Identyfikatory dokumentów mogą ułatwić zarządzanie dokumentami i rekordami. Włącz usługę identyfikatorów dokumentów dla witryny, aby dodać identyfikator dokumentu do każdego pliku w witrynie.
W tym artykule
Omówienie
Identyfikatory dokumentów są pomocne w zarządzaniu dokumentami, ponieważ zapewniają łatwy sposób śledzenia elementów niezależnie od ich lokalizacji. Jeśli na przykład umowa zostanie przeniesiona z biblioteki dokumentów w jednej witrynie do biblioteki dokumentów w innej witrynie, jej identyfikator będzie łatwo znaleźć na podstawie jej identyfikatora dokumentu. Identyfikatory dokumentów są automatycznie przypisywane do przekazanych dokumentów i będą podążać za tym elementem w ciągu całego cyklu życia. Identyfikatory dokumentów można też przypisywać do zestawów dokumentów.
Gdy usługa identyfikatorów dokumentów zostanie włączona po raz pierwszy, nowe dokumenty w zbiorze witryn będą automatycznie przypisywane do nowych identyfikatorów. Zaplanowano zadanie czasomierza na przypisywanie identyfikatorów do dokumentów już w zbiorze witryn.
Ponadto po włączeniu usługi do typów zawartości Dokument i Zestaw dokumentów jest automatycznie dodawana nowa kolumna. W kolumnie Identyfikator dokumentu jest wyświetlany identyfikator przypisany do elementu.
Przed użyciem funkcji identyfikatorów dokumentów w systemie zarządzania zawartością należy najpierw włączyć tę funkcję dla każdego zbioru witryn, w których znajdują się dokumenty.
Przenoszenie plików z identyfikatorem dokumentu
W SharePoint identyfikator dokumentu jest zwykle przesuny razem z plikiem. Jednak jeśli w witrynie docelowej nie włączono usługi identyfikatorów dokumentów, dokument nie będzie już miał identyfikatora dokumentu.
Jedynym SharePoint Server zachowania identyfikatora dokumentu w witrynach jest użycie strony administracyjnej Zawartość i struktura witryny w witrynach sieci Ustawienia przenoszeniu dokumentów.
Kopiowanie plików z identyfikatorem dokumentu
Podczas tworzenia kopii pliku jest dla tej kopii tworzony nowy identyfikator dokumentu. Na przykład plik pobrany z jednej witryny i przekazany do innej jest kopią. Jednak jeśli w witrynie docelowej nie włączono usługi identyfikatorów dokumentów, kopia nie będzie mieć identyfikatora dokumentu.
Aktywowanie, włączanie i konfigurowanie identyfikatorów dokumentów
Aby najpierw śledzić dokumenty lub rekordy za pomocą identyfikatorów dokumentów, należy wykonać dwuetapowy proces:
Aktywowanie funkcji identyfikatorów dokumentów dla zbioru witryn
Uwaga: Aby móc włączyć funkcję identyfikatora dokumentu, musisz być administratorem zbioru witryn.
-
Przejdź do zbioru witryn najwyższego poziomu.
-
Kliknij pozycję Akcje witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia.
-
W obszarze Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Funkcje zbioru witryn.
-
Obok pozycji Usługa identyfikatorów dokumentów kliknij przycisk Aktywuj. Przy tej pozycji zostanie wyświetlona ikona Aktywne i usługa zostanie aktywowana dla bieżącego zbioru witryn.
Włączanie i konfigurowanie używania identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn
Po włączeniu funkcji Identyfikator dokumentu dla dowolnego zbioru witryn wszystkim dokumentom w tym zbiorze witryn zostanie automatycznie przypisany identyfikator dokumentu. Pamiętaj, że ten proces może zająć pewien czas w zależności od liczby dokumentów istniejących w zbiorze witryn.
Uwaga: Aby móc włączyć i skonfigurować funkcję identyfikatora dokumentu, musisz być administratorem zbioru witryn.
-
Przejdź do zbioru witryn najwyższego poziomu.
-
Kliknij pozycję Akcje witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia.
-
W obszarze Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Ustawienia identyfikatora dokumentu.
-
Na stronie Ustawienia identyfikatora dokumentu w sekcji Przypisywanie identyfikatorów dokumentów upewnij się, że jest pole wyboru Przypisz identyfikatory dokumentów.
Uwaga: Po włączeniu przypisania identyfikatorów dokumentów dla pierwszego w zbiorze witryn jest wyświetlany komunikat: Zaplanowano ukończenie konfiguracji funkcji identyfikatora przez proces zautomatyzowany. Oznacza to, że zadanie czasomierza jest odpowiedzialny za ukończenie przypisania identyfikatorów dokumentów do wszystkich dokumentów w zbiorze witryn. Czas trwania tego procesu zależy od liczby dokumentów znajdujących się w danym zbiorze witryn.
-
Aby ustawić niestandardowy ciąg znaków lub cyfr automatycznie dodawanych na początku każdego identyfikatora dokumentu, wprowadź ten ciąg w obszarze Poprzedź identyfikatory.
-
Zaznacz pole wyboru Zresetuj wszystkie identyfikatory dokumentów, jeśli chcesz automatycznie dodać ten prefiks do wszystkich istniejących identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn.
-
W sekcjach Zakres wyszukiwania identyfikatora dokumentu wybierz witryny, których chcesz użyć jako zakresu wyszukiwania identyfikatora.
-
Kliknij przycisk OK.
Uwaga: Jak wspomniano wcześniej, po włączeniu usługi identyfikatorów dokumentów dla dowolnego zbioru witryn do typów zawartości Dokument i Zestaw dokumentów jest dodawana kolumna jako poziom zbioru witryn. Kolumna Identyfikator dokumentu służy do wyświetlania identyfikatora przypisanego do elementu.
