W całym przedsiębiorstwie zespoły korzystają z witryn programu Microsoft SharePoint do współpracy nad dokumentami i udostępniania informacji. Chcesz tworzyć rozwiązania programu SharePoint zwiększające produktywność i wydajność organizacji, ale nie chcesz pisać kodu. Od czego zacząć?
Dzięki Microsoft SharePoint Designer 2010 możesz zaprojektować rozwiązania przepływu pracy bez kodu, które zarządzają prostymi i bardziej złożonymi procesami biznesowymi w organizacji. Przepływy pracy dodają logikę do procesów systemowych i ludzkich. Przepływy pracy procesów systemowych mogą aktualizować jedno źródło danych po zmianie innego źródła danych. Przepływy pracy dla procesów ludzkich mogą wysłać dokument, na przykład raport z wydatków, do kierownika pracownika w celu zatwierdzenia, a jeśli zostanie to zatwierdzone, do działu księgowości w celu przetworzenia.
Jest to możliwe dzięki zaawansowanemu, ale intuicyjnemu edytorowi przepływów pracy w SharePoint Designer 2010, który umożliwia logikę zagnieżdżoną, podsunięcia i nie tylko. Jeśli na przykład przepływ pracy jest skojarzony z biblioteką dokumentów lub jest filtrowany pod kątem typu zawartości Dokument, zostanie wyświetlona grupa kontekstowych akcji Zestaw dokumentów. Zestaw dokumentów to nowa funkcja w SharePoint Server 2010 polegająca na tym, że grupa dokumentów jest traktowana jak jedna jednostka, więc akcja przepływu pracy dla zestawu dokumentów będzie iterować wszystkie elementy w tym zestawie dokumentów.
Inne nowe akcje przepływu pracy obejmują akcje, które stanowią podstawę trzech najpopularniejszych przepływów pracy w programie SharePoint Server — przepływy pracy Zatwierdzanie, Zbieranie opinii i Zbieranie podpisów, akcje narzędziowe do manipulowania ciągami i datami. nowa akcja relacyjna, która korzysta z magazynu profilów użytkowników programu SharePoint w celu wyszukania kierownika danej osoby; i nowe akcje listy, których przepływ pracy może używać do ustawiania uprawnień do elementu listy.
Przepływy pracy można również projektować i udostępniać przy użyciu programu Microsoft Visio za pomocą szablonów schematów blokowych, które można eksportować do SharePoint Designer 2010.
W tym artykule przedstawiono podstawy przepływów pracy. Gdy rozumiesz typy i podstawowe bloki konstrukcyjne przepływów pracy — akcje, warunki i kroki — możesz szybko dodać przepływy pracy, aby zautomatyzować procesy i zwiększyć produktywność i wydajność organizacji.
W tym dokumencie
Co to jest przepływ pracy?
Przepływy pracy to sposób, w jaki funkcjonuje organizacja, seria akcji odpowiadających procesowi pracy, na przykład procesowi zamówień zakupu. Program SharePoint 2010 ułatwia automatyzowanie tych przepływów pracy, zwiększając w ten sposób wydajność i produktywność organizacji. Dzieje się tak, ponieważ zautomatyzowane przepływy pracy napędzają procesy, dzięki czemu organizacja może skoncentrować się na wykonywaniu pracy, a nie na zarządzaniu procesami.
Przepływy pracy mogą kontrolować większość aspektów witryny, listy, biblioteki, typu zawartości lub elementu listy programu SharePoint 2010, łącznie z cyklem życia tego elementu. Przepływ pracy może obejmować zarówno akcje wykonywane przez osoby (lub uczestników przepływu pracy), jak i akcje wykonywane przez przepływ pracy. Uczestnicy przepływu pracy mogą wchodzić w interakcje z przepływem pracy za pośrednictwem wskazanej listy zadań, na której przepływ pracy może utworzyć zadanie dla danej osoby i pozostać wstrzymany do momentu oznaczenia zadania jako ukończonego.
Przepływy pracy mogą być tak proste lub złożone, jak wymagają tego procesy biznesowe. Możesz utworzyć przepływ pracy inicjowany przez użytkownika lub przepływ pracy inicjowany automatycznie na podstawie zdarzenia, na przykład po utworzeniu lub zmianie elementu listy.
Ogólnie rzecz biorąc, podczas projektowania przepływu pracy za pomocą SharePoint Designer 2010 należy wykonać następujące podstawowe czynności:
-
Wybierz typ przepływów pracy, które chcesz utworzyć: listę, listę do ponownego użycia lub witrynę.
-
Za pomocą edytora przepływów pracy wybierz i zmontuj warunki i akcje definiujące etapy przepływu pracy, aby odzwierciedlał zautomatyzowany proces biznesowy.
-
Zapisz i opublikuj przepływ pracy.
-
W razie potrzeby dostosuj automatycznie wygenerowane formularze przepływu pracy.
Przepływ pracy można uznać za schemat blokowy akcji z początkiem, końcem i sekwencyjnym przepływem od początku do końca. Przepływy pracy mogą uwzględniać gałęzie równoległe, ale ostatecznie przechodzą od akcji początkowej do ostatniej.
Załóżmy na przykład, że na wykresie był przepływ pracy rozsyłający dokument w programie SharePoint 2010 do zatwierdzenia. Po uruchomieniu przepływu pracy automatycznie powiadamia określonego recenzenta pocztą e-mail, że ma dokument do przejrzenia. Recenzent następnie przegląda dokument i zmienia stan dokumentu, aby wskazać, że wykonał zadanie i czy zatwierdził lub odrzucił dokument. Na podstawie odpowiedzi recenzenta przepływ pracy przechodzi w dół jednej z dwóch równoległych gałęzi. Jeśli recenzent zatwierdzi dokument, przepływ pracy przeniesie zatwierdzony dokument do określonej biblioteki dokumentów, a następnie wyśle wiadomość e-mail do całego zespołu z powiadomieniem o zatwierdzonym dokumencie. Jeśli recenzent odrzuci dokument, przepływ pracy powiadomi o tym autora dokumentu. W obu przypadkach przepływ pracy kończy się i proces jest zakończony.
Diagram 1. Przykładowy przepływ pracy zatwierdzania
Jakiego typu przepływy pracy należy projektować?
W programie SharePoint 2010 istnieją trzy typy przepływów pracy:
-
Lista
-
Lista do ponownego użycia
-
Witryna
Przepływy pracy listy
Przepływ pracy listy to typ przepływu pracy, który był dostępny w programie SharePoint 2007. Ponieważ ma kontekst listy, dla której została utworzona, przepływy pracy listy automatycznie mają dostęp do wartości pól niestandardowych dla elementu listy, na którym będą uruchamiane, na przykład niestandardowego pola Notatek dla biblioteki dokumentów. Przepływy pracy listy nie mogą być udostępniane innym listom ani bibliotekom w tej lub innych witrynach. Aby korzystać z tej samej funkcji przepływu pracy dla wielu list, należy ręcznie utworzyć ponownie przepływy pracy we wszystkich lokalizacjach.
Jeśli wiesz, że będziesz potrzebować tylko przepływów pracy projektowanych dla określonej listy, przepływ pracy listy ma tę zaletę, że automatycznie udostępnia pola niestandardowe list.
Przepływy pracy listy wielokrotnego użytku
Przepływ pracy listy wielokrotnego użytku (przepływ pracy do ponownego użycia) można utworzyć w witrynie najwyższego poziomu w zbiorze witryn, a ten przepływ pracy może być używany globalnie do ponownego użycia — co oznacza, że przepływ pracy może być skojarzony z dowolną listą, biblioteką lub typem zawartości w zbiorze witryn. Przepływ pracy do ponownego użycia można również utworzyć w dowolnej podwitrynze w zbiorze witryn. ten przepływ pracy jest dostępny do ponownego użycia w danej podwitrynze.
Możesz również wyeksportować przepływ pracy wielokrotnego użytku z jednej witryny, a następnie przekazać i aktywować ten przepływ pracy w innej witrynie. Można na przykład utworzyć przepływ pracy wielokrotnego użytku w środowisku testowym, przetestować go, a następnie wyeksportować do środowiska produkcyjnego. SharePoint Designer 2010 obsługuje eksportowanie przepływu pracy jako szablonu.
Przepływy pracy do ponownego użycia domyślnie nie mają kontekstu określonej listy ani biblioteki. Domyślnie udostępniają one tylko te kolumny, które są wspólne dla list i bibliotek, takich jak Utworzone i Utworzone przez.
Jeśli przepływ pracy wielokrotnego użytku wymaga, aby określone kolumny były obecne na liście lub w bibliotece, z którą został skojarzony, możesz dodać te kolumny jako kolumny skojarzenia. Kolumny skojarzenia są automatycznie dodawane do listy lub biblioteki, gdy z tą listą lub biblioteką jest skojarzony przepływ pracy wielokrotnego użytku.
Podczas tworzenia przepływu pracy do ponownego użycia możesz również wybrać filtrowanie przepływu pracy wielokrotnego użytku do określonego typu zawartości. Dzięki temu można pracować z polami typu zawartości w SharePoint Designer 2010. Jeśli na przykład przepływy pracy listy wielokrotnego użytku są skojarzone z typem zawartości Dokument, możesz wyświetlać i używać ich w polach przepływu pracy specyficznych dla danego typu zawartości, takich jak Identyfikator dokumentu. Następnie w przeglądarce możesz skojarzyć przepływ pracy wielokrotnego użytku z określonym typem zawartości lub dowolnym typem zawartości, który dziedziczy po tym typie zawartości. Skojarzenie przepływu pracy z typem zawartości witryny powoduje udostępnienie tego przepływu pracy dla wszystkich elementów tego typu zawartości na każdej liście i w bibliotece w witrynie, do której ten typ zawartości został dodany. Możesz nawet udostępnić go witrynom w kolekcji, jeśli przepływ pracy został skonfigurowany jako przepływ pracy do ponownego użycia globalnego.
Jeśli chcesz, aby użytkownicy mogli korzystać z projektujących przepływów pracy w wielu witrynach, na listach, w bibliotekach i typach zawartości, przepływ pracy do ponownego użycia prawdopodobnie najlepiej spełni Twoje potrzeby. Oczekujemy, że większość przepływów pracy w programie SharePoint 2010 będzie korzystać z przepływów pracy wielokrotnego użytku.
Przepływy pracy witryny
Przepływ pracy witryny jest skojarzony z witryną, a nie z listą, biblioteką ani typem zawartości. Dlatego w przeciwieństwie do większości przepływów pracy, przepływ pracy witryny nie jest uruchomiony na określonym elemencie listy. Z tego powodu wiele akcji dostępnych dla elementów niedostępnych dla przepływów pracy witryny.
W przeglądarce uruchamiasz przepływ pracy witryny lub wyświetlasz stan uruchomionych przepływów pracy witryny, klikając menu Akcje witryny , klikając pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie klikając pozycję Przepływy pracy witryny.
Jeśli chcesz utworzyć przepływ pracy, ale nie potrzebujesz listy, biblioteki ani typu zawartości dla przepływów pracy, przepływ pracy witryny prawdopodobnie najlepiej spełni Twoje potrzeby. Można na przykład utworzyć przepływ pracy witryny, aby inne osoby mogły przekazywać opinie na temat twojej witryny.
Dostosowywanie przepływów pracy w SharePoint Server 2010
Nie musisz zaczynać od podstaw, aby projektować przepływy pracy zgodne z procesami twojej organizacji. Cztery najpopularniejsze przepływy pracy w programie SharePoint Server 2007 — zatwierdzanie, zbieranie opinii, zbieranie podpisów, przepływy pracy zatwierdzania publikowania — zostały całkowicie odbudowane jako deklaracyjne przepływy pracy wielokrotnego użytku, co oznacza, że można je w pełni dostosować w SharePoint Designer 2010. Możesz kopiować i modyfikować (zalecane) lub edytować te przepływy pracy, a także niestandardowe przepływy pracy wielokrotnego użytku, aby spełnić potrzeby organizacji.
Uwaga: W programie SharePoint 2010 istnieją dodatkowe przepływy pracy, takie jak przepływ pracy w trzech województwo, ale nie są to deklaratywne przepływy pracy, dlatego nie można ich modyfikować.
Te przepływy pracy są oparte na zdarzeniach, a wszystkie ważne zdarzenia w przepływie pracy są widoczne w edytorze przepływów pracy, zarówno dla każdego zadania w procesie, jak i dla całego procesu. Możesz na przykład łatwo dodać warunki i akcje, aby określić, co się stanie po przypisaniu, wygaśnięciu lub ukończeniu każdego zadania.
Co to są zdarzenia, akcje, warunki i kroki?
Są to bloki konstrukcyjne przepływu pracy. Przepływ pracy składa się z co najmniej jednego kroku, a każdy krok składa się z akcji i wszelkich skojarzonych warunków. Każdy przepływ pracy jest inicjowany przez zdarzenie.
Co to są zdarzenia?
Zdarzenie to element, który rozpoczyna lub inicjuje przepływ pracy. Zdarzenia mogą być również używane do zarządzania chronometrażem akcji w przepływie pracy, na przykład oczekiwania na zmianę stanu elementu. Istnieją trzy zdarzenia, które mogą uruchomić przepływ pracy:
-
Zostanie utworzony element.
-
Element zostanie zmieniony.
-
Uczestnik przepływu pracy kliknie przycisk Start w witrynie programu SharePoint.
Uwaga: Przepływy pracy witryny można uruchamiać tylko ręcznie.
Możesz utworzyć przepływ pracy uruchamiany ręcznie przez uczestnika lub przepływ pracy uruchamiany automatycznie po utworzeniu lub zmianie elementu listy. Na przykład chcesz skonfigurować niestandardowy przepływ pracy Zatwierdzanie żądania zmiany projektu, aby można było uruchamiać go ręcznie i gdy element się zmienia, ale nie po początkowym utworzeniu elementu. Na stronie ustawień przepływu pracy w oknie Opcje menu Start wybierz pozycję Wyłącz automatyczne rozpoczynanie tworzenia elementu.
Gdy uczestnik przepływu pracy uruchamia przepływ pracy ręcznie, ta osoba najpierw przechodzi do listy lub biblioteki, do której jest dołączony przepływ pracy. Każda osoba z co najmniej poziomem uprawnień Współtworzenie może zainicjować przepływ pracy zaprojektowany tak, aby uruchamiał się ręcznie. Aby uruchomić przepływy pracy ręcznie, uczestnik kliknie element, w menu kliknie pozycję Przepływy pracy , a następnie wybierze przepływ pracy ze strony wyświetlający wszystkie przepływy pracy dostępne dla tego elementu. W razie potrzeby uczestnik wypełnia formularz inicjowania przepływu pracy, a następnie inicjuje przepływ pracy, klikając przycisk Start w formularzu. Zainicjowanie przepływu pracy powoduje utworzenie nowego wystąpienia tego przepływu pracy dla tego określonego elementu.
Uwaga: Polecenie Przepływy pracy jest dostępne tylko wtedy, gdy element znajduje się na liście, w bibliotece lub ma typ zawartości, do których jest dołączony co najmniej jeden przepływ pracy.
W przypadku przepływu pracy, który jest uruchamiany ręcznie, formularz inicjowania może być tak prosty, jak obraz po lewej stronie lub bardziej złożony, na przykład obraz po prawej stronie.
Prosty formularz
Bardziej złożona forma
Podczas projektowania przepływu pracy można również dodawać pola niestandardowe do formularza inicjowania. Uczestnicy przepływu pracy mogą następnie dostarczyć informacje do przepływu pracy, wypełniając ten formularz, a te ustawienia są przekazywane do przepływu pracy. Zostanie uruchomione nowe wystąpienie przepływu pracy, które następnie może wyszukać i użyć informacji zawartych w formularzu w dowolnym momencie przepływu pracy. Można również określić pola, które będą używane w formularzu skojarzenia dla przepływów pracy do ponownego użycia.
Co to są akcje?
Akcja jest najbardziej podstawową jednostką pracy w przepływie pracy. SharePoint Designer 2010 udostępnia zestaw gotowych akcji do ponownego użycia do uwzględnienia w przepływie pracy. Na przykład przepływ pracy może:
-
Tworzenie, kopiowanie, zmienianie i usuwanie elementów listy (w tym dokumentów).
-
Zaewidencjonuj lub wyewidencjonuj elementy.
-
Wysyłanie wiadomości e-mail.
-
Utwórz zadanie dla kogoś z listy Zadania w witrynie zespołu.
-
Zbierz dane od uczestnika, do którego można się odwołać później w przepływie pracy.
-
Wstrzymaj lub zatrzymaj przepływ pracy.
-
Zarejestruj informacje o przepływie pracy na liście Historia, aby użyć ich do odrzucenia lub debugowania przepływu pracy.
-
Ustawianie zmiennych przepływu pracy lub wykonywanie obliczeń.
SharePoint Server 2010 obejmuje trzy nowe akcje zadania: Rozpocznij proces zatwierdzania, Rozpocznij proces przekazywania opinii i Rozpocznij niestandardowy proces zadania. Dzięki tym akcjom tworzone są przepływy pracy "wielka trójka" zawarte w SharePoint Server 2010 — przepływy pracy Zatwierdzanie, Zbieranie opinii i Zbieranie podpisów. Akcje zatwierdzania dotyczą wszystkich ważnych zdarzeń w procesie zatwierdzania, co ułatwia projektowanie procesu przepływu pracy, w którym wiele osób wchodzi w interakcje lub współpracuje nad określonym dokumentem.
Przepływ pracy może zawierać dowolną liczbę akcji. Wymienione akcje są wykonywane przez przepływ pracy, ale inne akcje mogą być wykonywane przez uczestników przepływu pracy. Na przykład w przepływie pracy zatwierdzania czynności faktycznego przeglądania i zatwierdzania dokumentu są wykonywane przez uczestnika przepływu pracy. Akcje wykonywane przez uczestnika przepływu pracy są reprezentowane przez zadania przypisane tej osobie na wskazanej liście zadań. Pięć akcji w diagramie Diagram1: Przykładowy przepływ pracy diagramu na początku tego artykułu to:
-
Wysyłanie wiadomości e-mail w celu powiadomienia recenzenta
-
Przejrzyj dokument (zadanie przydzielone uczestnikowi przepływu pracy)
-
Przenoszenie dokumentu do biblioteki zatwierdzonych dokumentów
-
Wysyłanie wiadomości e-mail w celu powiadomienia zespołu
-
Wysyłanie wiadomości e-mail w celu powiadomienia autora dokumentu
W najbardziej podstawowym znaczeniu podczas projektowania przepływu pracy identyfikujesz niezbędną sekwencję akcji, a następnie tworzysz tę sekwencję akcji za pomocą edytora przepływów pracy. Na przykład w diagramie 1: Przykładowy przepływ pracy zatwierdzania pierwszą akcją jest wysłanie wiadomości e-mail z powiadomieniem recenzenta.
W edytorze przepływów pracy kliknij pierwszy krok, wpisz część lub wszystkie wiadomości e-mail i wybierz pozycję Wyślij Email.
Co to są warunki?
Podczas projektowania przepływu pracy można za pomocą edytora przepływów pracy tworzyć reguły, które stosują logikę warunkową do witryn, list, elementów i typów zawartości programu SharePoint. Reguła ustanawia warunek, w którym przepływ pracy wykonuje skojarzoną akcję tylko wtedy, gdy warunek jest prawdziwy. Można na przykład utworzyć regułę, w której przepływ pracy wysyła recenzentowi wiadomość e-mail tylko wtedy, gdy element został utworzony przez określoną osobę. Możesz również dodać wiele warunków na gałąź. Można na przykład utworzyć regułę, w której recenzent wysyła wiadomość e-mail tylko wtedy, gdy element jest zarówno (1) utworzony przez określoną osobę, jak i (2) tytuł dokumentu zawiera określone słowa kluczowe. Na koniec można skojarzyć wiele akcji z jednym warunkiem. Można na przykład utworzyć regułę, w której jeśli element został utworzony przez określoną osobę, wówczas (1) recenzent jest wysyłany pocztą e-mail, a (2) informacje przepływu pracy są rejestrowane na liście Historia.
Aby podsumować, reguła to jeden lub więcej warunków skojarzonych z jedną lub większą liczbami akcji: Jeśli wszystkie klauzule w tym warunku są prawdziwe, wykonaj wszystkie skojarzone akcje.
W poprzednim przykładzie użytkownik określił zestaw dwóch warunków i zestaw dwóch akcji dla przepływu pracy. W przepływie pracy można jednak utworzyć wiele gałęzi: Jeśli warunek A jest spełniony, wykonaj jedną akcję. jeśli warunek B jest spełniony, wykonaj inną akcję. Aby dodać gałąź do kroku, kliknij pozycję Wstaw Else-If Gałąź. Na przykład w przepływie pracy zatwierdzania, jeśli recenzent zatwierdzi dokument, przepływ pracy wykonuje jedną serię akcji. Jeśli recenzent odrzuci dokument, ten sam przepływ pracy wykona inną akcję. Jest to gałąź warunkowa.
W edytorze przepływów pracy ten krok ma dwie gałęzie i wygląda następująco.
Możesz również utworzyć gałąź, która nie ma warunku. W ten sposób przepływ pracy wykonuje jedną akcję, jeśli warunek lub zestaw warunków jest prawdziwy, i inną akcję, jeśli mają wartość fałszywą. Na przykład poniższy krok przepływu pracy wysyła wiadomość do osób zatwierdzających tylko wtedy, gdy warunek jest spełniony. w przeciwnym razie przepływ pracy wysyła wiadomość tylko do inicjatora przepływu pracy. Dodając gałąź bez warunku, przepływ pracy wykonuje akcję w tej gałęzi w każdym przypadku, gdy warunek w pierwszej gałęzi jest fałszywy.
Uwaga: Aby mieć gałąź bez warunku, musi to być ostatnia gałąź w bloku warunkowym, a nie jedyna gałąź w bloku warunkowym.
Uwaga: Rozgałęzianie w przepływie pracy nie może rozciągać się od jednego kroku do drugiego. Zestaw gałęzi "Inaczej jeśli", nazywany także blokiem warunkowym, jest zawsze zawarty w jednym kroku. Można jednak zagnieżdżać kroki jako podsekcje.
SharePoint Designer 2010 udostępnia kilka gotowych, wielokrotnego użytku warunków do uwzględnienia w przepływie pracy. Można na przykład określić, że przepływ pracy wykonuje skojarzone akcje tylko wtedy, gdy element:
-
Jest tworzony lub modyfikowany w określonym przedziale czasu.
-
Jest tworzony lub modyfikowany przez określoną osobę.
-
Zawiera pole tytułu zawierające określone słowa kluczowe.
-
Jest to plik określonego typu lub ma rozmiar pliku w określonym zakresie. (Ten warunek jest dostępny tylko wtedy, gdy przepływ pracy jest dołączony do biblioteki dokumentów).
Ponadto można tworzyć niestandardowe warunki i warunki zaawansowane w SharePoint Designer 2010, w których można określić szeroki zakres parametrów. W przypadku warunków niestandardowych można porównać pole z bieżącej listy z wartością. Można na przykład utworzyć warunek niestandardowy, w którym jeśli pole Stan zatwierdzenia jest równe Zatwierdzone, wykonaj skojarzoną akcję. W zaawansowanych warunkach można porównać jedną wartość z inną wartością. Umożliwia to utworzenie porównania między polem na dowolnej liście a wartością z innej listy. Można na przykład utworzyć zaawansowany warunek biblioteki Dokumenty udostępnione, w którym jeśli wartość pola Stan na liście Zadania jest równa oczekującemu, wykonaj skojarzoną akcję.
Uwaga: Akcja nie wymaga warunku. Na przykład pierwszy krok na diagramie 1: Przykładowy przepływ pracy zatwierdzania na początku tego artykułu wysyła wiadomość e-mail z powiadomieniem recenzenta. Z tą akcją nie jest skojarzony warunek. Równoległy blok akcji również nie wymaga warunku.
Akcje równoległe a szeregowe
Jeśli z warunkiem jest skojarzonych więcej niż jedna akcja, akcje można skonfigurować do uruchamiania w tym samym czasie (równolegle) lub kolejno (szeregowo) jako domyślne.
Akcje szeregowe Na przykład w poniższym przepływie pracy można skonfigurować dwie akcje, dzięki czemu po zatwierdzeniu dokumentu dokument zostanie skopiowany do biblioteki dokumentów Archiwum, a następnie (później) wysłana wiadomość. W edytorze przepływów pracy wskazuje, że druga akcja występuje po pierwszej.
Akcje równoległe Na przykład w następującym przepływie pracy można skonfigurować dwie akcje w taki sposób, aby po zatwierdzeniu dokumentu wysyłana była wiadomość i dokument (jednocześnie) kopiowany do biblioteki zatwierdzonych dokumentów. W edytorze przepływu pracy wskazuje, że druga akcja występuje w tym samym czasie co pierwsza. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zadań i akcji, które zajmują dużo czasu. Na przykład w przypadku zadań można go używać do kontrolowania przypisywania zadań.
Uwaga: Akcje równoległe nie są absolutnie jednoczesne; nie można określić dokładnej kolejności i mogą się różnić przy każdym uruchomieniu przepływu pracy.
Uwagi:
-
W regule (warunkach i akcjach) akcje mogą występować w seriach, równolegle lub w połączeniu serii i równoległych.
-
Zestaw akcji szeregowych lub równoległych musi być zawarty w jednym kroku.
Co to są kroki?
Przepływ pracy składa się z co najmniej jednej czynności. Każdy krok może zawierać wiele akcji i skojarzonych warunków. Możesz nawet zagnieżdżać kroki w innych krokach. Możesz to zrobić, aby ułatwić organizowanie przepływu pracy. Kroki można uznać za bloki funkcji w edytorze przepływów pracy. Na przykład poniższy przepływ pracy ma dwa kroki, jak pokazano w edytorze przepływów pracy.
Kroki umożliwiają grupowanie warunków i akcji, dzięki czemu jeden zestaw reguł (warunków i akcji) może być oceniany i wykonywany przed drugim zestawem.
Konfigurowanie akcji w przepływie pracy do uruchamiania przy użyciu uprawnień autora przepływu pracy. W SharePoint Designer 2010 możesz użyć kroków personifikacji, aby przepływ pracy wykonał akcje, podszywając się pod autora przepływu pracy zamiast inicjatora przepływu pracy. Kroki personifikacji są szczególnie przydatne w scenariuszach zatwierdzania i publikowania, w których osoby przesyłające zawartość do zatwierdzenia i osoby zatwierdzające zawartość mają różne uprawnienia.
Autor przepływu pracy to ostatnia osoba, która opublikowała przepływ pracy. Gdy przepływ pracy zostanie ponownie opublikowany przez innego użytkownika, autor przepływu pracy nie zmienia się w przypadku wystąpień przepływu pracy w toku. Wystąpienia przepływów pracy, które są uruchamiane po ponownym opublikowaniu przepływu pracy, używają zaktualizowanego autora przepływu pracy.
Uwaga: Kroki personifikacji można dodawać tylko do katalogu głównego przepływu pracy i nie można ich zagnieżdżać w innym kroku.
W poniższym scenariuszu osoba inicjująca przepływy pracy nie ma uprawnień do dodawania pliku do biblioteki Archiwum, ale robi to autor przepływu pracy. Gdy osoba inicjuje przepływ pracy, jeśli warunek zostanie uznany za prawdziwy w kroku personifikacji, dokument zostanie skopiowany do biblioteki Archiwum przy użyciu uprawnień autora przepływu pracy. Krok 2 nie jest krokiem personifikacji, dlatego jest uruchamiany jako inicjator przepływu pracy. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie kroków personifikacji tylko w przypadku minimalnego zestawu akcji, które wymagają uprawnień autora przepływu pracy, aby odnieść sukces.
Jeden krok czy wiele? Niektóre przepływy pracy można zaprojektować jako sekwencję akcji w jednym kroku lub jako sekwencję kroków. Na przykład akcje w poniższym kroku mogą być podzielone na osobne kroki lub zagnieżdżone z blokiem warunkowym jako osobne kroki
Poniżej przedstawiono przykład procesu używania zagnieżdżonych kroków w bloku warunkowym.
Kroki to sposób organizowania przepływu pracy. Dokładnie to, jak używasz kroków w przepływach pracy, jest w dużym stopniu aż do osobistych preferencji. Na przykład przepływ pracy może mieć wiele akcji w kroku, który nie używa warunków. W takim przypadku możesz rozdzielić akcje na kroki, aby lepiej je zorganizować. Reguły w jednym kroku są przetwarzane do zakończenia przed przejściem do następnego kroku, więc chcesz pogrupować je w tych samych regułach kroków niezbędnych do wykonania określonej akcji lub akcji.
Co to są formularze przepływu pracy?
Aby zwiększyć dynamikę i elastyczność przepływu pracy, możesz dodać formularz do przepływu pracy. Za pomocą formularza możesz zbierać informacje od uczestników przepływu pracy w wstępnie zdefiniowanych godzinach przepływu pracy, aby umożliwić uczestnikom interakcję z zadaniami tego przepływu pracy oraz zapewnić dostępność danych dla przepływów pracy do ponownego użycia, niezależnie od listy, biblioteki lub typu zawartości, z którą jest skojarzony.
Za pomocą SharePoint Designer 2010 możesz utworzyć trzy typy formularzy przepływu pracy:
-
Formularz inicjowania zbiera informacje od uczestnika przepływu pracy po uruchomieniu przepływu pracy. Jest on generowany automatycznie podczas tworzenia przepływu pracy w SharePoint Designer 2010. Formularze inicjowania są wyświetlane użytkownikom, gdy ręcznie uruchamiają przepływ pracy dla danego elementu programu SharePoint. Za pomocą formularza inicjowania użytkownicy mogą określić dodatkowe parametry lub informacje o przepływie pracy, jeśli mają one zastosowanie do danego elementu programu SharePoint. Na przykład możesz użyć formularza inicjowania, aby zapytać, kto powinien przeglądać dokument i do kiedy ma zostać ukończony przegląd. SharePoint Designer 2010 automatycznie generuje formularz inicjowania programu InfoPath lub ASP.NET zgodnie ze specyfikacjami inicjowania. Jeśli parametry inicjowania nie są wymagane, formularz będzie miał tylko przyciski Start i Anuluj
-
Niestandardowy formularz zadania umożliwia uczestnikom przepływu pracy interakcję z zadaniami na liście Zadania określonej dla przepływu pracy. Za pomocą Kreatora zadań niestandardowych można łatwo tworzyć niestandardowe pola formularzy i dodawać je do niestandardowego formularza zadania. Po zakończeniu projektowania przepływu pracy SharePoint Designer 2010 automatycznie generuje formularze programu InfoPath lub ASP.NET dla zadań niestandardowych. Następnie po uruchomieniu przepływu pracy i utworzeniu zadań użytkownik przechodzi do listy Zadań określonej dla przepływu pracy, oznacza zadanie jako ukończone i wprowadza opcjonalne lub wymagane informacje specyficzne dla przepływu pracy. Przepływ pracy może następnie odpowiedzieć na te zmiany określone w przepływie pracy lub wyszukać i ocenić te informacje w późniejszych krokach przepływu pracy.
-
Domyślnie przepływ pracy wielokrotnego użytku udostępnia tylko pola wspólne dla wszystkich elementów, takich jak Utworzone i Zmodyfikowane przez. Dzieje się tak dlatego, że przepływ pracy wielokrotnego użytku nie jest domyślnie skojarzony z listą, biblioteką ani typem zawartości. Formularz skojarzenia umożliwia kojarzenie pól z przepływem pracy wielokrotnego użytku, dzięki czemu pola będą dostępne podczas projektowania i uruchamiania przepływu pracy.
Gdy SharePoint Designer 2010 automatycznie generuje formularze, możesz je dostosować, przechodząc do strony ustawień przepływu pracy w sekcji Forms kliknij formularz, który chcesz dostosować. Formularze przepływu pracy to strony programu InfoPath lub ASP.NET. Są one przechowywane w witrynie programu SharePoint z plikami źródłowymi przepływu pracy.
Rozszerzone funkcje dzięki formularzom InfoPath 2010 na SharePoint Server 2010
Jeśli na serwerze działa SharePoint Server 2010 (nie tylko SharePoint Foundation 2010 ), formularze przepływu pracy — skojarzenie, inicjowanie i zadanie — są teraz InfoPath 2010 formularzach. Wygląd i układ formularzy programu InfoPath można łatwo zmienić, a także dodać reguły poprawności do formularza programu InfoPath. Aby edytować formularz przepływu pracy w InfoPath 2010, po prostu kliknij formularz, a program InfoPath otworzy formularz bezpośrednio w programie SharePoint Designer 2010.Formularze programu InfoPath są dostępne dla list, bibliotek i przepływów pracy.
Gdzie są przechowywane przepływy pracy?
Przepływy pracy są przechowywane w bibliotece dokumentów na poziomie witryny o nazwie Przepływy pracy. Ta biblioteka dokumentów jest tworzona automatycznie przez SharePoint Designer 2010. Domyślnie biblioteka dokumentów Przepływy pracy jest ukryta w przeglądarce i nie ma widoków list, takich jak AllItems.aspx lub EditForm.aspx. Aby wyświetlić zawartość biblioteki przepływów pracy, w SharePoint Designer 2010 w okienku nawigacji kliknij pozycję Wszystkie pliki, a następnie kliknij pozycję Przepływy pracy w okienku głównym.
Uwagi:
-
Nie można wyświetlić przepływów pracy przy użyciu wszystkich plików, To zależy od konfiguracji serwera.
-
Podstawowym sposobem uzyskiwania dostępu do przepływów pracy i projektowania ich w SharePoint Designer 2010 jest kliknięcie pozycji Przepływy pracy w okienku nawigacji .
Biblioteka dokumentów przepływów pracy zawiera folder dla każdego przepływu pracy utworzonego przy użyciu SharePoint Designer 2010. Folder zawiera pliki źródłowe niezbędne dla przepływu pracy, takie jak:
-
Plik adiustacji przepływu pracy (xoml).
-
Plik konfiguracji przepływu pracy.
-
Program InfoPath xsn lub ASP.NET formularze aspx potrzebne dla przepływów pracy, takie jak formularze inicjowania (w przypadku przepływów pracy uruchamianych ręcznie) lub niestandardowe formularze zadań.
Aby edytować istniejący przepływ pracy w SharePoint Designer 2010, w okienku nawigacji kliknij pozycję Przepływy pracy. W okienku głównym kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedni przepływ pracy, a następnie kliknij polecenie Edytuj przepływ pracy.
Aby skopiować i zmodyfikować przepływ pracy wielokrotnego użytku w SharePoint Designer 2010, w okienku nawigacji kliknij pozycję Przepływy pracy. W okienku głównym kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedni przepływ pracy do ponownego użycia, a następnie kliknij polecenie Kopiuj i modyfikuj.
Obie powyższe procedury otwierają przepływ pracy w edytorze przepływów pracy. Możesz kliknąć wstążkę lub nawigację za pomocą linków do stron nadrzędnych, aby edytować przepływ pracy, zarządzać ustawieniami i definiować proces zadania przepływu pracy.
Edytor przepływów pracy udostępnia akcję o nazwie Dziennik do listy historii. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie tej akcji w przepływach pracy w celu zachowania historii przepływu pracy. Historia przepływów pracy jest nieoceniona do badania błędów lub do celów śledzenia i odrzucania.
Podczas tworzenia przepływu pracy korzystającego z akcji Dziennik listy historii SharePoint Designer 2010 automatycznie tworzy listę o nazwie Historia przepływu pracy. Lista jest domyślnie tworzona pod adresem http://<nazwa_witryny>/Listy/Workflow%20History. Podczas projektowania listy lub przepływów pracy witryny oraz kojarzenia przepływu pracy z listą do ponownego użycia można określić, czy chcesz utworzyć inną listę historii. Ta lista zawiera kolumny, takie jak identyfikator użytkownika, data, zdarzenie i opis błędu. Podobnie jak w przypadku biblioteki dokumentów przepływów pracy, lista Historia jest domyślnie ukryta w przeglądarce, ale można ją wyświetlić w SharePoint Designer 2010, w okienku nawigacji , klikając pozycję Wszystkie pliki.
Edytor przepływów pracy udostępnia sześć akcji, które współdziałają z listą zadań, w tym Przypisywanie elementu To-Do, Zbieranie danych od użytkownika i Przypisywanie formularza do grupy. Przepływy pracy domyślnie używają listy Zadania, ale można ją skonfigurować do używania niestandardowej listy zadań. Niestandardowa lista zadań może służyć do oddzielania zadań przepływów pracy od innych typów zadań lub w przypadku problemów związanych z uprawnieniami. Możesz użyć jednej niestandardowej listy Zadań dla wszystkich przepływów pracy w witrynie lub niestandardowej listy zadań dla każdego przepływu pracy. Zależy to od wymagań technicznych i organizacyjnych przepływów pracy.
Podczas tworzenia przepływu pracy, który używa dowolnej z poprzednich trzech akcji, SharePoint Designer 2010 automatycznie tworzy formularz, typ zawartości zadania i listę Zadania, jeśli jest to konieczne. Domyślnie listę zadań można wyświetlać w przeglądarce, inaczej niż w bibliotece dokumentów przepływów pracy i na liście Historia przepływu pracy.
Gdzie można sprawdzić stan przepływu pracy?
Możesz łatwo wyświetlać postęp przepływów pracy w wybranym elemencie za pośrednictwem przeglądarki. Widok Wszystkie elementy listy lub biblioteki dokumentów domyślnie wyświetla bieżący stan przepływów pracy uruchomionych na elemencie. W poniższym przykładzie przepływ pracy Żądanie zmiany projektu jest w toku dla widżetu 1 DCR.
Uwagi:
-
Jeśli z listą lub biblioteką jest skojarzonych wiele przepływów pracy, będzie dostępnych wiele kolumn.
-
Kolumny można usunąć z widoku Wszystkie elementy bez wpływu na funkcjonalność przepływu pracy.
-
Kolumna stanu nie zostanie dodana do widoku, jeśli w widoku jest już sześć lub więcej kolumn odnośnika\stanu.
Kliknięcie stanu przepływu pracy dla elementu, takiego jak W toku lub Ukończone, spowoduje przejście do strony Stan przepływu pracy dla określonego elementu. Aby wyświetlić stan przepływów pracy witryny, kliknij menu Akcje witryny , kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij polecenie Przepływy pracy witryny. Strona stanu przepływu pracy zawiera informacje o:
-
Kto zainicjował przepływy pracy i kiedy dla elementu
-
Zadania skojarzone z przepływem pracy dla elementu
-
Historia przepływu pracy dla elementu, na przykład kiedy przepływy pracy zostały zainicjowane i kiedy zostały ukończone
Wizualizacja przepływu pracy
Zobaczysz również wizualizację przepływu pracy dla stanu przepływu pracy, jeśli:
-
Opcja Pokaż wizualizację przepływu pracy na stronie stanu została wybrana w SharePoint Designer 2010 po opublikowaniu przepływu pracy
-
Komputer, na którym opublikowano przepływy pracy, miał zainstalowany program Visio Premium 2010
-
Przepływ pracy jest uruchomiony na SharePoint Server 2010
-
Usługi graficzne programu Visio są uruchomione na serwerze
Uwaga: Aby wyświetlić wizualizację przepływu pracy, nie trzeba instalować programu Visio na komputerze lokalnym.
Dzięki wizualizacji przepływu pracy diagram przepływu pracy programu Visio jest automatycznie tworzony i wyświetlany w składniku Web Part programu Visio na stronie Stan przepływu pracy. W wizualizacji przepływu pracy jest wyświetlany widok "na żywo", w którym znajduje się określony przepływ pracy.
Aby wyświetlić stronę Przepływy pracy dla elementu, możesz również kliknąć element na liście, a następnie kliknąć polecenie Przepływy pracy w menu.
Uwaga: Polecenie Przepływy pracy jest dostępne tylko wtedy, gdy element znajduje się na liście lub w bibliotece, do których jest dołączony co najmniej jeden przepływ pracy.
Gdy użytkownik uruchamia przepływ pracy dla elementu, SharePoint Foundation 2010 lub SharePoint Server 2010 dodaje nową kolumnę do tej listy lub biblioteki, w których znajduje się dany element. Domyślnie nazwa kolumny jest zgodna z nazwą przepływu pracy. W tej kolumnie tylko do odczytu jest wyświetlany bieżący stan elementu w tym przepływie pracy. Ta kolumna stanu jest dodawana automatycznie dla każdego przepływu pracy przy pierwszym uruchomieniu.
W każdej kolumnie stan przepływu pracy jest linkiem. Na przykład po kliknięciu pozycji W toku zostanie wyświetlona strona Stan przepływu pracy dla tego wystąpienia przepływu pracy.
Sugerowane następne kroki
Przepływy pracy to zaawansowany sposób dodawania logiki aplikacji do witryn i aplikacji programu SharePoint. Teraz, gdy znasz podstawy przepływu pracy, możesz zacząć od utworzenia przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji na temat projektowania i dostosowywania przepływów pracy, zobacz sekcję Zobacz też .
Początek strony
