Identyfikatory dokumentów ułatwiają zarządzanie dokumentami lub rekordami. Włącz usługę identyfikatorów dokumentów dla witryny, aby dodać identyfikator dokumentu do każdego pliku w witrynie.
W tym artykule
Przegląd
Identyfikatory dokumentów są pomocne w zarządzaniu dokumentami, ponieważ zapewniają łatwy sposób śledzenia elementów niezależnie od ich lokalizacji. Jeśli na przykład umowa prawna zostanie przeniesiona z biblioteki dokumentów w jednej witrynie do biblioteki dokumentów w innej witrynie, można ją łatwo znaleźć na podstawie identyfikatora dokumentu. Identyfikatory dokumentów są automatycznie przypisywane do przekazanych dokumentów, a ten identyfikator będzie podążał za elementem przez cały cykl życia. Identyfikatory dokumentów można też przypisywać do zestawów dokumentów.
Po pierwszym włączeniu usługi identyfikatorów dokumentów nowe dokumenty w zbiorze witryn będą automatycznie przypisywane do nowych identyfikatorów. Zadanie czasomierza jest zaplanowane w celu przypisania identyfikatorów do dokumentów już w zbiorze witryn.
Ponadto po włączeniu usługi do typów zawartości Dokument i Zestaw dokumentów jest automatycznie dodawana nowa kolumna. W kolumnie Identyfikator dokumentu jest wyświetlany identyfikator przypisany do elementu.
Przed użyciem funkcji Identyfikator dokumentu w systemie zarządzania zawartością należy ją najpierw włączyć dla każdego zbioru witryn, w których znajdują się dokumenty.
Przenoszenie plików za pomocą identyfikatora dokumentu
W SharePoint identyfikator dokumentu będzie zwykle przenoszony razem z plikiem. Jeśli jednak witryna docelowa nie ma włączonej usługi identyfikatorów dokumentów, dokument nie będzie już miał identyfikatora dokumentu.
W przypadku SharePoint Server jedynym sposobem zachowania identyfikatora dokumentu w witrynach jest użycie strony administracyjnej Zawartość i struktura witryny w ustawieniach witryny podczas przenoszenia dokumentów.
Kopiowanie plików za pomocą identyfikatora dokumentu
Po utworzeniu kopii pliku dla tej kopii jest tworzony nowy identyfikator dokumentu. Na przykład plik pobrany z jednej witryny i przekazany do innej witryny jest kopią. Jeśli jednak witryna docelowa nie ma włączonej usługi identyfikatorów dokumentów, kopia nie będzie miała identyfikatora dokumentu.
Aktywowanie, włączanie i konfigurowanie identyfikatorów dokumentów
Aby najpierw używać identyfikatorów dokumentów do śledzenia dokumentów lub rekordów, należy wykonać dwuetapowy proces:
Aktywowanie funkcji identyfikatorów dokumentów dla zbioru witryn
Uwaga: Aby włączyć funkcję Identyfikator dokumentu, musisz być administratorem zbioru witryn.
-
Przejdź do zbioru witryn najwyższego poziomu.
-
Wybierz przycisk Ustawienia, a następnie wybierz pozycję Ustawienia witryny.
-
W obszarze Administracja zbiorem witryn wybierz pozycję Funkcje zbioru witryn.
-
Obok pozycji Usługa identyfikatorów dokumentów wybierz pozycję Aktywuj. Obok elementu pojawi się aktywna etykieta, a funkcja zostanie aktywowana dla bieżącego zbioru witryn.
Włączanie i konfigurowanie używania identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn
Po włączeniu funkcji Identyfikator dokumentu dla dowolnego zbioru witryn wszystkim dokumentom w zbiorze witryn zostanie automatycznie przypisany identyfikator dokumentu. Należy pamiętać, że w zależności od liczby dokumentów istniejących w zbiorze witryn ten proces może zająć trochę czasu.
Uwaga: Aby włączyć i skonfigurować funkcję Identyfikator dokumentu, musisz być administratorem zbioru witryn.
-
Przejdź do zbioru witryn najwyższego poziomu.
-
Wybierz przycisk Ustawienia, a następnie wybierz pozycję Ustawienia witryny.
-
W obszarze Administracja zbiorem witryn wybierz pozycję Ustawienia identyfikatora dokumentu.
-
Na stronie Ustawienia identyfikatora dokumentu w sekcji Przypisywanie identyfikatorów dokumentów upewnij się, że w polu wyboru Przypisz identyfikatory dokumentów znajduje się znacznik wyboru.
Uwaga: Po włączeniu przypisywania identyfikatorów dokumentów dla pierwszego identyfikatora w zbiorze witryn pojawia się komunikat: Konfiguracja funkcji identyfikatora dokumentu jest zaplanowana w ramach zautomatyzowanego procesu. Oznacza to, że zadanie czasomierza jest odpowiedzialne za ukończenie przypisywania identyfikatorów dokumentów do wszystkich dokumentów w zbiorze witryn. Czas trwania tego procesu zależy od liczby dokumentów znajdujących się w danym zbiorze witryn.
-
Aby ustawić niestandardowy ciąg znaków lub liczb automatycznie dołączanych na początku każdego identyfikatora dokumentu, wprowadź ten ciąg w obszarze Identyfikatory początkowe z następującymi znakami.
-
Zaznacz pole wyboru Zresetuj wszystkie identyfikatory dokumentów, jeśli chcesz automatycznie dodać ten prefiks do wszystkich istniejących identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn.
-
W sekcji Zakres wyszukiwania odnośnika identyfikatora dokumentu wybierz witryny, których chcesz użyć jako zakresu wyszukiwania identyfikatorów.
-
Wybierz przycisk OK.
Uwaga: Jak wspomniano powyżej, po włączeniu usługi identyfikatorów dokumentów dla dowolnego zbioru witryn kolumna jest dodawana do typów zawartości Dokument i Zestaw dokumentów jako poziom zbioru witryn. Kolumna Identyfikator dokumentu służy do wyświetlania identyfikatora przypisanego do elementu.
