bieżącym punkcie wstawiania (punkt wstawiania miga kursorem). Jeśli nie ma punktu wstawiania, zostanie utworzone nowe pole tekstowe i pole korespondencji seryjnej umieszczone w tym nowym polu tekstowym.

Formatowanie pól korespondencji seryjnej tekstu

Scalone dane wykazu można sformatować, formatować pola korespondencji seryjnej w szablonie wykazu seryjnego. Te pola mogą być traktowane jak dowolne pola tekstowe i mogą zawierać nies scalony tekst i formatowanie, a także scalone elementy.

1. W szablonie wykazu seryjnego zaznacz pole zawierające informacje, które chcesz sformatować, łącznie z otaczającymi go znakami pola korespondencji seryjnej («« »»).

2. Na karcie Narzędzia pól tekstowych wybierz odpowiednie opcje.

Wstawianie pól korespondencji seryjnej obrazów do obszaru wykazu seryjnego

1. Kliknij przycisk Pole obrazu i kliknij pierwsze pole korespondencji seryjnej, które chcesz wstawić.

2. W obszarze wykazu seryjnego zaznacz pole korespondencji seryjnej, a następnie przenieś pole korespondencji seryjnej i zmień jego rozmiar, wykonując następujące czynności:

   • Aby przenieść pole korespondencji seryjnej, umieść wskaźnik myszy na polu korespondencji seryjnej, aż wskaźnik przybierze kształt wskaźnika Przenieś , a następnie przeciągnij pole korespondencji seryjnej w nowe miejsce.

   • Aby zmienić rozmiar pola korespondencji seryjnej, umieść wskaźnik myszy na jednym z uchwytów w polu tekstowym lub w ramce obrazu, aż wskaźnik zmieni się we wskaźnik zmiany rozmiaru , następnie przeciągaj myszą, aż pole tekstowe lub ramka obrazu będzie mieć ten rozmiar, który ci odpowiada.

3. Kliknij poza polem korespondencji seryjnej, aby nie było już zaznaczone.

4. Powtarzaj kroki od 1 do 3 do momentu wstawienia wszystkich pól ze źródła danych.

Ważne   Pola są wstawiane w bieżącym punkcie wstawiania (punkt wstawiania miga kursorem). Jeśli nie ma punktu wstawiania, zostanie utworzone nowe pole tekstowe i pole korespondencji seryjnej umieszczone w tym nowym polu tekstowym.

Przenoszenie lub zmienianie rozmiaru obszaru wykazu seryjnego

Jeśli sformatowane pola korespondencji seryjnej nie mieszczą się już w obszarze wykazu seryjnego, możesz zmienić jego rozmiar.

Uwaga  W przypadku zwiększenia rozmiaru może być konieczne zmieści się mniej elementów lub rekordów na każdej stronie.

1. Kliknij obszar wykazu seryjnego, aby go zaznaczyć.

2. Umieść wskaźnik myszy na jednym z uchwytów w obszarze wykazu seryjnego, a następnie przeciągnij myszą.

3. Określ liczbę elementów wyświetlanych na każdej stronie, wpisując numery elementów na całej stronie na pasku narzędzi Układ wykazu seryjnego.

Kończę i wyświetlaj podgląd szablonu

1. Kliknij przycisk Podgląd wyników.

2. Kliknij strzałki, aby wyświetlić każdą stronę scalonych danych.
   

   Jeśli nie chcesz uwzględniać elementu, kliknij element podglądu, a następnie kliknij pozycję Wyklucz wpis w grupie Strona podglądu.

Początek strony

Scalanie z nową publikacją

Jeśli chcesz edytować scalone strony, zapisać je do późniejszego użycia lub wydrukować je później, możesz zebrać i zapisać wszystkie scalone strony jako jedną nową scaloną publikację zawierającą rzeczywiste dane — na przykład nazwy produktów i ceny — zamiast scalać pola.

1. W grupie Scalanie kliknij pozycję Scal do nowego.
   program
   Publisher utworzy nową publikację, która będzie można zapisywać i edytować. Możesz nawet dodać strony tytułowe z przodu i z tyłu.
   Uwaga Jeśli zamierzasz wydrukować katalog jako broszurę, upewnij się, że łączna liczba stron wynosi wielokrotność czterech.

2. W wykazie okienko zadań kliknij pozycję Zapisz tę publikację.

3. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę nowej publikacji, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

4. W razie potrzeby zapisz też zmiany wprowadzone w szablonie wykazu seryjnego. Za pomocą tego szablonu wykazu seryjnego możesz ponownie tworzyć dodatkowe scalone strony przy każdej aktualizacji informacji w źródle danych.

Dodawanie do istniejącej publikacji

Jeśli masz już swoje okładki ustawione w osobnej publikacji lub jeśli chcesz, aby wykaz był umieszczany na końcu dłuższej publikacji, możesz dodać scalaną zawartość bezpośrednio.

Przed dodaniem scalonych stron na końcu istniejącej publikacji upewnij się, że szablon wykazu seryjnego jest taki, jak istniejąca publikacja, na następujące sposoby:

• Rozmiar stron (wysokość i szerokość)

• Widok strony (widok jednej strony lub widok dwóch stron)

• Typ publikacji (sieć Web lub drukowanie)

• Kolejność stron (od lewej do prawej lub od prawej do lewej)

Uwaga  Program Publisher nie może dodawać scalonych stron do otwartej publikacji. Jeśli pracujesz nad publikacją, z którą chcesz scalić publikację, zapisz ją i zamknij przed zakończeniem korespondencji seryjnej.

1. W grupie Scalanie kliknij pozycję Dodaj do istniejącego.
   

2. W oknie dialogowym Otwieranie publikacji znajdź i zaznacz publikację, do której chcesz dodać scalone strony, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

   Program Publisher doda scalone strony na końcu istniejącej publikacji.

   Porada  Aby zmienić rozmieszczenie stron w zaktualizowanej publikacji, kliknij dowolną stronę, którą chcesz przenieść w okienku nawigacji po stronie, a następnie przeciągnij ją w dowolne miejsce.

3. W istniejącej publikacji kliknij pozycję Zapisz, aby zapisać aktualizacje.

4. W razie potrzeby zapisz też zmiany wprowadzone w szablonie wykazu seryjnego. Za pomocą tego szablonu wykazu seryjnego możesz ponownie tworzyć dodatkowe scalone strony przy każdej aktualizacji informacji w źródle danych.

Drukowanie scalonej publikacji

• W grupie Scalanie kliknij przycisk Drukuj.
  

  Program Publisher otworzy stronę wydruku w widoku BackStage.

Początek strony